【正文】 編號(hào)：序號(hào)標(biāo) 識(shí)記 錄 名 稱(chēng)頁(yè)數(shù)歸檔部門(mén)保存期限銷(xiāo)毀記錄(批準(zhǔn)人/日期)內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃GDWYCJ006編號(hào)：編 制年 月 日現(xiàn)行狀態(tài)□1 □2 □3 □4審 查年 月 日批 準(zhǔn)年 月 日性 質(zhì)○首次 ○例行 ○追加審核時(shí)間目 的○評(píng)價(jià)管理體系是否符合策劃、標(biāo)準(zhǔn)和體系文件的要求；○評(píng)價(jià)管理體系是否得到實(shí)施和保持；○評(píng)價(jià)管理體系是否具備： ○認(rèn)證條件 ○監(jiān)督審核要求準(zhǔn) 則○ GB/T 190012000標(biāo)準(zhǔn) GB/T 240011996標(biāo)準(zhǔn)○公司管理體系文件○適用的法律、法規(guī)文件范 圍審核組組長(zhǎng)： 組員：日 程 安 排時(shí)間受審核對(duì)象涉及的過(guò)程審核員月日對(duì)受審核對(duì)象的要求：a)確認(rèn)審核日程的安排、接受審核 ； b)準(zhǔn)時(shí)出席首、末次會(huì)議。 關(guān)于統(tǒng)一采購(gòu)物資的說(shuō)明物資類(lèi)別采購(gòu)計(jì)劃類(lèi)型申報(bào)時(shí)間辦公用品半年采購(gòu)計(jì)劃1月、7月清潔用品半年采購(gòu)計(jì)劃1月、7月清潔藥劑季度/月度采購(gòu)計(jì)劃1月、4月、7月、10月工程工具全年采購(gòu)計(jì)劃1月工程材料（常備材料）季度采購(gòu)計(jì)劃1月、4月、7月、10月工程材料（非常備材料）月度采購(gòu)計(jì)劃商品季度采購(gòu)計(jì)劃1月、4月、7月、10月食品、飲料月度采購(gòu)計(jì)劃低值易耗半年采購(gòu)計(jì)劃1月、7月服裝兩年一次采購(gòu)消防器材半年采購(gòu)計(jì)劃1月固定資產(chǎn)全年采購(gòu)計(jì)劃1月飲用水季度采購(gòu)計(jì)劃1月、4月、7月、10月注：以上用品未列詳盡，請(qǐng)各部門(mén)視實(shí)際情況作好采購(gòu)計(jì)劃，緊急采購(gòu)物資按緊急采購(gòu)預(yù)案進(jìn)行采購(gòu)。 新建項(xiàng)目籌建期的物資采購(gòu)計(jì)劃及月資金計(jì)劃均按項(xiàng)目籌建期開(kāi)辦費(fèi)預(yù)算執(zhí)行。 中心文員負(fù)責(zé)匯總本中心各部門(mén)采購(gòu)計(jì)劃及資金計(jì)劃，制作“中心月（季度/半年/全年）采購(gòu)計(jì)劃匯總表”及“中心月資金計(jì)劃匯總表”，行政部文員負(fù)責(zé)匯總?cè)静少?gòu)計(jì)劃及資金計(jì)劃，制作“公司月（季度/半年/全年）采購(gòu)計(jì)劃匯總表”及“公司月資金計(jì)劃表”。公司在當(dāng)月5日前審批結(jié)束。如申報(bào)的物料已提前出現(xiàn)缺少，則在半年、季度或月度采購(gòu)計(jì)劃中補(bǔ)充，并作出說(shuō)明；如申報(bào)的物料比原計(jì)劃有所節(jié)余則在下期采購(gòu)計(jì)劃中相應(yīng)減少，各中心/部門(mén)對(duì)庫(kù)存做好統(tǒng)計(jì)工作。 部門(mén)根據(jù)全年資金預(yù)算、物資需求量和物資保質(zhì)期分別制定月采購(gòu) 計(jì)劃、季度采購(gòu)計(jì)劃、半年采購(gòu)計(jì)劃、全年采購(gòu)計(jì)劃。a) 資金計(jì)劃按月申報(bào)，包括：本月的資金支出、月物資領(lǐng)用計(jì)劃。 工作總結(jié)應(yīng)包含已完成經(jīng)營(yíng)指標(biāo)情況、已完成的主要任務(wù)及取得的結(jié)果、總結(jié)工作取得的心得、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),以后工作中需要改善的方面。、工作總結(jié)、支出計(jì)劃。 