【正文】 ⑤食品： ——放置在經過防水處理的貨架上； ——配備通風、防潮設施。 (2)工具的領用管理： ①工具使用人應憑其所在各部經理簽名確認的《領料單》到倉庫領用工具； ②倉庫管理員應根據使用人《工具領用卡》的記錄，核對原卡上的領用工具是否有重復現象： ——如經核對，已有領用記錄，但沒有報廢或其他處理記錄，倉庫管理員應拒絕發(fā)放； ——如經核對沒有該工具的領用記錄，將工具發(fā)放給領用人后，并在工具領用卡》上登記。 (3)借用工具的領用程序： ①凡因工作需要借用工具的人員，應憑其所在各部經理簽名確認的《工具借領單》，到倉庫辦理工具借用手續(xù)； ②維修人員也可憑有效的維修單借用工具； ③倉庫管理員根據《工具借領單》，與倉庫建立的借用工具登記卡核對無誤后發(fā)放； ④倉庫管理員對借用的工具應根據規(guī)定的歸還期限督促借用人按時歸還。 (2)物品報廢的程序： ①報廢物品經辦人憑其所在各部經理簽名確認的《物品報廢單》到倉庫辦理物品報廢手續(xù)； ②倉庫庫存的物品報廢，由倉庫管理員負責填寫《物品報廢單》； ③倉庫管理員準備好報廢物品的關有原始資料： ——入庫時間； ——物品性能介紹； ——使用時間； ——使用說明； ——其他有關資料。 倉庫物品的清點 (1)每月25日前，倉庫管理員應對倉庫內物品進行逐一清點。 (3)倉庫管理員應將庫存物品明細賬的余額和盤點表上的實物作額進行核對： ①經核對無誤的，倉庫管理員應根據當月發(fā)生的入庫單及出庫單，編制《庫存物品進、耗、存表》，同時編制下月采購計劃； ②如經核對有誤： ——實物多于賬面余額的，應報管理處財務會計根據《會計核算標準作業(yè)程序》中的相關規(guī)定進行賬務處理； ——如實物少于賬面余額的，原則上視具體情況依據公司相關程序處理。 (5)公司財務部會計應于每月25~31日對倉庫物品進行抽樣或全部核對，并在當月31日前將核對結果報財務部主管。 (2)倉庫物品管理的財務資料交財務部經理審核無誤后，加密在管理處財務部長期保存。 五、記錄 《物品入庫單》 《領料單》 《工具借領單》 《工具登記卡》 《物品盤點表》 《倉庫物品進、耗、存報表》 六、相關支持性文件 《采購管理標準作業(yè)程序》 《物品驗收標準作業(yè)程序》 《行政處罰標準作業(yè)程序》 檔案管理標準作業(yè)程序 一、目的 規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。 三、職責 總經理審批檔案的借閱申請及清單。 檔案管理員負責檔案的日常管理工作。Y（英文縮寫）。Z； ②財務部 編號為：CW； ④機電處 編號為：JQ； (3)年份編號：引用年份序號—2000、2002002……。 (5)檔案編號舉例： ①物業(yè)部編號： ※※※—※※—※※※—※※※ 檔案序號 類別編號 部門編號 物業(yè)部編號 ②物業(yè)部編號： ※※※—※※—※※※—※※※ 檔案序號 類別編號 部門編號 物業(yè)部編號 檔案的分類 (1)區(qū)分全宗，按物業(yè)管理的組織機構劃分，全宗可分為以下幾類： ①行政、人事類； ②財務類； ③公共事務類； ④保潔類； ⑤園林綠化類； ⑥機電維修類； ⑦經營類； ⑧品質類。根據物業(yè)管理的物性，我們采用組織機構——問題分類法，如： 收文類 發(fā)文類 合同類 ①　行政人事部 員工人事檔案類 圖紙類 后勤類 收文類 發(fā)文類 報表類 ②　財務部 帳冊類 憑證類 合同類 工程圖紙類 合同類 收文類 發(fā)文類 業(yè)主檔案類 ③　公共事務部 員工檔案類 維修類 投訴類 回訪類 有償服務與多種經營類 計劃總結類 …… 立卷與編制目錄 (1)立卷：就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷。Z—收文； ——物業(yè)財務部報表：※※※—CW—業(yè)主檔案。 (2)編制目錄： ①檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》； ②每一份檔案在歸檔時，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》（內容包括：序號、文件編號、文件標題、頁數、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目）中，以便查閱。 (2)各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業(yè)程序，對檔案的保存價值進行鑒定及標注。 (2)檔案保管的責任部門： ①財務部保管財務檔案； ②行政部、人事部保管公司對內、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料； ③品質部保管ISO9000質量體系文件、資料、質量記錄和員工績效考評檔案； ④經營部保管分供方評審、物業(yè)租憑和多種經營資料； ⑤物業(yè)部服務處保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經營記錄及計劃、總結及物業(yè)部各職能部門需要保管的其他檔案； ⑥各職能部門除經常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。 