從時(shí)間管理談工作效率培訓(xùn)課程-預(yù)覽頁
【正文】 。 ? 實(shí)例二：某保險(xiǎn)公司在偶然情況下針對其客戶交易額的大小進(jìn)行分類 ， 結(jié)果發(fā)現(xiàn)總營業(yè)額之中幾乎有 90%的營業(yè)額源自總客戶中不足 10%的大客戶 。 由于項(xiàng)目太多 ，無法同時(shí)予以解決 ， 于是公司領(lǐng)導(dǎo)要求各階層主管將這三十七項(xiàng)因素按其重要性的高低順序予以編排 ，終于發(fā)現(xiàn)頭五項(xiàng)因素是阻礙利潤增長的罪魁禍?zhǔn)?。 他所能提供的唯一解釋便是：他的工作時(shí)間既然被迫縮短 ， 他只好將它花用于最重要的工作上 ， 這或許是他得以維護(hù)工作效能與提高工作效率的主要原因 。基于此，某家電器公司在電冰箱的設(shè)計(jì)上，便將冷藏庫置于上端，并將冷凍庫置于下端。 ? 擔(dān)心拒絕請托后將觸怒請托者從而導(dǎo)致請托者的報(bào)復(fù) 。 即令你在他述說的半途中即已知道非加以拒絕不可 ，你都必須凝神聽完他的話語 。 ? (4)拒絕接受請托時(shí) ， 你在表情上應(yīng)和顏悅色 。 這即是說 ，不要被請托者說服而打消或修正拒絕的初衷 。 有時(shí)不申訴理由反而會(huì)顯得真誠 。 這即是說 ， 你的拒絕是對事而不對人的 。 立即行動(dòng) 這種方法有時(shí)被比喻為“香腸切片法” (“Salami technique”)。 解決 ? 1 外來電話秘書接聽 ? 分辯重要性的電話 。 第三 ，管理者可選擇最適當(dāng)?shù)臅r(shí)間回復(fù)電話 。 ? 3 盡量將需要打出去的電話集中在一起 ? 4 避免以題外話作開場白 誤區(qū)之六：“會(huì)議病”困擾 ? (1)基于合群的愿望而聚會(huì)傾談 。 有些會(huì)議是因 “ 歷來管理者都利用星期三下午那段時(shí)間開會(huì) ” 而召開 。 這一類會(huì)議本質(zhì)上是一種 “ 東施效顰 ” 式的舉動(dòng) ，它并非旨在解決自身的問題 。 ? (5)為推卸責(zé)任而開會(huì) 。 有些會(huì)議是因 “ 管理者不想令少數(shù)人太過難堪 ” 而召開 。 至于其他守時(shí)的十三位同事則可能因無辜受責(zé)而士氣低沉 。 ? 老問題反復(fù)提，沒有結(jié)果。 強(qiáng)調(diào)跨部門連帶責(zé)任，促進(jìn)跨部門的協(xié)調(diào)，不遷就部 門的可控性和權(quán)限。 ② 以電話咨商取代會(huì)議 。 這樣 ， 一來可節(jié)省自己的時(shí)間 ，二來可增進(jìn)該代表的人際接觸面及主持會(huì)議的經(jīng)驗(yàn) 。 不過 ， 那些重要的且有待緊急處理的議案 ， 則應(yīng)盡早開會(huì)處理 。 若無清晰的目標(biāo) ， 則不應(yīng)開會(huì) ， 因?yàn)槟繕?biāo)是會(huì)議的指南 。 當(dāng)與會(huì)者只有兩個(gè)人的時(shí)候 ， 溝通極為容易 ， 因?yàn)榇藭r(shí)只有兩個(gè)溝通渠道存在 。 因?yàn)殛P(guān)鍵性人物不在場時(shí) ， 所制定的決策可能不夠明智 ， 也可能不受支持而終至被推翻 。 議程特別長的會(huì)議 ， 最好是在辦公地點(diǎn)以外的地方舉行 ，以免受到干擾 。 在這些假設(shè)下 ， 組織本身對每一位與會(huì)者每開一分鐘的會(huì)議所須支付的代價(jià)為 ， 而對十位與會(huì)者每開一個(gè)鐘頭的會(huì)議所須支付的代價(jià)則為 1500元 !