【正文】 合 計(jì)一+……+十三158042元/月100%第五部分物業(yè)檔案建立與管理科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為民寧園商業(yè)物業(yè)公共設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理工作提供指引和服務(wù)。 檔案資料的分類簡索1） 開發(fā)建設(shè)單位移交檔案資料產(chǎn)權(quán)資料A、 項(xiàng)目批準(zhǔn)文件B、 用地批準(zhǔn)文件C、 投資許可證D、 規(guī)劃許可證E、 開工許可證F、 拆遷安置資料技術(shù)資料A、 物業(yè)規(guī)劃圖B、 建筑施工圖C、 竣工圖a） 總平面圖b） 單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖c） 消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖D、 地質(zhì)勘測報告E、 工程合同F(xiàn)、 開、竣工報告G、 工程預(yù)決算H、 圖紙會審記錄I、 工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單（包括質(zhì)量事故處理記錄）J、 隱蔽工程驗(yàn)收簽證K、 沉降觀察驗(yàn)收簽證L、 竣工驗(yàn)收證明書M、 鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書N、 新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書O、 水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書P、 砂漿、混凝土試塊試壓報告Q、 供水的試壓報告R、 綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料S、 消防系統(tǒng)驗(yàn)收證明T、 房地產(chǎn)權(quán)屬關(guān)系的有關(guān)資料U、 公共設(shè)施檢查驗(yàn)收證明V、 機(jī)電設(shè)備使用說明書W、 用水、用電、用氣指標(biāo)批文X、 水、電、氣表、校驗(yàn)報告Y、 智能系統(tǒng)、通訊、電視等交驗(yàn)證明及相關(guān)資料物業(yè)資料A、 大廈基本資料B、 分區(qū)資料2） 管理單位自建檔案資料（1） 顧客資料A、 入住業(yè)主資料a） 入住業(yè)主通知書b） 入住業(yè)主協(xié)議書c） 顧客公約d） 其它B、 人員檔案a） 企業(yè)情況登記表b） 身份證（2） 日常管理資料A、 環(huán)境管理記錄a） 日常巡查記錄b） 垃圾清運(yùn)記錄c） 消殺記錄d） 噪音檢測記錄B、保安管理記錄a） 日常巡查記錄b） 交接班記錄c） 值班記錄d） 物資搬運(yùn)放行記錄e） 緊急事件處理記錄f） 車輛管理記錄g） 夜間查崗記錄h） 閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄相帶B、 出租檔案a） 入住認(rèn)定書b） 承租人員資料D、車輛檔案a）車輛詳細(xì)資料b）車位使用協(xié)議C、 裝修管理檔案a） 裝修申請表b） 裝修工程隊(duì)安全責(zé)任書c） 臨時施工人員登記表d） 施工單位營業(yè)執(zhí)照e） 消防審批資料D、 維修服務(wù)檔案a） 維修委托單b） 維修服務(wù)回訪記錄E、 收費(fèi)管理檔案a） 月收費(fèi)明細(xì)表及匯總表b） 管理費(fèi)收支公布表c） 管理處與外單位簽訂的各類合同d） 其它F、 設(shè)備管理檔案a） 公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄b） 機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修及運(yùn)行記錄c） 設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄d） 智能系統(tǒng)值班記錄e） 設(shè)備設(shè)施巡視檢查記錄f） 水箱清洗記錄g） 二次供水設(shè)施衛(wèi)生合格證h） 水質(zhì)抽樣檢查報告i） 設(shè)備臺帳G、 大廈文化檔案a） 各項(xiàng)活動計(jì)劃及實(shí)施記錄b） 圖片及錄像c） 新聞媒介報導(dǎo)剪集d） 大廈文化活動總結(jié)H、 顧客意見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄I、 顧客訪問記錄J、 顧客投訴及處理記錄K、 員工管理檔案a） 員工個人詳細(xì)資料b） 員工培訓(xùn)考核記錄c） 員工業(yè)績考核記錄d） 員工內(nèi)務(wù)管理檢查記錄L、 培訓(xùn)檔案a） 培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄b） 培訓(xùn)考核及跟查記錄c） 軍事訓(xùn)練及消防演習(xí)記錄M、 行政文件a） 政府部門文件b） 函件c） 物業(yè)公司及集團(tuán)公司文件d） 管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件e） 管理處榮譽(yù)資料N、 其它 檔案、資料的管理辦法1） 檔案、資料建立及管理運(yùn)作流程示意圖民寧園商業(yè)物業(yè)提供的資料管理處建立的資料民寧園商業(yè)物業(yè)管理處檔案管理室作廢文件張貼文件復(fù)印文件借閱文件2） 檔案資料收、發(fā)管理程序A、 管理處重要資料（如開發(fā)商提供的資料）接收必須經(jīng)過管理處經(jīng)理或其指定負(fù)責(zé)人驗(yàn)收，完善交接手續(xù)后方能分卷歸檔。 