【正文】 公室閱讀。4．檔案文件借出時(shí)，必須在“檔案文件借閱登記表”上注明歸還時(shí)間，借閱期限不得超過(guò)兩周，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。6．借閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。7．借閱的檔案歸還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。但不能帶離檔案室。文件編制制度1 目的和范圍規(guī)范酒店的辦公文件，使酒店各部門(mén)行文規(guī)范，提高整體辦公效率特制定本制度；它規(guī)定了酒店辦公文件的編寫(xiě)方法、編寫(xiě)要求、格式、編號(hào)等。3 內(nèi)容 公文種類(lèi) 酒店公文包括上行文、平行文、下行文、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄以及對(duì)外行文。上行文開(kāi)門(mén)見(jiàn)山提出本部門(mén)對(duì)所請(qǐng)示問(wèn)題的處理意見(jiàn)，請(qǐng)酒店領(lǐng)導(dǎo)酌定；平行文和下行文清楚表述本部門(mén)所要做或請(qǐng)相關(guān)部門(mén)協(xié)助辦理的事情。填寫(xiě)《文件處理單》呈領(lǐng)導(dǎo)批示。 各部門(mén)負(fù)責(zé)人作為核稿人，不僅要對(duì)行文內(nèi)容審核，而且要審查行文格式是否規(guī)范，對(duì)行文負(fù)全面責(zé)任。對(duì)于手續(xù)不全的呈文，總經(jīng)理辦公室不負(fù)責(zé)遞送。 會(huì)議紀(jì)要的編制 會(huì)議紀(jì)要的版頭（如下所示）會(huì) 議 紀(jì) 要時(shí)間：年月日 星期 點(diǎn) 編號(hào)：地點(diǎn)：議題：主持：出席：缺席：記錄： 會(huì)議紀(jì)要正文 正文一般由三部分組成： 會(huì)議概況。 會(huì)議精神。 會(huì)議決定事項(xiàng)和結(jié)論語(yǔ)。工作會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議在結(jié)論語(yǔ)部分應(yīng)對(duì)會(huì)議作出評(píng)價(jià)，指出方向，明確任務(wù)，提出希望和要求。 會(huì)議紀(jì)要末尾 紀(jì)要末尾部分包括主持人簽發(fā)、抄報(bào)部門(mén)、抄送部門(mén)、下發(fā)部門(mén)、印發(fā)部門(mén)和日期。 合同協(xié)議的編制 合同協(xié)議格式合同協(xié)議的格式以合同簽訂前酒店領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)為準(zhǔn)。 合同協(xié)議的審批合同協(xié)議在正式簽訂前須呈酒店領(lǐng)導(dǎo)審批，送審時(shí)附上《合同傳閱審批單》。合同章要蓋在合同末尾合約方名稱、法定代表簽字和日期上，行跨太大時(shí)，日期可無(wú)須壓到；兩頁(yè)以上的合同須蓋騎縫章。 對(duì)外行文的編制 對(duì)外行文格式（如下所示）***大酒店有限公司文件編號(hào) 標(biāo) 題 ——副標(biāo)題（正 文）主題詞：抄 報(bào)：抄 送：發(fā) 送： （共印 份） 字體、間距要求字體為仿宋體，版頭報(bào)名為初號(hào)加粗，置中；期號(hào)為加粗四號(hào)，置中；編寫(xiě)單位及印發(fā)日期為小四號(hào)字；正文標(biāo)題為加粗小二，副標(biāo)題為加粗四號(hào)；正文及報(bào)尾為小四號(hào)，行間距17磅，每行35個(gè)字。 對(duì)外行文由總經(jīng)室代表酒店對(duì)外行文編號(hào)定為“蘇揚(yáng)司年號(hào)[序號(hào)]號(hào)”，如蘇揚(yáng)司2007[005]號(hào)，意為2007年第5號(hào)文件。a) 由總經(jīng)理簽署的內(nèi)部文件編號(hào)格式為“蘇揚(yáng)司辦字年號(hào)[序號(hào)]號(hào)”，如蘇揚(yáng)司辦字2007[006]，意為2007年第6號(hào)內(nèi)部文件?？偨?jīng)理室：EO；人力資源部：HR（暫缺）；財(cái)務(wù)部：FD；房務(wù)部：HD；餐飲部：Famp。MD；工程部：ED；安全部：SD；采供部：PD 工會(huì)：LU（暫缺）c) 年份。d) 文件類(lèi)別縮寫(xiě)。文件類(lèi)別縮寫(xiě)用方括號(hào)標(biāo)明，即“[]”。例：工程部2004年第八個(gè)呈文編號(hào)為：ED2004[上行]008。 酒店對(duì)外行文酒店對(duì)外公文須呈總經(jīng)理審批同意后方能蓋章使用。題頭與下一行之間、版頭橫線與正文之間空一行（上行文除外），正文為四號(hào)字，條款加粗；行間距：23磅，每行30個(gè)字（此項(xiàng)不適用于簡(jiǎn)報(bào)）文件控制程序1. 