從時(shí)間管理談工作效率培訓(xùn)課程(文件)
【正文】 一部分 ， 即令與會(huì)者只參加與他們有關(guān)的議案的討論 。 在開會(huì)之前 ， 如能將重要的議案排在議程的前端 ， 則可令休會(huì)前未及處理的議案只限于次要者 。 會(huì)議記錄如能在極短的時(shí)間內(nèi)派發(fā) ，則可令一部分人士免于參加會(huì)議 。 (5) 處方，主要是供會(huì)議召集者使用。 ? (2)不要為了使辦公桌看來(lái)干凈而將桌上的東西全部擠進(jìn)抽屜中 ， 或是堆積于另一處 。 ? (5)辦公桌上或辦公桌周圍的物件的擺置 ， 必須遵守這樣的準(zhǔn)則：每一件物品必須被擺置于固定的地方 (此即 “ 各就各位 ” )。 ? (8)每天下班之前應(yīng)將辦公桌整理就緒 。 這樣做才能令文件及早脫離辦公桌 。 ? (11)交代部屬閱讀外來(lái)文件 ， 并要求他們?cè)谖募蠘?biāo)示要點(diǎn) ?！⒁粋€(gè)便于排斥、儲(chǔ)存與調(diào)閱文件的處置系統(tǒng)，可以說(shuō)是治療“文件滿桌病”的最佳效能者。 (3)授權(quán)后管理者應(yīng)強(qiáng)調(diào)部屬的工作績(jī)效 ， 而不應(yīng)斤斤計(jì)較其執(zhí)行工作的手段 。 (7)除非事先獲得協(xié)調(diào) ， 否則管理者不應(yīng)將兩位或兩位以上的部屬共同履行的工作交托單獨(dú)一位部屬去履行 。 (11)管理者不應(yīng)姑息被授權(quán)者的 “ 反授權(quán) ” 行為 ——即允許被授權(quán)者在未做妥工作之前將工作擲回 。 一旦誤解或曲解發(fā)生 ， 則為善后措施所耗費(fèi)的時(shí)間 ， 往往遠(yuǎn)超過(guò)事先從容講解命令或指示而耗費(fèi)的時(shí)間 。 5 縱容或無(wú)視傳達(dá)信息的人員，對(duì)信息緊迫性的任意提高。 ? (4)學(xué)習(xí)授權(quán)技巧 ， 并貫徹 “ 分層負(fù)責(zé) 、 逐級(jí)授權(quán) ” 的基本管理原則 。 (2) 在每一次約好見面的時(shí)間后 ， 立即考慮約會(huì)遲到對(duì)自身形象及事業(yè)生涯所可能招致的不利影響 。 (4) 只要有可能 ， 應(yīng)盡量避免約定確切的時(shí)間 ， 例如不要說(shuō) “ 三點(diǎn)正 ” ， 而改說(shuō)“ 三點(diǎn)前后 ” 或是 “ 兩點(diǎn)三刻與三點(diǎn)一刻之間 ” ， 這樣可為自己預(yù)留余地 。 (8) 應(yīng)事先熟悉約會(huì)地點(diǎn)的周圍環(huán)境 ， 例如交通擁擠情況 、 停車難易等 。 時(shí)間的“ + * /” ? +：找出隱藏的時(shí)間； ? ：減少無(wú)謂的時(shí)間浪費(fèi)； ? *：提高工作成效； ? /：根除浪費(fèi)時(shí)間的習(xí)慣。 例如你與某人約會(huì)時(shí)遲到 ， 則與他之間千萬(wàn)別再有類似情況發(fā)生 ， 以免被他認(rèn)為你是不守信用的人 。 (6) 假如你預(yù)計(jì)即將遲到 ， 則盡快致電通知對(duì)方 。 莫非法則 ——如一件事可能出錯(cuò) ， 則一定出錯(cuò) ， 而且它會(huì)在最不應(yīng)該出錯(cuò)的時(shí)候出錯(cuò) ——對(duì)約會(huì)遲到具有高度的適用性 。 ? (7)通過(guò)第三者傳遞信息給部屬時(shí)，應(yīng)特別指明該信息的緊要程度，以避免它被提升。 ? (2)將約會(huì)視為一種契約 ， 令部屬在約會(huì)時(shí)空等 ， 即表示上司本人的違約行為 。 3 有些上司因欠體貼而過(guò)分關(guān)心工作進(jìn)度 ， 動(dòng)輒駕臨部屬的工作現(xiàn)場(chǎng)或借電話追蹤業(yè)務(wù) ， 致使部屬的時(shí)間受到無(wú)謂的干擾 。 