【正文】 來訪時(shí)，則徑行引導(dǎo)進(jìn)入主管辦公室為宜。．依主管指示引導(dǎo)其進(jìn)入辦公室。應(yīng)委婉告訴對(duì)方主管無法親自接待的原因，并向其介紹當(dāng)日接待人員的背景資料，以及接待場(chǎng)地。應(yīng)事先協(xié)調(diào)公關(guān)課及楊梅廠等相關(guān)單位，安排人員陪同參觀并予以講解、說明。若主管未能實(shí)時(shí)出席，應(yīng)委婉的向訪客說明原因，并向其致歉?？腿诉M(jìn)廠后，若廠內(nèi)尚有未到席人員，應(yīng)再一次通知。數(shù)據(jù)、點(diǎn)心、飲料、濕紙巾可事先整齊地置于會(huì)客室桌上；一日內(nèi)若有多次之賓客來訪，宜準(zhǔn)備不同之飲料及點(diǎn)心予以替換。務(wù)必于賓客來訪前將資料備齊，并檢視后呈送相關(guān)主管核閱。如無法在約定時(shí)間內(nèi)回復(fù)，應(yīng)事先讓對(duì)方了解，不可失信于對(duì)方。 (3)主管因故無法接受拜訪時(shí)，應(yīng)設(shè)法技巧地將此項(xiàng)訊息轉(zhuǎn)達(dá)讓對(duì)方了解，并設(shè)法取得其諒解。 。 、整頓。 BY。 。 、姓名及預(yù)定來廠之時(shí)間等。 ，再次與其確認(rèn)來訪時(shí)間、人員等相關(guān)事宜，并提醒主管。 (1)主管可親自接待時(shí): ？并立即予以處理。．將欲來訪賓客之信息向主管報(bào)告。．了解其來訪之目的、身份與公司或主管之關(guān)系。如為主管朋友，可以電話留言條書明原委請(qǐng)主管回電，或視情況代為轉(zhuǎn)接。無法立即聯(lián)絡(luò)主管回電，應(yīng)盡速回報(bào)讓主管之上級(jí)主管了解，謀求進(jìn)一步對(duì)應(yīng)之道。轉(zhuǎn)接前務(wù)必將來電者所屬單位及姓名清晰的告知主管。：。(1)得順利轉(zhuǎn)接者。(三)接聽主管內(nèi)線電話時(shí)．電話鈴響立即接聽。 。(2)無法順利轉(zhuǎn)接時(shí)： 。 ，立即轉(zhuǎn)接。．請(qǐng)其代為轉(zhuǎn)接所欲聯(lián)絡(luò)之對(duì)象。(二)代主管撥接外線電話時(shí)．接到指示立即動(dòng)作。例：總經(jīng)理辦公室，您好！　 副總經(jīng)理辦公室，您好！未經(jīng)主管核準(zhǔn)，不能將主管家里電話、專線、行動(dòng)電話號(hào)碼告知他人。應(yīng)于轉(zhuǎn)接前讓主管了解來電者身份。 。(2)無法立即轉(zhuǎn)接者： (包括日期、來電時(shí)間、來電者數(shù)據(jù)及其它相關(guān)事宜)。．了解來電者身份后判定是否直接轉(zhuǎn)接。 二、電話應(yīng)對(duì)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)情況步驟注意事項(xiàng)說明(一)接聽所屬主管外線電話時(shí)．原則上鈴響三聲內(nèi)接聽。賀卡應(yīng)于每年十一月底以船運(yùn)或大宗郵件寄出。．賀卡寄發(fā)名單打印與寄發(fā)。肆、個(gè)人公關(guān)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)一、 婚喪喜慶處理情況步驟注意事項(xiàng)說明(一)賀卡?主管需寄發(fā)名單之調(diào)查與建檔。(2) 確實(shí)掌握完成日期。(二) 主管直接交辦之翻譯或繕打．衡量若個(gè)人可獨(dú)力完成者，自行負(fù)責(zé)。．請(qǐng)需求單位提供專有名詞之日語或英語寫法，以供參考。四、翻譯文件作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)情況步驟注意事項(xiàng)說明(一) 各部門直接要求翻譯或繕打．過濾翻譯內(nèi)容。確定分送之單位無誤。．主管閱后若指示分發(fā)其它單位參考，則盡速影印分發(fā)。(3) 若主管曾指示某類數(shù)據(jù)之處理原則，則徑行處理。(三)數(shù)據(jù)收發(fā)、影印作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)．過濾分類：(1) 若為存參文件可直接存盤處理。．主管閱后若指示分送其它單位，則盡速分發(fā)。(3) 若主管曾指示某類別信件之處理原則，則徑行處理。