【正文】 2004 A/0記 錄 一 覽 表CJBG005 編號：序號標 識記 錄 名 稱頁數(shù)歸檔部門保存期限銷毀記錄(批準人/日期)光大物業(yè)管理有限公司管理體系文件 GDWYQECBG01 2004 A/0內(nèi)部審核實施計劃GDWYCJ006編號：編 制年 月 日現(xiàn)行狀態(tài)□1 □2 □3 □4審 查年 月 日批 準年 月 日性 質○首次 ○例行 ○追加審核時間目 的○評價管理體系是否符合策劃、標準和體系文件的要求；○評價管理體系是否得到實施和保持；○評價管理體系是否具備： ○認證條件 ○監(jiān)督審核要求準 則○ GB/T 190012000標準 GB/T 240011996標準○公司管理體系文件○適用的法律、法規(guī)文件范 圍審核組組長： 組員：日 程 安 排時間受審核對象涉及的過程審核員月日對受審核對象的要求：a)確認審核日程的安排、接受審核 ； b)準時出席首、末次會議。 關于統(tǒng)一采購物資的說明物資類別采購計劃類型申報時間辦公用品半年采購計劃1月、7月清潔用品半年采購計劃1月、7月清潔藥劑季度/月度采購計劃1月、4月、7月、10月工程工具全年采購計劃1月工程材料（常備材料）季度采購計劃1月、4月、7月、10月工程材料（非常備材料）月度采購計劃商品季度采購計劃1月、4月、7月、10月食品、飲料月度采購計劃低值易耗半年采購計劃1月、7月服裝兩年一次采購消防器材半年采購計劃1月固定資產(chǎn)全年采購計劃1月飲用水季度采購計劃1月、4月、7月、10月注：以上用品未列詳盡，請各部門視實際情況作好采購計劃，緊急采購物資按緊急采購預案進行采購。 新建項目籌建期的物資采購計劃及月資金計劃均按項目籌建期開辦費預算執(zhí)行。 中心文員負責匯總本中心各部門采購計劃及資金計劃，制作“中心月（季度/半年/全年）采購計劃匯總表”及“中心月資金計劃匯總表”，行政部文員負責匯總全公司采購計劃及資金計劃，制作“公司月（季度/半年/全年）采購計劃匯總表”及“公司月資金計劃表”。公司在當月5日前審批結束。如申報的物料已提前出現(xiàn)缺少，則在半年、季度或月度采購計劃中補充，并作出說明；如申報的物料比原計劃有所節(jié)余則在下期采購計劃中相應減少，各中心/部門對庫存做好統(tǒng)計工作。 部門根據(jù)全年資金預算、物資需求量和物資保質期分別制定月采購 計劃、季度采購計劃、半年采購計劃、全年采購計劃。a) 資金計劃按月申報，包括：本月的資金支出、月物資領用計劃。 工作總結應包含已完成經(jīng)營指標情況、已完成的主要任務及取得的結果、總結工作取得的心得、經(jīng)驗教訓,以后工作中需要改善的方面。、工作總結、支出計劃。 作廢報紙、雜志書刊、墨盒、硒鼓等廢舊物品應收集以廢品賣出。 節(jié)約使用辦公用品a) 節(jié)約使用紙張。 適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門及租戶。 其它報銷均應遵循財務制度進行報銷。 小型工程維修費用報銷填寫《支出憑單》或者《支票申領單》,附上工程維修《內(nèi)部請示》,經(jīng)部門經(jīng)理、中心主任審核直報公司財務部進行領款手續(xù)。由中心文員領取現(xiàn)金按實際金額發(fā)放。由中心文員領取現(xiàn)金按實際金額發(fā)放。高管級員工每月按照實際費用報銷,最低每月300元。主管級員工每月50元。 通訊費報銷 通訊費主要指手機費報銷。 日常報銷管理規(guī)定 總則 為規(guī)范日常報銷程序,特制訂本規(guī)定。 工服要定時清洗，保證上班時工服干凈整齊。 工服使用年限由行政部進行核定，員工工服使用期滿后報行政部，由行政部根據(jù)工服使用情況統(tǒng)一進行調配。應扣工服費=工服價格套數(shù)（應使用年限－已使用月數(shù)）應使用年限（按月計算） 因工作原因造成工服破損的，應及時自行修補，破損嚴重的告知行政部，并根據(jù)工服情況進行退換。管理人員工服歸個人所有；保安人員、保潔人員、工程人員離職時一律退還工服。 工服管理規(guī)定 工服的領用及退換 員工在辦理錄用手續(xù)后，到行政部辦理工服領取手續(xù)，同時繳納相應的押金，押金條由個人保管。 就餐時要愛護餐廳的桌椅,不要隨便移動,不得損壞公物。 應珍惜糧食,不得多取飯菜。 行政辦公室負責餐廳的具體管理,正常工作日由行政部、管理中心文員統(tǒng)一訂餐。 