【正文】 、資料要準(zhǔn)確 、語(yǔ)言要簡(jiǎn)練 ， 收集和保存的記錄 及 顧客提供的記錄可以使用復(fù)印件 ； 各 種 管理記錄和報(bào)告要及時(shí)填寫，各 種 操作記錄、監(jiān)視和測(cè)量記錄應(yīng)隨時(shí)整理，不得后補(bǔ)、偽造 ； 記錄填寫完，原則上不允許任何部門或個(gè)人涂改，以確保其原始性、可追溯性，并為制定糾正 與 預(yù)防措施提供依據(jù)。 記錄的填寫 按記錄設(shè)置的項(xiàng)目逐項(xiàng)填寫，不得缺項(xiàng)。負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門建立、保存和管理有關(guān)的記錄，建立公司程序文件規(guī)定的記錄清單 ； 各部門負(fù)責(zé) 體系運(yùn)行所需記錄的編制、上報(bào)、標(biāo)識(shí)、編號(hào)、歸檔、保存和處理工作，并按本程序規(guī)定的要求具體實(shí)施記錄的控制 、 管理、監(jiān) 督和檢查指導(dǎo)。 2 適用 范圍 本程序適用于公司 管理體系 記錄的管理。 每年 辦公室 負(fù)責(zé)組織對(duì)公司體系文件的有效性進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)按照本程序條款的有關(guān)規(guī)定予以修改。新版文件生效時(shí)，原版文件同時(shí)作廢。文件使用人員負(fù)責(zé)進(jìn)行換頁(yè)處理，作廢頁(yè)按本程序 條款的規(guī)定統(tǒng)一銷毀。即在原有文 字上劃兩道橫線，并在原有文字的適當(dāng)位置寫出更改后的內(nèi)容，并加蓋“受控文件”印章。文件的更改經(jīng)審批后，由原制發(fā)部門組織更改。 文件的更改、作廢 文件修訂或更改時(shí)，由原編制部門填寫《文件更改申請(qǐng)單》，由原審批部門和人員負(fù)責(zé)審核、管理者代表批準(zhǔn)。 為積累知識(shí)作為資料保存的失效文件，由留用部門提出申請(qǐng)，經(jīng) 辦公室 批準(zhǔn)，在文件首頁(yè)上加蓋“作廢文件”印章，并在《文件發(fā)放清單》上做 好記錄，由 申請(qǐng)留用部門保管。 當(dāng)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整或人員變更時(shí)，應(yīng)做好文件交接工作。 文件的補(bǔ)領(lǐng) 體系文件在丟失或破損嚴(yán)重影響使用時(shí)，使用人應(yīng)向文件的發(fā)放部門申請(qǐng)補(bǔ)領(lǐng)新文件，經(jīng)發(fā)放部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后 ，即可領(lǐng)取新文件，新文件的受控號(hào)仍然使用原文件的受控號(hào)。 文件的復(fù)制 復(fù)制一、二、三類文件經(jīng)文件的發(fā)放部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后即可復(fù)制，文件的發(fā)放部門應(yīng)對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)和標(biāo)識(shí)，確保清晰無(wú)誤。 文件的管理 文件的編號(hào)方法 HT－ － － 年號(hào) 文件序號(hào) 文件類型 公司 代號(hào) 注：文件已有唯一性編號(hào)的，可采用原編號(hào) 文件類型： A－質(zhì)量 手冊(cè) B－程序文件 C作業(yè)指導(dǎo)文件 W外來(lái)文件 例如質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)為 DFSSC00120xx DFS— 公司代號(hào) SC— 文件類型 001— 文件序號(hào) 20xx— 發(fā)布年號(hào) 建立“本部門受控文件清單” 各部門應(yīng)建立本部門的“ 本部門受控文件 清單”，并對(duì)其變動(dòng)情況實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，隨時(shí)掌握文件的 現(xiàn)行修訂狀態(tài)和有效版本，保證各使用場(chǎng)所文件的適宜性和有效性。 三類文件（技術(shù)作業(yè)文件），由 辦公室 編號(hào)，各職能部門或各車間負(fù)責(zé)登記發(fā)放。 三類文件（技術(shù)作業(yè)文件），由職能部門編寫和修訂，分管領(lǐng)導(dǎo)審核，必要時(shí)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 文件的編制、批準(zhǔn) 一類文件《管理手冊(cè)》由 辦公室 編制，管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。 