【正文】 內(nèi)容包括會議籌備、時間、地點、會議文件資料、參加人員、領(lǐng)導(dǎo)人講話、簡報、總結(jié)等；b） 各部門的專題報告、集體和個人的調(diào)研資料；c） 各種基建施工圖紙及相關(guān)資料在工程結(jié)束驗收后應(yīng)專門立卷歸檔；d） 以酒店名義的發(fā)文，包括與有關(guān)部門的聯(lián)合發(fā)文；e） 主管部門、單位，各地方旅游部門發(fā)給酒店的文件；f） 關(guān)于原稿，如有幾個修改稿，以領(lǐng)導(dǎo)最后審批簽字稿歸檔；g） 重要的照片和底片、錄音帶、題字、題詞等；h) 酒店員工相關(guān)資料，人員培訓(xùn)相關(guān)資料；i) 財務(wù)工作涉及的各種表格、憑證等。 檔案的收集 各部室應(yīng)按照酒店文書檔案管轄和保管期限表中的有關(guān)規(guī)定，收集、整理、保管歸屬本部門管理的檔案，并向有管轄權(quán)的部室轉(zhuǎn)交有關(guān)資料； 任何個人都不得將屬于酒店所有的檔案據(jù)為已有或者拒絕歸檔，所有員工都負有保密責(zé)任。2． 職責(zé) 總經(jīng)理辦公室負責(zé)全酒店重要文件檔案的歸口管理； 各部門負責(zé)本部門業(yè)務(wù)有關(guān)的文件檔案的管理。檔案管理制度1． 目的和范圍為加強酒店檔案管理的收集、整理工作，有效地保護利用檔案，特制定本制度。如對方違約，應(yīng)及時向上級（含工商、公安部門）報告，積極處理，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任；，若有異議，應(yīng)在10天內(nèi)與客戶書面聯(lián)系并解決；，應(yīng)有對方相關(guān)人員在送貨單上完整簽名；，并向總經(jīng)理報告。、供應(yīng)計劃作為簽訂合同的依據(jù)；、符合經(jīng)營范圍、條款齊全、文本規(guī)范、印章正確；（見“物資招標(biāo)管理制度”）；，在規(guī)定的經(jīng)濟限額內(nèi)，由總經(jīng)理授權(quán)者負責(zé)草簽合同；，經(jīng)總辦、財務(wù)初審后，報總經(jīng)理室審批（萬元以上合同應(yīng)附談判說明），蓋章生效； 對首次接觸的客戶或金額在10萬元以上的合同，必須查明客戶的資信度，以防止損失。、協(xié)議，建立合同總臺賬。4. 合同原稿（經(jīng)總經(jīng)理）批復(fù)的稿件連同一份正本送酒店檔案室存檔，另一份交對方留存。、地點、物品名、負責(zé)人等要素要具體、準(zhǔn)確。合同管理規(guī)定合同是酒店重要規(guī)范文件之一，是代表酒店并維護酒店合法權(quán)益的法律公文，現(xiàn)將相關(guān)要求規(guī)定如下：1. 酒店的對內(nèi)、對外合同均實行統(tǒng)一管理，以規(guī)范、準(zhǔn)確、安全為標(biāo)準(zhǔn)。2. 各部室因業(yè)務(wù)原因要與外單位及個人簽訂的合同等文件要達到如下要求：、法律法規(guī)；，實事求是，雙方權(quán)益和責(zé)任要界定清晰；、精煉，條理要清楚，用語要規(guī)范。3. 所有對外簽約的文稿需統(tǒng)一由總辦審核（或總辦交法律顧問審核），經(jīng)總經(jīng)理室審閱，合同審訂程序為：部門擬稿→審核（總辦、財務(wù)）→審閱（總助）→審批（總經(jīng)理）→蓋章→簽約→歸檔。5. 對合同中涉及的保密事項，必須嚴(yán)密機密，起草人及有閱文資格的人員不準(zhǔn)隨便向他人泄露。 、借貸款、應(yīng)收款等經(jīng)濟合同；；、商品購銷、生活勞保用品及運輸合同；、技改等合同；，建立分臺賬，職責(zé)如下：；，催辦、監(jiān)督履約，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理并報告；、有序、整潔，臺賬清楚；（附有關(guān)書信郵件等），交酒店檔案室歸檔。，由簽訂人負責(zé)履約責(zé)任，如付款、合同執(zhí)行跟蹤，確保酒店信譽。，獲準(zhǔn)后辦理變更或解除手續(xù)，嚴(yán)禁擅自變更；（緊急時可補辦書面手續(xù)），并明確答復(fù)時間（客戶要求變更合同時，也應(yīng)按時給予書面答復(fù)）；（含郵件）均應(yīng)保存?zhèn)洳?。本制度適用于酒店各類文件檔案的管理。3． 內(nèi)容 檔案的定義酒店檔案指過去和現(xiàn)在各部室及個人從事酒店公務(wù)活動直接形成的對酒店有保存價值的各種文字、圖像、音像等不同形式的歷史記錄； 檔案的分類酒店檔案分文書檔案、人事檔案、技術(shù)檔案和財務(wù)檔案。對有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，將給予必要的處罰、處分，并根據(jù)檔案的價值和數(shù)量，責(zé)令賠償損失；情節(jié)嚴(yán)重者，將給予開除處分； 不得損壞、丟失或擅自銷毀部室應(yīng)保存的檔案； 不得將公務(wù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為已有，向酒店和檔案工作人員轉(zhuǎn)交； 不得擅自提供、抄錄公布屬于酒店檔案以及應(yīng)保密的檔案； 涂改、偽造檔案； 玩忽職守，造成檔案損失； 在檔案的收集、整理、保護和提供利用成績顯著的部門或個人，由酒店總經(jīng)理室給予獎勵。 