目的和范圍 為確保酒店經(jīng)營(yíng)管理體系所要求的文件都得到有效控制，防止誤用失效或作廢文件，特制定本程序。2. 職責(zé) 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)所有經(jīng)營(yíng)管理體系文件的歸口管理； 各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)與經(jīng)營(yíng)管理體系有關(guān)的文件的編制、執(zhí)行和管理； 管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊(cè)； 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)質(zhì)量手冊(cè)和程序文件。 文件的編制和審批經(jīng)營(yíng)管理體系所要求的文件由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)管理，各類(lèi)文件的編制、審批按下表規(guī)定實(shí)施，各部門(mén)文件編制后，均按下表有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批其適用性，未經(jīng)批準(zhǔn)文件不得發(fā)布。 文件的更改 與經(jīng)營(yíng)管理體系有關(guān)的文件在實(shí)施過(guò)程中，總經(jīng)理辦公室根據(jù)糾正措施、預(yù)防措施、數(shù)據(jù)分析、內(nèi)審、管理評(píng)審等結(jié)果，組織對(duì)文件進(jìn)行更改評(píng)審，對(duì)評(píng)審后發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)予以更改； 文件更改時(shí)由原文件編寫(xiě)部門(mén)提出《文件更改申請(qǐng)表》，將更改內(nèi)容寫(xiě)清楚，部門(mén)經(jīng)理審批后報(bào)總經(jīng)理辦公室，由總經(jīng)理辦公室報(bào)原文件給總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按照 《文件更改申請(qǐng)表》中更改內(nèi)容進(jìn)行更改、發(fā)放并存檔，同時(shí)原文件（更改前）停止使用。 文件發(fā)放控制 經(jīng)營(yíng)管理體系文件由總經(jīng)理辦公室發(fā)放，并填寫(xiě)《發(fā)文登記表》； 各部門(mén)編制的與經(jīng)營(yíng)管理體系有關(guān)文件由部門(mén)經(jīng)理審核后交總經(jīng)理辦公室，審批其為適用、有效版本后，總經(jīng)理辦公室填寫(xiě)《發(fā)文登記表》并發(fā)放； 各部門(mén)收到文件后，在發(fā)文登記表上簽字。 管理文件的控制由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。 外來(lái)文件的控制 國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、上級(jí)單位下發(fā)文件由總經(jīng)理辦公室收集，經(jīng)總經(jīng)理審批后，按發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放、登記，并定期進(jìn)行有效性判斷，如已失效須發(fā)放有效版本文件，及時(shí)撤出過(guò)期失效文件，保證與經(jīng)營(yíng)管理體系有關(guān)部門(mén)獲得適用而有效版本； 賓客提供的反饋信息文件由辦公室登記管理，并將信息及時(shí)向有關(guān)部門(mén)轉(zhuǎn)達(dá)，圖片、照片資料由公關(guān)辦公室按照《檔案管理制度》登記管理； 供應(yīng)商提供的信息文件由采供部登記管理，財(cái)務(wù)部備存并及時(shí)更換。 作廢文件銷(xiāo)毀總經(jīng)理辦公室每年對(duì)文件進(jìn)行一次清理，各部門(mén)將作廢文件交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀前由各部門(mén)辦公室編寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)單》報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀，若要保留作廢文件，在作廢文件上注明“作廢”“保留”標(biāo)識(shí)，以防止作廢文件非預(yù)期使用。文件及文印管理制度 文件管理：、登記、傳遞、催辦，即收即遞，即辦即歸，注意保密；，應(yīng)及時(shí)遞交匯總至辦公室；（包括文件、紀(jì)要、通知）發(fā)文的上報(bào)文，均由總經(jīng)理簽署，非紅頭文件不得作為行政性管理措施；，由辦公室將原稿和一份印刷件歸檔。 