【正文】 行政辦公室主任簽署意見。規(guī)范行文格式，提高行文水平2文件處理 按要求將文件轉(zhuǎn)送有關(guān)部門，較重要的文件應由辦公室主任閱知后轉(zhuǎn)送 做好跟蹤催辦工作，并將處理結(jié)果及時反饋領(lǐng)導閱知?？茖W建檔，方便查詢起草者：批準者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標準操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務號：EOSOP23任務的題目：總經(jīng)理辦公會程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標準：做什么怎么做P為什么1接到會議通知 根據(jù)總經(jīng)理的安排確定時間，地點及參加會議的人員； 與相關(guān)部門聯(lián)系布置會場； 根據(jù)會議內(nèi)容與會者提前準備會議資料。進一步確認添置、更新和裝修改造設(shè)備的必要性、合理性；審核設(shè)備種類型號、費用預算的合理性3 上報報總經(jīng)理審批； 將總經(jīng)理批閱后的文件轉(zhuǎn)相關(guān)部門辦理； 當預算超過總經(jīng)理的審批權(quán)限，上報集團財務部審批?？茖W建檔，方便日常資料查詢起草者：批準者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期：標準操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務號：EOSOP20任務的題目：基本決策程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標準：做什么怎么做P為什么1 各部門分別制定基本決策內(nèi)容部門根據(jù)工作需要制定基本決策；部門負責人審閱決策內(nèi)容2 轉(zhuǎn)送、上報轉(zhuǎn)相關(guān)部門審閱決策內(nèi)容，并會簽意見；上述決策要報總經(jīng)理審閱以便使各部門提出的基本決策更科學合理并確保各部門之間工作的協(xié)調(diào)和統(tǒng)一3 修改決策根據(jù)總經(jīng)理意見進行修改和補充，最后定稿并印發(fā)完善4存檔將批準后的決策電子文本存入電腦，正本收入文件柜科學建檔，方便查詢起草者：批準者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標準操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務號：EOSOP21任務的題目：設(shè)施設(shè)備添置、更新、和裝修改造編制程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標準：做什么怎么做P為什么1 接受申報各部門申報：需要添置、更新和裝修改造設(shè)備的理由、種類型號及費用預算等；部門負責人審核簽字。起草者：批準者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期：標準操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務號：EOSOP18任務的題目：制定酒店工作計劃需要使用的工具：效益/質(zhì)量標準：做什么怎么做P為什么1 組織召開酒店辦公會議，布置部門工作計劃制定任務召開部門經(jīng)理以上人員參加的酒店辦公會議。陪同參觀 接待人員要在指定時間、約定地點等候，將審批表交給當班警衛(wèi)； 當見到參觀客人時，接待人員要主動上前打招呼，說“歡迎來酒店參觀，指導”，并向來賓做自我介紹； 根據(jù)參觀者的要求熱情介紹酒店設(shè)施和服務項目，當客人提出問題超出應介紹的范圍或接待員不清楚時，要慎重回答； 參觀范圍一般是對外的營業(yè)場所、外室環(huán)境及酒店公共服務設(shè)施，在餐廳營業(yè)時間謝絕參觀，游泳池、健身房、美容室、電腦機房、電話機房等區(qū)域不宜參觀； 如要求參觀客房要到前臺辦理領(lǐng)取鑰匙手續(xù)，登記房間號及使用時間； 遇有貴賓參觀或上級單位安排的參觀，店領(lǐng)導要到場接待。（此程序通常是針對外部各種社會團體）起草者：批準者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標準操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務號：EOSOP17任務的題目：接待參觀需要使用的工具：效益/質(zhì)量標準：做什么怎么做P為什么參觀前準備 接待部門必須持有店領(lǐng)導簽字的參觀登記表，任何個人或部門不得私自接待參觀，以免影響酒店正常經(jīng)營和秩序； 如有特殊參觀要求的，要提前做好準備，并通知所參觀部門； 外賓及記者的參觀由酒店公關(guān)經(jīng)理負責，國內(nèi)賓客的參觀由行政辦公室統(tǒng)一辦理手續(xù)并安排有關(guān)部門接待。報批將登記表交主管店領(lǐng)導審批。送報（1） 每天按規(guī)定時間發(fā)報。（2） 行政辦文秘每日按規(guī)定時間前往領(lǐng)取。