【正文】 內(nèi)容包括會(huì)議籌備、時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議文件資料、參加人員、領(lǐng)導(dǎo)人講話、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)等；b） 各部門的專題報(bào)告、集體和個(gè)人的調(diào)研資料；c） 各種基建施工圖紙及相關(guān)資料在工程結(jié)束驗(yàn)收后應(yīng)專門立卷歸檔；d） 以酒店名義的發(fā)文，包括與有關(guān)部門的聯(lián)合發(fā)文；e） 主管部門、單位，各地方旅游部門發(fā)給酒店的文件；f） 關(guān)于原稿，如有幾個(gè)修改稿，以領(lǐng)導(dǎo)最后審批簽字稿歸檔；g） 重要的照片和底片、錄音帶、題字、題詞等；h) 酒店員工相關(guān)資料，人員培訓(xùn)相關(guān)資料；i) 財(cái)務(wù)工作涉及的各種表格、憑證等。 檔案的收集 各部室應(yīng)按照酒店文書(shū)檔案管轄和保管期限表中的有關(guān)規(guī)定，收集、整理、保管歸屬本部門管理的檔案，并向有管轄權(quán)的部室轉(zhuǎn)交有關(guān)資料； 任何個(gè)人都不得將屬于酒店所有的檔案據(jù)為已有或者拒絕歸檔，所有員工都負(fù)有保密責(zé)任。2． 職責(zé) 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)全酒店重要文件檔案的歸口管理； 各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)有關(guān)的文件檔案的管理。檔案管理制度1． 目的和范圍為加強(qiáng)酒店檔案管理的收集、整理工作，有效地保護(hù)利用檔案，特制定本制度。如對(duì)方違約，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)（含工商、公安部門）報(bào)告，積極處理，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任；，若有異議，應(yīng)在10天內(nèi)與客戶書(shū)面聯(lián)系并解決；，應(yīng)有對(duì)方相關(guān)人員在送貨單上完整簽名；，并向總經(jīng)理報(bào)告。、供應(yīng)計(jì)劃作為簽訂合同的依據(jù)；、符合經(jīng)營(yíng)范圍、條款齊全、文本規(guī)范、印章正確；（見(jiàn)“物資招標(biāo)管理制度”）；，在規(guī)定的經(jīng)濟(jì)限額內(nèi)，由總經(jīng)理授權(quán)者負(fù)責(zé)草簽合同；，經(jīng)總辦、財(cái)務(wù)初審后，報(bào)總經(jīng)理室審批（萬(wàn)元以上合同應(yīng)附談判說(shuō)明），蓋章生效； 對(duì)首次接觸的客戶或金額在10萬(wàn)元以上的合同，必須查明客戶的資信度，以防止損失。、協(xié)議，建立合同總臺(tái)賬。4. 合同原稿（經(jīng)總經(jīng)理）批復(fù)的稿件連同一份正本送酒店檔案室存檔，另一份交對(duì)方留存。、地點(diǎn)、物品名、負(fù)責(zé)人等要素要具體、準(zhǔn)確。合同管理規(guī)定合同是酒店重要規(guī)范文件之一，是代表酒店并維護(hù)酒店合法權(quán)益的法律公文，現(xiàn)將相關(guān)要求規(guī)定如下：1. 酒店的對(duì)內(nèi)、對(duì)外合同均實(shí)行統(tǒng)一管理，以規(guī)范、準(zhǔn)確、安全為標(biāo)準(zhǔn)。2. 各部室因業(yè)務(wù)原因要與外單位及個(gè)人簽訂的合同等文件要達(dá)到如下要求：、法律法規(guī)；，實(shí)事求是，雙方權(quán)益和責(zé)任要界定清晰；、精煉，條理要清楚，用語(yǔ)要規(guī)范。3. 所有對(duì)外簽約的文稿需統(tǒng)一由總辦審核（或總辦交法律顧問(wèn)審核），經(jīng)總經(jīng)理室審閱，合同審訂程序?yàn)椋翰块T擬稿→審核（總辦、財(cái)務(wù)）→審閱（總助）→審批（總經(jīng)理）→蓋章→簽約→歸檔。5. 對(duì)合同中涉及的保密事項(xiàng)，必須嚴(yán)密機(jī)密，起草人及有閱文資格的人員不準(zhǔn)隨便向他人泄露。 、借貸款、應(yīng)收款等經(jīng)濟(jì)合同；；、商品購(gòu)銷、生活勞保用品及運(yùn)輸合同；、技改等合同；，建立分臺(tái)賬，職責(zé)如下：；，催辦、監(jiān)督履約，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理并報(bào)告；、有序、整潔，臺(tái)賬清楚；（附有關(guān)書(shū)信郵件等），交酒店檔案室歸檔。，由簽訂人負(fù)責(zé)履約責(zé)任，如付款、合同執(zhí)行跟蹤，確保酒店信譽(yù)。，獲準(zhǔn)后辦理變更或解除手續(xù)，嚴(yán)禁擅自變更；（緊急時(shí)可補(bǔ)辦書(shū)面手續(xù)），并明確答復(fù)時(shí)間（客戶要求變更合同時(shí)，也應(yīng)按時(shí)給予書(shū)面答復(fù)）；（含郵件）均應(yīng)保存?zhèn)洳?。本制度適用于酒店各類文件檔案的管理。3． 內(nèi)容 檔案的定義酒店檔案指過(guò)去和現(xiàn)在各部室及個(gè)人從事酒店公務(wù)活動(dòng)直接形成的對(duì)酒店有保存價(jià)值的各種文字、圖像、音像等不同形式的歷史記錄； 檔案的分類酒店檔案分文書(shū)檔案、人事檔案、技術(shù)檔案和財(cái)務(wù)檔案。對(duì)有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，將給予必要的處罰、處分，并根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量，責(zé)令賠償損失；情節(jié)嚴(yán)重者，將給予開(kāi)除處分； 不得損壞、丟失或擅自銷毀部室應(yīng)保存的檔案； 不得將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為已有，向酒店和檔案工作人員轉(zhuǎn)交； 不得擅自提供、抄錄公布屬于酒店檔案以及應(yīng)保密的檔案； 涂改、偽造檔案； 玩忽職守，造成檔案損失； 在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用成績(jī)顯著的部門或個(gè)人，由酒店總經(jīng)理室給予獎(jiǎng)勵(lì)。 