【正文】 發(fā)票（外部培 訓(xùn)時提供）。 管理辦法： 正式職員在結(jié)婚登記或者取得獨生子女證 6個月內(nèi)向公司提交證明復(fù)印件，驗原件后領(lǐng)取，新婚賀儀及獨生女子賀儀均為 600。 職員如在直系親屬（指配偶、子女、雙方父母）不幸去世后兩個月內(nèi)知會公司人力資源部，公司將致奠儀 1000 元。 12. 辦公費用類 :指辦公用品、印刷品、純凈水、茶葉、硒鼓、發(fā)票工本費、銀行手續(xù)費、環(huán)境費、復(fù)印機租賃費、服裝、報刊、招聘、電腦配件及軟件開發(fā)等發(fā)生的費用，員工入職體檢費不予報銷。 13. 活動費 :指公司活動、 會議、 社區(qū)活動、業(yè)主拜訪和業(yè)委會等發(fā)生的費用。 公司活動費用標(biāo)準(zhǔn)：不得超過 100 元 /年 /人，人員基數(shù)以當(dāng)年 12 月末在冊人員數(shù)為準(zhǔn)（不含外包人員）。以及公司內(nèi)部組織的為保證經(jīng)營計劃完成、總結(jié)匯報工作、組織專業(yè)研討、管理評審、宣傳各類文件而召開各類會議發(fā)生的相關(guān)費用，包括場地費、會務(wù)服務(wù)費、餐費、住宿費等（職員前往外地參加會議發(fā)生的交通費及住宿費等，按差旅費管理方法執(zhí)行）。 部門級會議（指非公司經(jīng)營決策層面的會議）應(yīng)在公司內(nèi)會議室召開，取消部門外出開會費用預(yù)算。 采用預(yù)算管理原則，在預(yù)算額度內(nèi)據(jù)實審批。 審批流程： 部門負(fù)責(zé)人審核→財務(wù)管理部會計審核→財務(wù)管理部負(fù)責(zé)人審核 →管理層審批 報銷附件： (1)發(fā)生費用的相關(guān)證明文件（如文電閱處單等）； (2)發(fā)票； (3)物品清單。 ： (1)審計合同（審計費用報銷時提供）； (2)發(fā)生費用的相關(guān)證明文件（訴訟、物業(yè)保險費報銷時提供）； (3)發(fā)票。 管理方式： 對于日常耗材及維修，須通過市場比價的方式，確定年度合格供方，并定期對市場價格變動情況進行調(diào)查，及時調(diào)整合格供方的供貨單價，具體規(guī)定請參照各公司體系文件執(zhí)行。 本制度發(fā)布之日起，廢止員工電腦補助制度，已經(jīng)實行員工筆記本補助，將繼續(xù)按原有補助規(guī)定執(zhí)行。 原有執(zhí)行完補貼制度后，仍然使用實行電腦補助時購買的筆記本電腦，而不使用公司電腦的，可在使用期間每年公司給予補貼 300 元（須經(jīng)公司 IT 員工評估電腦可以滿足工作需要）。 筆記本電腦申請審批流程 : 申請人發(fā)起申請→部門負(fù)責(zé)人審核→ 人力資源部負(fù)責(zé)人審核（ IT 專員 、資產(chǎn)管理員） →財務(wù)管理部負(fù)責(zé)人審核→ 管理層審批 →物業(yè)事業(yè)本部財務(wù)管理中心審批。 16. 資產(chǎn)類物品采購（固定資產(chǎn)和其他資產(chǎn)） 13 ： 部門負(fù)責(zé)人審核 →人力資源部資產(chǎn)管理員審核 →財務(wù)管理部會計審核→財務(wù)管理部負(fù)責(zé)人審核 →管理層審批 ，詳細(xì)權(quán)限見審批權(quán)限表。 管理方式： 固定資產(chǎn)是指單位價值在人民幣 2020 元以上（含 2020 元）并且使用年限在一年以上的房屋建筑物、機械設(shè)備、電子電器設(shè)備、運輸設(shè)備、辦公家具及其它設(shè)備。 17. 材料采購（月度采購、緊急采購、前期物品配置等） 管理辦法： 遞交單據(jù)時需要把月度采購計劃表中所有供應(yīng)商的單據(jù)一起遞交，跨月則采購計劃作 廢，未及采購物品下月需重新申請。 每月的緊急采購不得超過三次，合計金額不得超過月計劃金額 5%（有償入戶維修采購除外），若有超出， 部門負(fù)責(zé)人 應(yīng)就情況填報《計劃外采購超支情況說明》后報品質(zhì)管理部備案； 緊急采購實施部門主管應(yīng)在投入正常使用 2個工作日天內(nèi)到物料倉庫辦理入庫、領(lǐng)用手續(xù)； 緊急采購物品單價 1000 元以上的由服務(wù)中心經(jīng)至少兩家以上的合格供方詢價，填寫《大件物品采購 詢價申請表》，作為付款審批的報銷憑證。 