【正文】 1 2004 A/0目 錄1. 2004年度質(zhì)量目標(biāo)展開(kāi)表 2. 行政辦公室職責(zé) 3. 行政辦公室人員任職條件與崗位職責(zé) 4. 行政辦公室工作流程圖 5. 工作要求 6. 行政管理制度 會(huì)議管理規(guī)定 文件管理規(guī)定 證件、圖書(shū)、檔案管理規(guī)定 印章管理規(guī)定 機(jī)動(dòng)車(chē)輛管理規(guī)定 乘坐出租車(chē)管理規(guī)定 員工就餐管理規(guī)定 工服管理規(guī)定 日常報(bào)銷(xiāo)管理規(guī)定 資源節(jié)約管理規(guī)定 制訂各類(lèi)計(jì)劃/總結(jié)的管理規(guī)定 物資采購(gòu)及管理控制程序 行政表格清單及樣表 7. 人事管理制度 總則 招聘與辭退管理規(guī)定 考勤制度 分配制度 福利管理規(guī)定 獎(jiǎng)懲條例 員工培訓(xùn)制度 員工考核制度 人事表格清單及樣表 8. 環(huán)境因素清單 92光大物業(yè)管理有限公司管理體系文件 GDWYQECBG01 2004 A/01. 年度質(zhì)量目標(biāo)展開(kāi)表CJBG018 編號(hào)：序號(hào)質(zhì)量目標(biāo)目標(biāo)值落實(shí)措施計(jì)劃完成時(shí)間責(zé)任部門(mén)檢查部門(mén)備 注光大物業(yè)管理有限公司管理體系文件 GDWYQECBG01 2004 A/02. 行政辦公室工作職責(zé)1. 負(fù)責(zé)管理體系的策劃、。2. 負(fù)責(zé)組織編制、評(píng)審修訂管理體系文件；3. 負(fù)責(zé)文件的控制，負(fù)責(zé)收集、登記、更新、傳達(dá)適用的法律法規(guī)和其他要求的文件及其管理；4. 負(fù)責(zé)公司記錄的歸口管理:a) 負(fù)責(zé)形成公司“記錄一覽表”。c) 負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)記錄表格的形成、使用。6. 負(fù)責(zé)公司信息交流與溝通的歸口管理工作a) 辦公會(huì)b) 文件傳閱c) 信息溝通7. 負(fù)責(zé)人力資源管理的歸口管理和培訓(xùn)工作a) 人事b) 勞資c) 培訓(xùn)需求的調(diào)研，培訓(xùn)工作的組織、實(shí)施及有效性評(píng)價(jià)；d) 人員教育、培訓(xùn)，技能和經(jīng)驗(yàn)記錄的形成。9. 負(fù)責(zé)公司服務(wù)、環(huán)境運(yùn)行活動(dòng)的監(jiān)督檢查，負(fù)責(zé)內(nèi)審和管理評(píng)審的組織工作；、用品的采購(gòu)管理a) 采購(gòu)b) 庫(kù)房管理c) 物品發(fā)放；；；，包括對(duì)不符合、糾正預(yù)防措施的歸 口管理；、分析和利用；。n) 負(fù)責(zé)本部門(mén)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。人力資源管理崗a) 協(xié)助組織員工招聘,負(fù)責(zé)員工入職、轉(zhuǎn)正及離職手續(xù)；b) 協(xié)助辦公室主任制定培訓(xùn)計(jì)劃；c) 負(fù)責(zé)組織員工培訓(xùn)；d) 負(fù)責(zé)考勤管理及工資的發(fā)放；e) 負(fù)責(zé)辦理員工檔案、社會(huì)保險(xiǎn)事項(xiàng)； f) 負(fù)責(zé)人事檔案的管理； g) 協(xié)助制定福利制度，制作員工各項(xiàng)福利報(bào)表；h) 協(xié)助編寫(xiě)人力資源管理制度。崗位崗位職責(zé)任職條件行政管理崗a) 負(fù)責(zé)各類(lèi)公文的起草,指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查各項(xiàng)決議的落實(shí)；b) 負(fù)責(zé)會(huì)議的安排及記錄；c) 負(fù)責(zé)行政檔案的管理；d) 負(fù)責(zé)公司內(nèi)外部信息收集及信息溝通；e) 負(fù)責(zé)印章及公司證件的管理；f) 負(fù)責(zé)員工餐飲管理；g) 負(fù)責(zé)行政文件的簽收、呈送、分發(fā)；h) 協(xié)助編制行政管理制度并整理公司各部門(mén)制度；i) 負(fù)責(zé)重要環(huán)境因素的管理；j).負(fù)責(zé)對(duì)機(jī)動(dòng)車(chē)輛使用管理。采購(gòu)員a) 負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃及月資金計(jì)劃的匯總；b) 負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的市場(chǎng)調(diào)研；c) 負(fù)責(zé)物資的采購(gòu)；d) 負(fù)責(zé)物品說(shuō)明書(shū)、保修卡的收集e) 負(fù)責(zé)收集、整理各管理中心工程檔案、設(shè)備設(shè)施資料及相關(guān)圖紙。