酒店的文件記錄保存、歸檔辦法按題目分類；或是按地區(qū)、時(shí)間等形式分類，必須在檔案夾里清楚地標(biāo)明并把檔案保存好，對(duì)每一份文件都要清楚地注明它歸入的檔案類目，方便查找； 每天都要對(duì)文件進(jìn)行清理歸檔,以免堆積。歸檔要注意整潔，歸檔前要先把資料進(jìn)行分類，并把材料按類別分組裝入一個(gè)文件夾，以便要?dú)w檔時(shí)，所有材料都能隨手而得，避免盲目的查找； 立卷按永久、二十五年、十五年、十年、五年、二年分別組卷，卷內(nèi)文件要把文件和附件、請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，卷內(nèi)頁(yè)號(hào)一律在右角； 立卷歸檔的資料每卷不超過(guò)150頁(yè)，超過(guò)者可立分卷。檔案目錄主要由封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄組合而成； 案卷按年代、機(jī)構(gòu)排列，按年限分開(kāi)保管，要編上順序號(hào)及注明存放案卷年號(hào)與卷號(hào)； 每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等問(wèn)題進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全； 對(duì)于已失去作用的檔案，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)銷毀；進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理，銷毀檔案材料要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定，銷毀的檔案材料必須登記造冊(cè)，送領(lǐng)導(dǎo)審批后銷毀； 銷毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。超過(guò)保管年限的檔案； 借閱檔案（包括文件、資料），必須在《檔案借閱登記表》上登記后方可借閱；秘密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱；借閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、翻錄、轉(zhuǎn)借或損壞，否則，追究當(dāng)事人的責(zé)任； 案卷一般不給借出，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可以借出的須按時(shí)歸還，檔案文件借閱期限不超過(guò)兩星期，到期如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能帶離檔案室。 檔案管理 總經(jīng)理辦公室對(duì)酒店檔案實(shí)行統(tǒng)籌管理，監(jiān)督指導(dǎo)各部門文件、檔案的存放、使用； 酒店各部室和全體員工均有保存檔案的義務(wù)，各部室須指定人員保管本部室的檔案，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)； 人事檔案的管理詳見(jiàn)人事部《人事檔案管理制度》； 財(cái)務(wù)檔案的管理詳見(jiàn)財(cái)務(wù)部《財(cái)務(wù)檔案管理制度》； 檔案的保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本酒店其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定實(shí)行：保管年限文 件 類 別永久公司章程 股東名冊(cè) 規(guī)章制度類 董事會(huì)及股東會(huì)議紀(jì)錄 財(cái)務(wù)年度會(huì)計(jì)報(bào)表（決算） 政府機(jī)關(guān)及董事會(huì)核準(zhǔn)文件 不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證 工程設(shè)計(jì)圖 資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告 酒店會(huì)議紀(jì)要 專題會(huì)議紀(jì)要酒店案件 簡(jiǎn)報(bào) 消防檔案25年檔案銷毀清冊(cè) 現(xiàn)金和銀行存款日記帳15年財(cái)務(wù)原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、日記帳、明細(xì)帳、總帳、輔助帳簿、會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 上級(jí)主管單位有關(guān)業(yè)務(wù)的文件10年預(yù)算、決算書(shū)類 會(huì)計(jì)憑證 總結(jié)、計(jì)劃資料 廣告宣傳資料 固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表 外來(lái)非酒店業(yè)務(wù)貫徹執(zhí)行的文件材料5年期滿或解除之員工合同、經(jīng)濟(jì)合同、工程合同、購(gòu)銷合同等合同協(xié)議 離職員工檔案 質(zhì)量管理體系文件 離職工會(huì)會(huì)員檔案 月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表 部門會(huì)議紀(jì)要2年結(jié)案后無(wú)保存價(jià)值的各部門收/發(fā)文 各類記錄表格 電子文件載體 載體形態(tài)存儲(chǔ)電子文件的載體有光盤(pán)、磁盤(pán)和磁帶。 載體的管理所有電子文件載體由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一進(jìn)行登記編號(hào)，由使用部門指定專人進(jìn)行維護(hù)管理。各部門管理電子文件載體的人員調(diào)離本崗位或離開(kāi)酒店時(shí)，載體是交接的內(nèi)容之一。2．檔案文件不得借出，只供在辦