對于在非合格供方采購物品的特殊事務(wù)，可另行審批。 ： (1)月度物品需求申請表（必須有倉管、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、項目經(jīng)理簽字確認(rèn)）； (2)K2 流程審批表或緊急采購申請表； (3)采購單（必須有申請人、復(fù)核人、審批人簽字確認(rèn)，注明用途） (4)送貨單（與入庫單、發(fā)票金額 一致，并蓋有送貨單位公章或者財務(wù)專用章或者發(fā)票專用章）； 14 (5)入庫單（入庫單日期應(yīng)與送貨單日期一致，計量單位不能以批為單位，必須注明具體數(shù)量）； (6)發(fā)票。 ： (1)發(fā)票； (2)人員清單（人員掛靠報銷時提供）； (3)合同復(fù)印件（如果合同較長，可以只提供關(guān)鍵頁）； (4)服務(wù)質(zhì)量確認(rèn)相關(guān)文件（必須有專業(yè)對接人員及部門負(fù)責(zé) 人、品質(zhì)管理部業(yè)務(wù)督導(dǎo)簽字確認(rèn)）。 ： (1)發(fā)票； (2)銀行代扣代繳憑據(jù)（公共水電費報銷時提供）； (3)水電費使用明細(xì)表（必須有專業(yè)對接人員、部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）； (4)發(fā)生費用的相關(guān)證明文件（除公共水電費以外費用報銷時提供）； (5)設(shè)備維修單（涉及設(shè)施設(shè)備維修費用報銷時提供）。 ： (1)發(fā)票； (2)合同復(fù)印件（如果合同較長，可以只提供關(guān)鍵頁）； (3)工程進度、結(jié)算付款申請單（蓋有對方公司公章）； (4)工程質(zhì)量確認(rèn)單（必須有項目經(jīng)理簽字確認(rèn)，標(biāo)識類需要品質(zhì)部督導(dǎo)簽字，裝修類需要人力資源部簽字）。 21. 與收入相關(guān)的退款 ： 部門負(fù)責(zé)人審核→財務(wù)管理部會計審核→財務(wù)管理部負(fù)責(zé)人審批 ： 15 (1)需要紅沖的發(fā)票（在業(yè)主手中的發(fā)票聯(lián)）； (2)紅沖的發(fā)票（發(fā)票聯(lián)和記賬聯(lián)都要，如果是稅控開票，提供作廢發(fā)票的復(fù)印件）； (3)退款的相關(guān)說明（必須有經(jīng)辦人及項目經(jīng)理簽字確認(rèn)）； (4)業(yè)主簽收的收條（附業(yè)主身份證復(fù)印件，如果是先審批后付款，需要后補）。 23. 代收代付類 （業(yè)主交付類費用、裝修押金、垃圾清運費、代地產(chǎn)出租車位、水桶押金、業(yè)主水電費等） ： 部門負(fù)責(zé)人審核→財務(wù)管理部會計審核→財務(wù)管理部負(fù)責(zé)人審批 ： (1)收據(jù)或者遺失申明（押金類報銷時提供）； (2)明細(xì)清單（除裝修押金以外的費用報銷時提供）； (3)業(yè)主身份證、銀行卡復(fù)印件； (4)合同復(fù)印件（垃圾清運費、代地產(chǎn)出租車位付款時提供，如果合同較長，可以只提供關(guān)鍵頁）； (5)業(yè)主簽收的 收條（僅指裝修押金報銷時提供）。 16 返返 回回 目目 錄錄 第二章 資金管理制度 一 .目的： 為保證資金安全，降低資金風(fēng)險，合理利用資金 ，規(guī)范資金結(jié)算。 三 .方法和過程控制： 1. 現(xiàn)金管理（出納、收銀員需辦理社會擔(dān)保 ） 現(xiàn)金（指“存放在出納處的人民幣和外幣”，以下同）的使用范圍須按國家《現(xiàn)金管理暫行條例》進行，范圍之外的現(xiàn)金使用應(yīng)通過銀行進行結(jié)算，公司不得為任何單位和個人套取現(xiàn)金。 