【正文】 行文要標(biāo)明發(fā)文者、致達(dá)者、抄報(bào)者、發(fā)文時(shí)間、發(fā)文編號(hào)、事由等項(xiàng)目。10．公文處理完畢后，由檔案室歸存。8．需總經(jīng)理及時(shí)指示的文件如超過(guò)一天，總經(jīng)理辦公室人員（總經(jīng)理秘書(shū)）應(yīng)予催批，并將結(jié)果向呈報(bào)部門(mén)說(shuō)明。6．收文登記后，及時(shí)呈送總經(jīng)理室，機(jī)要文件、簡(jiǎn)報(bào)、資料等按照有關(guān)規(guī)定分送和傳閱。5．收文后嚴(yán)格登記，機(jī)要文件、董事會(huì)及管理酒店業(yè)務(wù)文件、外來(lái)業(yè)務(wù)文件、內(nèi)部文件應(yīng)分別登記。3．來(lái)文拆封時(shí)應(yīng)保持原封附件在文件或信件后一并處理。公文管理一、公文收發(fā)程序1．公文收發(fā)由總經(jīng)理辦公室文員負(fù)責(zé)，處理要準(zhǔn)確及時(shí)，手續(xù)簡(jiǎn)便、完善。 酒店的公章、介紹信和領(lǐng)導(dǎo)名章，指定專(zhuān)人保管，對(duì)其正確使用負(fù)責(zé)。 文印管理：、打印、復(fù)印，由部門(mén)提出，辦公室批準(zhǔn)；，總經(jīng)理批準(zhǔn)；。 文件的借閱與保管 與經(jīng)營(yíng)管理體系有關(guān)的文件不準(zhǔn)私自外借，若借閱需填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)總經(jīng)理辦公室批準(zhǔn)后方可借閱；若需要復(fù)制應(yīng)填寫(xiě)《文件復(fù)制申請(qǐng)單》報(bào)總經(jīng)理辦公室，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后方可復(fù)印；總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)全酒店文件的管理，各部門(mén)負(fù)責(zé)本部文件的管理。 作廢文件的管理 文件的換版與作廢 酒店與經(jīng)營(yíng)管理體系有關(guān)的文件修改頁(yè)面達(dá)1/3版面后進(jìn)行換頁(yè)，換頁(yè)由總經(jīng)理辦公室組織并重新發(fā)放，收回作廢文件。 技術(shù)文件的控制 日常經(jīng)營(yíng)管理計(jì)劃、成果等文件由財(cái)務(wù)部及各部門(mén)提供，財(cái)務(wù)部辦公室負(fù)責(zé)收集、整理、匯總，并做好存檔工作； 餐飲菜譜檔案由餐飲部負(fù)責(zé)管理；工程設(shè)備技術(shù)資料、標(biāo)準(zhǔn)由工程部負(fù)責(zé)管理；各部門(mén)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，檢驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)由相應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)管理并定期進(jìn)行有效性判斷，及時(shí)撤出過(guò)期失效文件。 文件的標(biāo)識(shí)控制 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件加蓋“受控”章并進(jìn)行編號(hào)，其它受控文件各部門(mén)在文件右上角處標(biāo)注，并列入《受控文件清單》，作為標(biāo)識(shí)和控制； 各部門(mén)按收文狀況列出本部門(mén)《受控文件清單》。 文件的更改識(shí)別與經(jīng)營(yíng)管理體系有關(guān)的文件更改后，應(yīng)該在原文件前填寫(xiě)說(shuō)明，并在更改處作出更改標(biāo)記，以識(shí)別修訂狀態(tài)。文件編制、審核、審批表管理文件文件類(lèi)型編 制審 核批 準(zhǔn)質(zhì)量手冊(cè)總經(jīng)理辦公室管理者代表總經(jīng)理程序文件各部門(mén)經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理其 它各部門(mén)經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理技術(shù)文件各部門(mén)經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理質(zhì)量記錄各部門(mén)經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理外來(lái)文件辦公室主任審批其適用性 文件的評(píng)審及更改審批 文件的評(píng)審管理體系中有關(guān)酒店重大決策、體系建立及重大變更文件(如：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件等)，每年進(jìn)行一次例行評(píng)審，（評(píng)審時(shí)間間隔不超過(guò)12個(gè)月），由總經(jīng)理辦公室及各部門(mén)參加，總經(jīng)理主持評(píng)審，評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后方可繼續(xù)發(fā)布實(shí)施。3. 程序內(nèi)容 文件的分類(lèi)： 管理文件：程序文件、規(guī)章制度、管理辦法、重大經(jīng)營(yíng)決策、規(guī)劃、方針和各類(lèi)涉密數(shù)據(jù)等； 技術(shù)文件：日常經(jīng)營(yíng)管理計(jì)劃、成果、餐飲菜譜檔案、工程設(shè)備技術(shù)資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)等； 外來(lái)文件：國(guó)家和當(dāng)?shù)卣靶袠I(yè)主管部門(mén)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、上級(jí)單位下發(fā)文件、賓客或供應(yīng)商提供的文字及圖片、照片資料； 質(zhì)量記錄：各類(lèi)質(zhì)量記錄表格。本程序適用于酒店經(jīng)營(yíng)管理體系有關(guān)的文件控制，包括相關(guān)外來(lái)文件的控制。 其他所有文件統(tǒng)一使用A4紙，字體統(tǒng)一為仿宋體，題頭為加粗小二號(hào)，置中。 表格的編號(hào)表格的編號(hào)詳見(jiàn)《酒店記錄表格清單》。e) 流水序號(hào)：001999。上行文：上行；下行文：下行；平行文：平行；外來(lái)函件：外來(lái)；合同協(xié)議：合同：會(huì)議紀(jì)要：紀(jì)要：其他：其他。年份為四位數(shù)。