【正文】 許多醫(yī)療公司在銷售藥品時，都會給醫(yī)院采購人員和醫(yī)生 銷售傭金， 有時傭金高達 40％，這樣 “ 重賞 ” 之下，所導(dǎo)致的后果是，促使醫(yī)生開 大藥方，一場感冒就得上千元。如果清倉處理這批原材料，公司要損失 4萬元。其原因：一是控制制度不健全，對需求和市場估計不足；二是采購人員故意 所為，以獲取私利而盲目采購。 （ 4）采購與付款業(yè)務(wù)常見弊端 公司采購與付款環(huán)節(jié)常見的弊端主要表現(xiàn)一下幾個方面，這些弊端如果不 加以合理控制，可能會導(dǎo)致采購成本上升，現(xiàn)金大量流失，甚至公司的財務(wù)被 侵吞。除非結(jié)算起點以下的尾數(shù)清 算或者零星的其他費用，不便于銀行結(jié)算的。 付款憑單制度既可以控制出納人員付款，又可以防止重復(fù)支付貨款。 對于公司購貨業(yè)務(wù)發(fā)生的應(yīng)付款，應(yīng)由財會部門授權(quán)專人負責(zé)，定期與對方核對 賬項，保證無誤。財會 根據(jù) “ 入庫單 ” 登記總賬和明細賬，解脫采購責(zé)任，明確保管責(zé)任；同時根據(jù)合同與供 貨單位開具的 “ 專用發(fā)票 ” 核對，按規(guī)定的結(jié)算方式付款。同時 采購物資的責(zé)任轉(zhuǎn)移到倉庫保管部門。 驗收崗位人員必須對入庫的貨物負全部責(zé)任，堅決杜絕不檢驗、不經(jīng)計 量就直接入庫；更要杜絕沒見實物就簽收入庫單。對不合格的商品或勞務(wù)， 通知采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理意見。公司應(yīng)根據(jù)財政部 《 內(nèi)部會計控制規(guī)范 —— 采購與付款 》 的規(guī)定建立驗收制度。 采購人員一般不許一人進行大宗采購，而且必須講明價格折扣情況，必要 時要有監(jiān)督人員進行事后調(diào)查回訪，堅決杜絕采購業(yè)務(wù)人員私自拿回扣。大額或重要物資訂貨時一定要招標，貨比 多家，不準從一家供貨商進貨。 ② 訂貨環(huán)節(jié) 訂貨必須是采購部門的獲得授權(quán)的人員，而且實行輪崗制度。 保持定期對賬。 ⑤ 記賬 財會人員根據(jù)上述原始憑證編制記賬憑證，根據(jù)記賬憑證登記總賬、明細帳。然后將物質(zhì)送到指定地點。 ② 訂貨 采購部門根據(jù)批準的請購單向符合信用單位和質(zhì)量標準的供應(yīng)商采購訂貨。以大型工業(yè)制造公司為例，其業(yè)務(wù)流程一般包括五個環(huán)節(jié)： ① 請購 公司生產(chǎn)或采購部門根據(jù)經(jīng)營需要和倉儲實際情況，按照采購預(yù)算或采購計劃提出采購申請。要準確反映公司對外負債情況，保證應(yīng)付賬款的真實、 合理以及授權(quán)支付，合理揭示采購業(yè)務(wù)中所享受的折扣與折讓 情況等。 （ 1）采購預(yù)付款的控制目標 采購預(yù)付款的基本控制目標是： 規(guī)范采購預(yù)付款行為，防 范采購預(yù)付款過程中的差錯和舞弊發(fā)生，提高采購活動的經(jīng)濟 效益。因 此公司必須按照 《 企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第 7號－采購業(yè)務(wù) 》 規(guī)定，結(jié)合本單位實際制 定控制措施，并嚴格組織實施。 內(nèi)部控制規(guī)范就是以關(guān)鍵點為核心，制定員工操作 規(guī)范和業(yè)務(wù)操作指南，也是檢查和監(jiān)督的重點部位。而是抓住關(guān)鍵的控制環(huán)節(jié)，有針對的進行控制， 有針對性的設(shè)計內(nèi)部控制制度。 這個過程實質(zhì)上是對風(fēng)險進行評估，是對可能出現(xiàn)的錯誤 和問題進行預(yù)計和設(shè)想，目的是保證業(yè)務(wù)流程控制有效、順利 進行。 （ 4）分析常見的內(nèi)部控制缺陷 準確的說，公司的每一個業(yè)務(wù)循環(huán)運行過程中，都存在 著風(fēng)險，比如記錄錯誤、違章操作、非法交易、欺詐舞弊等等。各級管理層必須在授權(quán)的范 圍內(nèi)行使職權(quán)，經(jīng)辦人員也必須在授權(quán)范圍內(nèi)辦理業(yè)務(wù)。 