【正文】 行文要標明發(fā)文者、致達者、抄報者、發(fā)文時間、發(fā)文編號、事由等項目。10．公文處理完畢后，由檔案室歸存。8．需總經(jīng)理及時指示的文件如超過一天，總經(jīng)理辦公室人員（總經(jīng)理秘書）應(yīng)予催批，并將結(jié)果向呈報部門說明。6．收文登記后，及時呈送總經(jīng)理室，機要文件、簡報、資料等按照有關(guān)規(guī)定分送和傳閱。5．收文后嚴格登記，機要文件、董事會及管理酒店業(yè)務(wù)文件、外來業(yè)務(wù)文件、內(nèi)部文件應(yīng)分別登記。3．來文拆封時應(yīng)保持原封附件在文件或信件后一并處理。公文管理一、公文收發(fā)程序1．公文收發(fā)由總經(jīng)理辦公室文員負責，處理要準確及時，手續(xù)簡便、完善。 酒店的公章、介紹信和領(lǐng)導(dǎo)名章，指定專人保管，對其正確使用負責。 文印管理：、打印、復(fù)印，由部門提出，辦公室批準；，總經(jīng)理批準；。 文件的借閱與保管 與經(jīng)營管理體系有關(guān)的文件不準私自外借，若借閱需填寫《文件借閱申請單》，經(jīng)總經(jīng)理辦公室批準后方可借閱；若需要復(fù)制應(yīng)填寫《文件復(fù)制申請單》報總經(jīng)理辦公室，經(jīng)管理者代表批準后方可復(fù)印；總經(jīng)理辦公室負責全酒店文件的管理，各部門負責本部文件的管理。 作廢文件的管理 文件的換版與作廢 酒店與經(jīng)營管理體系有關(guān)的文件修改頁面達1/3版面后進行換頁，換頁由總經(jīng)理辦公室組織并重新發(fā)放，收回作廢文件。 技術(shù)文件的控制 日常經(jīng)營管理計劃、成果等文件由財務(wù)部及各部門提供，財務(wù)部辦公室負責收集、整理、匯總，并做好存檔工作； 餐飲菜譜檔案由餐飲部負責管理；工程設(shè)備技術(shù)資料、標準由工程部負責管理；各部門作業(yè)指導(dǎo)書，檢驗指導(dǎo)書由相應(yīng)部門負責管理并定期進行有效性判斷，及時撤出過期失效文件。 文件的標識控制 質(zhì)量手冊、程序文件加蓋“受控”章并進行編號，其它受控文件各部門在文件右上角處標注，并列入《受控文件清單》，作為標識和控制； 各部門按收文狀況列出本部門《受控文件清單》。 文件的更改識別與經(jīng)營管理體系有關(guān)的文件更改后，應(yīng)該在原文件前填寫說明，并在更改處作出更改標記，以識別修訂狀態(tài)。文件編制、審核、審批表管理文件文件類型編 制審 核批 準質(zhì)量手冊總經(jīng)理辦公室管理者代表總經(jīng)理程序文件各部門經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理其 它各部門經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理技術(shù)文件各部門經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理質(zhì)量記錄各部門經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理外來文件辦公室主任審批其適用性 文件的評審及更改審批 文件的評審管理體系中有關(guān)酒店重大決策、體系建立及重大變更文件(如：質(zhì)量手冊、程序文件等)，每年進行一次例行評審，（評審時間間隔不超過12個月），由總經(jīng)理辦公室及各部門參加，總經(jīng)理主持評審，評審?fù)ㄟ^后方可繼續(xù)發(fā)布實施。3. 程序內(nèi)容 文件的分類： 管理文件：程序文件、規(guī)章制度、管理辦法、重大經(jīng)營決策、規(guī)劃、方針和各類涉密數(shù)據(jù)等； 技術(shù)文件：日常經(jīng)營管理計劃、成果、餐飲菜譜檔案、工程設(shè)備技術(shù)資料、技術(shù)標準、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗指導(dǎo)書等； 外來文件：國家和當?shù)卣靶袠I(yè)主管部門有關(guān)標準、上級單位下發(fā)文件、賓客或供應(yīng)商提供的文字及圖片、照片資料； 質(zhì)量記錄：各類質(zhì)量記錄表格。本程序適用于酒店經(jīng)營管理體系有關(guān)的文件控制，包括相關(guān)外來文件的控制。 其他所有文件統(tǒng)一使用A4紙，字體統(tǒng)一為仿宋體，題頭為加粗小二號，置中。 表格的編號表格的編號詳見《酒店記錄表格清單》。e) 流水序號：001999。上行文：上行；下行文：下行；平行文：平行；外來函件：外來；合同協(xié)議：合同：會議紀要：紀要：其他：其他。年份為四位數(shù)。B；銷售公關(guān)部：Samp。b) 部門英文縮寫。