B；銷(xiāo)售公關(guān)部：Samp。b) 部門(mén)英文縮寫(xiě)。（此編號(hào)規(guī)范適用于內(nèi)部行文）。 文件編號(hào) 文件編號(hào)分文字文件編號(hào)和表格文件編號(hào)。 合同保管部門(mén)生效后的合同分別由合同簽訂部門(mén)、總經(jīng)理室和財(cái)務(wù)部保管，財(cái)務(wù)部須持合同原件。 合同章的使用合同審批同意后，須法定代表或委托人簽字、簽署時(shí)期、蓋章后才正式生效。詳見(jiàn)《合同管理制度》 合同協(xié)議的份數(shù) 合同協(xié)議通常以合約方一方兩份為準(zhǔn)，合約方為兩方時(shí)，合同即為一式四份；合約方為三方時(shí)，合同即為一式陸份。抄報(bào)、抄送及下發(fā)視需要而定。最后，另起一行寫(xiě)明會(huì)議結(jié)束時(shí)間。辦公會(huì)、日常工作例會(huì)常常作出決定，需將這些決定事項(xiàng)加以歸納，扼要寫(xiě)出。會(huì)議的主要情況，需要解決的問(wèn)題以及解決辦法，對(duì)會(huì)議的原則精神、討論結(jié)果和今后任務(wù)等進(jìn)行具體敘述和說(shuō)明，要準(zhǔn)確、概括性強(qiáng)和很強(qiáng)的政策性、指導(dǎo)性。主要包括會(huì)議時(shí)間、召開(kāi)地點(diǎn)、主持人、參加人、領(lǐng)導(dǎo)參加情況、會(huì)議議題等。 呈文程序： 在《文件收發(fā)記錄表》上登記各部門(mén)呈文 總經(jīng)理辦公室 總經(jīng)理助理 總經(jīng)理在《文件收發(fā)記錄表》上登記 不按上述公文傳遞程序越級(jí)呈文，總經(jīng)理室予以退回。 各部門(mén)收發(fā)文件，需嚴(yán)格辦理收發(fā)文手續(xù)，寫(xiě)明收發(fā)文時(shí)間、文件編號(hào)、文件內(nèi)容、簽收人姓名、簽收日期。 內(nèi)部行文格式：***大酒店有限公司文件編號(hào)： 總經(jīng)理（簽署） 標(biāo) 題 （正 文）主題詞：抄 報(bào)：抄 送：發(fā) 送： （共印 份）：備 忘 錄呈/致/發(fā)： 編號(hào)：由：題：時(shí)：正 文 （部門(mén)經(jīng)理署名、日期 ） 行文系上行文時(shí)，第一行為“呈”；平行文時(shí)為“致”；下行文時(shí)為“發(fā)”；行文編號(hào)亦分上行文、平行文和下行文，不得重復(fù)；行文題目簡(jiǎn)明扼要，高度概括，末尾劃線處行文部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署姓名及日期。行文內(nèi)容由本部門(mén)文員或行文者擬定，核稿由本部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)。 酒店公文格式 公文文字表述應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、通順、標(biāo)點(diǎn)正確； 行文專(zhuān)題專(zhuān)用，內(nèi)容明確。2 職責(zé) 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)酒店下行文、上行文、酒店會(huì)議紀(jì)要以及對(duì)外行文的編發(fā)； 各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)平行文、上行文和下行文的編發(fā)。9．外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意；對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章。8．外單位借閱檔案，應(yīng)持介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱。否則按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任。5．案卷復(fù)印借出前，必須在復(fù)印件上注明“此件只供用”。3．如需復(fù)印或?qū)n案文件借出，須由部門(mén)向總經(jīng)理遞交書(shū)面申請(qǐng)，待審批同意后，方可復(fù)印或借出。檔案文件借閱程序1．借閱檔案（包括書(shū)籍、文件、資料），必須填寫(xiě)“檔案文件借閱登記表”后方可借閱，秘密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)酒店相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。若因損壞不能再使用的，應(yīng)申請(qǐng)報(bào)廢，同時(shí)將報(bào)廢載體送總經(jīng)理辦公室回收。 載體的購(gòu)置電子文件的載體統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室購(gòu)置及分配。 外單位摘抄或復(fù)印卷內(nèi)檔案，須酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)，并對(duì)摘抄和復(fù)印的內(nèi)容進(jìn)行審查、簽章。 借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。 檔案的借閱 各部門(mén)有關(guān)組織和個(gè)人因工作需要須查閱各類(lèi)檔案時(shí)，各部門(mén)應(yīng)提供方便并按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。裝訂前要拆除金屬物，做好材料的檢查，如對(duì)破損、褪色的材料及傳真件，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料，要按宗卷大小折疊整齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料應(yīng)當(dāng)附上抄件； 根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，還要進(jìn)行系統(tǒng)排列，編卷號(hào)、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題、封面、確定保管期限、編制案卷目錄等。熟悉自己管理的檔案，了解歸檔制度；每年清理一次檔案，準(zhǔn)確地做好文件索引，以便于查找。 檔案的歸檔 收集各部門(mén)辦理完畢的文件（含會(huì)議文件），資料按條款類(lèi)目，分別存放，第二年經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔； 以下所列材料均需歸檔；a） 酒店及各部門(mén)召開(kāi)的專(zhuān)題會(huì)、研討會(huì)單獨(dú)立卷歸檔，