會(huì)議成本的估計(jì)有助于提醒會(huì)議召集者審慎處事 ，將有助于提醒其他與會(huì)者珍惜會(huì)議時(shí)間 。 在會(huì)議中如等候遲到者 。 (3) 不要令與會(huì)者過于舒服 ——盡量避免提供茶水或點(diǎn)心；當(dāng)議程很短而且無 需作記錄時(shí) ， 可考慮采取站立的方式開會(huì) 。 這樣 ， 有些與會(huì)者可在會(huì)議進(jìn)行到某一階段時(shí)才加入 ， 另一些與會(huì)者則可在會(huì)議結(jié)束之前離席 。 會(huì)議后 (1) 偶而令與會(huì)者對剛剛結(jié)束的會(huì)議作即席而不具名的考核 。 (3) 為杜絕與會(huì)者無故缺席 、 遲到或早退 ， 可考慮在會(huì)議記錄上注明哪些人無故缺席 、 遲到或早退 。倘若你并非會(huì)議召集者，則不妨設(shè)法將上列的處方介紹給他們。 ? (3)建立一套便于排斥 、 儲(chǔ)存 、 與調(diào)閱文件的處置系統(tǒng) 。 ? (6)只容許最優(yōu)先辦理的文件擺在辦公桌的中央 ， 優(yōu)先次序較低的文件 ， 則應(yīng)擺在其它地方 ，因?yàn)楣芾碚呙恳淮沃荒芗芯ψ鲆患?。 ? (9)除了資料不足 ， 否則每種文件原則上只應(yīng)處理一次 。 ? (10)訓(xùn)練助手處理例行性文件 。 這些文件若須由你答復(fù) ， 則在文件上批示答復(fù)要點(diǎn) ， 讓部屬代為答復(fù) 。每一位管理者都必須設(shè)計(jì)一套文件處置系統(tǒng)。 (4)授權(quán)應(yīng)公開進(jìn)行 。 (8)管理者切忌從事重復(fù)的授權(quán) 。 (12)管理者在授權(quán)后應(yīng)對被授權(quán)者進(jìn)行追蹤。 這是一件極具諷刺性的事 ， 因?yàn)檫@些上司之所以下達(dá)倉促的命令或指示 ， 主要為了節(jié)省時(shí)間 ! 2 有三類上司經(jīng)常令部屬空等： (1)不重視約會(huì)的上司 ， 他們潛意識(shí)里有一種傲慢的想法 ， 自以為職位較高 ， 所以部屬并不介意等候他們 ， 甚至樂于等候他們； (2)凡事猶柔寡斷 、 猶豫不決的上司； (3)事必躬親 ， 但卻經(jīng)常不在場的上司 。 當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo) ? (1)接受溝通技巧的訓(xùn)練 ， 特別是聆聽技巧 、 下達(dá)的命令及指示技巧的訓(xùn)練 。 ? (5)在進(jìn)行工作追蹤之前應(yīng)先自問： “ 這次的追蹤是否真正有必要 ?是否足以過份干擾被追蹤者的工作進(jìn)度 ?” ? (6)學(xué)習(xí)掌握 “ 重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)原理 ” ， 以避免過份熱衷于挑剔細(xì)節(jié)或末端 。 (3) 隨時(shí)作可能遲到的準(zhǔn)備 ， 這樣你將可提前動(dòng)身 。 (5) 盡量避免將約會(huì)地點(diǎn)定在某建筑物或某標(biāo)的物之前 ， 以免令等候者站在那兒空等 ， 而難有其它作為 。 (9) 極力避免第二度的約會(huì)遲到 。 經(jīng)過這次培訓(xùn)， 在今后的工作中，有什么是您 將 會(huì) 繼 續(xù) 做 ？ 停 止 做 ？ 開 始 做 ？
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