【正文】 客房招待：所有客房招待由總經(jīng)理審批。賬單由經(jīng)辦人與辦公室主任共同簽字確認(rèn)后必須于次日前報總經(jīng)理審批。 員工就餐規(guī)定：。3）會后各部門應(yīng)結(jié)合實際，組織本部門管理人員開會討論，研究改進(jìn)措施，對本部門員工進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，扎扎實實加以解決。服務(wù)質(zhì)量分析會1．時間：每月兩次，時間臨時通知。4）各部門提出人員需求及需要總經(jīng)理辦公室人事協(xié)助解決的問題。2）會議內(nèi)容整理后，以紀(jì)要形式由總經(jīng)辦下發(fā)部門執(zhí)行。6．要求：1）有關(guān)人員應(yīng)及時到會，不得無故缺席，如有特殊情況，無法參加應(yīng)向總經(jīng)理或請假，在得到允許后，方可指定相關(guān)人員代替參加。2）會后總經(jīng)理辦公室秘書應(yīng)及時寫出“一周工作指令”，經(jīng)總經(jīng)理審批后，打印成文，下發(fā)各部門執(zhí)行。5．會議程序及內(nèi)容：1）值班經(jīng)理匯報周日夜間值班情況。、分析、處理各業(yè)務(wù)部門呈報總經(jīng)理辦公室須討論的議題。8．周例會的報告內(nèi)容分別由各部門認(rèn)真準(zhǔn)備，并于周六晚18：00前上報總經(jīng)理辦公室。4．會后十小時內(nèi)，將記錄加以整理，形成會議紀(jì)要。2．確定會議日期、出席者和主持人。 ，不得隨意涂抹、撕頁及污損。，特別是酒店重要部位夜間的巡查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，并做好記錄。辦公室負(fù)責(zé)人或秘書收到文件后，辦公室主任提出處理意見，送交領(lǐng)導(dǎo)或其他部門。3．當(dāng)上級領(lǐng)導(dǎo)直接向本人下達(dá)重要任務(wù)、指示、要求時，應(yīng)及時、準(zhǔn)確地向本級領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行。3．發(fā)文者、致達(dá)者必須是部門經(jīng)理，標(biāo)明姓名、職務(wù)，不得越級行文。登記的項目包括收文日期、收文編號、來文機關(guān)、來文字號、份數(shù)、文件標(biāo)題或摘要、承辦部門等。 傳真管理：，由總經(jīng)理批準(zhǔn)；，由部門經(jīng)理批準(zhǔn)；。 管理文件的控制由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。2. 職責(zé) 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)所有經(jīng)營管理體系文件的歸口管理； 各部門負(fù)責(zé)本部門與經(jīng)營管理體系有關(guān)的文件的編制、執(zhí)行和管理； 管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊； 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)質(zhì)量手冊和程序文件。文件類別縮寫用方括號標(biāo)明，即“[]”。a) 由總經(jīng)理簽署的內(nèi)部文件編號格式為“蘇揚司辦字年號[序號]號”，如蘇揚司辦字2007[006]，意為2007年第6號內(nèi)部文件。 合同協(xié)議的審批合同協(xié)議在正式簽訂前須呈酒店領(lǐng)導(dǎo)審批，送審時附上《合同傳閱審批單》。 會議決定事項和結(jié)論語。 各部門負(fù)責(zé)人作為核稿人，不僅要對行文內(nèi)容審核，而且要審查行文格式是否規(guī)范，對行文負(fù)全面責(zé)任。文件編制制度1 目的和范圍規(guī)范酒店的辦公文件，使酒店各部門行文規(guī)范，提高整體辦公效率特制定本制度；它規(guī)定了酒店辦公文件的編寫方法、編寫要求、格式、編號等。4．檔案文件借出時，必須在“檔案文件借閱登記表”上注明歸還時間，借閱期限不得超過兩周，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 檔案管理 總經(jīng)理辦公室對酒店檔案實行統(tǒng)籌管理，監(jiān)督指導(dǎo)各部門文件、檔案的存放、使用； 酒店各部室和全體員工均有保存檔案的義務(wù)，各部室須指定人員保管本部室的檔案，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識； 人事檔案的管理詳見人事部《人事檔案管理制度》； 財務(wù)檔案的管理詳見財務(wù)部《財務(wù)檔案管理制度》； 檔案的保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本酒店其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定實行：保管年限文 件 類 別永久公司章程 股東名冊 規(guī)章制度類 董事會及股東會議紀(jì)錄 財務(wù)年度會計報表（決算） 政府機關(guān)及董事會核準(zhǔn)文件 不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證 工程設(shè)計圖 資產(chǎn)評估報告 酒店會議紀(jì)要 專題會議紀(jì)要酒店案件 簡報 消防檔案25年檔案銷毀清冊 現(xiàn)金和銀行存款日記帳15年財務(wù)原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、日記帳、明細(xì)帳、總帳、輔助帳簿、會計移交清冊 上級主管單位有關(guān)業(yè)務(wù)的文件10年預(yù)算、決算書類 會計憑證 總結(jié)、計劃資料 廣告宣傳資料 固定資產(chǎn)盤點表 外來非酒店業(yè)務(wù)貫徹執(zhí)行的文件材料5年期滿或解除之員工合同、經(jīng)濟(jì)合同、工程合同、購銷合同等合同協(xié)議 離職員工檔案 質(zhì)量管理體系文件 離職工會會員檔案 月、季度會計報表 部門會議紀(jì)要2年結(jié)案后無保存價值的各部門收/發(fā)文 各類記錄表格 電子文件載體 載體形態(tài)存儲電子文件的載體有光盤、磁盤和磁帶。