【正文】 地點(diǎn)、人物、背景、作者等等 )，以利于分類登記歸檔。各部門將紅頭文件、重要資料辦理完后及時(shí)送交歸檔。 第三條 基本規(guī)則 共創(chuàng)集團(tuán)行政管理制度 8 (一 )歸檔 集中保管。 第五 章 檔案管理 制度 第一條 為了規(guī)范公司檔案管理，提升文檔使用價(jià)值，制定本管理 制度 。 （七）指定秘書做好會(huì)議記錄。 （五）參會(huì)人員圍繞議題進(jìn)行討論。如有特殊情況， 原則上 要提前一天請(qǐng)假并經(jīng)批準(zhǔn)。 （二）集團(tuán)辦公會(huì)議原則上每月召開一次。 （一）召開會(huì)議根據(jù)討論事項(xiàng)和中心任務(wù)確定。 （二） 綜合管理部安排會(huì)議的地點(diǎn)、時(shí)間，通知參會(huì)人員。 第六條 會(huì)議安排。 第四條 會(huì)議如形成決議的，則根據(jù)決議擬制紀(jì)要。 第二條 會(huì)議必須統(tǒng)一安排。 （五） 傳閱文件隨到即閱，一般當(dāng)天閱完。 （三） 合同 、計(jì)劃、規(guī)章 制度 等特殊 文 件 ， 部門主管 視情 規(guī)定處理期限。 （一） “秘 密 ” 以上等級(jí) 文件 ， 應(yīng)隨到隨辦，文到一日內(nèi)處理完畢。對(duì)于出差在外的人員，應(yīng)以電話方式傳達(dá)文件精神。傳達(dá) 文件 根據(jù)需要區(qū)別進(jìn)行，或集中宣讀，或個(gè)別傳閱。 （四）周知 應(yīng)及時(shí)將文件傳達(dá)到位。 公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)上級(jí)協(xié)調(diào)或裁定。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。 （二）審閱 審閱公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主閱人應(yīng)當(dāng)簽署明確意見、姓名和審批日期，其他審閱人簽名視為同意；沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的，簽名表示已閱知。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本部門辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及集團(tuán)有關(guān) 規(guī)定；涉及其他部門或職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。 第六條 內(nèi)部收文程序 （一）接收 內(nèi)部收文渠道包括總部下發(fā)的紅頭文件，各部門之間的工作通知書、合同等。 （六） 歸檔。 （四）經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件，由綜合管理部及時(shí)送交承辦單位。集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)抓緊批閱文件。按權(quán)屬呈送領(lǐng)導(dǎo)批閱。 （二）分發(fā)與呈批。送交文件資料必須齊全完整，不漏項(xiàng)缺頁(yè)。 （ 2）信函、傳真等形式的收文。包括 收集、分發(fā)與呈批、批閱、承辦、歸檔 等。 第四條 本章所指收文，包括集團(tuán)外部的文件資料和內(nèi)部下發(fā)的文件資料。 第二條 集團(tuán)的收文由綜合管理部統(tǒng)一管理。 第十條 公文立卷歸檔、 廢除 ， 按《檔案管理 制度 》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 歸檔文件需要銷毀的 ， 經(jīng)批準(zhǔn)后 ， 由檔案管理員進(jìn)行。部門經(jīng)理閱簽后，及時(shí)交回綜合管理部，檔案管理員歸檔處理。 以信函、特快專遞或以電子郵件形式發(fā)文的，統(tǒng)一由檔案管理員辦理。同時(shí)由綜合管理部專人填寫《發(fā)文登記表》后發(fā)送紙本或電子版。 對(duì)于不需要蓋章的文件，在打印正式文稿后，由綜合管理部填寫《發(fā)文登記簿》后發(fā)文。 印章保管員核對(duì)無(wú)誤后加蓋印章。綜合管理部經(jīng)理審查后安排專人印制。綜合管理部負(fù)責(zé)最后核對(duì)。一定要使公文按領(lǐng)導(dǎo)意見進(jìn)行修改定稿。 公文呈送到公司領(lǐng)導(dǎo)批閱時(shí)，“特急”文件即時(shí)閱批，“急件”從速閱批，一般文件抓緊閱批。由綜合管理部經(jīng)理根據(jù)輕重緩急，在《文件呈批單》上簽“特急”或“急件”字樣。核稿的主要內(nèi)容是： 是否要發(fā)； 程序?qū)Ψ瘢? 規(guī)范格式； 言簡(jiǎn)意賅； 秘級(jí)審定； 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。由 經(jīng)辦人把《文件呈批單》和文件一并交到綜合管理部。 人名、地名、文件名稱、事物名稱等， 除規(guī)范的簡(jiǎn)稱外，一般 不 得用 簡(jiǎn)稱。 草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的公文稿紙。 第八條 發(fā)文 程序 一般包括擬稿、審 核 、 核稿、 簽發(fā)、校對(duì)、 打印、蓋章 、 發(fā)文、歸檔 等程序。 （六）公文由主辦部門經(jīng)辦人擬稿，部門經(jīng)理審核簽字，送綜合管理部審核簽字后由經(jīng)辦人呈送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。屬于全局的重要事項(xiàng)，以集團(tuán)名義行文。 （四）要分清主送與抄送，向上級(jí)的請(qǐng)示不要同時(shí)抄 送下級(jí)；向下級(jí)的重要行文，可以抄送直接上級(jí)。 （三）平行或無(wú)隸屬關(guān)系的，應(yīng)使用平行文，如函、《工作通知書》。 第七條 行文規(guī)則 （一）行文要嚴(yán)格按照相應(yīng)格式書寫和排版。 （九）附件 。 公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)秘密程度劃分等級(jí)。 發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。 集團(tuán) 發(fā)文標(biāo)識(shí)定為：“ 湖南共創(chuàng) 集團(tuán)公司文件” 。 （六）發(fā)文部門標(biāo)識(shí)。 （五）抄送 。 單一部門制發(fā)的公文落款處不署發(fā)文部門名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期在公文正文 下面向右錯(cuò)開，要寫全年月日。 （四） 成文 日期 及印章。 （三） 公文正文。 （二）主送機(jī)關(guān) 。詞義完整，排列對(duì)稱，共創(chuàng)集團(tuán)行政管理制度 3 間距恰當(dāng)。 （一） 公文 標(biāo)題。 第五條 公文種類 主要有：決定、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要共11種。 第三條 為確保公文規(guī)范 ，集團(tuán)行文由綜合管理部統(tǒng)一審核和打印。 第二條 集團(tuán)所有公文的呈批和收發(fā)由綜合管理部統(tǒng)一管理。 （三）接待業(yè)務(wù)來(lái)客時(shí)，要配合門衛(wèi)做好檢驗(yàn)登記。 第七條 其它 （一）愛護(hù)公司財(cái)物，合理使用空調(diào)，下班時(shí)關(guān)機(jī)閉電。 （六）涉及有關(guān)財(cái)務(wù)問(wèn)題具體見財(cái)務(wù)制度 。 （四）辦公設(shè)備、辦公用品實(shí)行領(lǐng)用負(fù)責(zé)制，由綜合管理部組織實(shí)施。 （二）辦公設(shè)備、辦公用品的購(gòu)買審批權(quán)限，按照財(cái)務(wù)有關(guān)制度執(zhí)行。 （三）禁止與工作無(wú)關(guān)的文印