崗位分工又稱職責(zé)分工，就是要求公司根據(jù)不相容職務(wù)分離 的原則，合理設(shè)計生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)流程鏈條上的工作崗位，明確崗 位職責(zé)權(quán)限，實行崗位責(zé)任制，達到各個崗位相互制衡的機制。 在這里會計的作用明顯，一定以會計需要為主，實施 完整的會計控制，避免損失，堵塞一切漏洞。 要控制這些環(huán)節(jié)或過程，必須設(shè)置若干崗位，實行具體操 作分工，所以，公司必須進行整個流程中那個崗位與那個崗位 銜接，信息（業(yè)務(wù)憑證或資金）向那個方向傳遞。每一具體環(huán)節(jié)的具體目標 都實現(xiàn)了，基本目標也就實現(xiàn)了。 因為各個業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)有本質(zhì)區(qū)別，所以，要一個 個分別設(shè)置具體目標。 控制目標是分為基本目標與具體目標的，這里要按生產(chǎn)經(jīng) 營業(yè)務(wù)流程的循環(huán)環(huán)節(jié)控制，所指目標當(dāng)然是具體目標。 我們已經(jīng)明確三個循 環(huán)過程，也稱為環(huán)節(jié)，真正控制這些環(huán)節(jié)，必須 按下列五個方面進行工作，所以，在本節(jié)我要講 述五個問題： （ 1） 設(shè)定該環(huán)節(jié)控制目標 （ 2）明確該環(huán)節(jié)的信息傳遞流程 （ 3）崗位分工與授權(quán)管理 （ 4）找出常見的內(nèi)部控制缺陷 （ 5）設(shè)置控制關(guān)鍵點 （ 1）設(shè)定該環(huán)節(jié)控制目標 控制目標是實施內(nèi)部控制的最終目的，也是評價內(nèi)部控制 的主要標準和依據(jù)。 主要有下面四節(jié)內(nèi)容： 下面我們分別研究各個具體內(nèi)容。 這樣，就 要求我們將經(jīng)營過程分為若干業(yè)務(wù)循環(huán)，然后 按環(huán)節(jié)去實施控制措施。（第四）業(yè)務(wù)流程控制 公司 內(nèi)部控制是一項龐大而又極其復(fù)雜的 系統(tǒng)工程，涉及到生產(chǎn)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)或方 面，不僅包括董事長、總經(jīng)理等高層管理人 員，也包括每一個員工。 由于公司實施的內(nèi)部 控制措施和方法，是體現(xiàn)在具體業(yè)務(wù)層面上 的 ，所以從業(yè)務(wù)流程入手進行內(nèi)部控制，有 利于內(nèi)部控制措施與具體業(yè)務(wù)融合。 這就必然要有業(yè)務(wù)流程劃分： 公司業(yè)務(wù)流程圖 從公司的業(yè)務(wù)流程圖可見，業(yè)務(wù)流程主要是 三個階段，即：采購與付款循環(huán)、存貨與生 產(chǎn)循環(huán)、銷售與收款循環(huán)，構(gòu)成整個經(jīng)營過程 正因為公司的生產(chǎn)經(jīng)營過程是如此三個 循環(huán)過程或稱作環(huán)節(jié)，所以本部分講述內(nèi)容 就按照業(yè)務(wù)流程的三個環(huán)節(jié)講述控制辦法。 所謂業(yè)務(wù)流程就是指處理某一具體經(jīng)濟業(yè)務(wù)的 工作程序和先后進行順序。因此，公司實施各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)控制時，首 先應(yīng)確定控制目標，然后依據(jù)這個具體目標找出控制要素和關(guān) 鍵控制點，這樣，才能保證控制達到理想程度。只有 具體目標一個個分別實現(xiàn)，基本目標才能實現(xiàn)。 每一個具體目標實現(xiàn)了，總結(jié)一次，就會鼓舞士氣，激 勵人們?nèi)崿F(xiàn)下一環(huán)節(jié)的具體目標。 （ 2）明確該環(huán)節(jié)的信息傳遞流程 整個公司生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)流程應(yīng)該是采購供應(yīng)環(huán)節(jié)、生產(chǎn) 環(huán)節(jié)、銷售環(huán)節(jié)，稱為供產(chǎn)銷三個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)；但同時又是公司 資金運動的：貨幣資金 —— 儲備資金 —— 生產(chǎn)資金 —— 成品資 金 —— 貨幣資金的循環(huán)過程。這個信息傳 遞路線必須明確，而且其傳遞路線不合理，就會效率低下，而 且產(chǎn)生漏洞和風(fēng)險。 （ 3）進行崗位分工和授權(quán)管理 進行崗位分工和授權(quán)管理是公司內(nèi)部控制的主要措施。 授權(quán)管理又稱為授權(quán)批準控制，要求公司明確規(guī)定各個工作崗 位的權(quán)力，使用范圍，程序及責(zé)任。 這是業(yè)務(wù)流程控制的極其重要問題，必須杜絕非崗位人員進 行操作，更要杜絕超越授權(quán)行使職責(zé)，一旦發(fā)生就會破壞整個企 業(yè)的內(nèi)部控制，使生產(chǎn)經(jīng)營過程混亂，效益低下。 因此，公司必須在事前對該循環(huán)過程可能出現(xiàn)的錯誤和問題進行 分析、梳理，然后有針對性的制定防范措施，彌補內(nèi)部控制缺陷 ，有的放矢進行業(yè)務(wù)流程控制。 （ 5） 設(shè)置內(nèi)部控制關(guān)鍵點 公司內(nèi)部控制要遵循成本效益原則，這就制約著 內(nèi)部控制不可能面面俱到，不分大小輕重，一律進行 控制。我們這里所說的關(guān)鍵點 就是業(yè)務(wù)流程中容易產(chǎn)生風(fēng)險的環(huán)節(jié)或者崗位，抓住了 關(guān)鍵點，就等于抓住牛鼻子，也就是抓住主要矛盾，其 他矛盾也就迎刃而解了。 采購是公司開展業(yè)務(wù)活動的基本前提， 建立和完善采購與付款控制制度，是控 制業(yè)務(wù)過程的第一步，倘若發(fā)生任何差錯和 舞弊，都將影響整個業(yè)務(wù)活動正常進行。 在這一部分我主要講述以下 4個問題： （ 1）采購預(yù)付款的控制目標 （ 2）采購預(yù)付款的業(yè)務(wù)流程 （ 3）具體控制的要點 （ 4）采購與付款常見的弊端。 為了實現(xiàn)這個目標，所生產(chǎn)的商品與勞務(wù)必須滿足銷售的 要求，并在一個合適的時間范圍內(nèi)以最合理的價格獲得，確保 已采購的和公司有效運營所必須的商品和勞務(wù)有責(zé)任人員承擔(dān) 責(zé)任。 （ 2）采購預(yù)付款的業(yè)務(wù)流程 采購預(yù)付款的業(yè)務(wù)流程包括商品與勞務(wù)采購相關(guān)的所有活動，這些業(yè)務(wù)活動的最終結(jié)果，都要反映到 “ 存貨 ” 總賬和相應(yīng)的明細賬中。獲得審批授權(quán)的審批人按相關(guān)規(guī)定對請購單作出批示。 ③ 驗收 采購的物資抵達后，按照訂單和合同進行驗收，并在驗收單上記錄驗收情況、計量貨物數(shù)量金額，確保物資與訂單或合同規(guī)定的相一致。 ④ 付款 財會部門收到供貨商轉(zhuǎn)來的發(fā)票及銀行結(jié)算單證后，認真核對內(nèi)容，并與入庫單、定貨單、核對后辦理支付手續(xù)，支付貨款。同時倉庫保管人員依據(jù)入庫單登記保管賬簿。 （ 3）具體控制要點 ① 請購環(huán)節(jié) 請購人員必須是獲得授權(quán)的生產(chǎn)管理或采購部門人員，而且必須根據(jù) 采購預(yù)算或者實際需要開立申請，堅決杜絕無計劃采購、不及時采購，確 保生產(chǎn)經(jīng)營活動順利進行。 小額零星采購，就近直接購買。價格上必須要多家對比，考慮性價比，運輸途 程，供應(yīng)時間，信用狀況，交貨條件，結(jié)算方式，違約責(zé)任等綜合考慮。 ③ 驗收環(huán)節(jié) 有效的訂單合同代表公司已授權(quán)倉庫保管部門接受供應(yīng)商提供的商品或勞 務(wù)。授權(quán)倉庫或?qū)ｉT的驗收部門對所購商品 或勞務(wù)進行驗收，并出具驗收報告。對于退貨、換貨 或折讓等方式解決的，應(yīng)協(xié)助采購部門辦理手續(xù)或退回貨物。 采購人員只有憑 “ 入庫單 ” 、供貨單位開具的 “ 專用發(fā)票 ” 才