【正文】 公室閱讀。4．檔案文件借出時，必須在“檔案文件借閱登記表”上注明歸還時間，借閱期限不得超過兩周，到期必須歸還，如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。6．借閱檔案的人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞。7．借閱的檔案歸還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告領導。但不能帶離檔案室。文件編制制度1 目的和范圍規(guī)范酒店的辦公文件，使酒店各部門行文規(guī)范，提高整體辦公效率特制定本制度；它規(guī)定了酒店辦公文件的編寫方法、編寫要求、格式、編號等。3 內容 公文種類 酒店公文包括上行文、平行文、下行文、會議紀要、備忘錄以及對外行文。上行文開門見山提出本部門對所請示問題的處理意見，請酒店領導酌定；平行文和下行文清楚表述本部門所要做或請相關部門協(xié)助辦理的事情。填寫《文件處理單》呈領導批示。 各部門負責人作為核稿人，不僅要對行文內容審核，而且要審查行文格式是否規(guī)范，對行文負全面責任。對于手續(xù)不全的呈文，總經理辦公室不負責遞送。 會議紀要的編制 會議紀要的版頭（如下所示）會 議 紀 要時間：年月日 星期 點 編號：地點：議題：主持：出席：缺席：記錄： 會議紀要正文 正文一般由三部分組成： 會議概況。 會議精神。 會議決定事項和結論語。工作會議、專題會議在結論語部分應對會議作出評價，指出方向，明確任務，提出希望和要求。 會議紀要末尾 紀要末尾部分包括主持人簽發(fā)、抄報部門、抄送部門、下發(fā)部門、印發(fā)部門和日期。 合同協(xié)議的編制 合同協(xié)議格式合同協(xié)議的格式以合同簽訂前酒店領導核準為準。 合同協(xié)議的審批合同協(xié)議在正式簽訂前須呈酒店領導審批，送審時附上《合同傳閱審批單》。合同章要蓋在合同末尾合約方名稱、法定代表簽字和日期上，行跨太大時，日期可無須壓到；兩頁以上的合同須蓋騎縫章。 對外行文的編制 對外行文格式（如下所示）***大酒店有限公司文件編號 標 題 ——副標題（正 文）主題詞：抄 報：抄 送：發(fā) 送： （共印 份） 字體、間距要求字體為仿宋體，版頭報名為初號加粗，置中；期號為加粗四號，置中；編寫單位及印發(fā)日期為小四號字；正文標題為加粗小二，副標題為加粗四號；正文及報尾為小四號，行間距17磅，每行35個字。 對外行文由總經室代表酒店對外行文編號定為“蘇揚司年號[序號]號”，如蘇揚司2007[005]號，意為2007年第5號文件。a) 由總經理簽署的內部文件編號格式為“蘇揚司辦字年號[序號]號”，如蘇揚司辦字2007[006]，意為2007年第6號內部文件。總經理室：EO；人力資源部：HR（暫缺）；財務部：FD；房務部：HD；餐飲部：Famp。MD；工程部：ED；安全部：SD；采供部：PD 工會：LU（暫缺）c) 年份。d) 文件類別縮寫。文件類別縮寫用方括號標明，即“[]”。例：工程部2004年第八個呈文編號為：ED2004[上行]008。 酒店對外行文酒店對外公文須呈總經理審批同意后方能蓋章使用。題頭與下一行之間、版頭橫線與正文之間空一行（上行文除外），正文為四號字，條款加粗；行間距：23磅，每行30個字（此項不適用于簡報）文件控制程序1. 目的和范圍 為確保酒店經營管理體系所要求的文件都得到有效控制，防止誤用失效或作廢文件，特制定本程序。2. 職責 總經理辦公室負責所有經營管理體系文件的歸口管理； 各部門負責本部門與經營管理體系有關的文件的編制、執(zhí)行和管理； 管理者代表負責審核質量手冊； 總經理負責批準質量手冊和程序文件。 文件的編制和審批經營管理體系所要求的文件由總經理辦公室負責管理，各類文件的編制、審批按下表規(guī)定實施，各部門文件編制后，均按下表有關領導審批其適用性，未經批準文件不得發(fā)布。 