酒店的文件記錄保存、歸檔辦法按題目分類；或是按地區(qū)、時間等形式分類，必須在檔案夾里清楚地標(biāo)明并把檔案保存好，對每一份文件都要清楚地注明它歸入的檔案類目，方便查找； 每天都要對文件進行清理歸檔,以免堆積。歸檔要注意整潔，歸檔前要先把資料進行分類，并把材料按類別分組裝入一個文件夾，以便要歸檔時，所有材料都能隨手而得，避免盲目的查找； 立卷按永久、二十五年、十五年、十年、五年、二年分別組卷，卷內(nèi)文件要把文件和附件、請示和批復(fù)放在一起，卷內(nèi)頁號一律在右角； 立卷歸檔的資料每卷不超過150頁，超過者可立分卷。檔案目錄主要由封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄組合而成； 案卷按年代、機構(gòu)排列，按年限分開保管，要編上順序號及注明存放案卷年號與卷號； 每年對檔案材料的數(shù)量、保管等問題進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，確保檔案的安全； 對于已失去作用的檔案，檔案管理人員應(yīng)及時申請銷毀；進行銷毀或用碎紙機進行處理，銷毀檔案材料要經(jīng)過認真鑒定，銷毀的檔案材料必須登記造冊，送領(lǐng)導(dǎo)審批后銷毀； 銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。超過保管年限的檔案； 借閱檔案（包括文件、資料），必須在《檔案借閱登記表》上登記后方可借閱；秘密級以上的檔案文件須經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱；借閱檔案的人員必須愛護檔案，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、翻錄、轉(zhuǎn)借或損壞，否則，追究當(dāng)事人的責(zé)任； 案卷一般不給借出，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可以借出的須按時歸還，檔案文件借閱期限不超過兩星期，到期如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能帶離檔案室。 檔案管理 總經(jīng)理辦公室對酒店檔案實行統(tǒng)籌管理，監(jiān)督指導(dǎo)各部門文件、檔案的存放、使用； 酒店各部室和全體員工均有保存檔案的義務(wù)，各部室須指定人員保管本部室的檔案，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識； 人事檔案的管理詳見人事部《人事檔案管理制度》； 財務(wù)檔案的管理詳見財務(wù)部《財務(wù)檔案管理制度》； 檔案的保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本酒店其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定實行：保管年限文 件 類 別永久公司章程 股東名冊 規(guī)章制度類 董事會及股東會議紀(jì)錄 財務(wù)年度會計報表（決算） 政府機關(guān)及董事會核準(zhǔn)文件 不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證 工程設(shè)計圖 資產(chǎn)評估報告 酒店會議紀(jì)要 專題會議紀(jì)要酒店案件 簡報 消防檔案25年檔案銷毀清冊 現(xiàn)金和銀行存款日記帳15年財務(wù)原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、日記帳、明細帳、總帳、輔助帳簿、會計移交清冊 上級主管單位有關(guān)業(yè)務(wù)的文件10年預(yù)算、決算書類 會計憑證 總結(jié)、計劃資料 廣告宣傳資料 固定資產(chǎn)盤點表 外來非酒店業(yè)務(wù)貫徹執(zhí)行的文件材料5年期滿或解除之員工合同、經(jīng)濟合同、工程合同、購銷合同等合同協(xié)議 離職員工檔案 質(zhì)量管理體系文件 離職工會會員檔案 月、季度會計報表 部門會議紀(jì)要2年結(jié)案后無保存價值的各部門收/發(fā)文 各類記錄表格 電子文件載體 載體形態(tài)存儲電子文件的載體有光盤、磁盤和磁帶。 載體的管理所有電子文件載體由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一進行登記編號，由使用部門指定專人進行維護管理。各部門管理電子文件載體的人員調(diào)離本崗位或離開酒店時，載體是交接的內(nèi)容之一。2．檔案文件不得借出，只供在辦