【正文】 新聞發(fā)布會組織服務流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范準備工作擬定實施方案接待工作工作總結1．擬定新聞發(fā)布會實施方案（1）公關策劃經理擬定新聞發(fā)布會實施方案，確定新聞發(fā)布會日期、地點、新聞點、組織者與參與人員（包括廣告公司、領導、客戶、同行、媒體記者等）、會議議程、預算等內容，報公關營銷經理、總經理審批（2）公關策劃經理根據意見修改方案，審批通過后開始實施2．準備工作（1）公關策劃部按照邀請名單發(fā)送邀請函和請柬，確保重要人員不因自身安排不周而缺席發(fā)布會（2）回收確認信息后，制定出詳細的參會名單（3）通知前廳、餐飲部等相關單位按照新聞發(fā)布會實施方案做好接待準備（4）準備紀念品，設計新聞發(fā)布會背板、橫幅、標牌、指示牌等（5）布置會場，確保桌椅、音響、放映設備等準備齊全（6）確定新聞發(fā)言人，準備好發(fā)言稿（7）準備發(fā)布會新聞稿（8）正式發(fā)布會前一到兩個小時，檢查一切準備工作是否就緒3．接待工作（1）與會人員到場后，公關策劃部工作人員引領其入座并分發(fā)新聞稿（2）發(fā)布會期間，公關策劃部美工適時進行拍照（3）公關策劃部可選擇重點媒體記者進行溝通，必要時安排其進行獨家采訪（4）公關策劃部為與會人員安排工作餐并發(fā)送紀念品4．會后工作（1）發(fā)布會結束，公關策劃部送與會人員離開，必要時安排送客車輛（2）公關策劃部與記者保持聯系，追蹤媒體報道情況，上報酒店領導（3）整理發(fā)布會音像資料、收集會議剪報，制作發(fā)布會成果資料集（包括來賓名單、聯系方式，發(fā)布會各媒體報道資料集，發(fā)布會總結報告等），作為酒店市場銷售部資料保存，并可在此基礎上制作相應的宣傳資料相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期SM 15 宣傳資料制作發(fā)放服務流程與規(guī)范流程名稱宣傳資料制作發(fā)放服務流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范制作宣傳資料設計宣傳資料發(fā)放宣傳資料1．設計宣傳資料（1）公關策劃經理與有關部門經理協(xié)商，提出設計要求（2）策劃專員設計文案，包括表現形式、文字等內容，報公關策劃經理審查（3）公關策劃經理、市場銷售部總監(jiān)提出修改意見，廣告策劃專員據此進行方案修改2．制作宣傳資料（1）公關策劃經理組織聯系廣告公司或印刷公司制作宣傳材料，詢問價格，簽訂協(xié)議，報總經理審批（2）廣告公司或印刷公司根據文案制作出樣本或錄像樣本，公關策劃經理審核后報市場銷售部總監(jiān)、總經理審批（3）根據市場銷售部總監(jiān)、總經理的審批意見，公關策劃經理組織與制作單位溝通、修改，直至市場銷售部總監(jiān)、總經理審批通過（4）制作單位根據公關策劃經理確認的樣本進行制作，且保證與樣本質量一致（5）公關策劃經理如發(fā)現與樣本不一致或其他問題，必須請制作單位進行修改，確保宣傳品色彩、樣式、紙張、文字排版等方面均達到最佳效果3．發(fā)放宣傳資料（1）酒店宣傳冊和有關宣傳品制作完成后，公關策劃部應分送到客房、前廳、餐廳等部門，由服務員向客人發(fā)放，或由客人自取或張貼在電梯、前廳等適當部位，也可通過一定的渠道郵寄贈送（2）余下的宣傳冊和宣傳品由市場銷售部統(tǒng)一進行保管相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期SM 16 VIP預訂服務流程與規(guī)范流程名稱VIP預訂服務流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范填寫接待通知單接受預訂下發(fā)接待通知單1．接受預訂（1）當客人要求進行VIP預訂時，預訂員應問清客人的身份、職位，若符合VIP接待條件，應及時告知營銷總監(jiān)（2）經市場銷售部總監(jiān)同意后，填寫VIP訂單，在訂單上填寫客人的姓名、職位、公司名稱、客人的抵達和離店時間、航班、房間類型和房價等信息（3）若客人有特殊要求，也應在訂單上詳細注明（4）填完后，在訂單上蓋VIP印章并輸入電腦，然后交前廳部接待處主管預分房間，將房間號輸入電腦2．