【正文】 總經(jīng)理 同意后銷毀。 在記錄使用期內(nèi)，各部門必須把所有記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風(fēng)、干燥的地方，所有的記錄保 持清潔、字跡清晰，各部門按規(guī)定的期限保存記錄。 記錄的填寫、審核、批準(zhǔn)人均應(yīng)手寫簽名，并簽署日期。 審核應(yīng)關(guān)注 內(nèi)容是否正確無誤，有無明顯的錯誤字段錯誤，填寫全不全，是否易認(rèn)。 修改前的記錄應(yīng)能識別，不得用涂改的方式修改記錄。 不得用鉛筆或紅色筆（除非文件規(guī)定）做記錄。 記錄的 標(biāo)識，包括 記錄名稱、 記錄表格編號（按《文件控制程序》執(zhí)行） 、記錄的時(shí)間 、有關(guān)責(zé)任人的簽名 ， 以及分類 識別號 一般為順序號，必要時(shí)可標(biāo)明部門或范圍 。 管理體系文件沒有規(guī)定記錄格式的，由各部門負(fù)責(zé)組織編制，報(bào)管理者代表批準(zhǔn)，由文件管理人員備案后使用。 5. 工作流程 各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的編制、填寫、收集、保管。 4. 定義 記 錄：闡明所取得的結(jié)果 或提供所完成活動證據(jù)的文件。 各部門：負(fù)責(zé)本部門 質(zhì)量、食品安全管理體系 的正確應(yīng)用，及日常整理、保存、保護(hù)、審核有關(guān)的 質(zhì)量、食品安全管理體系 。 2. 適用范圍 適用于與 質(zhì)量、食品安全管理體系 所有相關(guān)的記錄。 記錄的管理 記錄是一種特殊的文件，除遵守本程序 的適用規(guī)定 外，還應(yīng)依據(jù)《記錄控制程序》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行 （如受控分發(fā)、修改等） 。 文件管理和使用部門都可在工作中、內(nèi)部審核和管理評審會議上提出對現(xiàn)有 質(zhì)量、食品安全管理體系 文件進(jìn)行評審，必要時(shí)則予以修改。 文件 的使用和 評審 文件是活動的依據(jù)，應(yīng)得到完全執(zhí)行。 公司內(nèi)部不對外來文件進(jìn)行修訂。 公司員工因工作需要的外來文件，需識別其是否與 質(zhì)量、食品安全管理體系有關(guān)，若有關(guān)，轉(zhuǎn)交公司 行政部 ，執(zhí)行 。 外來文件 國家法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及可能影響公司整體作業(yè)的外來文件 ，由 公司行政部 組織各職能部門識別、收集、獲取，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，進(jìn)行編號和受控標(biāo)識，并按工作需要進(jìn)行分發(fā)，填寫 《 文件分發(fā) /回收登記表》?；厥盏奈募枰鲝U的，由 行政部 填寫《文件銷毀登記表》，應(yīng)經(jīng)原批準(zhǔn) 人批準(zhǔn)后集中銷毀。對需要換版的文件更改，執(zhí)行 和 的規(guī)定，發(fā)放換版后的文件時(shí)收回原文件，在原《文件中發(fā)放 /回收登記》欄注明，執(zhí)行 的規(guī)定。 更改文件的標(biāo)識：文件更改范圍和程度比較小 的 ，如僅更改幾行字且涉及面比較窄時(shí)，只更改狀態(tài)不變動版本 ,如由 變 為 ,修訂狀態(tài)標(biāo)識的跨度由修改人視修改的大小而定 ；對于 多次更改或更改范圍比較大，則應(yīng)升級 版本號，并將修訂狀態(tài)歸 0，如由 變?yōu)?。 因破損或陳舊而需重新領(lǐng)用的文件 ，分發(fā)號不變，并收回相應(yīng)舊文件；因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件分發(fā)號失效， 行政部 做好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。 行政部 定期對各部門文件保管情況進(jìn)行檢查。任何人不得在受控文件上亂涂亂畫，不準(zhǔn)私自外借。 《受控文件清單》 應(yīng)適時(shí)更新以反映實(shí)際。文件發(fā)放應(yīng)包括其引用 的 表格 (記錄格式 )。 文件發(fā)放對象由管理者代表根據(jù)文件使用需要批準(zhǔn) ，保證在文件的使用處有相應(yīng)的文件 。 XXX/QP/012021 文件控制程序 5/77 文件的發(fā)放、保存和管理 質(zhì)量、食品安全管理體系 文件經(jīng)批準(zhǔn)后，原版文件由 行政 部 保存并不得外借。 管理體系文件一律用宋體，名稱用二號字體，一級標(biāo)題用四號字體，二級標(biāo)題用小 四號字體， 一倍半行距 ，加粗 ； 三級標(biāo)題和正文用小四，行距固定為 22。 組織文件編寫 人員時(shí)，應(yīng)包含到該文件涉及到的職能部門的代表。 