作廢報(bào)紙、雜志書(shū)刊、墨盒、硒鼓等廢舊物品應(yīng)收集以廢品賣(mài)出。 節(jié)約使用辦公用品a) 節(jié)約使用紙張。 適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門(mén)及租戶。 其它報(bào)銷(xiāo)均應(yīng)遵循財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。 小型工程維修費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)填寫(xiě)《支出憑單》或者《支票申領(lǐng)單》,附上工程維修《內(nèi)部請(qǐng)示》,經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、中心主任審核直報(bào)公司財(cái)務(wù)部進(jìn)行領(lǐng)款手續(xù)。由中心文員領(lǐng)取現(xiàn)金按實(shí)際金額發(fā)放。由中心文員領(lǐng)取現(xiàn)金按實(shí)際金額發(fā)放。高管級(jí)員工每月按照實(shí)際費(fèi)用報(bào)銷(xiāo),最低每月300元。主管級(jí)員工每月50元。 通訊費(fèi)報(bào)銷(xiāo) 通訊費(fèi)主要指手機(jī)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)。 日常報(bào)銷(xiāo)管理規(guī)定 總則 為規(guī)范日常報(bào)銷(xiāo)程序,特制訂本規(guī)定。 工服要定時(shí)清洗，保證上班時(shí)工服干凈整齊。 工服使用年限由行政部進(jìn)行核定，員工工服使用期滿后報(bào)行政部，由行政部根據(jù)工服使用情況統(tǒng)一進(jìn)行調(diào)配。應(yīng)扣工服費(fèi)=工服價(jià)格套數(shù)（應(yīng)使用年限－已使用月數(shù)）應(yīng)使用年限（按月計(jì)算） 因工作原因造成工服破損的，應(yīng)及時(shí)自行修補(bǔ)，破損嚴(yán)重的告知行政部，并根據(jù)工服情況進(jìn)行退換。管理人員工服歸個(gè)人所有；保安人員、保潔人員、工程人員離職時(shí)一律退還工服。 工服管理規(guī)定 工服的領(lǐng)用及退換 員工在辦理錄用手續(xù)后，到行政部辦理工服領(lǐng)取手續(xù)，同時(shí)繳納相應(yīng)的押金，押金條由個(gè)人保管。 就餐時(shí)要愛(ài)護(hù)餐廳的桌椅,不要隨便移動(dòng),不得損壞公物。 應(yīng)珍惜糧食,不得多取飯菜。 行政辦公室負(fù)責(zé)餐廳的具體管理,正常工作日由行政部、管理中心文員統(tǒng)一訂餐。 乘坐出租車(chē)管理規(guī)定，應(yīng)乘坐公交車(chē)，遇特殊情況，經(jīng)中心主任確認(rèn)，可以乘坐出租車(chē)； 公司部門(mén)經(jīng)理級(jí)以上人員乘坐出租車(chē)須事先報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意； 特殊情況經(jīng)批準(zhǔn)乘出租車(chē)的，一般只報(bào)單程費(fèi)用； 出租車(chē)費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)費(fèi)：報(bào)銷(xiāo)應(yīng)注明承辦具體事宜，單據(jù)經(jīng)所在單位（中心、公司部門(mén)）負(fù)責(zé)人確認(rèn)后報(bào)辦公室主任審核，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。私自出車(chē)產(chǎn)生后果由本人負(fù)責(zé)； 駕駛同要認(rèn)真保養(yǎng)車(chē)輛，定期檢查車(chē)輛狀況，做好日常保養(yǎng)維護(hù)，定期更換機(jī)油及易損件，并做好車(chē)輛維修、保養(yǎng)記錄，保證車(chē)輛干凈整潔運(yùn)行正常； 駕駛員根據(jù)辦公室安排完成出車(chē)任務(wù)。