(二)信件收發(fā)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)．到信件先行過濾分類：(1) 工商簡(jiǎn)介可視需要呈閱或丟棄。若主管對(duì)其他單位或個(gè)人有任何書面指示，可視需要影印或記錄下來，以利跟催?？偨?jīng)理已簽準(zhǔn)后之發(fā)文稿、簽呈或收文簽、報(bào)告書等之公文，先送交人力資源組處理。．主管批示后之公文，應(yīng)盡速處理分發(fā)，不可延誤時(shí)效。．若會(huì)辦單位有簽注意見時(shí)，應(yīng)先送回原承辦單位了解。三、 公文／數(shù)據(jù)收發(fā)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)情況步驟注意事項(xiàng)說明(一)公文收發(fā)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)．收到公文先檢視由承辦人至該部門主管之送文流程是否完整，不完整者退回原單位補(bǔ)呈。秘書得視主管需求，外出購(gòu)買所需禮品。主管若有臨時(shí)需求，盡速向公關(guān)課提出需求。．主管國(guó)外出差之禮品準(zhǔn)備亦按照上述向公關(guān)提出需求。事前若曾借支，除附上該單據(jù)作為扣除憑證外，將借支金額一并填入「出差旅費(fèi)報(bào)支單」上。．備齊各項(xiàng)填好表格并確認(rèn)無誤后呈送主管審核簽章。．核對(duì)發(fā)票內(nèi)容與金額。．要填電子報(bào)支系統(tǒng)。參、行政業(yè)務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 一、費(fèi)用報(bào)支作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)情況步驟注意事項(xiàng)說明(一)國(guó)內(nèi)外差旅費(fèi)報(bào)支(二)一般費(fèi)用．檢視主管交付的發(fā)票、單據(jù)或其它單據(jù)之內(nèi)容并核對(duì)單據(jù)是否正確及完整。隨時(shí)跟催承辦單位準(zhǔn)備數(shù)據(jù)。制作行程表(含住宿地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)電話、傳真等)，并分發(fā)代理人，以掌握其行蹤。．準(zhǔn)備完整之?dāng)y帶資料。(須問清主管所需面額及張數(shù))．核對(duì)證照、機(jī)票無誤。．將辦理證件所需數(shù)據(jù)交事務(wù)課辦理簽證及洽訂機(jī)位。．KEY IN電子出差單。．確認(rèn)出國(guó)日期、時(shí)間、地點(diǎn)。．有關(guān)請(qǐng)假規(guī)則請(qǐng)參照公司「工作規(guī)則」。確實(shí)填寫主管之出勤狀況單。．確認(rèn)主管之職務(wù)代理人。確實(shí)確認(rèn)，以免請(qǐng)假天數(shù)超過實(shí)際剩余天數(shù)。．確認(rèn)主管之職務(wù)代理人并通知代理人及相關(guān)單位。2. 國(guó)外出差須填寫電子出差單呈上一級(jí)主管核準(zhǔn)。．制作同行人員名單、聯(lián)絡(luò)電話及細(xì)部行程、活動(dòng)表。．確認(rèn)出差期間之職務(wù)代理人后，填妥電子差單，并上呈上一級(jí)主管核閱。若主管不出席，事前通知主辦單位。．請(qǐng)示主管是否陪同出席或其他配合事宜。．確認(rèn)參加與否。．先了解活動(dòng)性質(zhì)及主管在該活動(dòng)中所扮演的角色。．行程登錄及提醒。．跟催相關(guān)必備資料(如致詞稿、程序表等)。(5)發(fā)邀請(qǐng)函。(3)邀約。如(1)球場(chǎng)預(yù)約。 (2)提醒參加。 NO→球賽如期舉行。應(yīng)提醒主管避開實(shí)施交通管制的例假日，以免因此而無法順利進(jìn)行。．請(qǐng)示主管參加意愿。．其它臨時(shí)待辦事宜應(yīng)變。．前一日再次確認(rèn)球場(chǎng)。．安排相關(guān)事宜。(6)確認(rèn)是否須安排接送。(4)發(fā)邀請(qǐng)函。(2)訂席、訂菜單。如主管自行前往，則須于事前備妥相關(guān)路線圖供主管參考。．提醒赴會(huì)。．行程登錄。．與司機(jī)溝通前往路線