1. 中專(zhuān)以上學(xué)歷；2. 有一定的統(tǒng)計(jì)能力；3. 能熟練操作EXCEL工作表。 指導(dǎo)、督促各部門(mén)對(duì)公司決議和各項(xiàng)計(jì)劃的實(shí)施狀況,對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行有效的控制。 加強(qiáng)集中采購(gòu),降低物資采購(gòu)成本。 加強(qiáng)各類(lèi)資料的管理。 對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn),加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房的管理,嚴(yán)格控制物品質(zhì)量驗(yàn)收及領(lǐng)用,控制物耗成本,避免資源浪費(fèi)。 熱情接待公司客戶(hù)及相關(guān)單位人員。 人力資源管理工作要求 依照國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)部門(mén)及公司的規(guī)章制度辦理一切事務(wù),做到辦事有依據(jù),不憑個(gè)人感情辦事。 對(duì)公司人事規(guī)劃、員工工資、員工檔案及考核評(píng)估結(jié)果要做到嚴(yán)格保密。 為公司招聘高質(zhì)量、高素質(zhì)人才,做到因崗設(shè)人,人盡其才。 為加強(qiáng)員工專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn),擬定年度培訓(xùn)計(jì)劃,做好人力資源的開(kāi)發(fā)與培訓(xùn),加強(qiáng)員工自身提高。 為新員工及時(shí)作好社保續(xù)接手續(xù)和檔案調(diào)入工作,為離職員工妥善處理其社保檔案和個(gè)人檔案?？己藨?yīng)本著公平、保密的原則。 公正、平和解決員工勞動(dòng)糾紛。 會(huì)議分類(lèi)及組織總經(jīng)理辦公會(huì)。中心主任會(huì)。中心例會(huì)。其它會(huì)議。參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)接到會(huì)議通知后,應(yīng)做好有關(guān)準(zhǔn)備工作。 文件管理規(guī)定 總則:：為使文件管理制度化，增進(jìn)文件處理之品質(zhì)及效率，暢通信息溝通渠道，特制訂本規(guī)定。 工作職責(zé)：a) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)外發(fā)文及對(duì)全公司發(fā)文的審批。c) 中心主任負(fù)責(zé)本中心對(duì)公司層、本中心內(nèi)部發(fā)文及對(duì)客戶(hù)/業(yè)主發(fā)文的審批。e) 發(fā)文部門(mén)負(fù)責(zé)起草文件。 工作程序： 行文格式 公司行文主要分為以下幾種格式:a) 公告/通知:主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布時(shí)使用。c) 合同會(huì)簽表:上級(jí)對(duì)簽訂合同審批時(shí)使用。e) 公文傳閱單:公司文件傳閱時(shí)使用。g) 表格式公文:政府機(jī)關(guān)規(guī)定的表格式公文及公司人事令、工程驗(yàn)收等,可依實(shí)際需要印為固定格式使用。b) 公司《制度/規(guī)定》：字體：標(biāo)題為黑體小二號(hào)字，二級(jí)標(biāo)題為四號(hào)加黑宋體字，正文為小四號(hào)宋體字，行距：，間距：標(biāo)準(zhǔn)。c) 字跡清楚，易于辨認(rèn)。b) 管理中心向客戶(hù)/業(yè)主發(fā)文：發(fā)文部門(mén)起草文件 中心主任審批 中心文員登記、存檔并反饋發(fā)文部門(mén) 發(fā)文部門(mén)分發(fā)c) 管理中心向公司或其它管理中心及公司外部（不含客戶(hù)/業(yè)主）發(fā)文：發(fā)文部門(mén)起草文件 中心文員登記 中心主任審核 交中心文員送行政辦公室登記 公司相關(guān)部門(mén)審核 總經(jīng)理審批 行政辦公室簽發(fā)、存檔、記錄d) 公司向外發(fā)文：公司發(fā)文部門(mén)起草文件 總經(jīng)理審核 行政辦公室簽發(fā)、存檔、記錄。 管理中心對(duì)客戶(hù)/業(yè)主發(fā)文的落款一律為“光大物業(yè)管理有限公司 管理中心” 、圖書(shū)、檔案管理規(guī)定 總則 為加強(qiáng)本公司文書(shū)存檔立卷工作,特指定本規(guī)定 歸檔的文件材料必須按年度立卷,本公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作中形成的各類(lèi)有保存價(jià)值的文件材料及圖書(shū)、證件,都必須按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。