節(jié)假日期間確有公務(wù)需要使用車(chē)輛的，需向辦公室說(shuō)明情況； 外單位人員借用公司車(chē)輛，須公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)； 除日常公務(wù)用車(chē)外，車(chē)輛使用超過(guò)2小時(shí)時(shí)，需由用車(chē)人簽字確認(rèn)； 機(jī)動(dòng)車(chē)油票視同現(xiàn)金管理，須經(jīng)辦公室主任簽字后方可支用。 使用車(chē)輛的手續(xù) 公司領(lǐng)導(dǎo)用車(chē)可直接通知辦公室安排； 各部門(mén)用車(chē)須事先填寫(xiě)《派車(chē)單》，由辦公室根據(jù)公務(wù)緩急統(tǒng)一安排。 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一調(diào)配車(chē)輛，對(duì)車(chē)輛維修保養(yǎng)狀況、行駛里程及燃油核算進(jìn)行管理。 機(jī)動(dòng)車(chē)輛管理規(guī)定 總則為嚴(yán)格公司車(chē)輛的使用管理，特制定本規(guī)定。 使用部門(mén)需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字后到行政辦公室蓋章,印章管理人員需對(duì)蓋章做好記錄,并對(duì)蓋章文件進(jìn)行備案。 印章的使用 各中心、部門(mén)篆刻印章需在公司領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后方可刻制。管理員做好歸還記錄。 證件、圖書(shū)、檔案借閱規(guī)定因工作需要借出檔案、證件、圖書(shū),需經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)后到檔案管理人員填寫(xiě)《資料借閱單》,寫(xiě)明借閱人、借閱時(shí)間,歸還時(shí)間方可借出。存檔文件需放置在防潮、防腐、防曬處,電子文件更應(yīng)注意防磁。 存檔要求對(duì)存檔文件進(jìn)行編號(hào),在記錄表上詳細(xì)記錄其名稱(chēng)、存檔日期、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、主要內(nèi)容、存檔人。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。 公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。e) 公司向管理中心發(fā)文：公司發(fā)文部門(mén)起草文件 總經(jīng)理審核 行政辦公室簽發(fā)、存檔、記錄 中心文員簽收、記錄、存檔并分發(fā)相關(guān)部門(mén)/人員 附則:。 文件的審批及收發(fā)a) 中心部門(mén)向本中心部門(mén)或中心主任發(fā)文：發(fā)文部門(mén)起草文件 中心文員登記 中心主任審批 中心文員簽發(fā)、存檔接收部門(mén)簽收、執(zhí)行。一律按照質(zhì)量管理體系文件格式編寫(xiě)。 行文字體a) 對(duì)外發(fā)文及內(nèi)部《通知》：字體：仿宋體，標(biāo)題為加黑三號(hào)字，文號(hào)為五號(hào)字，正文為四號(hào)字，行距：?jiǎn)伪缎芯?，間距：標(biāo)準(zhǔn)。f) 公事通知單：公司內(nèi)部同級(jí)部門(mén)之間發(fā)文時(shí)使用。d) 公文處理單:公司外部來(lái)文處理時(shí)使用。b) 內(nèi)部請(qǐng)示:下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示時(shí)使用。f) 收文部門(mén)負(fù)責(zé)文件政策的落實(shí)。d) 中心文員為管理中心層文書(shū)管理的歸口部門(mén),負(fù)責(zé)對(duì)往來(lái)文件進(jìn)行核稿及收發(fā)、拆封、分文、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、記錄、檔案管理等事宜。