檔案資料管理要求1） 采用各種形式的文檔儲存方式，如電腦磁盤、光盤、錄像帶、膠卷、照片、圖表等，并采用相適應(yīng)的保管、儲存方法。3） 電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理，并定期清除過期失效文件。當(dāng)文件狀況有所變動時，應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時找到有效的文件。6） 檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊，以內(nèi)容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，最好按不同業(yè)務(wù)部門分柜保存。7） 檔案保管必須有專人負(fù)責(zé)，以達(dá)到文件管理要求，必須做到檔案標(biāo)識清晰，分類明確，易查找；檔案出室必須由具備資格的人員經(jīng)過登記后方可借出，文件借閱者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關(guān)責(zé)任；檔案入室時必須經(jīng)過檢查，如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ)，損壞嚴(yán)重需追究借閱人員的責(zé)任。檔案室內(nèi)保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)等，配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì)，檔案管理人員需及時進(jìn)行檢查和清理，保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。我們將通過推行各級目標(biāo)責(zé)任管理，實(shí)現(xiàn)量化考核，實(shí)現(xiàn)人人身上有指標(biāo)，個個肩頭擔(dān)責(zé)任，爭取在接管民寧園商業(yè)物業(yè)二年內(nèi)達(dá)到省市或國家優(yōu)秀示范小區(qū)水平，各項(xiàng)管理指標(biāo)達(dá)到“國優(yōu)”標(biāo)準(zhǔn)，我們對新保輝大廈各類指標(biāo)做以下承諾，請考評和監(jiān)督實(shí)施。建立完善的巡查制度，嚴(yán)格管理，健全檔案記錄，每半年進(jìn)行一次房屋完好率檢查。零修工程及時完成，急修工程不過夜，并建立回訪制度和回訪記錄。4維修工程質(zhì)量合格率100%100%維修工程師全程控制，部長監(jiān)督檢查，并按規(guī)定及時回訪。6停車場完好率95%99%7大廈內(nèi)治安案件發(fā)生率1‰以下0建立閉路監(jiān)控、報警，巡更監(jiān)控等治安技防系統(tǒng)，實(shí)行24小時保安巡查制度，明確保安職責(zé)，層層防衛(wèi)，以人防和技防相結(jié)合。10違章發(fā)生率1‰以下‰以下建立以交叉巡視制度,跟蹤管理,及時發(fā)現(xiàn),及時處理加強(qiáng)宣傳,杜絕違章發(fā)生,并建立相應(yīng)的回訪記錄11違章處理率90%以上100%12業(yè)戶有效投訴率2‰以下1‰以下采取措施，加強(qiáng)與顧客溝通，定期走訪，設(shè)立接待日，征求管理意見，強(qiáng)化服務(wù)意識，做到投訴處理有結(jié)果，有記錄和回訪。16綠化完好率95%99%劃定責(zé)任區(qū)域，片區(qū)負(fù)責(zé)與巡查制度相結(jié)合，發(fā)現(xiàn)問題，及時修復(fù)。18管理費(fèi)收繳率90%95%按規(guī)定定期公布管理費(fèi)收支帳目，接受業(yè)戶查詢，公布及查詢帳目以法規(guī)、規(guī)章規(guī)定的項(xiàng)目及費(fèi)用為準(zhǔn)，19管理人員專業(yè)培訓(xùn)合格率98%100%人員培訓(xùn)有計(jì)劃，有考核、有記錄，制度落實(shí)，各類人員熟悉物業(yè)情況和本崗位責(zé)任制，考核標(biāo)準(zhǔn)，服務(wù)意識和態(tài)度好，敬業(yè)精神強(qiáng)。 完善的質(zhì)量體系 三九物業(yè)管理有限公司具有ISO9002物業(yè)管理質(zhì)量體系認(rèn)證。 物業(yè)管理一條龍服務(wù) 三九物業(yè)積累了多年的物業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)，對各類物業(yè)基本設(shè)施從電梯、中央空調(diào)、供配電、給排水措施、保安系統(tǒng)、大樓中央控制系統(tǒng)直至停車場管理、衛(wèi)生、綠化工程等均有相當(dāng)?shù)恼J(rèn)識，從而可以按大樓的設(shè)計(jì)、實(shí)用需求，安排、規(guī)劃出一個最經(jīng)濟(jì)而實(shí)用的物業(yè)管理方案，并確保各項(xiàng)系統(tǒng)運(yùn)行正常，維修及時，使業(yè)主、客戶享受更完善的服務(wù)。在物業(yè)管理上開創(chuàng)和積累了管理現(xiàn)代化智能大廈的充足經(jīng)驗(yàn)，配合網(wǎng)絡(luò)的管理與維護(hù)，采取自己獨(dú)特的方式和專業(yè)技術(shù)，擁有行業(yè)的科技含量和本公司的技術(shù)實(shí)力，與此同時也帶出了一大批專家型的技術(shù)和管理人才。