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正文內(nèi)容

燃?xì)夤?公文管理制度(doc23)-石油化工(編輯修改稿)

2025-06-25 09:12 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 。 (3)檢查來件是否是發(fā)給本單位的,如有錯誤,應(yīng)及時退回。 (4)對密件開口和國外信函郵票被撕等,要經(jīng)集團(tuán)辦公室主任或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可簽收。 收發(fā)員與集團(tuán)辦公室文秘人員交接時要填好《收文登記表》(附件制度名稱:新奧集團(tuán)公文管理制度 制度編號: XA/ZD0416B2020 第 7 頁 共 20頁 1)。 拆封 拆封由辦公室專人負(fù)責(zé),注明機(jī)密以上文件由辦公室主任拆封。署名領(lǐng)導(dǎo)人親啟的由文秘人員送達(dá)本人拆啟。除被授權(quán)者外,其他人員不得擅自拆封。 拆封時要注意遵循以下原則 : (1)使用剪刀,不要用手硬撕。 (2)檢查主送單位 、來件單位與封皮報寫是否相符。如不相符時應(yīng) 把封皮附在文件后面?zhèn)洳椤? (3)注意封皮的保存利用。拆封后,應(yīng)盡可能把來件封皮集中保存一段時間后再行銷毀,以備萬一發(fā)生差錯時重新檢查之用。 拆封后對文件仔細(xì)核對檢查,包括文題、編號、數(shù)量等是否一致,文件是否完整無缺,如發(fā)現(xiàn)問題、應(yīng)及時采取補(bǔ)救措施。 凡下屬單位直接收到的應(yīng)由集團(tuán)辦理的外來函、電及文件,由各單位文秘人員簽收后轉(zhuǎn)集團(tuán)總部辦理。 登記 文秘人員對來文拆封后要登記編號填寫《收文登記表》(附件 1),編號按收文時間先 后順序采用流水編號法。 登記后的文件及時附上《收文處理專用單》(附件2),交集團(tuán)辦公室主任簽批擬辦意見。 由集團(tuán)辦公室承辦或歸檔的單位領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,本人拆封后也應(yīng)交辦公室主任簽批,辦理登記手續(xù)。 公司外出人員帶回的文件及資料應(yīng)及時交辦公室專人并辦理登記手續(xù)。 閱批與分轉(zhuǎn) 凡正式文件均需由集團(tuán)辦公室主任提出擬辦意見后,由文秘人員分送承辦部門(單位)閱辦;重要文件應(yīng)呈送集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,最遲不得超過兩天,緊急 文件即閱即辦。 一般函、電、單據(jù)、通知及文件資料,由辦公室文秘人員直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位、部門會辦的文件,應(yīng)與主辦單位、部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。 制度名稱:新奧集團(tuán)公文管理制度 制度編號: XA/ZD0416B2020 第 8 頁 共 20頁 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),文秘人員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況除外)。 傳閱 文秘人員在傳閱過程及傳閱完畢后要負(fù)責(zé)填好《文件傳閱單》(附件 8)和《傳閱文件登記表》(附件 9)。 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件 帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄漏內(nèi)容,對機(jī)要文件如有丟失或泄密,將視情況追究責(zé)任。 閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交給辦公室文秘人員。閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé),如有領(lǐng)導(dǎo)批示、“批辦意見”,辦公室應(yīng)負(fù)責(zé)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件要求和領(lǐng)導(dǎo)指示辦理有關(guān)事宜。 讀帶有密級的文件時不得抄錄,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,應(yīng)辦理借閱手續(xù),以防丟失泄密。 文件閱完后,應(yīng)送交辦公室文秘人員, 切忌橫傳。 催辦與承辦 辦公室文秘人員對文件負(fù)有催辦、檢查和督促的責(zé)任,以提高辦文速度。了解辦理情況可采用發(fā)函催辦單、電話催辦、登門催辦及請承辦部門來人匯報等方式,發(fā)函催辦要填寫《催辦單》(附件3)。 文秘人員對需要催辦的文件應(yīng)填寫《催辦單》,并保留存根以便于催辦和查考。 承辦部門接到文件后要按批示要求立即指定專人辦理,不得將文件積壓分散。承辦中,如接到《催辦單》,應(yīng)將辦理情況和結(jié)果填寫在《催辦單》上,并及時退還辦公室文秘人員。 承辦處理期限: (1)快 件、電報、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦,于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。 (2)一般文件由部門主管領(lǐng)導(dǎo)斟酌經(jīng)辦人的工作量、指定處理期限。一般文件以三日內(nèi)處理完畢為原則。 (3)來文定有答復(fù)期限者,應(yīng)盡力于來文所定期限內(nèi)處理完畢。 制度名稱:新奧集團(tuán)公文管理制度 制度編號: XA/ZD0416B2020 第 9 頁 共 20頁 7 文件存檔、清退、借閱處理程序 存檔 各單位、各部門要設(shè)專門存放資料柜,并用文件夾或檔案盒對文件分門別類,妥善保存。 文件發(fā)出后,要將文件底稿連同正式文件單獨(dú)保存,放入待存檔文件盒內(nèi)。 余存文件要放在余存文件袋內(nèi),并填好《余存文件登記 表》(附件5)附在一起。 清退 集團(tuán)辦公室、行業(yè)控股公司行政辦公部門負(fù)責(zé)按規(guī)定對應(yīng)退的集團(tuán)公司級文件進(jìn)行收繳清退工作。 清退文件包括: ( 1)絕密文件; ( 2)有重大錯誤的文件; ( 3)征求意見稿和送審文件; ( 4)承辦文件; ( 5)傳閱文件; ( 6)撤銷合并單位的文件; ( 7)需要收回的會議文件; ( 8)未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導(dǎo)講話材料; ( 9)離職人員手中的文件; ( 10)其它要求清退的文件。 清退采用“隨機(jī)”和“定期”兩種形式。對于傳閱件,征求意見、會簽、送審件和承辦件、有重大錯誤的文件等應(yīng)隨
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