【文章內(nèi)容簡介】 ．若會(huì)辦單位有簽注意見時(shí)，應(yīng)先送回原承辦單位了解。．過濾后之公文，應(yīng)盡速呈送主管核閱。．主管批示后之公文，應(yīng)盡速處理分發(fā)，不可延誤時(shí)效。注意某些敏感性公文(密件)須依公文流程呈送?？偨?jīng)理已簽準(zhǔn)后之發(fā)文稿、簽呈或收文簽、報(bào)告書等之公文，先送交人力資源組處理。轉(zhuǎn)知單、工連單等轉(zhuǎn)知總經(jīng)理之公文，針對(duì)總經(jīng)理核準(zhǔn)及指示之部份，掃瞄后EMAIL給承辦及相關(guān)人員，原稿擲回提出單位之經(jīng)理。若主管對(duì)其他單位或個(gè)人有任何書面指示，可視需要影印或記錄下來，以利跟催?？偨?jīng)理出國期間，若有未決部份可請示代理人。(二)信件收發(fā)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)．到信件先行過濾分類：(1) 工商簡介可視需要呈閱或丟棄。(2) 私人信件徑呈主管(不拆閱)。(3) 若主管曾指示某類別信件之處理原則，則徑行處理。(4) 其它信件分類呈閱。．主管閱后若指示分送其它單位，則盡速分發(fā)。．處理完之信件可視重要性予以分類存檔。(三)數(shù)據(jù)收發(fā)、影印作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)．過濾分類：(1) 若為存參文件可直接存盤處理。(2) 若為主管指示需要之?dāng)?shù)據(jù)立即呈閱。(3) 若主管曾指示某類數(shù)據(jù)之處理原則，則徑行處理。(4) 其它數(shù)據(jù)分類呈閱。．主管閱后若指示分發(fā)其它單位參考，則盡速影印分發(fā)。．其余未獲指示之資料可視重要性予以分類存檔注意影印之質(zhì)量。確定分送之單位無誤。若主管對(duì)其他單位或個(gè)人有任何書面指示，可視需要影印或記錄下來以利跟催。四、翻譯文件作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)情況步驟注意事項(xiàng)說明(一) 各部門直接要求翻譯或繕打．過濾翻譯內(nèi)容。．將承辦的工作報(bào)告直屬主管。．請需求單位提供專有名詞之日語或英語寫法，以供參考。無法依期限完成者，立即報(bào)告直屬主管，或者向直屬主管請求支持(如送廠外翻譯、打字)。(二) 主管直接交辦之翻譯或繕打．衡量若個(gè)人可獨(dú)力完成者，自行負(fù)責(zé)。．若無法獨(dú)力完成者：(1) 由主管協(xié)調(diào)全員配合完成。(2) 確實(shí)掌握完成日期。若無法實(shí)時(shí)完成，應(yīng)事先向主管報(bào)告，并尋求支持。肆、個(gè)人公關(guān)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)一、 婚喪喜慶處理情況步驟注意事項(xiàng)說明(一)賀卡?主管需寄發(fā)名單之調(diào)查與建檔。．賀卡制作跟催。．賀卡寄發(fā)名單打印與寄發(fā)。．主管接獲賀卡時(shí)，確認(rèn)所收到之賀卡是回卡或新增名單。賀卡應(yīng)于每年十一月底以船運(yùn)或大宗郵件寄出。若新增名單則請示主管是否回復(fù)賀卡。 二、電話應(yīng)對(duì)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)情況步驟注意事項(xiàng)說明(一)接聽所屬主管外線電話時(shí)．原則上鈴響三聲內(nèi)接聽。．告知對(duì)方自己所屬的辦公室并親切問好。．了解來電者身份后判定是否直接轉(zhuǎn)接。(1)可直接轉(zhuǎn)接。(2)無法立即轉(zhuǎn)接者： (包括日期、來電時(shí)間、來電者數(shù)據(jù)及其它相關(guān)事宜)。 。 。 ，立即執(zhí)行。應(yīng)于轉(zhuǎn)接前讓主管了解來電者身份。如不了解來電者身份，或主管適巧無法接聽時(shí)，應(yīng)委婉的告知原因，并表示歉意。例：總經(jīng)理辦公室，您好！　 副總經(jīng)理辦公室，您好！