【正文】 目 錄 程序匯編 文件和資料控制程序 記錄控制程序 客戶申投訴處理程序 內(nèi)部檢查控制程序 人員培訓(xùn)程序 物資采購控制程序 防止生產(chǎn)經(jīng)營過程禁用物質(zhì)污染程序 表格匯編 1. 有機(jī)原料運(yùn)輸記錄 2. 原料接收記錄 3. 出入庫記錄 4. 加工記錄 5. 加工廢棄物處理記錄 6. 不合格產(chǎn)品處理記錄 7. 產(chǎn)品運(yùn)輸記錄 德 信誠 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費(fèi)資料下載請進(jìn)： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) 8. 產(chǎn)品銷售記錄 9. 設(shè)備維修記錄 、投訴記錄 德 信誠 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費(fèi)資料下載請進(jìn)： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) 1 文件和資料控制程序 目的和范圍 對有機(jī)油茶籽生產(chǎn)質(zhì)量管理體系所要求的文件、資料應(yīng)實(shí)行有效控制，以保證使用的文件最新有效，并確保在使用時(shí)可獲得適用文件的有效版本。 適用于與本公司有機(jī)油茶籽生產(chǎn)質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的文件、資料控制。 程序 有機(jī)油茶籽生產(chǎn)質(zhì)量管理類文件： a、有機(jī)油茶籽生產(chǎn)質(zhì)量管理手冊； b、程序文件； c、管理作業(yè)文件，如各種生產(chǎn)管理操作規(guī)程、各種“制度”、“管理辦法”等。 e、外來文件：國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、與質(zhì)量管理有關(guān)的法律法規(guī)、行政文件等。 文件的標(biāo)識 a、受控文件在封面上有“受控”選項(xiàng)并編號。 c、作廢留用文件蓋“作廢留用”印章。 文件的更改 a、文件的更改由文件原編寫部門提出更改申請，經(jīng)原審批部門或負(fù)責(zé)人審批后方可更改； b、批準(zhǔn)后的文件更改內(nèi)容，由有機(jī)油茶籽生產(chǎn)管理者組織各部門統(tǒng)一進(jìn)行更改，并要要訂履歷中作記錄； c、所有被更改換下的文件由辦公室負(fù)責(zé)回收處理，以確保文件有效、統(tǒng)一 。 文件現(xiàn)行修訂狀態(tài)標(biāo)識 a、一般劃改為“文件更改專用章”標(biāo)識； b、換頁用“換頁專用章”標(biāo)識，并注明換頁； c、換版用版次號識別 ，即 A 版、 B 版、 C 版； 文件的改版、作廢和留用 a、文件經(jīng)多次更改影響使用或文件需進(jìn)行大副修改時(shí)，應(yīng)進(jìn)行改版，并重新發(fā)布，換版后原版文件作廢； 德 信誠 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費(fèi)資料下載請進(jìn)： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) b、書面作廢文件由文件管理人員根據(jù)《質(zhì)量文件資料發(fā)放記錄》收回，并填寫《質(zhì)量文件資料回收記錄》，同時(shí)加蓋“作廢”印章停止使用。 文件的管理 a、文件經(jīng)審批后，原版文件按要求經(jīng)審核和授權(quán)人員批準(zhǔn)后交文件管理人員歸檔，管理人員應(yīng)有《受控文件清單》；存入軟盤的文件也由管理員進(jìn)行歸檔登記，為防丟失，存入軟盤的文件均應(yīng)有備份； b、需臨時(shí)借用文件時(shí)，借用者填寫《文件資料借用記錄》； c、文件管理人員每年定期檢查各類在用文件的有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告本部門負(fù)責(zé)人處理； d、凡對管理體系的有效性起關(guān)鍵作用的崗位，都能夠得到相關(guān)文件的現(xiàn)行有效版本； e、文件管理人員在發(fā)放新文件時(shí)，應(yīng)同時(shí)從所有發(fā)放和使用場所收回失效 文件或采取其它措施防止誤用。 德 信誠 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費(fèi)資料下載請進(jìn)： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) 作為記錄的文件應(yīng)執(zhí)行《記錄控制程序》。 范圍 本程序適用于 DXC 公司有機(jī)油茶籽生產(chǎn)質(zhì)量管理體系運(yùn)行中的各種質(zhì)量記錄和所有的記錄控制。 程序 記錄的種類 a、管理體系運(yùn)行符合性記錄 b、產(chǎn)品符合性證實(shí)記錄 記錄的編碼 記錄的標(biāo)識按《文件和資料控制程序》執(zhí)行，如果同一記錄用在不同的生產(chǎn)管理工作環(huán)節(jié)，在記錄編號后面加英文大寫字母識別。 記錄填寫 a、記錄填寫要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項(xiàng)目，應(yīng)說 明理由，并將該項(xiàng)目用單杠劃去；各相關(guān)內(nèi)容的負(fù)責(zé)人簽名不允許空白； b、如因筆誤或者計(jì)算錯(cuò)誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)釆用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，更改人姓名及日期。 d、不按要求填寫記錄，使用部門有權(quán)拒收。