【正文】 同時(shí)在使用《工具登記卡》上由經(jīng)辦人簽名確認(rèn)； ③退還的設(shè)備工具入倉程序： ——倉庫管理員根據(jù)使用人的《工具登記卡》上的項(xiàng)目，逐項(xiàng)清點(diǎn)退還工具； ——倉庫管理員按照《物品驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》中的相關(guān)規(guī)定對(duì)退回的設(shè)備工具進(jìn)行驗(yàn)收； ——倉庫管理員應(yīng)在《工具登記卡》上登記，并由使用人所在部門負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后存檔。 (2)退回物品的入倉程序： ①相關(guān)人員將未使用完的物品送到倉庫； ②倉庫管理員應(yīng)根據(jù)核查結(jié)果，按照《物品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收： ——合格品，填寫《物品入庫單》，在備注欄內(nèi)填寫“退回物品入庫”字樣，存入合格品存放區(qū)內(nèi)； ——不合格品，填寫《不合格品處理表》（詳見《物品驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》）后存放在不合格品區(qū)等待處理。 (8)總經(jīng)理審核同意后，交采購員按照《采購管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購。 (6)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核： ①采購計(jì)劃不合理的，應(yīng)及時(shí)予以調(diào)整申購計(jì)劃； ②采購計(jì)劃合理的，財(cái)務(wù)部主管應(yīng)在財(cái)務(wù)審核欄內(nèi)簽署姓名、日期。 (4)倉庫管理員應(yīng)在每月28日前將采購計(jì)劃交公司財(cái)務(wù)部主管審核。 (2)當(dāng)倉庫物品低于規(guī)定的庫存限額時(shí)，應(yīng)及時(shí)填制所需物品的采購計(jì)劃。 (3)各處庫存物品的總額，應(yīng)控制在該處管理費(fèi)用收入加其他各項(xiàng)經(jīng)營收入的總和的40%以下。 四、程序要點(diǎn) 庫存物品的限額標(biāo)準(zhǔn) (1)日常消耗物料的庫存限額： ①一般為每月平均消耗量的兩倍； ②特殊情況另行處理。 公司/各處財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)物品的核算。 三、職責(zé) 公司采購員負(fù)責(zé)物品的采購工作。倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序 一、目的 規(guī)范倉庫管理工作，確保對(duì)倉庫物品進(jìn)行安全、高效、有序的管理。 6．3《文件更改申請(qǐng)》。 6 質(zhì)量記錄 6．1《文件發(fā)放、回收記錄》。 4．11 作為質(zhì)量記錄的文件應(yīng)執(zhí)行《質(zhì)量記錄控制程序》。 4．9 每年半年由物業(yè)部組織對(duì)現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行定期評(píng)審，各部門結(jié)合平時(shí)使用情況進(jìn)行適時(shí)評(píng)審，必要時(shí)予以修改，執(zhí)行4．5條款規(guī)定。 4．8．2 工程科負(fù)責(zé)收集相關(guān)國家、行業(yè)、國際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，統(tǒng)一編號(hào)、加蓋受空印章，分發(fā)到相關(guān)部門使用，并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回。復(fù)制的受控文件必須由資料管理人登記編號(hào)。 4．7．2文件的作廢與銷毀 a）所有失效或作廢文件由相關(guān)部門資料員及時(shí)從所有發(fā)放或使用場所撤出，并標(biāo)注“作廢”字樣，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用； b）為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)； c）對(duì)要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫《文件銷毀申請(qǐng)》，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由物業(yè)部授權(quán)相關(guān)部門銷毀。 c）對(duì)受控文件，各部門資料員應(yīng)及時(shí)填寫本部門使用文件的《部門受控文件清單》。 4．7文件的保存、作廢與銷毀 4．7．1 文件的保存 a）與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須易于識(shí)別、清晰可辯、分類存放在干燥通風(fēng)，安全的地方； b）各部門文件由本部門資料員保管。 4．6文件的領(lǐng)用 a）文件使用者應(yīng)填寫《文件發(fā)放、回收記錄》，經(jīng)相應(yīng)主管部門負(fù)責(zé)人審批方可領(lǐng)用。如果指定其他部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料； c）所有被更改的原文件必須由相應(yīng)主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。 4．5文件的更改 a）質(zhì)量手冊(cè)由物業(yè)部組織更改，填寫《文件更改申請(qǐng)》，經(jīng)管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改，由綜合部發(fā)放。 