【正文】 新聞發(fā)布會組織服務(wù)流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務(wù)程序服務(wù)規(guī)范準(zhǔn)備工作擬定實(shí)施方案接待工作工作總結(jié)1．?dāng)M定新聞發(fā)布會實(shí)施方案（1）公關(guān)策劃經(jīng)理擬定新聞發(fā)布會實(shí)施方案，確定新聞發(fā)布會日期、地點(diǎn)、新聞點(diǎn)、組織者與參與人員（包括廣告公司、領(lǐng)導(dǎo)、客戶、同行、媒體記者等）、會議議程、預(yù)算等內(nèi)容，報公關(guān)營銷經(jīng)理、總經(jīng)理審批（2）公關(guān)策劃經(jīng)理根據(jù)意見修改方案，審批通過后開始實(shí)施2．準(zhǔn)備工作（1）公關(guān)策劃部按照邀請名單發(fā)送邀請函和請柬，確保重要人員不因自身安排不周而缺席發(fā)布會（2）回收確認(rèn)信息后，制定出詳細(xì)的參會名單（3）通知前廳、餐飲部等相關(guān)單位按照新聞發(fā)布會實(shí)施方案做好接待準(zhǔn)備（4）準(zhǔn)備紀(jì)念品，設(shè)計新聞發(fā)布會背板、橫幅、標(biāo)牌、指示牌等（5）布置會場，確保桌椅、音響、放映設(shè)備等準(zhǔn)備齊全（6）確定新聞發(fā)言人，準(zhǔn)備好發(fā)言稿（7）準(zhǔn)備發(fā)布會新聞稿（8）正式發(fā)布會前一到兩個小時，檢查一切準(zhǔn)備工作是否就緒3．接待工作（1）與會人員到場后，公關(guān)策劃部工作人員引領(lǐng)其入座并分發(fā)新聞稿（2）發(fā)布會期間，公關(guān)策劃部美工適時進(jìn)行拍照（3）公關(guān)策劃部可選擇重點(diǎn)媒體記者進(jìn)行溝通，必要時安排其進(jìn)行獨(dú)家采訪（4）公關(guān)策劃部為與會人員安排工作餐并發(fā)送紀(jì)念品4．會后工作（1）發(fā)布會結(jié)束，公關(guān)策劃部送與會人員離開，必要時安排送客車輛（2）公關(guān)策劃部與記者保持聯(lián)系，追蹤媒體報道情況，上報酒店領(lǐng)導(dǎo)（3）整理發(fā)布會音像資料、收集會議剪報，制作發(fā)布會成果資料集（包括來賓名單、聯(lián)系方式，發(fā)布會各媒體報道資料集，發(fā)布會總結(jié)報告等），作為酒店市場銷售部資料保存，并可在此基礎(chǔ)上制作相應(yīng)的宣傳資料相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期SM 15 宣傳資料制作發(fā)放服務(wù)流程與規(guī)范流程名稱宣傳資料制作發(fā)放服務(wù)流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務(wù)程序服務(wù)規(guī)范制作宣傳資料設(shè)計宣傳資料發(fā)放宣傳資料1．設(shè)計宣傳資料（1）公關(guān)策劃經(jīng)理與有關(guān)部門經(jīng)理協(xié)商，提出設(shè)計要求（2）策劃專員設(shè)計文案，包括表現(xiàn)形式、文字等內(nèi)容，報公關(guān)策劃經(jīng)理審查（3）公關(guān)策劃經(jīng)理、市場銷售部總監(jiān)提出修改意見，廣告策劃專員據(jù)此進(jìn)行方案修改2．制作宣傳資料（1）公關(guān)策劃經(jīng)理組織聯(lián)系廣告公司或印刷公司制作宣傳材料，詢問價格，簽訂協(xié)議，報總經(jīng)理審批（2）廣告公司或印刷公司根據(jù)文案制作出樣本或錄像樣本，公關(guān)策劃經(jīng)理審核后報市場銷售部總監(jiān)、總經(jīng)理審批（3）根據(jù)市場銷售部總監(jiān)、總經(jīng)理的審批意見，公關(guān)策劃經(jīng)理組織與制作單位溝通、修改，直至市場銷售部總監(jiān)、總經(jīng)理審批通過（4）制作單位根據(jù)公關(guān)策劃經(jīng)理確認(rèn)的樣本進(jìn)行制作，且保證與樣本質(zhì)量一致（5）公關(guān)策劃經(jīng)理如發(fā)現(xiàn)與樣本不一致或其他問題，必須請制作單位進(jìn)行修改，確保宣傳品色彩、樣式、紙張、文字排版等方面均達(dá)到最佳效果3．發(fā)放宣傳資料（1）酒店宣傳冊和有關(guān)宣傳品制作完成后，公關(guān)策劃部應(yīng)分送到客房、前廳、餐廳等部門，由服務(wù)員向客人發(fā)放，或由客人自取或張貼在電梯、前廳等適當(dāng)部位，也可通過一定的渠道郵寄贈送（2）余下的宣傳冊和宣傳品由市場銷售部統(tǒng)一進(jìn)行保管相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期SM 16 VIP預(yù)訂服務(wù)流程與規(guī)范流程名稱VIP預(yù)訂服務(wù)流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務(wù)程序服務(wù)規(guī)范填寫接待通知單接受預(yù)訂下發(fā)接待通知單1．接受預(yù)訂（1）當(dāng)客人要求進(jìn)行VIP預(yù)訂時，預(yù)訂員應(yīng)問清客人的身份、職位，若符合VIP接待條件，應(yīng)及時告知營銷總監(jiān)（2）經(jīng)市場銷售部總監(jiān)同意后，填寫VIP訂單，在訂單上填寫客人的姓名、職位、公司名稱、客人的抵達(dá)和離店時間、航班、房間類型和房價等信息（3）若客人有特殊要求，也應(yīng)在訂單上詳細(xì)注明（4）填完后，在訂單上蓋VIP印章并輸入電腦，然后交前廳部接待處主管預(yù)分房間，將房間號輸入電腦2．