檔案的密級 (1)檔案的密級分為三級：絕密、機密、普通； ①絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經營、管理、決策、形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案； ②機密檔案包括：ISO9000質量體系文件、重要的會議記錄（紀要）、公司收發(fā)文（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案； ③普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。 (2)副總經理（總經理助理）可查閱分管工作的檔案。 (4)其他人員根據審批查閱有關檔案。 (2)檔案管理員審核其查（借）閱資格： ①權限內（經授權/審批）的按正常手續(xù)辦理； ②權限外的，檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù)： ③屬部門（財務類除外）的檔案，由部門負責人審批；屬管理處的檔案，由管理處經理審批；屬公司的檔案，由總經理審批；財務類的檔案也應由總經理審批。 須復制檔案的，絕密檔案報總經理審批；機密檔案由人事部負責人審批；普通檔案由部門負責人審批。 (2)行政部、人事部經理審核無誤后報總經理審批。 (4)監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。 二、適用范圍 適用于物業(yè)部所有合同的管理工作。 行政部負責公司所有合同的審核、監(jiān)管及歸檔（員工勞動合同除外）。 四、程序要點 合同管理的范圍：包括對外提供服務的合同和對外委托服務的合同。 (2)對外委托服務的合同，包括以下幾類： ①采購合同； ②招標合同； ③勞動合同； ④公司委托顧客（供應商或其他受委托單位）進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同； ⑤其他須進行對外委托服務的合同。 (2)協議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求。 (4)口頭承諾。 合同的制定 (1)一般情況下由合同的執(zhí)行部門負責制定，其內容包括以下條款： ①標的； ②數量和質量（或工作內容）； ③價款或酬金； ④履約期限、地點方式及其他履約條件； ⑤合同終止條件； ⑥違約責任； ⑦專用合同約定的其他必要條款。 合同的評審 (1)評審權限： ①標的在10萬元以下的合同，由總經理委托分管副總經理組織合同執(zhí)行部門及及行政部經理進行評審； ②標的在10~50萬元的合同，由總經理組織有關人員進行評審； ③標的50萬元以上的合同，由董事會進行評審。 ②對外委托服務合同的評審內容： ——分供方的履約能力； ——分供方提供的價格； ——分供方的信譽； ——分供方提供服務的售后服務； ——合同的條款是否明確； ——合同是否違法； ——合同的風險； ——合同履約監(jiān)控能力； ——其他需要評審的內容。非書面的合同除外。 (3)所有書面合同均須加蓋公司印章，合同頁數一頁以上的必須加蓋騎縫章。 (5)公司承諾提供常規(guī)服務和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條塊的限制。 合同的編號與歸檔 (1)書面合同統(tǒng)一進行編號，編號的方法按《檔案管理標準作業(yè)程序》辦理。 (3)行政部歸檔合同原件，合同履行完畢或需分階段付款的，報財務部存檔一份，部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的，按《檔案管理標準作業(yè)程序》辦理復印審批程序后，由部門負責人保管一份復印件。 (4)合同條款涉及保密事項的，有關部門均承擔保密責任。 (2)對外委托服務的合同，由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約，重要的合同由總經理或行政部監(jiān)督履約。 (4)行政部監(jiān)控所有書面合同（員工勞動合同除外）的履約進度，對違反合同進度的及時向總經理匯報。 合同的變更與廢止 合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中需變更廢止情況出現需進行合同條款變更或廢止時，由合同執(zhí)行部門向行政部提出合同變更申請，行政部按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同，重要合同由總經理直接組織變更條款或廢止合同。 