4．4文件的受控狀況 文件分為‘受控”和“非受拄”兩大類，凡與質(zhì)量體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控文件，由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。 4．3 文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放 文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是適宜的和充分的： 質(zhì)量手冊(cè)由物業(yè)部負(fù)責(zé)組織編寫，由管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，由綜合部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放； 程序文件由各部門負(fù)責(zé)組織編寫，由管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，由綜合部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放； 各部門崗位質(zhì)量職責(zé)由各部門經(jīng)理組織編寫、匯總，由管理者代表審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，綜合部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放； 應(yīng)確保文件使用的各場所都得到相應(yīng)文件的適用版本。 c）各部門其他質(zhì)量文件：部門代碼－文件順序號(hào)－年號(hào) 例如：GC－05－2001，表示工程科于2001年發(fā)放的第5號(hào)文件。 例如：CX41一2001A，表示公司第四章第一個(gè)程序文件2001年第A版。 例如：ZLSC一2001A，表示公司質(zhì)量手冊(cè)2001年第A版。 4．1．4 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)規(guī)范等），由工程科保存。由各相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門保存、使用。 4 程序 4．1 文件分類及保管 4．1．1 質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由綜合部備案保存。 3．5各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和保管。 3．3管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊(cè)和程序文件。 3 職責(zé) 3．1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊(cè)和程序文件。 文 件 控 制 程 序 1 目的 對(duì)與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本。 6 質(zhì)量記錄 6．1《質(zhì)量策劃實(shí)施情況檢查表》。 4．7物業(yè)管理方案完成后，物業(yè)管理方案有關(guān)文件由物業(yè)部負(fù)責(zé)存檔保存。 4．6．2物業(yè)部負(fù)責(zé)監(jiān)督各部門物業(yè)管理方案的實(shí)施，根據(jù)要求協(xié)調(diào)相應(yīng)部門之間的接口和資源配置，填寫《質(zhì)量策劃實(shí)施情況檢查表》以進(jìn)行總體控制，并及時(shí)報(bào)告總經(jīng)理。 4．5物業(yè)管理方案的編制、審批和發(fā)放 4．5．1物業(yè)管理方案由物業(yè)部負(fù)責(zé)人組織編制，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由物業(yè)部以受控文件形式發(fā)放到使用和相關(guān)部門（顧客有要求時(shí)，可發(fā)放給顧客），同時(shí)做好文件發(fā)放登記。 4．5 編制原則為： a）應(yīng)參照質(zhì)量手冊(cè)的有關(guān)內(nèi)容，應(yīng)符合質(zhì)量方針、目標(biāo)，并與質(zhì)量體系文件中的內(nèi)容協(xié)調(diào)一致； b）可引用已有的質(zhì)量文件中的相關(guān)內(nèi)容，并根據(jù)特殊的要求編制新的內(nèi)容； c）物業(yè)管理方案可以作為獨(dú)立的文件，也可以根據(jù)需要作為其他文件（如項(xiàng)目計(jì)劃等）的一部分。 4．3物業(yè)管理方案的內(nèi)容 1目的和范圍；2物業(yè)概況和特點(diǎn)；3管理方式；4組織和資源；5物業(yè)管理的總體目標(biāo)及分項(xiàng)目標(biāo)；6管理文件；7服務(wù)承諾和質(zhì)量措施；8法規(guī)要求；9開辦費(fèi)用預(yù)算；10管理費(fèi)預(yù)算；11效益預(yù)測(cè)；12進(jìn)度安排；13物業(yè)管理方案的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放和更改。策劃的結(jié)果應(yīng)以適于組織運(yùn)作的方式形成文件，《物業(yè)管理方案》。 3．3各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門相關(guān)的質(zhì)量策劃及編制、實(shí)施相應(yīng)的質(zhì)量計(jì)劃。 實(shí)現(xiàn)過程的策劃程序是致力于指定質(zhì)量目標(biāo)并規(guī)定必要的運(yùn)行過程和相關(guān) 3 職責(zé) 3．