【正文】 承辦人 電話 催 辦 內(nèi) 容 要求辦結(jié)時(shí)間 反饋時(shí)間 制度名稱：新奧集團(tuán)公文管理制度 制度編號： XA／ ZD0416B－ 2020 第 16 頁 共 20頁 辦理情況： 注：請抓緊辦理，如一時(shí)不能辦結(jié)，請及時(shí)告知進(jìn)展情況。 1999 年 6 月 15 日起執(zhí)行的原《 xx集團(tuán)公文處理辦法（試行）》同時(shí)廢止。 各成員企業(yè)可按照本制度的原則和程序制定適合本企業(yè)的文件管理制度。 發(fā)文后要向原制發(fā)機(jī)關(guān)備案。 翻印 因工作需要翻 (復(fù) )印上級文件，要認(rèn)真執(zhí)行報(bào)告批準(zhǔn)制度，嚴(yán)禁亂翻亂印，不得隨意擴(kuò)大閱讀和傳達(dá)范圍。要按時(shí)退返，嚴(yán)禁拍照、抽頁、剪裁、勾劃、涂改等。一般不得抄錄、翻印和復(fù)印，如確有需要，需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。在限定時(shí)限內(nèi)過期不還者，應(yīng)及時(shí)催退回收，以免文件散失和影響他人借閱。 外單位人員借閱集團(tuán)文件應(yīng)持有介紹信，并注明所借文件文號、目的、借閱人姓名、職務(wù)、時(shí)間等事項(xiàng)。 每年根據(jù)檔案管理制度有關(guān)規(guī)定，將各類文件分類整理，裝訂成冊，向檔案管理部門移交歸檔。 清退工作中發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向上級匯報(bào)。 清退采用“隨機(jī)”和“定期”兩種形式。 清退 集團(tuán)辦公室、行業(yè)控股公司行政辦公部門負(fù)責(zé)按規(guī)定對應(yīng)退的集團(tuán)公司級文件進(jìn)行收繳清退工作。 文件發(fā)出后，要將文件底稿連同正式文件單獨(dú)保存，放入待存檔文件盒內(nèi)。 (3)來文定有答復(fù)期限者，應(yīng)盡力于來文所定期限內(nèi)處理完畢。 (2)一般文件由部門主管領(lǐng)導(dǎo)斟酌經(jīng)辦人的工作量、指定處理期限。承辦中，如接到《催辦單》，應(yīng)將辦理情況和結(jié)果填寫在《催辦單》上，并及時(shí)退還辦公室文秘人員。 文秘人員對需要催辦的文件應(yīng)填寫《催辦單》，并保留存根以便于催辦和查考。 催辦與承辦 辦公室文秘人員對文件負(fù)有催辦、檢查和督促的責(zé)任，以提高辦文速度。 讀帶有密級的文件時(shí)不得抄錄，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，以防丟失泄密。 閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交給辦公室文秘人員。 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件 帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借他人閱看。 制度名稱：新奧集團(tuán)公文管理制度 制度編號： XA/ZD0416B2020 第 8 頁 共 20頁 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，文秘人員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況除外）。 一般函、電、單據(jù)、通知及文件資料，由辦公室文秘人員直接分轉(zhuǎn)處理。 閱批與分轉(zhuǎn) 凡正式文件均需由集團(tuán)辦公室主任提出擬辦意見后，由文秘人員分送承辦部門（單位）閱辦；重要文件應(yīng)呈送集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。 由集團(tuán)辦公室承辦或歸檔的單位領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，本人拆封后也應(yīng)交辦公室主任簽批，辦理登記手續(xù)。 登記 文秘人員對來文拆封后要登記編號填寫《收文登記表》（附件 1），編號按收文時(shí)間先 后順序采用流水編號法。 拆封后對文件仔細(xì)核對檢查，包括文題、編號、數(shù)量等是否一致，文件是否完整無缺，如發(fā)現(xiàn)問題、應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。 (3)注意封皮的保存利用。 (2)檢查主送單位 、來件單位與封皮報(bào)寫是否相符。除被授權(quán)者外，其他人員不得擅自拆封。 拆封 拆封由辦公室專人負(fù)責(zé)，注明機(jī)密以上文件由辦公室主任拆封。 (4)對密件開口和國外信函郵票被撕等，要經(jīng)集團(tuán)辦公室主任或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可簽收。 (2)清點(diǎn)收件總數(shù)與清單上是否一致，如有不符，可暫不 簽收，經(jīng)查明原因后再予簽收。 簽收 凡來集團(tuán)的公啟文件 (含各成員企業(yè) )，除注明領(lǐng)導(dǎo)或職能部門親啟的之外，均由集團(tuán)收發(fā)員登記簽收。集團(tuán)技術(shù)資料由技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)日常管理，最后統(tǒng)一歸檔到集團(tuán)辦公室檔案管理處。定期供應(yīng)、交換的公開性圖書雜志，不屬于收文 范圍。 ６ 收文辦理 。用印須印跡清晰、端正，位置正確（騎年壓月），不得出現(xiàn)印跡模糊、歪斜以及不正確用印。對印制質(zhì)量不好的文件應(yīng)重新 印制。 印制 校對修改好的文件由打字員按統(tǒng)一的公文格式及印數(shù)要求進(jìn)行印制。校對的基本職責(zé)就是對原稿負(fù)責(zé)，即 “忠實(shí)原稿”。打印須以簽發(fā)人及簽發(fā)時(shí)間的定稿為依據(jù)。文秘人員在進(jìn)行發(fā)文登記前，要檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件不得登記編號。 登記編號 登記編號是指文稿經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)后，在送印之前，需要進(jìn)行發(fā)文登記，并編排發(fā)文字號。 (4)黨團(tuán)工、督委會文件由直接領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)簽發(fā)。 (2)對涉及某一方面或?qū)I(yè)的文件由分管副總經(jīng)理或三總師簽發(fā)。 簽發(fā) ，由文書按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)，形成定稿。 集團(tuán)辦公室主任在對上述有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核后 ,簽署意見。 (6)文字表達(dá)是否準(zhǔn)確。 (4)提出的要求和措施 是否切實(shí)可行。 (2)是否符合黨和國家的方針、政策及有關(guān)法律、法規(guī)。 審批 ，交送集團(tuán)辦公室主任審批，辦公室主任從以下幾個(gè)方面對文稿進(jìn)行審核把關(guān) ,對文件的質(zhì)量和內(nèi)容負(fù)責(zé)。