以現(xiàn)金方式獲取的收入必須及時入帳，當(dāng)天送存銀行，超過銀行當(dāng)天營業(yè)時間收取的現(xiàn)金，應(yīng)在值班人員 的監(jiān)督下放入投幣式保險箱，并需要雙方簽字確認(rèn) ,于第二天在第三人監(jiān)督下取出打開 ,確認(rèn)無誤后雙方在值班表上簽字確認(rèn) ,并立即送存銀行。 公司各業(yè)務(wù)部門，在業(yè)務(wù)活動中收取的現(xiàn)金必須及時上交 公司 出納，不得自行用于任何開支。 出納在辦理收付時，應(yīng) 堅持“當(dāng)面點清”制度，每筆現(xiàn)金收付后應(yīng)當(dāng)即入帳。 財務(wù)管理部每月至少一次對服務(wù)中心庫存現(xiàn)金、有價證券進行突發(fā)性檢查。并隨當(dāng)月 檢查 報表一起裝訂成冊存檔。 公司出納到銀行存取現(xiàn)金時，數(shù)額在三萬以上一定要有 12 名保安人員陪同，到較遠(yuǎn)的銀行一定要有公司的車輛接送。 2. 銀行存款管理 因業(yè)務(wù)需要，新開銀行帳戶須書面向總部資金管理中心申請，并告開戶理由、帳戶用途。 17 財務(wù)應(yīng)定期對各開戶行的戶頭進行清理、核對，對已存在但不需使用的帳戶應(yīng)及時書面向總部資金管理中心申請銷戶，得到批準(zhǔn)后及時到銀行辦理銷戶手續(xù)。 財務(wù)印鑒須由兩人分別保管。 銀行結(jié)算單據(jù)和支票統(tǒng)一由出納購買并妥善保管，財務(wù)印鑒不得預(yù)留在空白票據(jù)上。在支付 30 萬元以上（包括 30萬元）大額款項時應(yīng)提早一個星期向財務(wù)管理部申請，待財務(wù)管理部將資金安排妥當(dāng)以后才能支付。特別注意支票上的收款單位必須與付款通知單上的收款單位完全一致。付款經(jīng)辦人在領(lǐng)取支票時，應(yīng)在 《付款審批單》 的領(lǐng)款人處簽字同時必須在寫明簽發(fā)日期、金額、用途、收款單位的支票領(lǐng)用登記簿上簽字確認(rèn)；特殊情況簽發(fā)支票不能明確金額的 ,可以開具限額支票，必須要在支票上寫明收款單位名稱、款項用途、簽發(fā)日期、規(guī)定限額等，并由領(lǐng)用人在 《付款審批單》 和登記簿、支票存根簽字確認(rèn)，限額支票只能由公司內(nèi)部人員領(lǐng)用， 且必須在交付對方前填上限額內(nèi)的具體結(jié)算金額。嚴(yán)禁超限額使用限額支票。以最低限度降低公司損失為原則，妥善處理。對填寫錯誤、過期失效的票據(jù)，出納應(yīng)加注“作廢”記號，連同存根一并保存。 在收到客戶簽發(fā)的即期結(jié)算票據(jù)，應(yīng)立即向銀行申請兌付，并及時存入公司銀行賬戶，不準(zhǔn)擅自壓票，以保證公 司資金及時回籠。 服務(wù)中心出納每天編制資金日報表上報服務(wù)中心經(jīng)理，同時抄送財務(wù)管理部，其中包含當(dāng)日收款情況，當(dāng)月累計收款情況。 公司內(nèi)部銀行帳戶資金劃轉(zhuǎn)，必須按照集團要求進行付款 審批流程，待領(lǐng)導(dǎo)審批后方可劃轉(zhuǎn)。 18 權(quán)限 堅持操作員分級授權(quán)，設(shè)立三級審批：出納制單，會計復(fù)核，財務(wù)負(fù)責(zé)人 審批 設(shè)立網(wǎng)銀支付上限 操作 使用過程： 出納根據(jù)審批結(jié)束后的付款單進行網(wǎng)上填單； 會計核對網(wǎng)上申請單和原始單據(jù)的一致性； 財務(wù)負(fù)責(zé)人對付款進行再次復(fù)核，提交銀行支付。發(fā)生密碼泄露則應(yīng)立即更換新密碼。替崗人員的設(shè)置仍要遵循一人一卡一密原則，同時應(yīng)做好交接記錄 ,必須有監(jiān)交人。 19 返返 回回 目目 錄錄 第三章 備用金管理制度 一 .目的 ： 合理 使用公司的 備用金，加 強 備用金的 管理 效率。 三 .方法及過程控制： 1. 借用備用金： 借款內(nèi)容：僅限于部門經(jīng)理因公務(wù)需要為公司支付的零星費用，不適用于對供應(yīng)商的預(yù)付款和合同付款，職員非公務(wù)事項不得從公司借支備用金，必須?？顚Ｓ?