誤區(qū)之九：上司決策失誤 1 有些上司的聆聽能力太差 ， 因此常常陷于 “ 聽而不聞 ” 狀態(tài) 。 (9)管理者應(yīng)由簡(jiǎn)而繁 ， 循序漸進(jìn)地從事授權(quán) 。 (5)管理者不應(yīng)當(dāng)將授權(quán)范圍限定于例行性工作 ， 而應(yīng)將它擴(kuò)大到需要運(yùn)用心思的工作 。這套系統(tǒng)不一定要跟他人的一樣，但卻必須最適合自己 誤區(qū)之八：大小事必躬親 (1)在可能范圍內(nèi)應(yīng)盡量將工作交托部屬去執(zhí)行 。 可能的話 ， 盡量以電話答復(fù) 。 不要令助手一收到文件立即交給你 ， 而要讓他們判別文件的類別與重要性 。 每次拿起文件 ， 不要只將它擺在“ 待辦 ” 的卷宗之中 ， 而應(yīng)當(dāng)場(chǎng)處理掉 。 ? (7)零星的裝飾物 ——照片 、 紀(jì)念品等 ， 不應(yīng)擺在辦公桌上 。 ? (4)可能的話 ， 在每天同一時(shí)間處理文件 。只是 “ 良藥苦于口 ” ，你必須具備足夠的勇氣與高超的技巧，才能令會(huì)議召集者接受它們。 這是一種極度嚴(yán)重的懲戒措施 。 考核表中至少應(yīng)包括下列各項(xiàng)：會(huì)議的目標(biāo)是否清晰 ?議程與有關(guān)資料是否在開會(huì)前適當(dāng)?shù)臅r(shí)間收到 ?會(huì)議是否準(zhǔn)時(shí)開始與準(zhǔn)時(shí)結(jié)束 ?倘若會(huì)議不是準(zhǔn)時(shí)開始與準(zhǔn)時(shí)結(jié)束 ， 那是因?yàn)槭裁??會(huì)議是否按議程所制定的次序進(jìn)行 ?會(huì)議的目標(biāo)是否被完成 ?如有必要分配工作并決定其履行期限 ， 則這些事是否被做妥 ?在全部會(huì)議時(shí)間內(nèi) ， 有百分之幾的時(shí)間不被有效利用 ?為什么 ? (2) 會(huì)議記錄應(yīng)盡快作成 。 (7) 在結(jié)束會(huì)議之前 ， 主席應(yīng)概括復(fù)述所完成的結(jié)論 ， 或經(jīng)過(guò)與會(huì)者所同意的各項(xiàng)工作分配及完成各種工作的時(shí)限 。 (4) 應(yīng)按議程所編列的優(yōu)先次序進(jìn)行討論 。 為則等于懲罰準(zhǔn)時(shí)者 。 ? (10)應(yīng)該對(duì)會(huì)議加以時(shí)間限制 (即事先制定起迄時(shí)間 )， 并按每一個(gè)議案的重要程度而分配給它適當(dāng)?shù)臅r(shí)間 。 ? (8)議程及有關(guān)資料應(yīng)先發(fā)給與會(huì)人 ， 使他們能事先作必要的準(zhǔn)備 。 ? 為避免過(guò)于延長(zhǎng) ， 如有可能 ， 則將會(huì)議安排在午餐前 ， 另一會(huì)議或活動(dòng)之前 ， 或是下班之前不久舉行 。 第三個(gè)人加入時(shí) ， 溝通渠道隨之增至六個(gè)；第四個(gè)人加入時(shí) ， 溝通渠道增至十二個(gè)；第八個(gè)人加入時(shí) ， 溝通渠道增至五十六個(gè)；其余可依此類推 。 ? (5)盡量減少與會(huì)人數(shù) ， 只邀請(qǐng)有關(guān)人士參加 。 ? (3)如有可能 ， 則在一機(jī)構(gòu)內(nèi)采取這樣的策略：所有的會(huì)議都要獲得上級(jí)批準(zhǔn)才能召開 。 ? (2)取消所有的例會(huì) 。 將預(yù)定中的會(huì)議延期舉行 ， 并嘗試將該預(yù)定中的會(huì)議的議程并
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