未經(jīng)主管核準(zhǔn)，不能將主管家里電話、專線、行動(dòng)電話號(hào)碼告知他人。上班及加班時(shí)間(配合主管需求)，電話均應(yīng)有人接聽，有事離開辦公室，應(yīng)轉(zhuǎn)由其它秘書或其它人員代接。(二)代主管撥接外線電話時(shí)．接到指示立即動(dòng)作。．親切問好并表明自己的公司及辦公室名稱。．請其代為轉(zhuǎn)接所欲聯(lián)絡(luò)之對(duì)象。(1)得順利轉(zhuǎn)接者：　，復(fù)述自己公司名稱力并告知哪一位主管欲和其通電話。 ，立即轉(zhuǎn)接。 ，應(yīng)向主管報(bào)告所將轉(zhuǎn)接之電話為何公司、何人之電話。(2)無法順利轉(zhuǎn)接時(shí)： 。 。 。必須在請對(duì)方轉(zhuǎn)接前，先行表明自己的身份。(三)接聽主管內(nèi)線電話時(shí)．電話鈴響立即接聽。．親切地向?qū)Ψ絾柡虿⒋谵D(zhuǎn)接給主管。(1)得順利轉(zhuǎn)接者。(2)主管適巧無法接聽時(shí)： 。：。，決定是否需立即聯(lián)絡(luò)主管回電。轉(zhuǎn)接前務(wù)必將來電者所屬單位及姓名清晰的告知主管。如能進(jìn)一步了解來電原因，則應(yīng)于轉(zhuǎn)接時(shí)簡明扼要的一并報(bào)告。無法立即聯(lián)絡(luò)主管回電，應(yīng)盡速回報(bào)讓主管之上級(jí)主管了解，謀求進(jìn)一步對(duì)應(yīng)之道。應(yīng)尊重來電者個(gè)人之意愿，如其希望立即聯(lián)絡(luò)則應(yīng)全力予以協(xié)助。如為主管朋友，可以電話留言條書明原委請主管回電，或視情況代為轉(zhuǎn)接。 三、訪客接待作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)情況步驟注意事項(xiàng)說明 (一)廠外訪客之接待．接收欲來訪之訊息。．了解其來訪之目的、身份與公司或主管之關(guān)系。．約定回復(fù)時(shí)間。．將欲來訪賓客之信息向主管報(bào)告。．了解主管接受之意愿。 (1)主管可親自接待時(shí): ？并立即予以處理。 ，應(yīng)隨時(shí)跟催。 ，再次與其確認(rèn)來訪時(shí)間、人員等相關(guān)事宜，并提醒主管。 ，斟酌是否需提出人力支持之需求。 、姓名及預(yù)定來廠之時(shí)間等。 ，應(yīng)于樓梯口迎接并引導(dǎo)進(jìn)入會(huì)客場地。 。 、點(diǎn)心等。 BY。 。 、整頓。 (冰)濕紙巾、(冰)飲料置于會(huì)客場地。 。 (2)主管委請相關(guān)人員代為接待時(shí): ？NO →徑行聯(lián)絡(luò)YES→向主管報(bào)告情形，并謀求解決之道。 (3)主管因故無法接受拜訪時(shí)，應(yīng)設(shè)法技巧地將此項(xiàng)訊息轉(zhuǎn)達(dá)讓對(duì)方了解，并設(shè)法取得其諒解。未取得主管指示前，不可自行允諾，應(yīng)委婉的讓其了解情況。如無法在約定時(shí)間內(nèi)回復(fù)，應(yīng)事先讓對(duì)方了解，不可失信于對(duì)方。包括欲來訪者之公司名稱、單位、姓名、來訪人數(shù)、來訪目的、欲來訪之時(shí)間等相關(guān)信息。務(wù)必于賓客來訪前將資料備齊，并檢視后呈送相關(guān)主管核閱。必要時(shí)須協(xié)調(diào)相關(guān)單位派車接送，如有變化應(yīng)即向主管報(bào)告，并謀求因應(yīng)之道。數(shù)據(jù)、點(diǎn)心、飲料、濕紙巾可事先整齊地置于會(huì)客室桌上；一日內(nèi)若有多次之賓客來訪，宜準(zhǔn)備不同之飲料及點(diǎn)心予以替換。如有特殊訪客可請警衛(wèi)免去訪客交換證件之手續(xù)，以縮短訪客進(jìn)廠之時(shí)間，同時(shí)使其感受到受重視之程度。客人進(jìn)廠后，若廠內(nèi)尚有未到席人員，應(yīng)再一次通知。遇特殊狀況則須于訪客進(jìn)廠時(shí)立即向主管報(bào)告，同時(shí)應(yīng)視訪客之國別、性質(zhì)等為主管準(zhǔn)備適宜之名片。