【正文】 程，修正補充完后，立即交還予總經(jīng)理。．在為總經(jīng)理安排行程時，原則上若其中一天已有行程，則盡量將其它行程排至同一天，避免每天皆有訪客或會議，使其行程可連貫，時間更能充分運用。．在收到會議通知或請柬時，先將其時間、地點登錄于備忘卡上，若黃副總經(jīng)理不參加，再予以擦掉。．若行程尚不是十分確定時，則將備忘卡該行程處寫上“預定”二字。．當?shù)弥滦谐虝r(如會議通知或請柬)，于書面上看不出開會或邀宴之原因目的時，則需先洽詢確認后，將原因理由寫于字條上，附在會議通知或請柬上方，呈請總經(jīng)理核閱。．當收到開會通知、請柬或其它行程，正逢總經(jīng)理不在國內或沒空之時，須事前告知對方總經(jīng)理無法出席之原因，并請教可否委托他人代為出席。待與總經(jīng)理取得聯(lián)系，請示總經(jīng)理是否委派代理人出席；但若無法與總經(jīng)理取得聯(lián)系，則盡速交呈總經(jīng)理處理，以免延誤時效。．若有外賓表示欲前來拜會總經(jīng)理之時，應先確認清楚對方之來訪人數(shù)及目的，以便于事前資料之準備，并通知相關人員一同出席，若黃副總經(jīng)理不予親自接見時，則應將詳細內容及行程轉知其指定之接定對象。．當總經(jīng)理參加外界之邀約或演講時，除需備妥公司簡介并通知相關單位制作準備有關數(shù)據(jù)，呈總經(jīng)理核閱之外，并確認對方出席之人員名單、時間地點及器材設備，并請示是否需公司同仁配合出席。．若總經(jīng)理于放假日亦排有行程，則除登錄于備忘卡之外，并于放假之前一天，再次提醒總經(jīng)理赴約，同時請示是否有需配合事項。．若為公司內部之會議，當開會時間已到(或超過)，應以遞紙條方式提醒黃副總經(jīng)理；若為公司外部之行程或會議，則應計算車程時間再加20分鐘，提醒總經(jīng)理出發(fā)之時刻。．得知國外出差時，應立即確認各種證件是否備齊，簽證是否過期，是否需辦理加簽等，并安排機票、住宿及接送事宜。．確認后之班機、行程、飯店等數(shù)據(jù)除登錄于備忘卡之外，并打出一張行程表，呈黃副總經(jīng)理參考。．總經(jīng)理出國一般不需先借支，但需請示是否需兌換外幣，并準備禮品，若赴大陸拜訪官員時，禮品部份可請廖副理購買，詳細說明禮品之內容、價格及致贈對象。．若禮品很多，可委托其它同行人員攜帶，抵達目的地之后再轉交予總經(jīng)理。．在總經(jīng)理出國、出差或開會之前，將所需數(shù)據(jù)先行備齊，并再次確認查檢表無疏漏之處后，一并交呈總經(jīng)理。．總經(jīng)理出國、出差之前，須確認并安排至回國(出差)后，第一日上班須秘書配合的一切事項。．賀卡名單可分為: (1)政府機構 (2)民意代表 (3)媒體 (4)法人團體 (5)學術界 (6)汽車廠(7)轉投資企業(yè) (8)協(xié)力廠商 (9)經(jīng)銷商 (10)MC臺北 (11)朋友、同學 (12)金融界 (13)其它 (14)大陸(15)三菱集團(除MMC外)(16)其它．原則上一般同仁結婚，以公司規(guī)定為準。．若有特殊狀況，則請示總經(jīng)理之意見后再行處理。．非公司內部同仁結婚時，須先確認對方身份及與黃副總經(jīng)理之關系，若為協(xié)力廠人員，則由采購部統(tǒng)籌辦理，若為經(jīng)銷商相關人員，則由營銷部統(tǒng)籌辦理，較高階或其它人員則于喜帖上注明對方身份，請示黃副總經(jīng)理之后再行處理。．收到訃文，若為同仁及同仁之配偶、雙親、子女，以公司致贈奠儀標準為原則。