乘坐出租車管理規(guī)定，應乘坐公交車，遇特殊情況，經(jīng)中心主任確認，可以乘坐出租車； 公司部門經(jīng)理級以上人員乘坐出租車須事先報公司主管領導同意； 特殊情況經(jīng)批準乘出租車的，一般只報單程費用； 出租車費的報銷費：報銷應注明承辦具體事宜，單據(jù)經(jīng)所在單位（中心、公司部門）負責人確認后報辦公室主任審核，并報公司主管領導審批。私自出車產(chǎn)生后果由本人負責； 駕駛同要認真保養(yǎng)車輛，定期檢查車輛狀況，做好日常保養(yǎng)維護，定期更換機油及易損件，并做好車輛維修、保養(yǎng)記錄，保證車輛干凈整潔運行正常； 駕駛員根據(jù)辦公室安排完成出車任務。節(jié)假日期間確有公務需要使用車輛的，需向辦公室說明情況； 外單位人員借用公司車輛，須公司主管領導簽字批準； 除日常公務用車外，車輛使用超過2小時時，需由用車人簽字確認； 機動車油票視同現(xiàn)金管理，須經(jīng)辦公室主任簽字后方可支用。 使用車輛的手續(xù) 公司領導用車可直接通知辦公室安排； 各部門用車須事先填寫《派車單》，由辦公室根據(jù)公務緩急統(tǒng)一安排。 總經(jīng)理辦公室負責統(tǒng)一調配車輛，對車輛維修保養(yǎng)狀況、行駛里程及燃油核算進行管理。 機動車輛管理規(guī)定 總則為嚴格公司車輛的使用管理，特制定本規(guī)定。 使用部門需經(jīng)公司領導的審批簽字后到行政辦公室蓋章,印章管理人員需對蓋章做好記錄,并對蓋章文件進行備案。 印章的使用 各中心、部門篆刻印章需在公司領導的批準后方可刻制。管理員做好歸還記錄。 證件、圖書、檔案借閱規(guī)定因工作需要借出檔案、證件、圖書,需經(jīng)上級批準后到檔案管理人員填寫《資料借閱單》,寫明借閱人、借閱時間,歸還時間方可借出。存檔文件需放置在防潮、防腐、防曬處,電子文件更應注意防磁。 存檔要求對存檔文件進行編號,在記錄表上詳細記錄其名稱、存檔日期、份數(shù)、頁數(shù)、主要內(nèi)容、存檔人。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。 公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。e) 公司向管理中心發(fā)文：公司發(fā)文部門起草文件 總經(jīng)理審核 行政辦公室簽發(fā)、存檔、記錄 中心文員簽收、記錄、存檔并分發(fā)相關部門/人員 附則:。 文件的審批及收發(fā)a) 中心部門向本中心部門或中心主任發(fā)文：發(fā)文部門起草文件 中心文員登記 中心主任審批 中心文員簽發(fā)、存檔接收部門簽收、執(zhí)行。一律按照質量管理體系文件格式編寫。 行文字體a) 對外發(fā)文及內(nèi)部《通知》：字體：仿宋體，標題為加黑三號字，文號為五號字，正文為四號字，行距：單倍行距，間距：標準。f) 公事通知單：公司內(nèi)部同級部門之間發(fā)文時使用。d) 公文處理單:公司外部來文處理時使用。b) 內(nèi)部請示:下級對上級有所請示時使用。f) 收文部門負責文件政策的落實。d) 中心文員為管理中心層文書管理的歸口部門,負責對往來文件進行核稿及收發(fā)、拆封、分文、稽催、校對、監(jiān)印、記錄、檔案管理等事宜。b) 行政辦公室為公司層文書管理的歸口部門,負責對往來文件進行核稿及收發(fā)、拆封、分文、稽催、校對、監(jiān)印、記錄、檔案管理等事宜。 范圍：本規(guī)則所稱文書管理,指公司各部門、中心之間及公司內(nèi)部與外界來往的文書(包括信函、傳真、電報、簽呈等),自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。包括擬好會議議程、提案、匯報總結提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案、落實會場、布置會場等文員做好會議紀要,。 會議安排為避免會議過多或重復,公司正常性會議一律納入例會制,原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容、組織召開。主持人:中心主任,參會人:中心各部門主管。主持人:常務副總,參會人:公司副總、公司部門經(jīng)理、中心主任。