合同的統(tǒng)計 每年12月31日前，由行政部對書面合同進行清查統(tǒng)計，寫出專題報告?？偨浝斫o出批示意見，由行政部按總經理批示意見辦理。 五、記錄 《合同評審記錄》 《合同更改通知單》 六、相關支持文件 《檔案管理標準作業(yè)程序》 《對外委托服務標準作業(yè)程序》 《有償便民服務標準作業(yè)程序》 《對外投資管理標準作業(yè)程序》 工作記錄管理標準作業(yè)程序 一、目的 規(guī)范各類工作記錄的管理工作，確保工作記錄的有效性。 三、職責 公司品質部負責對各類記錄的編制、編碼、使用、保存進行審核和實施檢查、監(jiān)督。 四、程序要點 記錄的作用 (1)證據的作用：為體系、過程、活動是否符合規(guī)定提供證據。 (3)追溯的作用：為追溯過程的實施和結果提供追溯。 (2)分供方提供的記錄 記錄形成的要求 (1)應使用規(guī)定的記錄格式。 (3)填寫應及時、準確、完整、清晰。 記錄的標識 (1)記錄由記錄的名稱和記錄的編號及版本與標識予以識別。 (2)具有追溯作用的記錄應編錄應編制記錄的編號（No）。 (2)記錄收集時間： A、連續(xù)收集； B、按月、季、年集中收集?！豆ぷ饔涗浨鍐巍窇S記錄的增刪，表格的更改而更改，以保持其與實際的一致性。 記錄的查閱 (1)記錄應按規(guī)定的路線和時間進行傳遞，以發(fā)揮記錄的使用價值。 記錄歸檔 (1)下列性質的記錄應予歸檔： A、有關物業(yè)接管驗收的記錄； B、有關委托物業(yè)管理合同的記錄； C、有關質量策劃——計劃的記錄； D、有關質量體系文件發(fā)放審批，更改審批的記錄； E、有關組織機構設置，調整和職責權限規(guī)定的記錄； F、有關重大安全責任事故的記錄； G、有關火災、重大治安事件的記錄； H、有關管理評審內部質量審核的記錄； I、有關不合格評審、糾正、預防措施的記錄； J、有關工作檢查、評比的記錄； K、有關員工績效考評的記錄； L、有關工作狀態(tài)、設備檔案的記錄； M、其他有必要作為原始憑證的記錄。 (3)歸檔文件應妥善保存。記錄的貯存環(huán)境應有利于防止丟失、損壞、污染、蟲食，確保記錄的完整性、可使用性。應予歸檔的記錄在未歸檔前由規(guī)定的交歸部門或人員負責保管。 1記錄的處置 (1)保管和歸檔超期的記錄按《檔案管理標準作業(yè)程序》的相應規(guī)定進行位置。 五、記錄 《質量記錄清單》 六、相關支持文件 《質量體系文件編碼管理標準作業(yè)程序》 《質量體系文件和資料管理標準作業(yè)程序》 《檔案管理標準作業(yè)程序》 一、目的 規(guī)范值班管理，確保值班質量。 三、職責 機電處主管負責對值班工作的監(jiān)控。 機電處值班人員負責按此規(guī)程進行值班工作。 (2)接班人員提前15分鐘到達值班崗位。 (4)交班人員主動、簡要地向接班人介紹值班和設備運行情況，重點講明操作注意事項；接班人應認真聆聽，如有疑問可向交班人提問，直至雙方清楚。 (6)交接雙方認為無誤后共同在《機電運行交接班記錄》上簽名確認。 (8)下列情況之一不能交接班： ①上一班運行情況未交代清楚，記錄不規(guī)范，配電室、值班室、操作間不清潔； ②接班人未到崗，交班人不準下班； ③接班人醉酒或其他情況而未找到接班人； ④在倒閘操作和事故處理過程中； ⑤若交接班過程中發(fā)生故障，應停止交接，由交班人負責處理事故，接班人協助。 (2)堅守崗位，不得串崗。 (4)如遇特殊事件，應按突發(fā)事件處理程序進行處理。 停送電操作要領 (1)正常情況下的倒閘操作： ①機電處主管提前兩天書面通知運行組停、送電范圍（包括變壓器報停、啟用）； ②運行組接到通知后，一天內完成以下工作： ——立即通知供配電專業(yè)人員即到現場，根據負荷分布情況實地考察其可行性； ——若不可行應立即匯報情況，并說明原因； ——若可行，則應明確停、送電時間、范圍，填好操作票后，由經理審批，同時將停、送電情況書面通知服務處。 ⑥倒閘操作完成后，運行人員要檢查電梯的運行情況，發(fā)電機操作開關置于自動位置； 做好各項相關記錄。對損壞部分應盡快修復，以恢復正常供電； ③做好各種記錄，重大事故應立即報告物業(yè)部經理。 (2)各專業(yè)值班人員負責各自專業(yè)設備房的衛(wèi)生清潔工作： ①水電工負責配電房、水泵房衛(wèi)生清潔工作； ②空調工負責空調機房衛(wèi)生清潔工作； ③電梯工負責電梯房衛(wèi)生清潔工作。 (4)各專業(yè)早班值班人員為該專業(yè)設備房安全衛(wèi)生責任人。 五、記錄 《值班記錄表》 六、相關支持文件 《機電處員工績效考評實施標準作業(yè)程序》**物業(yè)管理公司規(guī)章制度 一、 目的：規(guī)范全體員工行為，加強本公司員工隊伍的建設，提高員工的基本素質。三、 職責：**物業(yè)管理公司的所有員工有義務嚴守規(guī)章制度、為公司利益而做出貢獻。四、關于服裝、裝束；