從時(shí)間管理談工作效率［培訓(xùn)課程］(存儲(chǔ)版)
【正文】 根除浪費(fèi)時(shí)間的習(xí)慣。 (4) 只要有可能 ， 應(yīng)盡量避免約定確切的時(shí)間 ， 例如不要說(shuō) “ 三點(diǎn)正 ” ， 而改說(shuō)“ 三點(diǎn)前后 ” 或是 “ 兩點(diǎn)三刻與三點(diǎn)一刻之間 ” ， 這樣可為自己預(yù)留余地 。 ? (4)學(xué)習(xí)授權(quán)技巧 ， 并貫徹 “ 分層負(fù)責(zé) 、 逐級(jí)授權(quán) ” 的基本管理原則 。 一旦誤解或曲解發(fā)生 ， 則為善后措施所耗費(fèi)的時(shí)間 ， 往往遠(yuǎn)超過(guò)事先從容講解命令或指示而耗費(fèi)的時(shí)間 。 (7)除非事先獲得協(xié)調(diào) ， 否則管理者不應(yīng)將兩位或兩位以上的部屬共同履行的工作交托單獨(dú)一位部屬去履行 ?！⒁粋€(gè)便于排斥、儲(chǔ)存與調(diào)閱文件的處置系統(tǒng)，可以說(shuō)是治療“文件滿桌病”的最佳效能者。 這樣做才能令文件及早脫離辦公桌 。 ? (5)辦公桌上或辦公桌周圍的物件的擺置 ， 必須遵守這樣的準(zhǔn)則：每一件物品必須被擺置于固定的地方 (此即 “ 各就各位 ” )。 (5) 處方，主要是供會(huì)議召集者使用。 在開會(huì)之前 ， 如能將重要的議案排在議程的前端 ， 則可令休會(huì)前未及處理的議案只限于次要者 。 (2) 在會(huì)議進(jìn)行中可指定專人控制時(shí)間 。 假定： ① 與會(huì)者計(jì)有十位； ②每一位工資 20， 000元； ③ 每一位的每個(gè)月工作時(shí)間為 10， 000分鐘；以及 ④ 每一位在平時(shí)所享有的福利等于工資的 25%。參加會(huì)議時(shí) ， 則原則上不應(yīng)開會(huì) 。 ? (4)召開會(huì)議之前 ， 必須先確立清晰的目標(biāo) 。 ④ 委派代表主持會(huì)議 。 強(qiáng)調(diào)市場(chǎng)標(biāo)準(zhǔn)和最終成果（利潤(rùn)）責(zé)任。 那兩位不時(shí)的部屬卻以為不守時(shí)的惡習(xí)與自己不相上下 ， 所以對(duì)自己的過(guò)失并不太介意 。 這一類會(huì)議被當(dāng)作取得上司的信任與好感的手段 。 ? (2)為符合慣例或傳統(tǒng)作風(fēng)而開會(huì) 。 第二 ， 管理者可獲得充分時(shí)間作有關(guān)回復(fù)電話的準(zhǔn)備工作 。 誤區(qū)之三：習(xí)慣拖延時(shí)間 容易拖延去做的事： ①不愉快的事； ②困難的事； ③含重大決策的事 。 但這并不意味著對(duì)所有的請(qǐng)托拒絕都必須附以理由 。 ? (3)拒絕接受請(qǐng)托的時(shí)候 ， 應(yīng)顯示你對(duì)請(qǐng)托者的請(qǐng)托已給予莊重的考慮 ， 并顯示你已充分了解到這種請(qǐng)托對(duì)請(qǐng)托者的重要性 。 誤區(qū)之二：接受事務(wù)委托 ? 接受請(qǐng)托比拒絕請(qǐng)托更為容易 。 他很驚奇地發(fā)現(xiàn) ， 這三 、四個(gè)小時(shí)所做的事在質(zhì)與量方面與以往每天花費(fèi)八 、 九個(gè)鐘頭所做的事幾乎沒(méi)有兩樣 。 通常這類貨品的存貨管理可采用機(jī)械化方式進(jìn)行 ， 亦即當(dāng)存貨數(shù)量降至某一特定數(shù)量時(shí) ， 企業(yè)應(yīng)自動(dòng)增補(bǔ)存貨 。 該分類法是將存貨分為 A、 B、 C三類 。 時(shí)間矩陣 緊急 重要 緊急 不重要 重要 不緊急 不緊急 不重要 重要性 高 低 低 緊迫性 80/20原則 ? 實(shí)例一：在存貨管理上 ， 有所謂 “ ABC分類法 ” 。 