若有特殊狀況或非公司同仁之時(協(xié)力廠、經(jīng)銷商仍統(tǒng)籌由采購部、營銷部處理)，則請示總經(jīng)理后，再交由管理部、公關或其它有關單位處理。．國內外出差旅費借支、報支、平日待客、禮品致贈、及每月固定會員月會費等的報支。．每月各公司董、監(jiān)事車馬費之處理。．信用卡之申請、不定期之存、提款、支票匯存、外幣兌換、匯款、劃撥等。．每月行動電話自費部分之繳交。．總經(jīng)理個人零用金之管理、運用。．其它金融事宜處理。．不喝生茶等刺激性食品。．買餐點時，要附上餐巾紙。．總經(jīng)理在臺北辦公時，若需用中餐可請小姐代為購買。．要隨時注意茶杯內是否有開水，有人來訪時，也應適時幫訪客添加茶水、飲料。．總經(jīng)理若至楊梅辦公時，應隨時將窗戶打開通風，并保持室內清凈。．總經(jīng)理專線電話由總經(jīng)理本人直接接聽，待響三聲沒接時再接聽。．若得知總經(jīng)理將離開辦公室時，應先將公文、資料裝入袋內，放置于車上(有公文、資料需送至楊梅或臺北時，若總經(jīng)理座車比號訊車早到的話，可將資料托司機隨車送達目的地以合乎時效)。．總經(jīng)理回國時，應把公文資料(含剪報等)交由接機人員轉呈。．每天于副總進辦公室前需將副總辦公室整理完畢 (含桌面整潔、計算機開機、公文送入、茶水準備、垃圾筒清理等)。．上班時需將計算機開機，并開啟Webmail及待批文件畫面。．茶水準備方面:以副總自備之茶葉沖泡即可。．視副總個人需求準備午餐。．上班時打開空氣清靜機，下班時關閉。．天氣悶熱時需打開電扇。．適時替換補充文具用品。公文整理．辦公桌左側置放兩個公文籃，密件公文封放置最左側，其余卷宗及書面資料放置左二公文籃內。．確定公文呈核流程(參考權責委讓作業(yè))．副總有批示意見之文件需轉知原單位或相關單位。．公文收發(fā)往來需登記以備各單位查詢。．私人信件除密件外皆可先行拆閱。．隨時Update webmail上之行事歷。．若行程臨時變更且不及更改行事歷時，必須立即向副總口頭報告。．若有外賓來廠參訪時，需事先與主辦單位確定行程細節(jié)部分，并提醒副總于既定時間移動至接待地點。另須提供副總當日來賓參訪行程表，以利副總了解當日行程狀況。必要時需填寫工聯(lián)單請警衛(wèi)室人員協(xié)助貴賓人車通行。．行程安排上有沖突時，需請示副總意見后再調整行程。 ．當副總接受外界邀約訪問或特定場合演講時，需請相關部門事先提供相關數(shù)據(jù)并上呈副總。．當有廠外行程時(如宴會、球賽、演講會、研習會等)，需視情況準備該地聯(lián)絡電話及地圖提供給副總及司機，并估算車程時間，出發(fā)前提醒當天服裝及需攜帶資料。※董監(jiān)事會、股東會行程．當收到董監(jiān)事會、股東會之會議通知時，將時間、地點、議程內容報告副總，并確定副總是否出席。若副總欲出席會議時，需將議事手冊送交經(jīng)營分析課請其準備相關資料，最晚需于會議前一日將資料上呈副總。．原則上專線由副總親自接聽，若副總不在位置上可進入辦公室代接專線電話。．當副總不在辦公室時，須問明來電者之姓名、公司名稱、職稱、電話號碼、及洽談內容及來電時間記在留言條上，呈予副總，若是緊急狀況應馬上與副總聯(lián)系。．國內外出差報支、宴客費用、婚喪喜氣禮金致贈、禮品致贈、文具用品請購等處理。．副總個人零用金管理。．董監(jiān)事車馬費。．目前以outlook作名片管理，適時更新修改聯(lián)絡人數(shù)據(jù)。所謂“只簽名不需詳閱”系指假單、報支單等。若行程有連貫，如出國、出差等，則可視情況增補備忘卡至七周份或八周份。總經(jīng)理之備忘卡須用鉛筆登錄，以便于修改。