傳真管理：，由總經(jīng)理批準(zhǔn)；，由部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)；。 公關(guān)印刷品管理：、廣告等設(shè)計(jì)工作由營(yíng)銷(xiāo)部負(fù)責(zé)；樣稿經(jīng)總經(jīng)理室批準(zhǔn)后定稿；，負(fù)責(zé)數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)限、結(jié)算事宜；，總經(jīng)理辦公室審核。2．來(lái)文要簽收，注明收到的月、日，急件注明收到的月、日、時(shí)、分，以備查考。4．來(lái)文封緘標(biāo)明公文者，由被授權(quán)的專(zhuān)人拆封。登記的項(xiàng)目包括收文日期、收文編號(hào)、來(lái)文機(jī)關(guān)、來(lái)文字號(hào)、份數(shù)、文件標(biāo)題或摘要、承辦部門(mén)等。7．對(duì)需要批辦的文件，總經(jīng)理要及時(shí)對(duì)文件的處理做出具體指示，批示的內(nèi)容包括：處理問(wèn)題的原則，要求完成期限以及承辦部門(mén)或承辦人。9．酒店領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后，在完成期限到達(dá)時(shí)，要向承辦部門(mén)催辦并將結(jié)果及時(shí)向酒店領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。二、內(nèi)部行文程序1．酒店總經(jīng)理室下達(dá)指令，各部門(mén)請(qǐng)示報(bào)告及部門(mén)之間的信息傳遞均屬內(nèi)部行文范疇。3．發(fā)文者、致達(dá)者必須是部門(mén)經(jīng)理，標(biāo)明姓名、職務(wù)，不得越級(jí)行文。4．呈送酒店高層領(lǐng)導(dǎo)的公文一律以打印稿形式，不許有涂改、污跡。日常管理工作程序一、請(qǐng)示、匯報(bào)和處理工作程序酒店各級(jí)管理人員都應(yīng)按照各自的工作職責(zé)，積極主動(dòng)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，獨(dú)立大膽地開(kāi)展工作和完成任務(wù)，遇到問(wèn)題，必須及時(shí)準(zhǔn)確地向直接領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)，并按照領(lǐng)導(dǎo)意圖和要求積極開(kāi)展工作，保質(zhì)保量，如期圓滿地完成任務(wù)。當(dāng)本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不在，或本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指示部署向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)工作時(shí)，應(yīng)按照本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和意見(jiàn)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)并及時(shí)準(zhǔn)確地將上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示、意見(jiàn)向本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)。3．當(dāng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)直接向本人下達(dá)重要任務(wù)、指示、要求時(shí)，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地向本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行。5．當(dāng)對(duì)直接領(lǐng)導(dǎo)的指示、意見(jiàn)、做法有不同意見(jiàn)和想法時(shí)，一般情況下，應(yīng)保留個(gè)人意見(jiàn)，先貫徹上級(jí)意圖。二、布置工作和發(fā)表指示意見(jiàn)的程序一般情況下，應(yīng)本著按級(jí)負(fù)責(zé)，分級(jí)管理的原則進(jìn)行，正職不在副職負(fù)責(zé)，上級(jí)不在，本職負(fù)責(zé)，上級(jí)需要更改和完善下級(jí)的做法、指示、意見(jiàn)，應(yīng)與下級(jí)協(xié)商、通氣。兩個(gè)部門(mén)或同一部門(mén)兩人以上完成共同任務(wù)時(shí)，上級(jí)或本部門(mén)