【正文】 1請認真填寫公司的文件簽報表，進行文件的上報審批工作。 5 在緊急情況下以口頭或電話形式處置的事項，事后也必須以文書形式記錄下來。 3必須嚴(yán)格保守文書的機密。大家請隨時愛護及節(jié)約公司的資源！謝謝！ 第 11 頁 共 34頁 行政管理制度 三、文書資料管理規(guī)定 文書管理體系圖： 收寄、制作、整理 文書處理 處理、分發(fā)、保管、借用 文書管理體系 總則： 1 所謂文書是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報告會議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證、電報、各 種帳薄、圖表參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。員工遺失 鑰匙，需立即報知行政部。 6．員工不得使用公司的電腦在網(wǎng)上使用 qq或其它方式進行聊天、網(wǎng)上炒股及網(wǎng)上游戲等活 動；違反者將處以 100500元罰款，情節(jié)嚴(yán)重處以除名。 5．員工不得利用公司的 inter設(shè)施上網(wǎng)瀏覽有關(guān)色情、反動、暴力等網(wǎng)址，公司技術(shù)部 可適當(dāng)封掉一些 IP 網(wǎng)址。如觸犯法律，則由當(dāng)事人承擔(dān)全部法律責(zé)任。 3．嚴(yán)禁利用網(wǎng)絡(luò)從事危害他人信息系 統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全及侵犯他人合法權(quán)益的活動。以免 病毒大規(guī)模擴散。 2．不得非法盜用或私自設(shè)定 IP 地址； 網(wǎng)絡(luò)安全及防病毒 目前各種黑客軟件及病毒 的瘋狂流行對任何公司來說都是重大的威脅，公司曾投入巨大人力和物力來盡力防范安全問題的發(fā)生和病毒的流行，為了能保證公司網(wǎng)絡(luò)的正常運行下述規(guī)定請 第 9 頁 共 34頁 行政管理制度 大家一定遵守： 1． 所有上網(wǎng)計算機必須安裝技術(shù)部指定的防病毒軟件，并及時升級。因此， IP 地址的整齊、規(guī)律是辦公網(wǎng)絡(luò)可用、高效的重要保證。 7．電腦是公司 配備給員工的辦公用具，員工只可以用于工作； 8．公司員工不能利用公司的硬件設(shè)施作兼職工 9．員工不能利用公司設(shè)備和技術(shù)做私人業(yè)務(wù)。 5．辦公用機的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)軟件配置為 windowsXP、 windows Office2020 等，以上軟件由技 術(shù)部支持維護；其它各類未經(jīng)技術(shù)部同意的軟件，不得安裝，已安裝的應(yīng)主動到技術(shù)部備案或刪除。而撥號設(shè)備的使用從網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)上使外部網(wǎng)絡(luò)的惡意攻擊者有了可乘之機。 手提電腦的領(lǐng)用及保管 手提電腦由行政部保管； 1領(lǐng)取及退還程序： 填寫領(lǐng)取單，經(jīng)批準(zhǔn)后至行政部領(lǐng)取 退還時需經(jīng)技術(shù)部檢驗簽字 技術(shù)部要對手提電腦的外觀、硬件設(shè)備等進行檢查，如歸還后出現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)由 技術(shù)部檢驗人員負責(zé)。 電腦及網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)定 電腦的使用管理： 電腦是公司配給各位員工的工作用具，請勿使用其辦理私人業(yè)務(wù)。 