從時間管理談工作效率［培訓課程］-免費閱讀
【正文】 (9) 極力避免第二度的約會遲到 。 (3) 隨時作可能遲到的準備 ， 這樣你將可提前動身 。 當好領導 ? (1)接受溝通技巧的訓練 ， 特別是聆聽技巧 、 下達的命令及指示技巧的訓練 。 (12)管理者在授權后應對被授權者進行追蹤。 (4)授權應公開進行 。 這些文件若須由你答復 ， 則在文件上批示答復要點 ， 讓部屬代為答復 。 ? (9)除了資料不足 ， 否則每種文件原則上只應處理一次 。 ? (3)建立一套便于排斥 、 儲存 、 與調閱文件的處置系統(tǒng) 。 (3) 為杜絕與會者無故缺席 、 遲到或早退 ， 可考慮在會議記錄上注明哪些人無故缺席 、 遲到或早退 。 這樣 ， 有些與會者可在會議進行到某一階段時才加入 ， 另一些與會者則可在會議結束之前離席 。 在會議中如等候遲到者 。 議程特別長的會議 ， 最好是在辦公地點以外的地方舉行 ，以免受到干擾 。 當與會者只有兩個人的時候 ， 溝通極為容易 ， 因為此時只有兩個溝通渠道存在 。 不過 ， 那些重要的且有待緊急處理的議案 ， 則應盡早開會處理 。 ② 以電話咨商取代會議 。 ? 老問題反復提，沒有結果。 有些會議是因 “ 管理者不想令少數人太過難堪 ” 而召開 。 這一類會議本質上是一種 “ 東施效顰 ” 式的舉動 ，它并非旨在解決自身的問題 。 ? 3 盡量將需要打出去的電話集中在一起 ? 4 避免以題外話作開場白 誤區(qū)之六：“會議病”困擾 ? (1)基于合群的愿望而聚會傾談 。 解決 ? 1 外來電話秘書接聽 ? 分辯重要性的電話 。 這即是說 ， 你的拒絕是對事而不對人的 。 這即是說 ，不要被請托者說服而打消或修正拒絕的初衷 。 即令你在他述說的半途中即已知道非加以拒絕不可 ，你都必須凝神聽完他的話語 。基于此，某家電器公司在電冰箱的設計上，便將冷藏庫置于上端，并將冷凍庫置于下端。 由于項目太多 ，無法同時予以解決 ， 于是公司領導要求各階層主管將這三十七項因素按其重要性的高低順序予以編排 ，終于發(fā)現(xiàn)頭五項因素是阻礙利潤增長的罪魁禍首 。 對這類來說 ， 簡直不須有任何存貨管理 ， 因為如施以這種管理 ， 則所花的費用可能超過這些物品本身的價值 。 如何運用每一分鐘 ， 抓住一瞬即逝的時機 ， 奧妙也許就在于是否能夠完美使用時間 。 它們應備受重視而享有最佳的存貨管理 ， 包括最完整的紀錄 、最充裕的訂貨等候時間 、 最小心的保管等 。 這個發(fā)現(xiàn)促使該公司對大小客戶一視同仁的營業(yè)政策產生巨大的改變 ——集中時間服務于少數的大客戶 。 ? 實例六：傳統(tǒng)式的電冰箱在結構上，冷凍庫是位于上端，冷藏庫則位于下端。 ? 想做一位廣受愛戴的好人 。 最好多謝請托者能想到你 ， 并略表歉意 。 例如你偶而對頻頻請托的人和顏悅色地說： “ 真抱歉 ， 這一次我將無法效力 ，希望你不介意 !”， 相信不致于產生不良的后果 。 這也是一種書面分析法。 例如在午飯前或下班前的時間回復 ， 可令對方長話短說 ， 速戰(zhàn)速決 。 這即是一般所謂的 “ 例會 ” ， 例會的召開與議案的多少無關 ， 因為它是一種為開會而開會的會議 。 有些會議是因 “ 沒有理由讓我單獨承擔全部的責任 ” 而召開 。因此 ， 這一類會議除了平白地浪費十六個人的時間與引起十三個人士氣低沉之外 ， 毫無實際效果可言 。 綜合性、定量化或可度量，指標間相互關聯(lián)，激勵與 壓力并存。 ? (2)取消所有的例會 。 ? (5)盡量減少與會人數 ， 只邀請有關人士參加 。 ? 為避免過于延長 ， 如有可能 ， 則將會議安排在午餐前 ， 另一會議或活動之前 ， 或是下班之前不久舉行 。 ? (10)應該對會議加以時間限制 (即事先制定起迄時間 )， 并按每一個議案的重要程度而分配給它適當的時間 。 (4) 應按議程所編列的優(yōu)先次序進行討論 。 考核表中至少應包括下列各項：會議的目標是否清晰 ?議程與有關資料是否在開會前適當的時間收到 ?會議是否準時開始與準時結束 ?倘若會議不是準時開始與準時結束 ， 那是因為什么 ?會議是否按議程所制定的次序進行 ?會議的目標是否被完成 ?如有必要分配工作并決定其履行期限 ， 則這些事是否被做妥 ?在全部會議時間內 ， 有百分之幾的時間不被有效利用 ?為什么 ? (2) 會議記錄應盡快作成 。只是 “ 良藥苦于口 ” ，你必須具備足夠的勇氣與高超的技巧，才能令會議召集者接受它們。 ? (7)零星的裝飾物 ——照片 、 紀念品等 ， 不應擺在辦公桌上 。 不要令助手一收到文件立即交給你 ， 而要讓他們判別文件的類別與重要性 。這套系統(tǒng)不一定要跟他人的一樣，但卻必須最適合自己 誤區(qū)之八：大小事必躬親 (1)在可能范圍內應盡量將工作交托部屬去執(zhí)行 。 (9)管理者應由簡而繁 ， 循序漸進地從事授權 。 3 有些上司因欠體貼而過分關心工作進度 ， 動輒駕臨部屬的工作現(xiàn)場或借電話追蹤業(yè)務 ， 致使部屬的時間受到無謂的干擾 。 ? (7)通過第三者傳遞信息給部屬時，應特別指明該信息的緊要程度，以避免它被提升。 (6) 假如你預計即將遲到 ， 則盡快致電通知對方 。 時間的“ + * /” ? +：找出隱藏的時間； ? ：減少無謂的時間浪費； ? *：提高工作成效； ? /：
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