程序文件由該程序的 歸口 部 門負(fù)責(zé)組織編寫，管理者代表 審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 公司外部使用的 質(zhì)量、食品安全管理體系 文件均不為受控文件 。 公司文件管理員 針對所有受控文件建立公司《受控文件清單》 ，各部門編制本部門的《受控文件清單》 。 a 為 0 時(shí)表示文件還在編寫過程中， b 為 0 時(shí)表示該版本的文件未有修改 。 文件的版本與狀態(tài)： 質(zhì)量、食品安全管理體系 文件應(yīng)標(biāo)明版本和狀態(tài)。 當(dāng)多份文件都引用到相同的表格時(shí)，以 最先引用該表格的文件 為 基礎(chǔ)，相同的表格只能有一個(gè)文件編號。 ） e) 表格（ 記錄格式 ） ： 產(chǎn)生表格 的 文 件編號（去除發(fā)布年份） 順序號版本號。 部門簡稱規(guī)定： 行政部 AD、運(yùn)營 部 OD、 食品安全小組 ST、財(cái)務(wù)部 FD、 采購部 BD、營銷部 MD、 總經(jīng)理 GM，管理者代表 MR。 如 XXX/QP/012021 （ XXX01 號程序文件， 2021 年發(fā)布）。 5. 工作程序 文件分類、編號和版 本標(biāo)識 質(zhì)量、食品安全管理體系 由管理手冊 (包含了質(zhì)量、食品安全管理體系方針、目標(biāo)的附錄 )、程序文件、工作文件、外來文件、表格和記錄五部分組成，分別規(guī)定編號規(guī)則如下： a) 管理手冊：公司代碼 /MM/代號 發(fā)布年號 如 XXX/MM/Q2021（ XXX 質(zhì)量、食品安全管理 手冊， 2021 年發(fā)布）。 4. 定義 受控文件： 是指對文件的有效性進(jìn)行跟蹤管理的文件。 各職能部門負(fù)責(zé)本部門工作范圍內(nèi)與 質(zhì)量、食品安全管理體系 有關(guān)的文件的編寫、審核、存檔和管理。 3. 職責(zé) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司 質(zhì)量 、食品安全管理體系方針、目標(biāo) 文件、質(zhì)量手冊、程序文件和外來文件的批準(zhǔn)。XXX 餐飲管理 服務(wù)有限公司 質(zhì)量、食品安全管理體系 程序文件 匯編 包括 質(zhì)量、食品安全管理 手冊 XXX/MM/Q2021 所有引用程序 編號 XXX/QP/011005 至 XXX/QP/221005 版本： 受控分發(fā)號： 于 2021 年 4 月 8 日發(fā)布并實(shí)施 目 錄 序號 文件編號 文件名稱 版本 頁碼 1 XXX/QP/012021 文件控制程序 3 2 XXX/QP/022021 記錄控制程序 6 3 XXX/QP/032021 管理評審控制程序 8 4 XXX/QP/042021 任職與培訓(xùn)控制程序 11 5 XXX/QP/052021 基礎(chǔ)設(shè)施控制程序 14 6 XXX/QP/062021 與客戶有關(guān)過程控制程序 16 7 XXX/QP/072021 采購控制程序 24 8 XXX/QP/082021 生產(chǎn)服務(wù)提供過程控制程序 9 XXX/QP/092021 監(jiān)視和測量裝置控制程序 27 10 XXX/QP/102021 客戶滿意監(jiān)測控制程序 11 XXX/QP/112021 內(nèi)部審核控制程序 31 12 XXX/QP/122021 產(chǎn)品的監(jiān)視和測量控制程序 13 XXX/QP/132021 不合格品和潛在不安全品控制 程序 14 XXX/QP/142021 糾正和預(yù)防措施控制程序 15 XXX/SP/012021 突發(fā)事件準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序 16 XXX/SP/022021 操作性前提方案控制程序 17 XXX/SP/032021 危害分析的預(yù)備步驟控制程序 18 XXX/SP/042021 危害分析控制程序 19 XXX/SP/052021 HACCP 計(jì)劃控制程序 20 XXX/SP/062021 食品安全驗(yàn)證控制程序 21 XXX/SP/072021 食品召回控制程序 XXX/QP/012021 文件控制程序 3/77 文件控制程序 1. 目的 對與 質(zhì)量、食品安全管理體系 運(yùn)行有關(guān)的文件進(jìn)行控制，保證其適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性和完整性，確保工作現(xiàn)場所使用的相應(yīng)文件為有效版本，防止誤用失效或作廢的文件。 2. 適用范圍 適用于組成公司 質(zhì)量、食品安全管理體系 的文件。 管理者代表負(fù)責(zé)組織編寫和審核質(zhì)量手冊和程序文件 ,批準(zhǔn)工作文件 。 行政部 是文件的歸口 管理 門，負(fù)責(zé)文件的標(biāo)識、發(fā)放與回收，存檔與管理。 所有 質(zhì)量、食品安全管理 活動，應(yīng)以受控文件作為依據(jù)，任何員工使用非受控文件均應(yīng)考慮因此而可能承擔(dān)的責(zé)任。 