外來(lái)文件有辦公室負(fù)責(zé)收集 。 程序文件由各職能部門負(fù)責(zé)編寫、修改， 辦公室 負(fù)責(zé)發(fā)放和管理。 辦公室 負(fù)責(zé)公司文件的發(fā)放、登記、編號(hào)和存檔；負(fù)責(zé)對(duì)公司其它部門的文件管理指導(dǎo)、檢查及監(jiān)督考核。 管理者代表負(fù)責(zé)《管理手冊(cè) 》的審核和《程序文件》的批準(zhǔn)、發(fā)布。 3 職責(zé) 辦公室 是本程序的主管歸口部門，負(fù)責(zé)本程序的制定、修改和監(jiān)督考核。 質(zhì) 量 管 理 體 系 程序文件 匯編 編寫： 馬瑛瑛 審核： 馬瑛瑛 批準(zhǔn)： 王 政 濰坊 東方盛化工 有限公司 程序文件目錄 序號(hào) 名 稱 編 號(hào) 備 注 1 文件控制程序 2 記錄控制程序 3 采購(gòu)控制程序 4 生產(chǎn)和服務(wù)提供控制程序 5 顧客滿意度 控制程序 6 內(nèi)部審核控制程序 7 不符合控制程序 8 糾正 /預(yù)防措施控制程序 文件控制程序 （ ） 1 目的 對(duì)管理體系所要求的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)部門和場(chǎng)所使用的文件規(guī)范并有效。 2 適用范圍 適用于公司質(zhì)量和 文件和資料的控制。 總經(jīng)理負(fù)責(zé)《管理手冊(cè)》的批準(zhǔn)、發(fā)布。 公司各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)參與分管部門編制的公司程序文件的審核。 辦公室 負(fù)責(zé)《管理手冊(cè)》編制、修改、發(fā)放和管理。 公司各職能部門負(fù)責(zé)本部門專有文件的編寫、審核與管理 。 4 工作程序 文件的分類 一類文件（體系文件）：《管理手冊(cè)》； 二類文 件（體系程序文件）： 各職能部門制定的《程序文件》； 三類文件（技術(shù)作業(yè)文件）： 國(guó)家 /行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、圖紙、作業(yè) 指導(dǎo)書等。 二類文件《程序文件》由各職能部門負(fù)責(zé)編寫和修訂，分管領(lǐng)導(dǎo)審核，管理者代表批準(zhǔn)。 文件的編號(hào)與發(fā)放 一類文件和二類文件由 辦公室 負(fù)責(zé)受控標(biāo)識(shí)、編號(hào)和登記 發(fā)放。 一、二、三類文件接收和發(fā)放均應(yīng)使用《文件發(fā)放清單》。 文件的借閱 借閱一、二、三類文件應(yīng)填寫“文件（記錄）借閱清單”，經(jīng)文件保管部門的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，即可借閱，涉密文件經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。復(fù)制文件的發(fā)放按照 的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。破損文件應(yīng)同時(shí)上交發(fā)放部門。 作廢文件的銷毀和留用 作廢的和超過(guò)保管期的一、二、三類文件，由文件制定部門負(fù)責(zé)收回，并在《文件發(fā)放清單》上做好記錄，各部門銷毀文件，及時(shí)登記在《文件銷毀清單》上，并附《文件（記錄）銷毀申請(qǐng)單》。 文件的保管、歸檔 文件保管、歸檔應(yīng)編目整齊，保存完好，各部門在撤銷、合并時(shí)，應(yīng)將全部文件向上一級(jí)文件管理部門移交。當(dāng)原編制或?qū)徟块T因機(jī)構(gòu)調(diào)整已被撤消時(shí)，由具有相應(yīng)職能的部門和人員負(fù)責(zé)文件更改的提出或?qū)徟?，但必須獲取原審批所需的背景資料。 一、二、三類文件的更改方式采用劃改、換頁(yè)和換版： a）劃改：部分更改采用“劃改”的方法，在原有文件相應(yīng)條款處進(jìn)行修改。 b）換頁(yè)：為保持文件的嚴(yán)肅性和便于閱讀，文件累計(jì)更改面積不得大于該頁(yè)有效面積的 1/4 或劃改次數(shù)不得超過(guò) 4 次，否則必須作換頁(yè)處理。 c）換版：文件有重大更改或重新排版時(shí)需要換版，換版工作按本程序 條款的有關(guān)規(guī) 定執(zhí)行。換 版的作廢文件由文件制發(fā)部門負(fù)責(zé)收回，按本程序 條款的規(guī)定統(tǒng)一銷毀。 5 相關(guān)文件 a） DFSSC00120xx《質(zhì)量手冊(cè) 手冊(cè)》 b） CXBG00120xx《文件控制程序》 c） CXBG00220xx《記錄控制程序》 6 相關(guān)記錄 a）《受控文件