（此編號規(guī)范適用于內(nèi)部行文）。 文件編號 文件編號分文字文件編號和表格文件編號。 合同保管部門生效后的合同分別由合同簽訂部門、總經(jīng)理室和財務(wù)部保管，財務(wù)部須持合同原件。 合同章的使用合同審批同意后，須法定代表或委托人簽字、簽署時期、蓋章后才正式生效。詳見《合同管理制度》 合同協(xié)議的份數(shù) 合同協(xié)議通常以合約方一方兩份為準，合約方為兩方時，合同即為一式四份；合約方為三方時，合同即為一式陸份。抄報、抄送及下發(fā)視需要而定。最后，另起一行寫明會議結(jié)束時間。辦公會、日常工作例會常常作出決定，需將這些決定事項加以歸納，扼要寫出。會議的主要情況，需要解決的問題以及解決辦法，對會議的原則精神、討論結(jié)果和今后任務(wù)等進行具體敘述和說明，要準確、概括性強和很強的政策性、指導(dǎo)性。主要包括會議時間、召開地點、主持人、參加人、領(lǐng)導(dǎo)參加情況、會議議題等。 呈文程序： 在《文件收發(fā)記錄表》上登記各部門呈文 總經(jīng)理辦公室 總經(jīng)理助理 總經(jīng)理在《文件收發(fā)記錄表》上登記 不按上述公文傳遞程序越級呈文，總經(jīng)理室予以退回。 各部門收發(fā)文件，需嚴格辦理收發(fā)文手續(xù)，寫明收發(fā)文時間、文件編號、文件內(nèi)容、簽收人姓名、簽收日期。 內(nèi)部行文格式：***大酒店有限公司文件編號： 總經(jīng)理（簽署） 標 題 （正 文）主題詞：抄 報：抄 送：發(fā) 送： （共印 份）：備 忘 錄呈/致/發(fā)： 編號：由：題：時：正 文 （部門經(jīng)理署名、日期 ） 行文系上行文時，第一行為“呈”；平行文時為“致”；下行文時為“發(fā)”；行文編號亦分上行文、平行文和下行文，不得重復(fù)；行文題目簡明扼要，高度概括，末尾劃線處行文部門負責人簽署姓名及日期。行文內(nèi)容由本部門文員或行文者擬定，核稿由本部門經(jīng)理負責。 酒店公文格式 公文文字表述應(yīng)準確、簡練、通順、標點正確； 行文專題專用，內(nèi)容明確。2 職責 總經(jīng)理辦公室負責酒店下行文、上行文、酒店會議紀要以及對外行文的編發(fā)； 各部門負責本部門平行文、上行文和下行文的編發(fā)。9．外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意；對摘抄的材料要進行審查、簽章。8．外單位借閱檔案，應(yīng)持介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準后方能借閱。否則按違反保密法追究當事人責任。5．案卷復(fù)印借出前，必須在復(fù)印件上注明“此件只供用”。3．如需復(fù)印或?qū)n案文件借出，須由部門向總經(jīng)理遞交書面申請，待審批同意后，方可復(fù)印或借出。檔案文件借閱程序1．借閱檔案（包括書籍、文件、資料），必須填寫“檔案文件借閱登記表”后方可借閱，秘密級以上的檔案文件須經(jīng)酒店相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準方能借閱。若因損壞不能再使用的，應(yīng)申請報廢，同時將報廢載體送總經(jīng)理辦公室回收。 載體的購置電子文件的載體統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室購置及分配。 外單位摘抄或復(fù)印卷內(nèi)檔案，須酒店總經(jīng)理批準，并對摘抄和復(fù)印的內(nèi)容進行審查、簽章。 借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)。 檔案的借閱 各部門有關(guān)組織和個人因工作需要須查閱各類檔案時，各部門應(yīng)提供方便并按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。裝訂前要拆除金屬物，做好材料的檢查，如對破損、褪色的材料及傳真件，應(yīng)當進行修補和復(fù)制，裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的材料應(yīng)當附上抄件； 根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，還要進行系統(tǒng)排列，編卷號、擬寫案卷標題、封面、確定保管期限、編制案卷目錄等。熟悉自己管理的檔案，了解歸檔制度；每年清理一次檔案，準確地做好文件索引，以便于查找。 檔案的歸檔 收集各部門辦理完畢的文件（含會議文件），資料按條款類目，分別存放，第二年經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔； 以下所列材料均需歸檔；a） 酒店及各部門召開的專題會、研討會單獨立卷歸檔，