b) 程序文件：公司代碼 /代號 /順序號 發(fā)布年號 程序文件的代號為 XP， X 可以是其他任何字母， QP 代表質(zhì)量管理體系應(yīng)用或與其他體系共用的程序文件， SP 代表食品安全管理體系要求的程序文件。 XXX/QP/012021 文件控制程序 4/77 c) 工作文件：公司代碼 部門簡稱 /類別 順序號 發(fā)布年號 如 XXXTD/A012021（ XXX 運(yùn)營部 A 類工作 01 號文件， 2021 年發(fā)布）。 d) 外來文件：公司代碼 /順序號 原編號 如 XXX/01ISO9001:2021（ XXX 第 01 號外來文件， ISO9001:2021，如外來文件沒有文號，則只添加發(fā)布年份做后綴。 如 XXX/QP/（ XXX01 號程序文件規(guī)定的第 2 份記錄格式， 版）。 f) 記錄的編號 即記錄標(biāo)識， 執(zhí)行《記錄控制程序》的規(guī)定。 其格式為 ，其中 V 為版本編寫， a 和 b 為自然數(shù)，分別表示版本號和修訂狀態(tài)，用圓點(diǎn)分隔 。 文件受控狀態(tài) 公司 內(nèi)部 使用的 質(zhì)量、食品安全管理體系 文件均為受控文件。 受控制文件清單應(yīng)能體現(xiàn)出程序文件、工作文件和記錄之間的支持和引用關(guān)系。 文件編制、審核、批準(zhǔn) 方針、目標(biāo)和質(zhì)量手冊 由 管理者代表負(fù)責(zé)編制并審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)頒布實(shí)施。 工作文件由需求部門負(fù)責(zé)人組織編制、審核，并由管理者代表批準(zhǔn)。 文件 編制、審核、 批準(zhǔn)時(shí)， 各責(zé)任人應(yīng)填寫《文件生命歷程表》。其他未詳細(xì)規(guī)定事項(xiàng)套用本文件格式。以電子媒體形式保存的文件和資料應(yīng)備份和加密保護(hù)，防止丟失或損壞。由 公司文件管理員 統(tǒng)一復(fù)制 質(zhì)量、食品安全管理體系 文件 ，并在文件封面或第一頁按發(fā)放的先后順序標(biāo)注受控分發(fā)號以作標(biāo)識，然后 發(fā)放到各使用部門或相關(guān)外部人員，填寫“文件發(fā)放 /回收登記表”，由文件使用負(fù)責(zé)人或其主管 簽領(lǐng)。 外部人員僅是借閱文件，應(yīng)由管理者代表批準(zhǔn)后，填寫《文件借閱登記表》，由 公司文件 管理員 統(tǒng)一復(fù)制 并追蹤借閱文件是否按時(shí)歸還 。 文件應(yīng)分門別類標(biāo)識，由使用負(fù)責(zé)人保存于通風(fēng)防潮、防蛀、安全的適宜地方 (現(xiàn)場使用的文件可置于現(xiàn)場，非現(xiàn)場使用的文件 指置于 行政部 )，以防文件損壞。應(yīng)確保文件清晰，易于識別和檢索。在每次內(nèi)部質(zhì)量審核前應(yīng)全面檢查各類在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。 文件的更改 文件更改由文件更改申請部門填寫《文件更改申請表》，由原文件編制部門 和審核人 審核，經(jīng)原文件批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后執(zhí)行更改。 只需要修訂的文件更改，按原文件發(fā)放范圍發(fā)放《文件更改申請表》，由各文件保管人負(fù)責(zé)按《文件更改申請表》要求對原文件標(biāo)注更改，并將《文件更改申請表》附 錄 。 XXX/QP/012021 文件控制程序 6/77 文件回收、作廢與銷毀 當(dāng)文件不適用或文件持有人變動時(shí)， 行政部 應(yīng)將相應(yīng)的文件回收，在原《文件中發(fā)放 /回收登記》欄注明。若需要保留時(shí)，僅保存原件，同時(shí)標(biāo)明“作廢留用”，以防止其非預(yù)期的使用。外來文件應(yīng)編入 單獨(dú)列表 《受控文件清單》 ，并在表頭注明“外來文件” 。 行政部 和外來文件使用部門應(yīng)當(dāng)跟蹤外來文件的發(fā)展， 當(dāng)外來文件有更新版時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版更改，執(zhí)行 規(guī)定，并更新 《受控文件清單》。 若外來文件有不適用之處，應(yīng)在引用該外來文件的文件中予以說明或編制新的文件予以規(guī)范。文件發(fā)布后（包括更改）應(yīng)有很必要的培訓(xùn)，以確保人員對文件的理解。 每次內(nèi)部審 核， 應(yīng)包括 審 核 所有受控文件的有效性，必要時(shí)進(jìn)行修改。 6．相關(guān)文件 記錄控制程序 作業(yè)指導(dǎo)書編寫規(guī)范 7．相關(guān)記錄 XXX/QP/012021 文件控制程序 7/77 XXX/QP/ 受控文件清單 XXX/QP/ 文件生命歷程表 XXX/QP/ 文件發(fā)放 /回收登記表 XXX/QP/ 文件借