主持人:常務副總,參會人:公司副總、總經(jīng)理助理、行政部辦公室主任。 6. 行政管理制度為改進作風,減少會議、縮短會議時間,提高會議質量,特制訂本制度。 關心員工,了解員工,提高員工工作積極性。 按時對員工做績效考核,作好評估并及時反饋。 嚴格遵循公司薪酬體系,認真發(fā)放員工工資,不得出現(xiàn)遺失或遺漏工資。 為新員工做好入職培訓,使全體員工全面了解公司的發(fā)展歷史、規(guī)模、愿景及各項管理制度。 針對公司發(fā)展規(guī)劃做好人員需求計劃,并做好崗位分析,編寫崗位說明書。 未經(jīng)公開或討論的事宜,不得擅自傳播,做執(zhí)行紀律的模范,提倡團結、嚴謹、求實、和諧的人際關系和工作作風。,建立學習型組織,形成輕松舒適而又有條不紊的工作環(huán)境,樹立良好的公司形象。 司機安全行使機動車,做到不犯交規(guī),按時對車輛進行檢修及年檢。對檔案進行分類及妥善保管,不得遺失、損壞并能簡潔快速的進行翻閱；對資料的外借做好登記；做好檔案保密工作。保證物品質量的情況下控制較低的價格。 制訂、完善行政管理制度及各項工作程序,監(jiān)督制度的執(zhí)行情況,做到嚴格控制工作程序。光大物業(yè)管理有限公司管理體系文件 GDWYQECBG01 2004 A/04. 行政辦公室工作流程圖行政辦公室工作環(huán)境管理后勤管理工程項目管理采購人力資源管理文件記錄管理QMS/EMS工作環(huán)境控制管理體系策劃環(huán)境因素識別設備環(huán)境管理工作服管理勞務人員食堂新項目籌備工程資料管理發(fā)放庫管采購培訓勞資人事文件編制、審核、批準文件記錄管理文件編寫管理體系運行內(nèi)審有效性評價管理評審監(jiān)視和測量監(jiān)督檢查持續(xù)改進活動信息交流與溝通記 錄光大物業(yè)管理有限公司管理體系文件 GDWYQECBG01 2004 A/05．工作要求 行政管理工作要求 建立溝通網(wǎng)絡平臺,保證公司上下、內(nèi)外信息交流通暢。1. 高中以上學歷；2. 北京市戶口；3. 有駕照；4. 能熟練操作EXCEL工作表庫管員a) 負責對資產(chǎn)的定期盤點；b) 負責庫房的管理；c) 負責對采購物資的收貨及發(fā)貨；d) 負責勞務食堂的管理；e) 負責公司各中心物資的協(xié)調。1. 具有大專以上或同等學歷；2. 具有一年以上工作經(jīng)驗；3. 有一定組織能力和協(xié)調能力；4. 了解物業(yè)經(jīng)營狀況；5. 熟練掌握辦公室軟件的操作。1. 具有相關專業(yè)大專以上學歷；2. 熟悉國家勞動法律法規(guī)3. 具有一年以上人事工作經(jīng)驗；4. 為人正直、原則性強、溝通協(xié)調能力較強。1. 具有大專以上或同等學歷；2. 具有三年以上人事行政工作經(jīng)驗；3. 具有高度的責任感和嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度；4. 具有較強的溝通協(xié)調能力和獨立解決問題能力；5. 對物業(yè)經(jīng)營略微了解。3. 行政辦公室員工任職條件與崗位職責崗位崗位職責任職條件行政辦公室主任a) 負責制定人力資源的發(fā)展規(guī)劃和年度計劃；b) 協(xié)助公司領導對中層管理人員的晉升或調整；c) 負責制定員工的發(fā)展培訓計劃； d) 負責提出薪酬體系建議；e) 負責制定績效考核具體指標和考核辦法；f) 負責制定制定福利政策；g) 負責人力資源整體管理工作；h) 負責督促檢查公司決定的執(zhí)行與落實；i) 負責擬定公司人事行政各項規(guī)章制度；g) 協(xié)助各部門編制公司年度工作計劃及公司經(jīng)營指標；k) 負責組織起草各類公文函件并審核待簽發(fā)的文稿；l) 負責籌備股東會、董事會、總經(jīng)理辦公會會議的召開；m) 負責協(xié)調、平衡各部門之間及公司內(nèi)外的關系。8. 負責組織各部門識別、評價、確定、更新環(huán)境因素。5. 負責推動管理方針的貫徹及管理目標、指標的完成a) 通過會議、培訓等方式宣傳管理方針、目標指標；b) 將質量目標分解至相關部門并組織制定落實措施；c) 監(jiān)督目標指標落實及完成情況。b) 負責編制公司通用記錄格式。光大物業(yè)管理有限公司管理體系文件 GDWYQECBG0