b) 行政辦公室為公司層文書(shū)管理的歸口部門(mén),負(fù)責(zé)對(duì)往來(lái)文件進(jìn)行核稿及收發(fā)、拆封、分文、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、記錄、檔案管理等事宜。 范圍：本規(guī)則所稱(chēng)文書(shū)管理,指公司各部門(mén)、中心之間及公司內(nèi)部與外界來(lái)往的文書(shū)(包括信函、傳真、電報(bào)、簽呈等),自收(發(fā))文至歸檔全部過(guò)程之辦理與控制。包括擬好會(huì)議議程、提案、匯報(bào)總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案、決議決定草案、落實(shí)會(huì)場(chǎng)、布置會(huì)場(chǎng)等文員做好會(huì)議紀(jì)要,。 會(huì)議安排為避免會(huì)議過(guò)多或重復(fù),公司正常性會(huì)議一律納入例會(huì)制,原則上要按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、組織召開(kāi)。主持人:中心主任,參會(huì)人:中心各部門(mén)主管。主持人:常務(wù)副總,參會(huì)人:公司副總、公司部門(mén)經(jīng)理、中心主任。主持人:常務(wù)副總,參會(huì)人:公司副總、總經(jīng)理助理、行政部辦公室主任。 6. 行政管理制度為改進(jìn)作風(fēng),減少會(huì)議、縮短會(huì)議時(shí)間,提高會(huì)議質(zhì)量,特制訂本制度。 關(guān)心員工,了解員工,提高員工工作積極性。 按時(shí)對(duì)員工做績(jī)效考核,作好評(píng)估并及時(shí)反饋。 嚴(yán)格遵循公司薪酬體系,認(rèn)真發(fā)放員工工資,不得出現(xiàn)遺失或遺漏工資。 為新員工做好入職培訓(xùn),使全體員工全面了解公司的發(fā)展歷史、規(guī)模、愿景及各項(xiàng)管理制度。 針對(duì)公司發(fā)展規(guī)劃做好人員需求計(jì)劃,并做好崗位分析,編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)。 未經(jīng)公開(kāi)或討論的事宜,不得擅自傳播,做執(zhí)行紀(jì)律的模范,提倡團(tuán)結(jié)、嚴(yán)謹(jǐn)、求實(shí)、和諧的人際關(guān)系和工作作風(fēng)。,建立學(xué)習(xí)型組織,形成輕松舒適而又有條不紊的工作環(huán)境,樹(shù)立良好的公司形象。 司機(jī)安全行使機(jī)動(dòng)車(chē),做到不犯交規(guī),按時(shí)對(duì)車(chē)輛進(jìn)行檢修及年檢。對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)及妥善保管,不得遺失、損壞并能簡(jiǎn)潔快速的進(jìn)行翻閱；對(duì)資料的外借做好登記；做好檔案保密工作。保證物品質(zhì)量的情況下控制較低的價(jià)格。 制訂、完善行政管理制度及各項(xiàng)工作程序,監(jiān)督制度的執(zhí)行情況,做到嚴(yán)格控制工作程序。4. 行政辦公室工作流程圖行政辦公室工作環(huán)境管理后勤管理工程項(xiàng)目管理采購(gòu)人力資源管理文件記錄管理QMS/EMS工作環(huán)境控制管理體系策劃環(huán)境因素識(shí)別設(shè)備環(huán)境管理工作服管理勞務(wù)人員食堂新項(xiàng)目籌備工程資料管理發(fā)放庫(kù)管采購(gòu)培訓(xùn)勞資人事文件編制、審核、批準(zhǔn)文件記錄管理文件編寫(xiě)管理體系運(yùn)行內(nèi)審有效性評(píng)價(jià)管理評(píng)審監(jiān)視和測(cè)量監(jiān)督檢查持續(xù)改進(jìn)活動(dòng)信息交流與溝通記 錄5．工作要求 行政管理工作要求 建立溝通網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),保證公司上下、內(nèi)外信息交流通暢。