1管理者代表負(fù)責(zé)批準(zhǔn)有關(guān)部門編制的質(zhì)量計(jì)劃。編號(hào)：時(shí)間：2021年x月x日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第106頁 共106頁實(shí)現(xiàn)過程的策劃程序 1 目的 對(duì)特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同規(guī)定專門的質(zhì)量措施、資源和活動(dòng)順序，以確保滿足規(guī)定要求。 2 適用范圍 適用于與特定產(chǎn)品、項(xiàng)目及合同有關(guān)的質(zhì)量策劃的控制及相應(yīng)的質(zhì)量計(jì)劃的編制、實(shí)施和控制。 3．2物業(yè)部負(fù)責(zé)對(duì)各部門質(zhì)量策劃的實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。 4 程序 4．1對(duì)特定的項(xiàng)目和合同應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量策劃。 4．2進(jìn)行質(zhì)量策劃的時(shí)機(jī) 公司在下列情況下應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量策劃： a）對(duì)承接新的住宅小區(qū)或物業(yè)管理項(xiàng)目； b）現(xiàn)有體系文件未能涵蓋的特殊事項(xiàng)； c）對(duì)剛承接的物業(yè)管理項(xiàng)目的實(shí)施過程進(jìn)行策劃。 4．4 在編制物業(yè)管理方案時(shí)應(yīng)根據(jù)以下要求編制： a）針對(duì)特定項(xiàng)目或合同確定的質(zhì)量目標(biāo)； b）針對(duì)特定項(xiàng)目或合同所需建立的過程和子過程，應(yīng)識(shí)別關(guān)鍵的過程和活動(dòng)；對(duì)過程或涉及的活動(dòng)規(guī)定途徑，并對(duì)這些途徑進(jìn)行評(píng)審和形成文件； c）識(shí)別并提供上述過程所需的資源配置、運(yùn)作階段的劃分、人員的職責(zé)權(quán)限和相互關(guān)系； d）確定過程涉及的驗(yàn)證和確認(rèn)活動(dòng)及驗(yàn)收準(zhǔn)則；對(duì)過程和產(chǎn)品的重要或關(guān)鍵特性，應(yīng)安排測(cè)量和監(jiān)控活動(dòng)；對(duì)其中某些特殊過程的輸出應(yīng)按輸入的要求進(jìn)行驗(yàn)證并確認(rèn)； e）確定為過程和產(chǎn)品的符合性提供證據(jù)的質(zhì)量記錄。 d）編制的文件或物業(yè)管理方案應(yīng)具有可操作性、適宜性。 4．6物業(yè)管理方案的實(shí)施、監(jiān)督和修改 4．6．1各部門在執(zhí)行中應(yīng)按照物業(yè)管理方案的規(guī)定要求進(jìn)行控制，并將物業(yè)管理方案的執(zhí)行情況及時(shí)反饋到物業(yè)部。 4．6．3物業(yè)管理方案的修改 當(dāng)物業(yè)管理方案需要修改時(shí)，由修改部門填寫《文件更改申請(qǐng)》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行修改，按《文件控制程序》執(zhí)行。 5 相關(guān)文件 《文件控制程序》、《物業(yè)管理方案》。 6．2《文件更改申請(qǐng)》。 2 范圍 適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。 3．2副總經(jīng)理負(fù)責(zé)綜合部質(zhì)量手冊(cè)和程序文件的貫徹落實(shí)。 3．4物業(yè)部是文件的主責(zé)部門并負(fù)責(zé)組織對(duì)現(xiàn)有體系文件的定期評(píng)審及修改和資源提供。 3．6各部門資料員負(fù)責(zé)本部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔等。 4．1．2 第三級(jí)文件可分為兩類： a）部門崗位職責(zé)，由各相關(guān)部門自行保存并報(bào)綜合部備案存檔； b）其他質(zhì)量文件：可以是針對(duì)特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同編制的質(zhì)量計(jì)劃其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等，文件的組成應(yīng)適合于其特有的活動(dòng)方式。 4．1．3 公司級(jí)管理性文件，如各種行政管理制度、部分外來的管理性文件，包括與質(zhì)量管理體系有關(guān)的政策，法規(guī)文件等及管理標(biāo)準(zhǔn)（部門管理制度等）部門質(zhì)量記錄文件等，由綜合部保存。 4．2 文件的編號(hào) 4．2．1 質(zhì)量管理體系文件的編號(hào) a）質(zhì)量手冊(cè)： 質(zhì)量手冊(cè)縮寫代號(hào)：ZLSC一版次，手冊(cè)中各章以章節(jié)號(hào)區(qū)分。 b）程序文件縮寫代號(hào): CX一版次，程序中各章以章節(jié)號(hào)區(qū)分。 c）質(zhì)量記錄：主要使用部門代碼一質(zhì)量手冊(cè)中的文件章節(jié)號(hào)一記錄編號(hào) 例如：BG一5．6一01，表示物業(yè)部在程序文件中第5．6章《管理評(píng)審控制程序》中的第1個(gè)質(zhì)量記錄文件。 4．2．2 各部門代號(hào)規(guī)定如下： 物業(yè)部：BG；工程科：GC；服務(wù)中心：FW。文件的發(fā)放、回收要填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。