結(jié)案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)文書(shū)人員歸檔。 歸檔范圍大致分為：行政檔案、人事檔案、業(yè)主檔案、工程檔案、圖書(shū)、證件。對(duì)存檔文件按照時(shí)間或者性質(zhì)等進(jìn)行歸類(lèi),以便隨時(shí)便捷的翻閱。 證件年審公司各種證件需按時(shí)到相關(guān)部門(mén)辦理年審手續(xù)或更新手續(xù),以確保其時(shí)效。必須按時(shí)歸還,如因故離職需歸還借出資料。 印章管理規(guī)定 總則為規(guī)范公司用章,特指制訂本規(guī)定。 刻制印章后及時(shí)到行政辦公室備案。 因工作需要將印章借出,需經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)許可,到行政辦公室辦理借用手續(xù),使用完畢及時(shí)歸還。 車(chē)輛管理權(quán)限 機(jī)動(dòng)車(chē)輛屬于公司的固定資產(chǎn)，統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室管理。 機(jī)動(dòng)車(chē)輛使用范圍； 各部門(mén)公務(wù)用車(chē)； 外出辦理限時(shí)完成的公務(wù)用車(chē)； 與本公司有工作聯(lián)系外部人員需要接送用車(chē)； 員工因重病、急病需要送醫(yī)院或回家用車(chē)； 其他特殊情況用車(chē)。 車(chē)輛管理 安排車(chē)輛首先保證領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)公務(wù)用車(chē)，遇有車(chē)輛周轉(zhuǎn)不開(kāi)情況時(shí)，辦公室根據(jù)輕重緩急、路程遠(yuǎn)近與實(shí)際情況妥善安排； 車(chē)輛由當(dāng)職司機(jī)駕駛并保管、維護(hù)，除司機(jī)因事、因病不能出車(chē)外，任何人不得將車(chē)開(kāi)回家中； 逢周末或法定節(jié)假日，司機(jī)必須在放假前將車(chē)輛放回公司，鑰匙交值班人員保存。 機(jī)動(dòng)車(chē)駕駛員崗位要求 駕駛員要嚴(yán)格遵守交通規(guī)則和操作規(guī)程，嚴(yán)禁酒后開(kāi)車(chē)，嚴(yán)禁疲勞駕駛； 駕駛員不得直接接受個(gè)用車(chē)要求，不得私自出車(chē)。 事故處理凡公司車(chē)輛外出，因駕駛員違章造成交通事故并致使車(chē)輛損壞，經(jīng)交管部門(mén)認(rèn)定是我方駕駛員責(zé)任的，駕駛員（責(zé)任人）須承擔(dān)事故處理費(fèi)用的20%。 員工就餐管理規(guī)定 員工每天按照公司規(guī)定時(shí)間就餐,就餐時(shí)間為11:50至13:00。 員工集中在餐廳用餐,不得在辦公室用餐。,講究秩序,不要隨便亂扔亂倒飯菜,用餐完畢將餐盒放入指定的垃圾桶內(nèi),保持餐廳的衛(wèi)生。 就餐時(shí)不要大聲喧嘩、打鬧。 工服配置、價(jià)格、使用年限、收取押金辦法人員類(lèi)別工服配置使用年限價(jià) 格收取押金管理人員西服兩套，長(zhǎng)短袖襯衣各兩件24個(gè)月300元工程人員工程制服兩套，長(zhǎng)短袖襯衣各兩件24個(gè)月100元保安人員保安制服兩套，長(zhǎng)短袖襯衣各兩件24個(gè)月100元保潔人員保潔制服兩套，短袖襯衣各兩件24個(gè)月100元在本公司工作已滿(mǎn)一年的員工免交押金 員工工作滿(mǎn)一年后憑押金條到行政部、財(cái)務(wù)部辦理退還押金手續(xù)。 管理人員自領(lǐng)工服之日起至離職時(shí)不足使用年限的，需按下列公式退還公司的工服制作費(fèi)用。因個(gè)人原因造成工服破損或丟失的，應(yīng)照價(jià)賠償。 工服的使用： 公司所有員上班時(shí)間必須穿工服。 工服的檢查權(quán)：行政人事部和各部門(mén)主管、經(jīng)理及以上領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)對(duì)工服進(jìn)行檢查及對(duì)著裝不整的糾正。 日常報(bào)銷(xiāo)主要包括通訊費(fèi)報(bào)銷(xiāo)、交通費(fèi)報(bào)銷(xiāo)、物資采購(gòu)結(jié)帳、工程結(jié)帳、辦公費(fèi)報(bào)銷(xiāo)。除領(lǐng)導(dǎo)特批(如采購(gòu)員、外聯(lián)文員)之外，主管級(jí)以上員工享受手機(jī)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)待遇。中心主任級(jí)員工每月150元。