【正文】 按要求將文件轉(zhuǎn)送有關(guān)部門，較重要的文件應(yīng)由辦公室主任閱知后轉(zhuǎn)送 做好跟蹤催辦工作，并將處理結(jié)果及時反饋領(lǐng)導(dǎo)閱知?？茖W(xué)建檔，方便查詢起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實(shí)行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EOSOP23任務(wù)的題目：總經(jīng)理辦公會程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1接到會議通知 根據(jù)總經(jīng)理的安排確定時間，地點(diǎn)及參加會議的人員； 與相關(guān)部門聯(lián)系布置會場； 根據(jù)會議內(nèi)容與會者提前準(zhǔn)備會議資料。進(jìn)一步確認(rèn)添置、更新和裝修改造設(shè)備的必要性、合理性；審核設(shè)備種類型號、費(fèi)用預(yù)算的合理性3 上報報總經(jīng)理審批； 將總經(jīng)理批閱后的文件轉(zhuǎn)相關(guān)部門辦理； 當(dāng)預(yù)算超過總經(jīng)理的審批權(quán)限，上報集團(tuán)財務(wù)部審批?？茖W(xué)建檔，方便日常資料查詢起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期：標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實(shí)行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EOSOP20任務(wù)的題目：基本決策程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1 各部門分別制定基本決策內(nèi)容部門根據(jù)工作需要制定基本決策；部門負(fù)責(zé)人審閱決策內(nèi)容2 轉(zhuǎn)送、上報轉(zhuǎn)相關(guān)部門審閱決策內(nèi)容，并會簽意見；上述決策要報總經(jīng)理審閱以便使各部門提出的基本決策更科學(xué)合理并確保各部門之間工作的協(xié)調(diào)和統(tǒng)一3 修改決策根據(jù)總經(jīng)理意見進(jìn)行修改和補(bǔ)充，最后定稿并印發(fā)完善4存檔將批準(zhǔn)后的決策電子文本存入電腦，正本收入文件柜科學(xué)建檔，方便查詢起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實(shí)行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EOSOP21任務(wù)的題目：設(shè)施設(shè)備添置、更新、和裝修改造編制程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1 接受申報各部門申報：需要添置、更新和裝修改造設(shè)備的理由、種類型號及費(fèi)用預(yù)算等；部門負(fù)責(zé)人審核簽字。起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期：標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實(shí)行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EOSOP18任務(wù)的題目：制定酒店工作計劃需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1 組織召開酒店辦公會議，布置部門工作計劃制定任務(wù)召開部門經(jīng)理以上人員參加的酒店辦公會議。陪同參觀 接待人員要在指定時間、約定地點(diǎn)等候，將審批表交給當(dāng)班警衛(wèi)； 當(dāng)見到參觀客人時，接待人員要主動上前打招呼，說“歡迎來酒店參觀，指導(dǎo)”，并向來賓做自我介紹； 根據(jù)參觀者的要求熱情介紹酒店設(shè)施和服務(wù)項(xiàng)目，當(dāng)客人提出問題超出應(yīng)介紹的范圍或接待員不清楚時，要慎重回答； 參觀范圍一般是對外的營業(yè)場所、外室環(huán)境及酒店公共服務(wù)設(shè)施，在餐廳營業(yè)時間謝絕參觀，游泳池、健身房、美容室、電腦機(jī)房、電話機(jī)房等區(qū)域不宜參觀； 如要求參觀客房要到前臺辦理領(lǐng)取鑰匙手續(xù)，登記房間號及使用時間； 遇有貴賓參觀或上級單位安排的參觀，店領(lǐng)導(dǎo)要到場接待。（此程序通常是針對外部各種社會團(tuán)體）起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實(shí)行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EOSOP17任務(wù)的題目：接待參觀需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么參觀前準(zhǔn)備 接待部門必須持有店領(lǐng)導(dǎo)簽字的參觀登記表，任何個人或部門不得私自接待參觀，以免影響酒店正常經(jīng)營和秩序； 如有特殊參觀要求的，要提前做好準(zhǔn)備，并通知所參觀部門； 外賓及記者的參觀由酒店公關(guān)經(jīng)理負(fù)責(zé)，國內(nèi)賓客的參觀由行政辦公室統(tǒng)一辦理手續(xù)并安排有關(guān)部門接待。報批將登記表交主管店領(lǐng)導(dǎo)審批。送報（1） 每天按規(guī)定時間發(fā)報。（2） 行政辦文秘每日按規(guī)定時間前往領(lǐng)取。訂報（1） 待支票批準(zhǔn)后，連同已填好的訂報單到郵局辦理訂報手續(xù)；（2） 將訂報單和發(fā)票帶回。會后工作（1） 遇有重要會議時，會后要組織向缺席人員傳達(dá)；（2） 辦公室主任必要時收集一些相關(guān)的會議反饋，寫出書面材料供店領(lǐng)導(dǎo)參考。