填寫VIP接待通知單（1）預訂員根據客人的身份確定接待標準，填寫VIP接待通知單（2）將VIP接待通知單交市場銷售部總監(jiān)簽字后，遞交酒店總經理審批3．下發(fā)VIP接待通知單（1）預訂員將總經理審批后的VIP接待通知單下發(fā)給前廳部、客房部、餐飲部等相關部門（2）將訂單和VIP接待通知單放在VIP檔案中保存相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期SM 17 協(xié)調員的工作服務流程流程名稱建立客史檔案文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范整理客史檔案統(tǒng)計會議預訂下發(fā)接待通知單1. 宴會預訂將由協(xié)調員負責向每位銷售員統(tǒng)計會議信息并輸入電腦。將表格發(fā)給一下部門：總經理辦公室/餐飲部/廚房/客房部/前臺/工程部/市場銷售部/人事2．整理客史檔案（1）協(xié)調員將根據日期來統(tǒng)計每日會議信息，包括會議日期、公司名、聯系人、總計消費，輸入電腦存檔。3. 在婚宴開始前3小時，帶上宴會預訂單，檢查所有工作。5. 在婚宴開始前1小時，需要隨時跟蹤客人并及時為他提供服務，將客人的需求及時傳達到相關部門（包含客人的音樂播放，流程溝通，燈光事宜等）6. 在婚宴開始前20分鐘，與客人確認最終用餐人數，并收取所有的費用。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期SM 19 協(xié)調員的工作服務流程流程名稱與客戶的細節(jié)協(xié)調文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范發(fā)放團隊通知單簽署團隊合同詢問客人意見1. 協(xié)議簽訂后的跟進，協(xié)調員應對所有信息整理歸檔并列成清單。4. 銷售經理需要盡可能向客人提供詳盡的涉及通關入境的要求和程序以及物品郵寄的相關程序和文件方面的信息。8. 海外團隊組織者通常先于其團隊抵達數天抵達，銷售經理應在活動前的準備會上與組織者確認所有具體安排，同時也將明確進店與離店時間，主賬單設置及酒店介紹資料的準備。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期SM 20 協(xié)調員的工作服務流程流程名稱宴會通知單文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范發(fā)放宴會通知單簽署宴會合同會后詢問客人意見1. 宴會工作單包含所有的細節(jié)安排，每一個宴會都是由銷售部統(tǒng)一發(fā)送宴會通知單。將其有關信息預先的通知到相關部門。宴會通知單應附在菜單，會議手冊等相關文件。若時間比較緊急，則由宴會銷售部人員以口頭的形式先通知到各部門，事后第一時間以書面形式發(fā)送到相關部門。3. 根據會議內容，及時更改發(fā)出最新的宴會通知單。所有會議內容將由宴會協(xié)調員記錄并以備忘錄的形式發(fā)送給相關部門。并在會議結束后2天內召集所有相關部門經理一起開會后總結會議。并在會議開始前2天召集所有相關部門經理及會議負責人一起開會前溝通會議。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期SM 21 協(xié)調員的工作服務流程流程名稱宴會通知單的執(zhí)行文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范發(fā)放宴會通知單簽署宴會合同會后詢問客人意見1. 宴會通知單下發(fā)到各部門后，各部門需嚴格按照通知單上的時間及要求，來安排人員準時無誤的將內容完成。貴賓客戶應發(fā)送單獨的貴賓團隊名單?？偩V規(guī)定，要求會議確認后立刻將宴會通知單分發(fā)給相關部門在會議召開的3天前。已確定的相關員工的姓名應提前告知組織者。6. 當所有協(xié)議書所確定的細節(jié)確定后，協(xié)調員準備宴會通知單與客人再次確認細節(jié)并保證避免誤解歧義的發(fā)生。2. 協(xié)調員應準備兩個文件夾，用來分別保管會議計劃書及會議合同等，會議結束后需要將合同，宴會通知單，菜單等細節(jié)文件存入檔案柜。9. 9. 在婚宴結束后，及時詢問客人對服務及