員工不得使用公司的辦公設(shè)備處理與工作無關(guān)的事情。 傳真機的使用： 如員工要向外地或境外發(fā)送傳真，需與前臺聯(lián)系，由前臺協(xié)助發(fā)送并記錄； 如發(fā)現(xiàn)傳真缺紙或缺墨，請與前臺聯(lián)系更換，以保證工作 如發(fā)現(xiàn)傳真機有問題出現(xiàn)，請與前臺聯(lián)系 第 7 頁 共 34頁 行政管理制度 傳真接收： 前臺會將各部門的傳真送至各部門。 如員工對復(fù)印機的使用不了解，可以向前臺 處咨詢。 2員工要愛護公司的辦公設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)問題請即時與行政部聯(lián)系。由行政部統(tǒng)一根據(jù)人力資源部提供的各部到崗名單進行調(diào)撥或配備； 3固定資產(chǎn)的購買： 固定資產(chǎn)的購買要經(jīng)公司審批決定后方可購買，由財務(wù)部通 知行政部入庫并歸檔。 公司固定資產(chǎn)的管理 1行政部負責(zé)公司固定資產(chǎn)的保管： 建帳。 辦公用品的保管 第 6 頁 共 34頁 行政管理制度 1對入庫之辦公用品要進行登帳記錄； 2行政部要清楚掌握辦公用品庫的情況； 3要在每月月底進行盤存，以便做好下 月之預(yù)算。 前臺在月未提交下月辦公用品之購買計劃時，也要將本月辦公用品領(lǐng)取情況一并交至行政部。 如有辦公用品急需購買，需經(jīng)部門經(jīng)理及行政 部經(jīng)理批準(zhǔn)，方可購買。 各部門不得自行購買辦公用品，如無特殊原因，公司將不預(yù)支付。 3 各級責(zé)任者或主管領(lǐng)導(dǎo)，必須充分審核每一次接待任務(wù)與接待方式，給予接待任務(wù)的擔(dān)當(dāng)者 以適當(dāng)?shù)闹甘?。公司的營業(yè)、采購、融資以及其他經(jīng)營， 有其客觀的目的性，任何接待上的開支不得背離經(jīng)營上的目的和要求。 通知約見人，經(jīng)約見人確認后方可進行公司。 2 公司內(nèi)如有客人預(yù)約將至我司，請與前臺聯(lián)系將客人的姓名及單位告知，以便前臺做好接待工作。 3一般情況下禁止外來參觀者在作業(yè)現(xiàn)場拍照。 審批后方可參觀。 7在業(yè)務(wù)通話高峰時，盡量不要往外打電話，不要占線時間太長。 5通話中突然中斷，應(yīng) 該立即掛上電話再次接通后表示歉意，并說明原因。 4 通話時，如果有其他客戶進來，不得置之不理，應(yīng)該點頭致意。 3 找人時，來電話指明找人，應(yīng)迅速把電話轉(zhuǎn)給要找的人。 第 4 頁 共 34頁 行政管理制度 公關(guān)事務(wù)管理制度： 應(yīng)接電話： 1響鈴時，應(yīng)盡快拿起話筒接聽來電。夏季不得著過露的服裝。 1員工在周一至周四的工作時間內(nèi)必須著正裝。男士需著西裝，佩戴領(lǐng)帶。員工不可以在前臺、會議室及在客人面前吃東西。特殊情況下員工用餐可在指定的公共區(qū)域。 3下班離開辦公室前，員工需關(guān)閉辦公位所用設(shè)備的電源并將臺面的物品歸位，鎖好個人物 品。 辦公環(huán)境： 1 員工需維護個人辦公區(qū)域衛(wèi)生，辦公桌椅、辦公設(shè)備表面不得附著塵土并且擺放合理整齊， 衣柜上方不得擺放物品。 3員工需將廢紙、廢物入簍，剩水、剩茶倒入指定地點。 辦公環(huán)境及著裝管理規(guī)定 公共環(huán)境： 1禁止在指定區(qū)域內(nèi)吸煙。 2特殊情況員工超長加班，可由部門經(jīng)理安排補休。 9 如果因工外出，需經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)并通知前臺同時在外出登記表登記，以便公司可以及時聯(lián)系到，并可做好考勤記錄。未經(jīng)批準(zhǔn)擅自不到視為曠工。 8如果因個人原因有可