B類存貨則指介乎 C類與 A類之間的貨品 。 ? 實(shí)例五：某部門主管因患心臟病 ， 遵照醫(yī)生之囑咐每天只上班三 、 四個(gè)小時(shí) 。該種新產(chǎn)品的設(shè)計(jì)所依據(jù)的便是“ 80/20原理”。 ? (2)如你無(wú)法當(dāng)場(chǎng)決定接受或拒絕請(qǐng)托 ， 則要明白地告訴請(qǐng)托者你仍要考慮 ， 并確切地指出你所需要的考慮時(shí)間 ， 以消除對(duì)方誤以為你是在以考慮作擋箭牌 。 這樣做 ， 將有助于維持你跟請(qǐng)托者的原有的關(guān)系 。 ? (9)切忌通過(guò)第三者拒絕某一個(gè)人的請(qǐng)托，因?yàn)橐坏┻@么做，不僅足以顯示你的懦弱，而且在請(qǐng)托者心目中會(huì)認(rèn)為你不夠誠(chéng)摯。 ? 2 事后回復(fù)電話 ? 這種辦法具有三種好處：第一 ， 外來(lái)電話可以累積下來(lái)一起回復(fù) ， 這樣有助于時(shí)間的節(jié)省 。 這一類的會(huì)議其實(shí)與交際或聊天并沒(méi)有多大差別 。 有些會(huì)議是因 “ 若不多開會(huì) ， 則老板將以為我偷懶 ” 而召開 。 他于是召集會(huì)議 ， 在全體部屬前面重申準(zhǔn)時(shí)上下班的要求 ， 希望借此警告那兩位不守時(shí)的部屬 。 適當(dāng)簡(jiǎn)化，突出重點(diǎn)；明確主線，抓住主要矛盾。③ 偶而取消一兩次會(huì)議 ， 以觀察該等會(huì)議的需要程度 。 這一策略的主要用意 ， 在于令各階層主管于開會(huì)之前三思有無(wú)開會(huì)的必要 ， 以杜絕他們?yōu)E用開會(huì)手段 。 ? (6)選擇適當(dāng)?shù)拈_會(huì)時(shí)間 ， 以令所有與會(huì)者都能出席 。 ? (9)按每一與會(huì)者每分鐘的工資額及每一分鐘所享有的福利額估計(jì)會(huì)議成本 。 等候遲到者的先例一開 ， 則原來(lái)的準(zhǔn)時(shí)者將可能變?yōu)檫t到者 ， 而原來(lái)的遲到者將可能變本加利地成為更嚴(yán)重的遲到者 ， 避免和消除這種局面 ， 召集會(huì)議者應(yīng)先預(yù)告會(huì)議將準(zhǔn)時(shí)舉行 ， 然后毫無(wú)例外地堅(jiān)持準(zhǔn)時(shí)舉行 。 (8) 會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束 ， 好讓與會(huì)者安排自己的時(shí)間與工作 。 (4) 追蹤會(huì)議的決議與待辦事項(xiàng) 。 這樣將可避免文件被拖延處理 。 這即是說(shuō) ， 應(yīng)答復(fù)的即當(dāng)場(chǎng)答復(fù) ， 要研讀的即當(dāng)場(chǎng)研讀 。 ? (12)規(guī)定較冗長(zhǎng)的書面報(bào)告應(yīng)附以封面，封面上寫明題目、編造日期、編造者、及內(nèi)容摘要。 (6)管理者應(yīng)鼎力支持被授權(quán)者所制定的措施 ， 并為其承擔(dān)必要的責(zé)任 。 另一些上司則貫常在倉(cāng)促的情況下下達(dá)命令或指示 ， 而不理會(huì)部屬對(duì)其命令或指示所可能產(chǎn)生的誤解或曲解 。 ? (3)學(xué)習(xí)克服茍且延宕的壞習(xí)慣 ， 并要求自己在獲得關(guān)鍵性資料的第一時(shí)間即制定決策 。 倘若你擔(dān)心早到會(huì)被約會(huì)的對(duì)象認(rèn)為你太著急 ， 則你不妨攜帶一些讀物或有待處理的文件先到約會(huì)場(chǎng)地附近的咖啡店去 。 (10) 請(qǐng)秘書或助手提醒你約會(huì)事宜 ， 或是利用鬧鐘 、 鬧表
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