文件的更改 與經營管理體系有關的文件在實施過程中，總經理辦公室根據(jù)糾正措施、預防措施、數(shù)據(jù)分析、內審、管理評審等結果，組織對文件進行更改評審，對評審后發(fā)現(xiàn)的問題應予以更改； 文件更改時由原文件編寫部門提出《文件更改申請表》，將更改內容寫清楚，部門經理審批后報總經理辦公室，由總經理辦公室報原文件給總經理批準后，按照 《文件更改申請表》中更改內容進行更改、發(fā)放并存檔，同時原文件（更改前）停止使用。 文件發(fā)放控制 經營管理體系文件由總經理辦公室發(fā)放，并填寫《發(fā)文登記表》； 各部門編制的與經營管理體系有關文件由部門經理審核后交總經理辦公室，審批其為適用、有效版本后，總經理辦公室填寫《發(fā)文登記表》并發(fā)放； 各部門收到文件后，在發(fā)文登記表上簽字。 管理文件的控制由總經理辦公室負責。 外來文件的控制 國家、行業(yè)標準、上級單位下發(fā)文件由總經理辦公室收集，經總經理審批后，按發(fā)放范圍進行發(fā)放、登記，并定期進行有效性判斷，如已失效須發(fā)放有效版本文件，及時撤出過期失效文件，保證與經營管理體系有關部門獲得適用而有效版本； 賓客提供的反饋信息文件由辦公室登記管理，并將信息及時向有關部門轉達，圖片、照片資料由公關辦公室按照《檔案管理制度》登記管理； 供應商提供的信息文件由采供部登記管理，財務部備存并及時更換。 作廢文件銷毀總經理辦公室每年對文件進行一次清理，各部門將作廢文件交總經理辦公室統(tǒng)一銷毀，銷毀前由各部門辦公室編寫《文件銷毀申請單》報總經理批準后方可銷毀，若要保留作廢文件，在作廢文件上注明“作廢”“保留”標識，以防止作廢文件非預期使用。文件及文印管理制度 文件管理：、登記、傳遞、催辦，即收即遞，即辦即歸，注意保密；，應及時遞交匯總至辦公室；（包括文件、紀要、通知）發(fā)文的上報文，均由總經理簽署，非紅頭文件不得作為行政性管理措施；，由辦公室將原稿和一份印刷件歸檔。 傳真管理：，由總經理批準；，由部門經理批準；。 公關印刷品管理：、廣告等設計工作由營銷部負責；樣稿經總經理室批準后定稿；，負責數(shù)量、質量、時限、結算事宜；，總經理辦公室審核。2．來文要簽收，注明收到的月、日，急件注明收到的月、日、時、分，以備查考。4．來文封緘標明公文者，由被授權的專人拆封。登記的項目包括收文日期、收文編號、來文機關、來文字號、份數(shù)、文件標題或摘要、承辦部門等。7．對需要批辦的文件，總經理要及時對文件的處理做出具體指示，批示的內容包括：處理問題的原則，要求完成期限以及承辦部門或承辦人。9．酒店領導批復后，在完成期限到達時，要向承辦部門催辦并將結果及時向酒店領導匯報。二、內部行文程序1．酒店總經理室下達指令，各部門請示報告及部門之間的信息傳遞均屬內部行文范疇。3．發(fā)文者、致達者必須是部門經理，標明姓名、職務，不得越級行文。4．呈送酒店高層領導的公文一律以打印稿形式，不許有涂改、污跡。日常管理工作程序一、請示、匯報和處理工作程序酒店各級管理人員都應按照各自的工作職責，積極主動，認真負責，獨立大膽地開展工作和完成任務，遇到問題，必須及時準確地向直接領導請示匯報，并按照領導意圖和要求積極開展工作，保質保量，如期圓滿地完成任務。當本級領導不在，或本級領導指示部署向上級領導請示匯報工作時，應按照本級領導的意圖和意見向上級領導請示匯報并及時準確地將上一級領導的指示、意見向本級領導傳達。3．當上級領導直接向本人下達重要任務、指示、要求時，應及時、準確地向本級領導傳達，并認真貫徹執(zhí)行。5．當對直接領導的指示、意見、做法有不同意見和想法時，一般情況下，應保留個人意見，先貫徹上級意圖。二、布置工作和發(fā)表指示意見的程序一般情況下，應本著按級負責，分級管理的原則進行，正職不在副職負責，上級不在，本職負責，上級需要更改和完善下級的做法、指示、意見，應與下級協(xié)商、通氣。兩個部門或同一部門兩人以上完成共同任務時，上級或本部門