(現(xiàn)階段根據(jù)酒店具體情況而定)會前檢查（1） 在會前半個小時到會場檢查設(shè)備、設(shè)施是否符合要求，發(fā)現(xiàn)問題要及時與餐飲部聯(lián)系，立即糾正；（2） 如遇特殊情況不能如期開會時，要及時向主管店領(lǐng)導(dǎo)匯報，以決定是否改期。起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期：標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實(shí)行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EOSOP13任務(wù)的題目：安排酒店管理人員會議需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么確認(rèn)在會議前兩天向主管店領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)會期、時間、會議內(nèi)容及其它要求；訂會議室通知餐飲部及銷售部開會日期、時間、人數(shù)及其它要求，預(yù)訂會議室。調(diào)配（1） 行政辦公室經(jīng)理接到批件后，根據(jù)批示進(jìn)行內(nèi)部調(diào)配；（2） 如內(nèi)部無法調(diào)配，通知申請部門辦理采購手續(xù)；（3） 新購進(jìn)的辦公設(shè)備到貨后，需到行政辦公室登記；（4） 替換下來的設(shè)備仍可維修使用的填寫清修單，不能修復(fù)的辦理報損手續(xù)。提貨（1） 庫房發(fā)貨員要嚴(yán)格按照領(lǐng)貨單上批準(zhǔn)貨項(xiàng)和數(shù)量發(fā)放；（2） 暫時沒有的物品要及時消帳，并在提貨單上注明。起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序（各部門領(lǐng)取貨品都由財務(wù)部審核）部門：行政辦公室實(shí)行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EOSOP9任務(wù)的題目：各部門領(lǐng)取辦公用品的審批與核算需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么填寫領(lǐng)貨單（1） 申請部門要寫明辦公用品的名稱、申領(lǐng)數(shù)量、使用時限及用途；（2） 部門經(jīng)理在領(lǐng)貨單上簽字；（3） 交行政辦轉(zhuǎn)分管店級領(lǐng)導(dǎo)簽字。打印（1） 店領(lǐng)導(dǎo)簽字后將批改過的稿件送交秘書打??；（2） 校對；（3） 客人離店三天內(nèi)印發(fā)正式稿件；發(fā)送（1） 將正式稿件以公文流轉(zhuǎn)或傳真上報。（2） 由前廳部、銷售部負(fù)責(zé)人提供信息，必要時向店領(lǐng)導(dǎo)征詢；（如海南新國賓館）（3） 認(rèn)真閱讀酒店各種職能組織的會議紀(jì)要或文件；起草整理（1） 行政辦主任在接待過程結(jié)束后盡快起草簡報；（2） 簡報中所反映事件的時間、人物、過程、結(jié)果、經(jīng)驗(yàn)等要真實(shí)，不得虛構(gòu)；（3） 簡報文字和書寫格式要符合要求。酒店的對外經(jīng)濟(jì)合同必須由總經(jīng)理、總審計師 / 財務(wù)總監(jiān)、相關(guān)部門責(zé)任人匯簽后加蓋酒店公章，正本由計財部存檔。打?。?） 發(fā)文部門自行擬稿；（2） 校對；（3） 打印，上報文件份數(shù)一般為一份。（5） 當(dāng)天下班之前必須下發(fā)。傳閱（1） 文件登記后將文件傳閱夾交部門經(jīng)理（急件放在最上面，并標(biāo)上記號）；（2） 秘書將文件夾送店領(lǐng)導(dǎo)傳閱，順序按先常務(wù)副總經(jīng)理，后其他店領(lǐng)導(dǎo)；（3） 部門經(jīng)理閱后在文件傳閱單上寫明建議和“請店領(lǐng)導(dǎo)傳閱”以及簽閱日期；最后呈送總經(jīng)理批準(zhǔn)。起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期：標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實(shí)行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EOSOP5任務(wù)的題目：酒店行政文件的處理需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么登記（1） 行政辦公室秘書接到文件后，要于當(dāng)日在收文本上登記，寫明來文原編號、收文日期、文件份數(shù)、內(nèi)容提要、來文機(jī)關(guān)及書文編號等；（2） 在每份文件的右上角空白處蓋收文章，寫明收文時間及收文號；（3） 填寫文件傳閱單，每份文件一張，并釘在文件封面。登記（1） 由經(jīng)辦人手持批文，到行政辦公室辦理登記；（2） 登記時寫明經(jīng)辦人、聯(lián)系單位、事由等蓋章開信（1） 按申請批文所示內(nèi)容，清楚、準(zhǔn)確地填寫介紹信；（2） 禁止開具空白介紹信；（3） 將公章蓋在指定位置或發(fā)出單位名稱與日期處，保證印章字跡清晰。匯報（1） 會議結(jié)束后，及時向酒店領(lǐng)導(dǎo)約定匯報時間及形式；（2） 重點(diǎn)匯報會議要求酒店來落實(shí)的工作項(xiàng)目及要求；（3） 對會議布置的工作，不得在匯報時私自取舍。行政辦公室標(biāo)準(zhǔn)操作程序一覽表序號任務(wù)號任務(wù)的題目頁碼1.EOSOP01代表酒店參加有關(guān)會議2.EOSOP02蓋酒店公章和開具介紹信3.EOSOP03交換文件（發(fā)文）4.EOSOP05酒店行政文件的登記及傳閱5.EOSOP06以酒店名義向外發(fā)文6.EOSOP07上級工作簡