1. 高中以上學(xué)歷；2. 北京市戶口；3. 有駕照；4. 能熟練操作EXCEL工作表庫(kù)管員a) 負(fù)責(zé)對(duì)資產(chǎn)的定期盤(pán)點(diǎn)；b) 負(fù)責(zé)庫(kù)房的管理；c) 負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資的收貨及發(fā)貨；d) 負(fù)責(zé)勞務(wù)食堂的管理；e) 負(fù)責(zé)公司各中心物資的協(xié)調(diào)。1. 具有大專(zhuān)以上或同等學(xué)歷；2. 具有一年以上工作經(jīng)驗(yàn)；3. 有一定組織能力和協(xié)調(diào)能力；4. 了解物業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況；5. 熟練掌握辦公室軟件的操作。1. 具有相關(guān)專(zhuān)業(yè)大專(zhuān)以上學(xué)歷；2. 熟悉國(guó)家勞動(dòng)法律法規(guī)3. 具有一年以上人事工作經(jīng)驗(yàn)；4. 為人正直、原則性強(qiáng)、溝通協(xié)調(diào)能力較強(qiáng)。1. 具有大專(zhuān)以上或同等學(xué)歷；2. 具有三年以上人事行政工作經(jīng)驗(yàn)；3. 具有高度的責(zé)任感和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度；4. 具有較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力和獨(dú)立解決問(wèn)題能力；5. 對(duì)物業(yè)經(jīng)營(yíng)略微了解。3. 行政辦公室員工任職條件與崗位職責(zé)崗位崗位職責(zé)任職條件行政辦公室主任a) 負(fù)責(zé)制定人力資源的發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃；b) 協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)中層管理人員的晉升或調(diào)整；c) 負(fù)責(zé)制定員工的發(fā)展培訓(xùn)計(jì)劃； d) 負(fù)責(zé)提出薪酬體系建議；e) 負(fù)責(zé)制定績(jī)效考核具體指標(biāo)和考核辦法；f) 負(fù)責(zé)制定制定福利政策；g) 負(fù)責(zé)人力資源整體管理工作；h) 負(fù)責(zé)督促檢查公司決定的執(zhí)行與落實(shí)；i) 負(fù)責(zé)擬定公司人事行政各項(xiàng)規(guī)章制度；g) 協(xié)助各部門(mén)編制公司年度工作計(jì)劃及公司經(jīng)營(yíng)指標(biāo)；k) 負(fù)責(zé)組織起草各類(lèi)公文函件并審核待簽發(fā)的文稿；l) 負(fù)責(zé)籌備股東會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議的召開(kāi)；m) 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、平衡各部門(mén)之間及公司內(nèi)外的關(guān)系。8. 負(fù)責(zé)組織各部門(mén)識(shí)別、評(píng)價(jià)、確定、更新環(huán)境因素。5. 負(fù)責(zé)推動(dòng)管理方針的貫徹及管理目標(biāo)、指標(biāo)的完成a) 通過(guò)會(huì)議、培訓(xùn)等方式宣傳管理方針、目標(biāo)指標(biāo)；b) 將質(zhì)量目標(biāo)分解至相關(guān)部門(mén)并組織制定落實(shí)措施；c) 監(jiān)督目標(biāo)指標(biāo)落實(shí)及完成情況。b) 負(fù)責(zé)編制公司通用記錄格式。目 錄1. 2004年度質(zhì)量目標(biāo)展開(kāi)表 2. 行政辦公室職責(zé) 3. 行政辦公室人員任職條件與崗位職責(zé) 4. 行政辦公室工作流程圖 5. 工作要求 6. 行政管理制度 會(huì)議管理規(guī)定 文件管理規(guī)定