安全管理人員必須熟悉大廈情況，規(guī)范安全保衛(wèi)程序，文明服務(wù)、禮貌執(zhí)勤。綠化管理集中為對大廈的環(huán)境綠化實(shí)行規(guī)劃設(shè)計(jì)及日常護(hù)理，保證物業(yè)的自然環(huán)境優(yōu)美與完好。 停車管理服務(wù)：大廈建有停車場，保證24小時為住戶開放，并實(shí)行智能化監(jiān)控管理。 代理、代辦服務(wù)：代購飛機(jī)、車船票，代租車輛，代訂報刊、雜志、鮮花、禮品，代辦電話、互聯(lián)網(wǎng)、等服務(wù)五、對民寧園商業(yè)物業(yè)管理的整體設(shè)想和策劃提高民寧園商業(yè)物業(yè)服務(wù)水平的管理手段。 “三種模式”分別是：“業(yè)主自治與專業(yè)化服務(wù)相結(jié)合的共管模式”、“寓管理服務(wù)之中的模式”、“無人化管理模式”。 “一種現(xiàn)代化管理手段”是：“無紙化辦公、信息資源共享”。附件：程序文件或作業(yè)指導(dǎo)清單序號編 號名 稱01文件控制程序02文件控制細(xì)則03質(zhì)量體系文件分類(發(fā)放)表04重要資料控制程序05重要資料一覽表06人力資源調(diào)配管理辦法07各類員工考核及獎懲辦法08質(zhì)量記錄控制程序09質(zhì)量記錄一覽表10員工培訓(xùn)程序11崗位任職要求12合同評審程序13常規(guī)服務(wù)項(xiàng)目表14采購管理程序15A類物資清單16A類物資指定的供應(yīng)商或建議品牌名單17設(shè)備(服務(wù))合格分承包方名單18公用設(shè)施和服務(wù)過程的標(biāo)識辦法19裝修管理程序20公共預(yù)警信息發(fā)布程序21入住手續(xù)辦理程序22工程遺留問題處理程序23房屋移交驗(yàn)收程序24服務(wù)質(zhì)量統(tǒng)計(jì)、分析評定程序25不合格服務(wù)的識別及處理程序26糾正和預(yù)防措施實(shí)施程序27重大質(zhì)量事故的處理程序28顧客投訴處理辦法31保安工作管理程序32保安崗位管理辦法33保安員及保安設(shè)備管理程序34閉路監(jiān)控系統(tǒng)操作作業(yè)指導(dǎo)書35管理處鑰匙管理程序36消防管理程序37高空作業(yè)吊裝重物搬運(yùn)安全管理程序38樓內(nèi)保潔程序39樓內(nèi)地面清潔保養(yǎng)作業(yè)指導(dǎo)書40樓內(nèi)公共設(shè)施清潔作業(yè)指導(dǎo)書41樓外保潔程序42收倒垃圾作業(yè)指導(dǎo)書43泳池管理作業(yè)指導(dǎo)書44辦公場所保潔程序45綠化管理程序46消殺作業(yè)指導(dǎo)書47常規(guī)服務(wù)項(xiàng)目的提供及控制程序48公用設(shè)施管理程序49低壓配電室操作作業(yè)指導(dǎo)書50供配電設(shè)備保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書51發(fā)電機(jī)操作作業(yè)指導(dǎo)書52發(fā)電機(jī)保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書53高壓環(huán)網(wǎng)柜操作作業(yè)指導(dǎo)書54電梯操作作業(yè)指導(dǎo)書55電梯保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書56電梯故障處理作業(yè)指導(dǎo)書57電梯控制系統(tǒng)操作作業(yè)指導(dǎo)書58空調(diào)系統(tǒng)操作作業(yè)指導(dǎo)書59冷水機(jī)組保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書60空調(diào)泵類保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書61冷卻塔保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書62空氣處理機(jī)保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書63風(fēng)機(jī)盤管保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書64空調(diào)系統(tǒng)水處理作業(yè)指導(dǎo)書65小型空調(diào)器維修保養(yǎng)作業(yè)指導(dǎo)書66各類泵操作作業(yè)指導(dǎo)書67各類泵維修保養(yǎng)作業(yè)指導(dǎo)書68消防泵試運(yùn)行作業(yè)指導(dǎo)書69清洗水池(箱) 作業(yè)指導(dǎo)書70給排水系統(tǒng)異常情況處理作業(yè)指導(dǎo)書71泳樂設(shè)施操作作業(yè)指導(dǎo)書72泳樂設(shè)施保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書73消防主機(jī)操作作業(yè)指導(dǎo)書74消防主機(jī)保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書75加工維修工具(設(shè)備)操作作業(yè)指導(dǎo)書76剪草機(jī)操作養(yǎng)護(hù)作業(yè)指導(dǎo)書771千伏以下電力電纜保養(yǎng)作業(yè)指導(dǎo)書78停電管理作業(yè)指導(dǎo)書