訂報（1） 待支票批準后，連同已填好的訂報單到郵局辦理訂報手續(xù)；（2） 將訂報單和發(fā)票帶回。會后工作（1） 遇有重要會議時，會后要組織向缺席人員傳達；（2） 辦公室主任必要時收集一些相關(guān)的會議反饋，寫出書面材料供店領(lǐng)導參考。(現(xiàn)階段根據(jù)酒店具體情況而定)會前檢查（1） 在會前半個小時到會場檢查設(shè)備、設(shè)施是否符合要求，發(fā)現(xiàn)問題要及時與餐飲部聯(lián)系，立即糾正；（2） 如遇特殊情況不能如期開會時，要及時向主管店領(lǐng)導匯報，以決定是否改期。起草者：批準者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期：標準操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務號：EOSOP13任務的題目：安排酒店管理人員會議需要使用的工具：效益/質(zhì)量標準：做什么怎么做P為什么確認在會議前兩天向主管店領(lǐng)導確認會期、時間、會議內(nèi)容及其它要求；訂會議室通知餐飲部及銷售部開會日期、時間、人數(shù)及其它要求，預訂會議室。調(diào)配（1） 行政辦公室經(jīng)理接到批件后，根據(jù)批示進行內(nèi)部調(diào)配；（2） 如內(nèi)部無法調(diào)配，通知申請部門辦理采購手續(xù)；（3） 新購進的辦公設(shè)備到貨后，需到行政辦公室登記；（4） 替換下來的設(shè)備仍可維修使用的填寫清修單，不能修復的辦理報損手續(xù)。提貨（1） 庫房發(fā)貨員要嚴格按照領(lǐng)貨單上批準貨項和數(shù)量發(fā)放；（2） 暫時沒有的物品要及時消帳，并在提貨單上注明。起草者：批準者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標準操作程序（各部門領(lǐng)取貨品都由財務部審核）部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務號：EOSOP9任務的題目：各部門領(lǐng)取辦公用品的審批與核算需要使用的工具：效益/質(zhì)量標準：做什么怎么做P為什么填寫領(lǐng)貨單（1） 申請部門要寫明辦公用品的名稱、申領(lǐng)數(shù)量、使用時限及用途；（2） 部門經(jīng)理在領(lǐng)貨單上簽字；（3） 交行政辦轉(zhuǎn)分管店級領(lǐng)導簽字。打?。?） 店領(lǐng)導簽字后將批改過的稿件送交秘書打?。唬?） 校對；（3） 客人離店三天內(nèi)印發(fā)正式稿件；發(fā)送（1） 將正式稿件以公文流轉(zhuǎn)或傳真上報。（2） 由前廳部、銷售部負責人提供信息，必要時向店領(lǐng)導征詢；（如海南新國賓館）（3） 認真閱讀酒店各種職能組織的會議紀要或文件；起草整理（1） 行政辦主任在接待過程結(jié)束后盡快起草簡報；（2） 簡報中所反映事件的時間、人物、過程、結(jié)果、經(jīng)驗等要真實，不得虛構(gòu)；（3） 簡報文字和書寫格式要符合要求。酒店的對外經(jīng)濟合同必須由總經(jīng)理、總審計師 / 財務總監(jiān)、相關(guān)部門責任人匯簽后加蓋酒店公章，正本由計財部存檔。打?。?） 發(fā)文部門自行擬稿；（2） 校對；（3） 打印，上報文件份數(shù)一般為一份。（5） 當天下班之前必須下發(fā)。傳閱（1） 文件登記后將文件傳閱夾交部門經(jīng)理（急件放在最上面，并標上記號）；（2） 秘書將文件夾送店領(lǐng)導傳閱，順序按先常務副總經(jīng)理，后其他店領(lǐng)導；（3） 部門經(jīng)理閱后在文件傳閱單上寫明建議和“請店領(lǐng)導傳閱”以及簽閱日期；最后呈送總經(jīng)理批準。起草者：批準者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期：標準操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務號：EOSOP5任務的題目：酒店行政文件的處理需要使用的工具：效益/質(zhì)量標準：做什么怎么做P為什么登記（1） 行政辦公室秘書接到文件后，要于當日在收文本上登記，寫明來文原編號、收文日期、文件份數(shù)、內(nèi)容提要、來文機關(guān)及書文編號等；（2） 在每份文件的右上角空白處蓋收文章，寫明收文時間及收文號；（3） 填寫文件傳閱單，每份文件一張，并釘在文件封面。登記（1） 由經(jīng)辦人手持批文，到行政辦公室辦理登記；（2） 登記時寫明經(jīng)辦人、聯(lián)系單位、事由等蓋章開信（1） 按申請批文所示內(nèi)容，清楚、準確地填寫介紹信；（2） 禁止開具空白介紹信；（3） 將公章蓋在指定位置或發(fā)出單位名稱與日期處，保證印章字跡清晰。匯報（1） 會議結(jié)束后，及時向酒店領(lǐng)導約定匯報時間及形式；（2） 重點匯報會議要求酒店來落實的工作項目及要求；（3） 對會議布置的工作，不得在匯報時私自取舍。.. . . . ..行政辦公室標準操作程序一覽表序號任務號任務的題目頁碼1.EOSOP01代表酒店參加有關(guān)會議2.EOSOP02蓋酒店公章和開具介紹信3.EOSOP03交換文件（發(fā)文）4.EOSOP05酒店行政文件的登記及傳閱