從時間管理談工作效率培訓課程-預覽頁
【正文】 。 ? 實例二：某保險公司在偶然情況下針對其客戶交易額的大小進行分類 ， 結(jié)果發(fā)現(xiàn)總營業(yè)額之中幾乎有 90%的營業(yè)額源自總客戶中不足 10%的大客戶 。 由于項目太多 ，無法同時予以解決 ， 于是公司領導要求各階層主管將這三十七項因素按其重要性的高低順序予以編排 ，終于發(fā)現(xiàn)頭五項因素是阻礙利潤增長的罪魁禍首 。 他所能提供的唯一解釋便是：他的工作時間既然被迫縮短 ， 他只好將它花用于最重要的工作上 ， 這或許是他得以維護工作效能與提高工作效率的主要原因 。基于此，某家電器公司在電冰箱的設計上，便將冷藏庫置于上端，并將冷凍庫置于下端。 ? 擔心拒絕請托后將觸怒請托者從而導致請托者的報復 。 即令你在他述說的半途中即已知道非加以拒絕不可 ，你都必須凝神聽完他的話語 。 ? (4)拒絕接受請托時 ， 你在表情上應和顏悅色 。 這即是說 ，不要被請托者說服而打消或修正拒絕的初衷 。 有時不申訴理由反而會顯得真誠 。 這即是說 ， 你的拒絕是對事而不對人的 。 立即行動 這種方法有時被比喻為“香腸切片法” (“Salami technique”)。 解決 ? 1 外來電話秘書接聽 ? 分辯重要性的電話 。 第三 ，管理者可選擇最適當?shù)臅r間回復電話 。 ? 3 盡量將需要打出去的電話集中在一起 ? 4 避免以題外話作開場白 誤區(qū)之六：“會議病”困擾 ? (1)基于合群的愿望而聚會傾談 。 有些會議是因 “ 歷來管理者都利用星期三下午那段時間開會 ” 而召開 。 這一類會議本質(zhì)上是一種 “ 東施效顰 ” 式的舉動 ，它并非旨在解決自身的問題 。 ? (5)為推卸責任而開會 。 有些會議是因 “ 管理者不想令少數(shù)人太過難堪 ” 而召開 。 至于其他守時的十三位同事則可能因無辜受責而士氣低沉 。 ? 老問題反復提，沒有結(jié)果。 強調(diào)跨部門連帶責任，促進跨部門的協(xié)調(diào)，不遷就部 門的可控性和權限。 ② 以電話咨商取代會議 。 這樣 ， 一來可節(jié)省自己的時間 ，二來可增進該代表的人際接觸面及主持會議的經(jīng)驗 。 不過 ， 那些重要的且有待緊急處理的議案 ， 則應盡早開會處理 。 若無清晰的目標 ， 則不應開會 ， 因為目標是會議的指南 。 當與會者只有兩個人的時候 ， 溝通極為容易 ， 因為此時只有兩個溝通渠道存在 。 因為關鍵性人物不在場時 ， 所制定的決策可能不夠明智 ， 也可能不受支持而終至被推翻 。 議程特別長的會議 ， 最好是在辦公地點以外的地方舉行 ，以免受到干擾 。 在這些假設下 ， 組織本身對每一位與會者每開一分鐘的會議所須支付的代價為 ， 而對十位與會者每開一個鐘頭的會議所須支付的代價則為 1500元 !會議成本的估計有助于提醒會議召集者審慎處事 ，將有助于提醒其他與會者珍惜會議時間 。 在會議中如等候遲到者 。 (3) 不要令與會者過于舒服 ——盡量避免提供茶水或點心；當議程很短而且無 需作記錄時 ， 可考慮采取站立的方式開會 。 這樣 ， 有些與會者可在會議進行到某一階段時才加入 ， 另一些與會者則可在會議結(jié)束之前離席 。 會議后 (1) 偶而令與會者對剛剛結(jié)束的會議作即席而不具名的考核 。 (3) 為杜絕與會者無故缺席 、 遲到或早退 ， 可考慮在會議記錄上注明哪些人無故缺席 、 遲到或早退 。倘若你并非會議召集者，則不妨設法將上列的處方介紹給他們。 ? (3)建立一套便于排斥 、 儲存 、 與調(diào)閱文件的處置系統(tǒng) 。 ? (6)只容許最優(yōu)先辦理的文件擺在辦公桌的中央 ， 優(yōu)先次序較低的文件 ， 則應擺在其它地方 ，因為管理者每一次只能集中精力做一件事 。 ? (9)除了資料不足 ， 否則每種文件原則上只應處理一次 。 ? (10)訓練助手處理例行性文件 。 這些文件若須由你答復 ， 則在文件上批示答復要點 ， 讓部屬代為答復 。每一位管理者都必須設計一套文件處置系統(tǒng)。 (4)授權應公開進行 。 (8)管理者切忌從事重復的授權 。 (12)管理者在授權后應對被授權者進行追蹤。 這是一件極具諷刺性的事 ， 因為這些上司之所以下達倉促的命令或指示 ， 主要為了節(jié)省時間 ! 2 有三類上司經(jīng)常令部屬空等： (1)不重視約會的上司 ， 他們潛意識里有一種傲慢的想法 ， 自以為職位較高 ， 所以部屬并不介意等候他們 ， 甚至樂于等候他們； (2)凡事猶柔寡斷 、 猶豫不決的上司； (3)事必躬親 ， 但卻經(jīng)常不在場的上司 。 當好領導 ? (1)接受溝通技巧的訓練 ， 特別是聆聽技巧 、 下達的命令及指示技巧的訓練 。 ? (5)在進行工作追蹤之前應先自問： “ 這次的追蹤是否真正有必要 ?是否足以過份干擾被追蹤者的工作進度 ?” ? (6)學習掌握 “ 重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)原理 ” ， 以避免過份熱衷于挑剔細節(jié)或末端 。 (3) 隨時作可能遲到的準備 ， 這樣你將可提前動身 。 (5) 盡量避免將約會地點定在某建筑物或某標的物之前 ， 以免令等候者站在那兒空等 ， 而難有其它作為 。 (9) 極力避免第二度的約會遲到 。 經(jīng)過這次培訓， 在今后的工作中，有什么是您 將 會 繼 續(xù) 做 ？ 停 止 做 ？ 開 始 做 ？
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