【正文】 (9) 極力避免第二度的約會(huì)遲到 。 (3) 隨時(shí)作可能遲到的準(zhǔn)備 ， 這樣你將可提前動(dòng)身 。 當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo) ? (1)接受溝通技巧的訓(xùn)練 ， 特別是聆聽技巧 、 下達(dá)的命令及指示技巧的訓(xùn)練 。 (12)管理者在授權(quán)后應(yīng)對(duì)被授權(quán)者進(jìn)行追蹤。 (4)授權(quán)應(yīng)公開進(jìn)行 。 這些文件若須由你答復(fù) ， 則在文件上批示答復(fù)要點(diǎn) ， 讓部屬代為答復(fù) 。 ? (9)除了資料不足 ， 否則每種文件原則上只應(yīng)處理一次 。 ? (3)建立一套便于排斥 、 儲(chǔ)存 、 與調(diào)閱文件的處置系統(tǒng) 。 (3) 為杜絕與會(huì)者無故缺席 、 遲到或早退 ， 可考慮在會(huì)議記錄上注明哪些人無故缺席 、 遲到或早退 。 這樣 ， 有些與會(huì)者可在會(huì)議進(jìn)行到某一階段時(shí)才加入 ， 另一些與會(huì)者則可在會(huì)議結(jié)束之前離席 。 在會(huì)議中如等候遲到者 。 議程特別長(zhǎng)的會(huì)議 ， 最好是在辦公地點(diǎn)以外的地方舉行 ，以免受到干擾 。 當(dāng)與會(huì)者只有兩個(gè)人的時(shí)候 ， 溝通極為容易 ， 因?yàn)榇藭r(shí)只有兩個(gè)溝通渠道存在 。 不過 ， 那些重要的且有待緊急處理的議案 ， 則應(yīng)盡早開會(huì)處理 。 ② 以電話咨商取代會(huì)議 。 ? 老問題反復(fù)提，沒有結(jié)果。 有些會(huì)議是因 “ 管理者不想令少數(shù)人太過難堪 ” 而召開 。 這一類會(huì)議本質(zhì)上是一種 “ 東施效顰 ” 式的舉動(dòng) ，它并非旨在解決自身的問題 。 ? 3 盡量將需要打出去的電話集中在一起 ? 4 避免以題外話作開場(chǎng)白 誤區(qū)之六：“會(huì)議病”困擾 ? (1)基于合群的愿望而聚會(huì)傾談 。 解決 ? 1 外來電話秘書接聽 ? 分辯重要性的電話 。 這即是說 ， 你的拒絕是對(duì)事而不對(duì)人的 。 這即是說 ，不要被請(qǐng)托者說服而打消或修正拒絕的初衷 。 即令你在他述說的半途中即已知道非加以拒絕不可 ，你都必須凝神聽完他的話語 。基于此，某家電器公司在電冰箱的設(shè)計(jì)上，便將冷藏庫置于上端，并將冷凍庫置于下端。 由于項(xiàng)目太多 ，無法同時(shí)予以解決 ， 于是公司領(lǐng)導(dǎo)要求各階層主管將這三十七項(xiàng)因素按其重要性的高低順序予以編排 ，終于發(fā)現(xiàn)頭五項(xiàng)因素是阻礙利潤(rùn)增長(zhǎng)的罪魁禍?zhǔn)?。 對(duì)這類來說 ， 簡(jiǎn)直不須有任何存貨管理 ， 因?yàn)槿缡┮赃@種管理 ， 則所花的費(fèi)用可能超過這些物品本身的價(jià)值 。 如何運(yùn)用每一分鐘 ， 抓住一瞬即逝的時(shí)機(jī) ， 奧妙也許就在于是否能夠完美使用時(shí)間 。 它們應(yīng)備受重視而享有最佳的存貨管理 ， 包括最完整的紀(jì)錄 、最充裕的訂貨等候時(shí)間 、 最小心的保管等 。 這個(gè)發(fā)現(xiàn)促使該公司對(duì)大小客戶一視同仁的營(yíng)業(yè)政策產(chǎn)生巨大的改變 ——集中時(shí)間服務(wù)于少數(shù)的大客戶 。 ? 實(shí)例六：傳統(tǒng)式的電冰箱在結(jié)構(gòu)上，冷凍庫是位于上端，冷藏庫則位于下端。 ? 想做一位廣受愛戴的好人 。 最好多謝請(qǐng)托者能想到你 ， 并略表歉意 。 例如你偶而對(duì)頻頻請(qǐng)托的人和顏悅色地說： “ 真抱歉 ， 這一次我將無法效力 ，希望你不介意 !”， 相信不致于產(chǎn)生不良的后果 。 這也是一種書面分析法。 例如在午飯前或下班前的時(shí)間回復(fù) ， 可令對(duì)方長(zhǎng)話短說 ， 速戰(zhàn)速?zèng)Q 。 這即是一般所謂的 “ 例會(huì) ” ， 例會(huì)的召開與議案的多少無關(guān) ， 因?yàn)樗且环N為開會(huì)而開會(huì)的會(huì)議 。 有些會(huì)議是因 “ 沒有理由讓我單獨(dú)承擔(dān)全部的責(zé)任 ” 而召開 。因此 ， 這一類會(huì)議除了平白地浪費(fèi)十六個(gè)人的時(shí)間與引起十三個(gè)人士氣低沉之外 ， 毫無實(shí)際效果可言 。 綜合性、定量化或可度量，指標(biāo)間相互關(guān)聯(lián)，激勵(lì)與 壓力并存。 ? (2)取消所有的例會(huì) 。 ? (5)盡量減少與會(huì)人數(shù) ， 只邀請(qǐng)有關(guān)人士參加 。 ? 為避免過于延長(zhǎng) ， 如有可能 ， 則將會(huì)議安排在午餐前 ， 另一會(huì)議或活動(dòng)之前 ， 或是下班之前不久舉行 。 ? (10)應(yīng)該對(duì)會(huì)議加以時(shí)間限制 (即事先制定起迄時(shí)間 )， 并按每一個(gè)議案的重要程度而分配給它適當(dāng)?shù)臅r(shí)間 。 (4) 應(yīng)按議程所編列的優(yōu)先次序進(jìn)行討論 。 考核表中至少應(yīng)包括下列各項(xiàng)：會(huì)議的目標(biāo)是否清晰 ?議程與有關(guān)資料是否在開會(huì)前適當(dāng)?shù)臅r(shí)間收到 ?會(huì)議是否準(zhǔn)時(shí)開始與準(zhǔn)時(shí)結(jié)束 ?倘若會(huì)議不是準(zhǔn)時(shí)開始與準(zhǔn)時(shí)結(jié)束 ， 那是因?yàn)槭裁??會(huì)議是否按議程所制定的次序進(jìn)行 ?會(huì)議的目標(biāo)是否被完成 ?如有必要分配工作并決定其履行期限 ， 則這些事是否被做妥 ?在全部會(huì)議時(shí)間內(nèi) ， 有百分之幾的時(shí)間不被有效利用 ?為什么 ? (2) 會(huì)議記錄應(yīng)盡快作成 。只是 “ 良藥苦于口 ” ，你必須具備足夠的勇氣與高超的技巧，才能令會(huì)議召集者接受它們。 ? (7)零星的裝飾物 ——照片 、 紀(jì)念品等 ， 不應(yīng)擺在辦公桌上 。 不要令助手一收到文件立即交給你 ， 而要讓他們判別文件的類別與重要性 。這套系統(tǒng)不一定要跟他人的一樣，但卻必須最適合自己 誤區(qū)之八：大小事必躬親 (1)在可能范圍內(nèi)應(yīng)盡量將工作交托部屬去執(zhí)行 。 (9)管理者應(yīng)由簡(jiǎn)而繁 ， 循序漸進(jìn)地從事授權(quán) 。 3 有些上司因欠體貼而過分關(guān)心工作進(jìn)度 ， 動(dòng)輒駕臨部屬的工作現(xiàn)場(chǎng)或借電話追蹤業(yè)務(wù) ， 致使部屬的時(shí)間受到無謂的干擾 。 ? (7)通過第三者傳遞信息給部屬時(shí)，應(yīng)特別指明該信息的緊要程度，以避免它被提升。 (6) 假如你預(yù)計(jì)即將遲到 ， 則盡快致電通知對(duì)方 。 時(shí)間的“ + * /” ? +：找出隱藏的時(shí)間； ? ：減少無謂的時(shí)間浪費(fèi)； ? *：提高工作成效； ? /：