并把所有記錄，依日期整理好，以便檢索；所有的記錄應(yīng)保持清潔，字跡清 晰，各部門按規(guī)定保存記錄； b、有機(jī)生產(chǎn)管理記錄應(yīng)至少保存 5 年； c、辦公室每年要檢查一次各部門記錄的使用、管理情況。 b、記錄的貯存應(yīng)保持干燥通風(fēng)，注意做好防火、防蟲蛀、防潮等工作避免損壞和變質(zhì)。 d、記錄的保存和管理應(yīng)便于查閱，且方便信息檢索。 記錄的借閱 a、所有記錄未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)復(fù)印、不準(zhǔn)私自外借。 b、特殊情況下，如顧客或其代表需要評價(jià)時(shí)，須經(jīng)洋縣紅巖油茶籽種植專業(yè)公司有機(jī)管理者代表簽字批準(zhǔn)后方可外借。 d、任何人不得在記錄上亂涂亂畫，確保文件的清晰、整潔和完好。 b、各部門將更改后的記錄樣式及批準(zhǔn)后的“文件更改申請表”交至質(zhì)檢部，質(zhì)檢部對“記錄清單”進(jìn)行更新。 b、有的記錄已到了保存期，但由于條件變化，仍需保存，也可由辦公室負(fù)責(zé)人員申請，報(bào)有機(jī)油茶籽生產(chǎn)管理者批準(zhǔn)，繼續(xù)延長保存期。 適合于本公司有機(jī)油茶籽生產(chǎn)和銷售過程中的出現(xiàn)的各種投訴。 程序 投訴的形式 a、可通過電話，來函形式投訴； b、可直接在公司市場部或本公司銷售網(wǎng)點(diǎn)投訴。 2）若是以函件形式投訴，應(yīng)將函件附于登記表之后。 4）市場部及時(shí)將申、投訴材料轉(zhuǎn)交給質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)小組。 b、若投訴屬于消費(fèi)者使用不當(dāng)造成的，與產(chǎn)品質(zhì)量無關(guān)，則通知投訴方，不予受理，并向其說明理由。 d、傾聽顧客的訴說：工作人員應(yīng)該以微笑緩和自己和顧客的情緒，以關(guān)心的態(tài)度傾聽顧客的訴說，然后用自己的話把顧客的抱怨重復(fù)一遍，確信你已經(jīng)理解了顧客抱怨的問題所在，而且對此已與顧客達(dá)成一致。 e、若投訴確屬本公司產(chǎn)品存在缺陷，則應(yīng)進(jìn)行調(diào)查，跟蹤查找出現(xiàn)缺陷的生產(chǎn)環(huán)節(jié)，查清直接責(zé)任人。 g、質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)小組對造成責(zé)任事故的部門或個(gè)人，責(zé)成其限期糾正或整改，對造成經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)損失的，根據(jù)其責(zé)任程度，給予一定的經(jīng)濟(jì)處罰。 德 信誠 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費(fèi)資料下載請進(jìn)： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) i、記錄 ：對于較復(fù)雜的事件，工作人員需詳細(xì)詢問顧客問題發(fā)生的緣由與過程，詳細(xì)記錄事件的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事情經(jīng)過等細(xì)節(jié)內(nèi)容，理解顧客的心情，按照抱怨的程序逐級呈報(bào)尋求解決問題的辦法，并給予顧客確實(shí)的回復(fù)時(shí)間。并與公司及顧客研究。 適用范圍 本程序適用于 DXC 公司有機(jī)油茶籽生產(chǎn)管理體系檢查活動。 b 有機(jī)管理者代表確定檢查時(shí)間，任命內(nèi)部檢查組長，檢查組長確定檢查人員并進(jìn)行分工，內(nèi)部檢查組長制定計(jì)劃。 d 內(nèi)部檢查人員必須熟悉內(nèi)部檢查計(jì)劃，參加內(nèi)部檢查全過程，填寫 檢查表。 e 各部門配合內(nèi)部檢查員實(shí)施檢查，并負(fù)責(zé)對本部門的不符合項(xiàng)制定糾正措施并實(shí)施改進(jìn)。 內(nèi)部檢查員檢查時(shí)公司應(yīng)確保 a 將檢查結(jié)果通知被檢 查部門的負(fù)責(zé)人； b 及時(shí)采取適宜的糾正措施； c 將檢查的內(nèi)容和結(jié)果形成文件。 b 一般每年進(jìn)行至少一次內(nèi)部檢查，全年計(jì)劃要覆蓋全部過程和要素。 內(nèi)部檢查的準(zhǔn)備 a 公司有機(jī)管理者根據(jù)受檢查部門及工作內(nèi)容任命內(nèi)部檢查組長，內(nèi)部檢查組長確定內(nèi)部檢查組成員和內(nèi)部 檢查時(shí)間，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，成立內(nèi)部檢查小組。 c 內(nèi)部檢查組長準(zhǔn)備內(nèi)部檢查所依據(jù)的文件，并安排內(nèi)部檢查組成員編制內(nèi)部 德 信誠 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費(fèi)資料下載請進(jìn)： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) 檢查專用文件，其中： 1)“內(nèi)部檢查實(shí)施計(jì)劃”，由內(nèi)部檢查組長編制，并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)； 2)“內(nèi)部檢查檢查表”由各位內(nèi)部檢查員分頭編制。 b 內(nèi)部檢查組按照“內(nèi)部檢查表”進(jìn)行現(xiàn)場檢查。 d 現(xiàn)場檢查結(jié)束后，內(nèi)部檢查組召開內(nèi)部會議，對內(nèi)部檢查工作進(jìn)行小結(jié)，并開具“不合格項(xiàng)”報(bào)告。受檢查部門負(fù)責(zé)人在“不合格項(xiàng)”報(bào)告上簽字確認(rèn)。 f 受檢