所有受控文件必須在該文件封面右上角加蓋表明其受控狀態(tài)的印章，并注明分發(fā)號(hào)。物業(yè)部應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄； b）其他文件的更改由各相應(yīng)主管部門填寫《文件更改申請(qǐng)單》，經(jīng)原審批部門審批，再由各相應(yīng)部門指定人員進(jìn)行更改、發(fā)放、處理。 d）應(yīng)能識(shí)別所有文件的修訂狀態(tài)，如采用控制清單、修訂一覽表及標(biāo)識(shí)的方式等。 b）因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號(hào)不變，并收回相應(yīng)舊文件；因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并注明已丟失的文件的分發(fā)號(hào)失效；發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。綜合部每季度對(duì)各部門文件保管情況進(jìn)行檢查。每三個(gè)月應(yīng)將清單副本報(bào)綜合部備案，如內(nèi)容沒有變化，應(yīng)通知物業(yè)部； d）任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。 4．7．3文件的復(fù)制 復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人復(fù)制。 4．8 外來文件的控制 4．8．1 收到外來文件的部門，需識(shí)別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。 4．8．3 各部門要把上述標(biāo)準(zhǔn)及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件填入“部門受控文件清單”，并報(bào)物業(yè)部備案。 4．10 對(duì)承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。 5 相關(guān)文件 5．1《質(zhì)量記錄控制程序》。 6．2《部門受控文件清單》。 6．4《文件銷毀申請(qǐng)》。 二、適用范圍 使用于物業(yè)部下屬各處的倉庫管理工作。 倉庫管理員負(fù)責(zé)物品驗(yàn)收、入倉、領(lǐng)用手續(xù)的辦理庫存物品的保管。 公司財(cái)務(wù)部主管負(fù)責(zé)倉庫管理工作的監(jiān)督。 (2)常備的零件物品的庫存限額： ①一般為每月平均消耗量的3倍； ②特殊情況另行處理。 物品采購的申請(qǐng) (1)倉庫管理員原則上應(yīng)在每月25日前根據(jù)倉庫實(shí)際庫存量，編制下月物品采購計(jì)劃。 (3)倉庫中無儲(chǔ)存的零星、應(yīng)急物品由使用部門負(fù)責(zé)人填制采購計(jì)劃。 (5)公司財(cái)務(wù)部主管依據(jù)下列內(nèi)容審核： ①倉庫實(shí)際庫存量； ②當(dāng)月實(shí)際消耗量； ③庫存物品的限額標(biāo)準(zhǔn)； ④下月預(yù)計(jì)消耗量； ⑤下月資金預(yù)算。 (7)采購計(jì)劃在每月30日前報(bào)公司總經(jīng)理審批。 物品的入倉程序 (1)物品的入倉程序： ①采購員原則上應(yīng)在物品采購回來的當(dāng)日，將物品送交倉庫驗(yàn)收，特殊情況不能在當(dāng)日入倉的，應(yīng)報(bào)經(jīng)營部經(jīng)理批準(zhǔn)后另行處理； ②如采購員通知物品供應(yīng)商送貨上門，采購員應(yīng)陪同供應(yīng)商一起到倉庫驗(yàn)貨； ③倉庫管理員應(yīng)對(duì)符合購買計(jì)劃的物品按照《物品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收； ④經(jīng)驗(yàn)收合格的物品，倉庫管理員應(yīng)開具《物品入庫單》，并將物品分類存放； ⑤倉庫管理員應(yīng)根據(jù)當(dāng)天的物品驗(yàn)收單，及時(shí)登記物品明細(xì)帳； ⑥倉庫管理員應(yīng)在每日下班前，將《物品入庫單》匯總后，交管理處財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)根據(jù)《會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。 ③倉庫管理員應(yīng)在每日下班前，根據(jù)退回的《物品入庫單》，登記倉庫物品明細(xì)賬，并將《物品入庫單》匯總后交管理處財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)按照《會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理。 ④借用工具入倉程序： ——工具借用人在工具送還倉庫前必須把工具清理干凈； ——倉庫管理員在根據(jù)設(shè)備工具的領(lǐng)用記錄，按照《物品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收； ——倉庫管理員應(yīng)及時(shí)在《工具領(lǐng)用登記卡》上登記。 (2)倉庫物品的存放分類： ①易燃、易爆與揮發(fā)性強(qiáng)的物品； ②吸水性強(qiáng)、容易發(fā)潮、發(fā)霉和生銹的物品； ③常用工具、材料和配件等； ④易碎、易損物品； ⑤食品類。 (4)倉庫區(qū)域劃分的方法： ①在貨架上標(biāo)識(shí)并隔離； ②劃線掛標(biāo)牌。 ②吸水性強(qiáng)、容易發(fā)潮發(fā)霉和生銹的物品存放時(shí)： ——用經(jīng)過防火處理的貨架處置； ——放在干燥的地上或貨架上； ——配備防潮通風(fēng)設(shè)施。