【正文】 及出發(fā)時間。．行程登錄。．安排宴客事宜。(2)致贈賀禮。(5)提醒出發(fā)時間。(3)與司機溝通前往路線及出發(fā)時間。若YES→(多由公關(guān)、或采購等部門承辦)(1)準備相關(guān)事宜(含致詞稿)。．檢視是否與其它行程沖突。(五)公關(guān)活動之參與．收到邀請函。(8)提醒赴會。(6)準備當日需用設(shè)備如投影機、幻燈機、雷射筆等。(4)呈核資料。(2)聯(lián)絡(luò)數(shù)據(jù)準備事宜(包括數(shù)據(jù)準備，另請示主管是否需隨行人員)。．請示主管意愿。如無把握判斷正確，則可匯集相關(guān)訊息，呈報上級主管核示。備齊待客應(yīng)備事宜，并隨時跟催。(3)依高階主管指示聯(lián)絡(luò)相關(guān)人員一同出席。如判斷可由公關(guān)回復(fù)之一般性采訪，而對方亦同意由公關(guān)回答，則可將案子轉(zhuǎn)給公關(guān)(避免直接將電話轉(zhuǎn)給主管)若YES→(多由公關(guān)承辦)(1)聯(lián)絡(luò)對方采訪時間、地點，并了解來訪人數(shù)及來訪人員階層。．提醒主管隔日有媒體來訪。．登錄行程。(三)媒體要求采訪時．了解其欲采訪之主題及時間、地點。如遇用餐時間，應(yīng)請示是否需準備餐點。知會司機會議時間及地點，并與其討論出發(fā)時間，而后向主管報知。若YES→(1)記入主管行程備忘卡、登錄于白板或PDA上(2)如需數(shù)據(jù)，協(xié)調(diào)相關(guān)單位準備，并隨時F/U。若YES→呈閱會議通知時，加以注明。．提醒主管出發(fā)時間。．.安排與會之相關(guān)事宜。．行程登錄。．將會議通知及所匯總之相關(guān)資料呈送主管。更改后，應(yīng)盡速知會與會人員。主管如無法出席會議，應(yīng)請示是否需委托代理人出席？如YES，應(yīng)知會代理人該會議相關(guān)事宜及數(shù)據(jù)，并同時轉(zhuǎn)知承辦單位； 如NO，則應(yīng)于事前告知主辦單位。會議召開如有變動，應(yīng)盡速呈報主管知曉，并同時修正白板、行程備忘卡、PDA之內(nèi)容。貳、主管行程安排及協(xié)助作業(yè)標準 一、行程安排／確認／登錄／提醒作業(yè)標準情況步驟注意事項說明(一)公司內(nèi)部例行性會議．將正確之會議名稱、時間、地點等詳實的登錄于白板或行程備忘卡或PDA上。主管通訊簿上之數(shù)據(jù)配合名片換新隨時更新維護。．依主管需求予以分類，依序放入名片盒。檔案內(nèi)文件如工連單、通告、會議通知等若已過有效期限即可銷毀； 機密資料逾期先以碎紙機銷毀再丟棄。(四)檔案管理．檔案管理依下述分類管理：(部門、信件…)。若內(nèi)容為公司之專題報導(dǎo)或其它具存參價值之報導(dǎo)，應(yīng)先確認是否有其它單位存盤，若無則須保留或提供給其它單位存參。若主管曾指示某些雜志徑轉(zhuǎn)送其它單位則徑送。．若主管指轉(zhuǎn)送其它單位，則依指示轉(zhuǎn)送。．于返廠上班前一日完成所有剪報作業(yè)(剪、貼、掃瞄、掛上計算機)。CMC報導(dǎo)─中華及裕隆相關(guān)消息產(chǎn)業(yè)新聞─五大車廠、產(chǎn)業(yè)相關(guān)報導(dǎo)、機車、WTO汽車相關(guān)、整體經(jīng)濟環(huán)境其它消息─進口車消息、汽車外圍商品訊息產(chǎn)險相關(guān)─產(chǎn)險業(yè)相關(guān)報導(dǎo)紡織相關(guān)─紡織業(yè)相關(guān)報導(dǎo)，謹呈董事長確保影印質(zhì)量，避免模糊、缺頁。．秘書課存有剪報檔案，于翌年元月份裝訂成冊，存盤。 ○○ 公司 秘書課工作作業(yè)標準2005/11/4修訂壹、 數(shù)據(jù)管理作業(yè)標準 1一、文書檔案管理作業(yè)標準 1二、名片管理作業(yè)標準 4貳、主管行程安排及協(xié)助作業(yè)標準 5一、行程安排／確認／登錄／提醒作業(yè)標準 5二、差假手續(xù)辦理／支持作業(yè)標準 13三、代辦高階主管出國手續(xù)作業(yè)標準 15參、行政業(yè)務(wù)作業(yè)標準 16一、費用報支作業(yè)標準 16二、事務(wù)用品增補／禮品申請作業(yè)標準 17三、公文／數(shù)據(jù)收發(fā)作業(yè)標準 18四、翻譯文件作業(yè)標準 21肆、個人公關(guān)作業(yè)標準 22一、婚喪喜慶處理 22二、電話對應(yīng)作業(yè)標準 23 三、訪客接待作業(yè)標準 26伍、其它作業(yè)標準 31一、高階主管個人需求作業(yè)標準 31 A總經(jīng)理個人需求作業(yè)標準 31 B副總個人需求作業(yè)標準 35 C副總個人需求作業(yè)標準 41 D副總個人需求作業(yè)標準 43 E特助個人需求作業(yè)標準 47 F副總個人需求作業(yè)標準 51 F副總個人需求作業(yè)標準 5344 / 47壹、資料管理作業(yè)標準 一、 文書檔案管理作業(yè)標準情況步驟注意事項說明(一)剪報管理● 標的● 平時上班日1. 剪報內(nèi)容分為CMC群報導(dǎo)、產(chǎn)業(yè)新聞、其它消息、產(chǎn)險相關(guān)、紡織相關(guān)．每日由一Leader負責統(tǒng)籌、跟催閱報情形并掃瞄掛計算機上。．每日剪報需于10:30前完成影印托號訊。剪報工作2001年10月經(jīng)簡協(xié)理核定由企劃管理GROUP共同制作。 ●三天(含)以上之休假期間．剪報人員于放假前排好回廠加班日期。(二)報章雜志管理．凡是呈閱主管的所有報章雜志皆須過濾右列注意事項后再呈閱。．主管閱后之雜志存放得視內(nèi)容及主管之需求訂定保存期限。逾保留期限之雜志及文書數(shù)據(jù)須過濾其內(nèi)容后，可送給CMC圖書館。(三)書籍管理．屬主管所有之書籍可視狀況分類保存。．若有需求時可于檔案前附加文件名目錄。 二、名片管理作業(yè)標準情況步驟注意事項說明(一)名片管理．名片上加注日期。．有新名片時立即抽換舊名片。加注日期目的在區(qū)別其名片之時間性。．于會議召開前，提醒主管出席會議，并將會議通知、議程及資料呈給主管攜帶赴會。主管如因事無法準時出席會議，應(yīng)代為告知承辦人，并向主辦單位說明。如主管為該會議之主持人，遇有需變更會議召開時間時，可斟酌主管行程內(nèi)容，先行擬妥一建議案提供主管參考。(二)外界邀約參加之會議．收到會議通知先行確認是否與其它會議沖突(如為初次受邀之會議，先了解會議性質(zhì)及與會人員)。．確認參加與否。．向上一級主管口頭報告行程。．通知代理人。．通知司機STAND BY。NO→記錄于自備之主管行程內(nèi)，而后將該通知上呈主管。NO→事前告知主辦單位，切勿拖延。應(yīng)預(yù)留時間供主管準備出差之相關(guān)事宜。如有需攜帶之文件，應(yīng)先行置于座車上。．如直屬主管核示直接請示高階主管，則由秘書直接請示。．前一日與對方再確認。．檢視相關(guān)事宜是否已安排妥當。(2)協(xié)調(diào)相關(guān)位準備資料。(4)如需參觀工廠，應(yīng)于事前填妥申請單，并會相關(guān)單位。若NO→(1) 請示是否轉(zhuǎn)由公關(guān)應(yīng)對？亦或拒絕接受采訪？(2)依指示辦理。(四)外界邀請演講時．了解相關(guān)內(nèi)容(如演講主題、地點、時間、聽講對象、人數(shù)、聽眾階層等)。