填寫VIP接待通知單（1）預(yù)訂員根據(jù)客人的身份確定接待標(biāo)準(zhǔn)，填寫VIP接待通知單（2）將VIP接待通知單交市場銷售部總監(jiān)簽字后，遞交酒店總經(jīng)理審批3．下發(fā)VIP接待通知單（1）預(yù)訂員將總經(jīng)理審批后的VIP接待通知單下發(fā)給前廳部、客房部、餐飲部等相關(guān)部門（2）將訂單和VIP接待通知單放在VIP檔案中保存相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期SM 17 協(xié)調(diào)員的工作服務(wù)流程流程名稱建立客史檔案文件受控狀態(tài)文件管理部門服務(wù)程序服務(wù)規(guī)范整理客史檔案統(tǒng)計會議預(yù)訂下發(fā)接待通知單1. 宴會預(yù)訂將由協(xié)調(diào)員負(fù)責(zé)向每位銷售員統(tǒng)計會議信息并輸入電腦。將表格發(fā)給一下部門：總經(jīng)理辦公室/餐飲部/廚房/客房部/前臺/工程部/市場銷售部/人事2．整理客史檔案（1）協(xié)調(diào)員將根據(jù)日期來統(tǒng)計每日會議信息，包括會議日期、公司名、聯(lián)系人、總計消費(fèi)，輸入電腦存檔。3. 在婚宴開始前3小時，帶上宴會預(yù)訂單，檢查所有工作。5. 在婚宴開始前1小時，需要隨時跟蹤客人并及時為他提供服務(wù)，將客人的需求及時傳達(dá)到相關(guān)部門（包含客人的音樂播放，流程溝通，燈光事宜等）6. 在婚宴開始前20分鐘，與客人確認(rèn)最終用餐人數(shù)，并收取所有的費(fèi)用。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期SM 19 協(xié)調(diào)員的工作服務(wù)流程流程名稱與客戶的細(xì)節(jié)協(xié)調(diào)文件受控狀態(tài)文件管理部門服務(wù)程序服務(wù)規(guī)范發(fā)放團(tuán)隊通知單簽署團(tuán)隊合同詢問客人意見1. 協(xié)議簽訂后的跟進(jìn)，協(xié)調(diào)員應(yīng)對所有信息整理歸檔并列成清單。4. 銷售經(jīng)理需要盡可能向客人提供詳盡的涉及通關(guān)入境的要求和程序以及物品郵寄的相關(guān)程序和文件方面的信息。8. 海外團(tuán)隊組織者通常先于其團(tuán)隊抵達(dá)數(shù)天抵達(dá)，銷售經(jīng)理應(yīng)在活動前的準(zhǔn)備會上與組織者確認(rèn)所有具體安排，同時也將明確進(jìn)店與離店時間，主賬單設(shè)置及酒店介紹資料的準(zhǔn)備。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期SM 20 協(xié)調(diào)員的工作服務(wù)流程流程名稱宴會通知單文件受控狀態(tài)文件管理部門服務(wù)程序服務(wù)規(guī)范發(fā)放宴會通知單簽署宴會合同會后詢問客人意見1. 宴會工作單包含所有的細(xì)節(jié)安排，每一個宴會都是由銷售部統(tǒng)一發(fā)送宴會通知單。將其有關(guān)信息預(yù)先的通知到相關(guān)部門。宴會通知單應(yīng)附在菜單，會議手冊等相關(guān)文件。若時間比較緊急，則由宴會銷售部人員以口頭的形式先通知到各部門，事后第一時間以書面形式發(fā)送到相關(guān)部門。3. 根據(jù)會議內(nèi)容，及時更改發(fā)出最新的宴會通知單。所有會議內(nèi)容將由宴會協(xié)調(diào)員記錄并以備忘錄的形式發(fā)送給相關(guān)部門。并在會議結(jié)束后2天內(nèi)召集所有相關(guān)部門經(jīng)理一起開會后總結(jié)會議。并在會議開始前2天召集所有相關(guān)部門經(jīng)理及會議負(fù)責(zé)人一起開會前溝通會議。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期SM 21 協(xié)調(diào)員的工作服務(wù)流程流程名稱宴會通知單的執(zhí)行文件受控狀態(tài)文件管理部門服務(wù)程序服務(wù)規(guī)范發(fā)放宴會通知單簽署宴會合同會后詢問客人意見1. 宴會通知單下發(fā)到各部門后，各部門需嚴(yán)格按照通知單上的時間及要求，來安排人員準(zhǔn)時無誤的將內(nèi)容完成。貴賓客戶應(yīng)發(fā)送單獨(dú)的貴賓團(tuán)隊名單。總綱規(guī)定，要求會議確認(rèn)后立刻將宴會通知單分發(fā)給相關(guān)部門在會議召開的3天前。已確定的相關(guān)員工的姓名應(yīng)提前告知組織者。6. 當(dāng)所有協(xié)議書所確定的細(xì)節(jié)確定后，協(xié)調(diào)員準(zhǔn)備宴會通知單與客人再次確認(rèn)細(xì)節(jié)并保證避免誤解歧義的發(fā)生。2. 協(xié)調(diào)員應(yīng)準(zhǔn)備兩個文件夾，用來分別保管會議計劃書及會議合同等，會議結(jié)束后需要將合同，宴會通知單，菜單等細(xì)節(jié)文件存入檔案柜。9. 9. 在婚宴結(jié)束后，及時詢問客人對服務(wù)及