； 借款人填寫一式三聯(lián)的“備用金借款單”，并注明借款用途、 金額、方式、預(yù)計還款時間和累計未歸還備用金金額。 私人借款超過 10000 元需報集團審批。 20 2. 歸還備用金 歸還方式： 現(xiàn)金 —— 實行整借整還的原則，即借款 金額與還款金額一致； 報銷沖減 —— 只有在專項報銷時才能沖減備用金，而且實行整借整還的原則，要保證一次沖減完整，否則不能沖減。若有特殊情況不能一個月內(nèi)還款，必須提前 5日郵件知會財務(wù)管理部負(fù)責(zé)人，同時抄送財務(wù)管理部出納，如果沒有提前知會，對報銷后超過一個月不歸還的借款，由財務(wù)管理部 出納知會人力資源部從下月工資中扣還，如果同一員工出現(xiàn)兩次從工資中扣款事件，取消該員工的借款權(quán)利。 3. 日常備用金管理： 財務(wù)出納需每月清理備用金，并于每月初郵件知會相關(guān)個人并抄送財務(wù)管理部負(fù)責(zé)人，截止到上個月該員工備用金的使用情況及其余額，員工如有異議應(yīng)及時回復(fù)此郵件，積極配合財務(wù)管理部的對賬工作。 長期備用金每 年 12 月份清理一次。 二 .適用范圍 蘇南物業(yè)及其下屬服務(wù)中心 、部門 。 （三）服務(wù)中心出納 、合規(guī)性； 、并審核票款一致性； 時送存銀行或妥善保管； ； 、銀行存款日記賬； ，及時與公司財務(wù)進行票據(jù)領(lǐng)用、核銷。 （五）服務(wù)中心監(jiān)控中心 ； 22 ； 、通報并做好詳細(xì)記錄。根據(jù)收費業(yè)務(wù)種類，收費員可包括：客服前臺收費員 (含臨時收費員 )、停車場出入口收費員、會所收費員、有償服務(wù)收費員、泳池售票員、其他業(yè)務(wù)收費員等。 四 .收費管理 （一）收費業(yè)務(wù)管理 根據(jù)物業(yè)服務(wù)的特點，收費項目可分為面向全體業(yè)主的公共性服務(wù)收費、代收公共費 用收費；面向單個業(yè)主的特約有償服務(wù)收費、其他經(jīng)營性業(yè)務(wù)收費。 服務(wù)中心的收費項目及標(biāo)準(zhǔn)的確定，須在物業(yè)公司相關(guān)部門 結(jié)合政府相關(guān)法規(guī)和要求制訂、物業(yè)公司進行審批后，才能對外公布照價收費； 法規(guī)或政府文件要求備案或報批的，必須嚴(yán)格按其規(guī)定報批或備案后執(zhí)行； 對暫無明碼的收費應(yīng)由經(jīng)辦人與服務(wù)中心負(fù)責(zé)人根據(jù)情況確定并及時知會公司財務(wù)部和收費人員，服務(wù)中心負(fù)責(zé)人應(yīng)在票據(jù)上簽字確認(rèn)，對經(jīng)常發(fā)生或數(shù)額較大的此類收費應(yīng)報公司審批后統(tǒng)一執(zhí)行。 為了提高收費效率、保證收費項目和收費金額的完整性，所有非單一業(yè)主的公共性收費原則上均應(yīng)通過物業(yè)服務(wù)收費系統(tǒng) （或者管控軟件） 進行計費和收費； 23 計費人員在每 季度 收費前按規(guī)定的收費標(biāo)準(zhǔn)對各項收費計算應(yīng)收費用， 在收費系統(tǒng)（或者管控軟件）中 生成 收款單 ， 進行預(yù)繳費沖抵，違約金的計算，日常收費 以此結(jié)算 ，如有調(diào)整，需有詳細(xì)記錄及審批過程； 收費員或銀行托收處理人員于收款日收款或委托銀行收款； 收費員匯總當(dāng)天所有收款編制《資金日報表》，并于工作日結(jié)束前將款項存入銀行或投入投幣式保險箱 ； 月末，公司 財務(wù)部應(yīng)將物業(yè)收費系統(tǒng) （或者管控軟件） 的數(shù)據(jù)與財務(wù)軟件 EAS 系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行核對，保證物業(yè)收費系統(tǒng) （或者管控軟件） 的分項應(yīng)收數(shù)、實收數(shù)、拖欠款明細(xì)數(shù)與財務(wù)賬數(shù)據(jù)核對一致。原則上臨時停車收費只能領(lǐng)取單張票面金額 5 元以下的票據(jù)；整本用完后直接向出納