歸檔要注意整潔，歸檔前要先把資料進(jìn)行分類，并把材料按類別分組裝入一個文件夾，以便要歸檔時，所有材料都能隨手而得，避免盲目的查找； 立卷按永久、二十五年、十五年、十年、五年、二年分別組卷，卷內(nèi)文件要把文件和附件、請示和批復(fù)放在一起，卷內(nèi)頁號一律在右角； 立卷歸檔的資料每卷不超過150頁，超過者可立分卷。本制度適用于酒店各類文件檔案的管理。5. 對合同中涉及的保密事項，必須嚴(yán)密機密，起草人及有閱文資格的人員不準(zhǔn)隨便向他人泄露。、地點、物品名、負(fù)責(zé)人等要素要具體、準(zhǔn)確。如對方違約，應(yīng)及時向上級（含工商、公安部門）報告，積極處理，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任；，若有異議，應(yīng)在10天內(nèi)與客戶書面聯(lián)系并解決；，應(yīng)有對方相關(guān)人員在送貨單上完整簽名；，并向總經(jīng)理報告。 檔案的歸檔 收集各部門辦理完畢的文件（含會議文件），資料按條款類目，分別存放，第二年經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔； 以下所列材料均需歸檔；a） 酒店及各部門召開的專題會、研討會單獨立卷歸檔，內(nèi)容包括會議籌備、時間、地點、會議文件資料、參加人員、領(lǐng)導(dǎo)人講話、簡報、總結(jié)等；b） 各部門的專題報告、集體和個人的調(diào)研資料；c） 各種基建施工圖紙及相關(guān)資料在工程結(jié)束驗收后應(yīng)專門立卷歸檔；d） 以酒店名義的發(fā)文，包括與有關(guān)部門的聯(lián)合發(fā)文；e） 主管部門、單位，各地方旅游部門發(fā)給酒店的文件；f） 關(guān)于原稿，如有幾個修改稿，以領(lǐng)導(dǎo)最后審批簽字稿歸檔；g） 重要的照片和底片、錄音帶、題字、題詞等；h) 酒店員工相關(guān)資料，人員培訓(xùn)相關(guān)資料；i) 財務(wù)工作涉及的各種表格、憑證等。 借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)。檔案文件借閱程序1．借閱檔案（包括書籍、文件、資料），必須填寫“檔案文件借閱登記表”后方可借閱，秘密級以上的檔案文件須經(jīng)酒店相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。8．外單位借閱檔案，應(yīng)持介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱。行文內(nèi)容由本部門文員或行文者擬定，核稿由本部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。主要包括會議時間、召開地點、主持人、參加人、領(lǐng)導(dǎo)參加情況、會議議題等。抄報、抄送及下發(fā)視需要而定。 文件編號 文件編號分文字文件編號和表格文件編號。年份為四位數(shù)。 其他所有文件統(tǒng)一使用A4紙，字體統(tǒng)一為仿宋體，題頭為加粗小二號，置中。 文件的更改識別與經(jīng)營管理體系有關(guān)的文件更改后，應(yīng)該在原文件前填寫說明，并在更改處作出更改標(biāo)記，以識別修訂狀態(tài)。 文件的借閱與保管 與經(jīng)營管理體系有關(guān)的文件不準(zhǔn)私自外借，若借閱需填寫《文件借閱申請單》，經(jīng)總經(jīng)理辦公室批準(zhǔn)后方可借閱；若需要復(fù)制應(yīng)填寫《文件復(fù)制申請單》報總經(jīng)理辦公室，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后方可復(fù)??；總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)全酒店文件的管理，各部門負(fù)責(zé)本部文件的管理。3．來文拆封時應(yīng)保持原封附件在文件或信件后一并處理。10．公文處理完畢后，由檔案室歸存。1．一般情況下，應(yīng)由下級領(lǐng)導(dǎo)向上級領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報工作。三、同級部門和工作人員工作程序同級部門和同級工作人員應(yīng)本著互相尊重、友好協(xié)商、主動支持、積極配合的原則開展工作。起草完畢后，送總經(jīng)理辦公室審批。復(fù)查未落實的問題，責(zé)任部門必須說明原因；，7:00以后在大堂崗位繼續(xù)工作，直至8：00交班；：凌晨01:30以后視情況可以在房間休息或繼續(xù)工作；次日中午在部門工作完成或安排妥善的情況下可房間休息，延遲兩小時上班。二、會議記錄標(biāo)準(zhǔn)1．根據(jù)會議通知要求，攜帶必備的文具，提前十分鐘到會。5．意見不一致時，應(yīng)心平氣和地解釋，討論，以達(dá)到共識，不應(yīng)爭吵，抬杠，互相推諉。2．主持人：總經(jīng)理3．參加對象：總經(jīng)理助理，其他人員根據(jù)會議需要經(jīng)總經(jīng)理同意后由總辦通知，指派專人作會議記錄。6）總經(jīng)理助理對上周有關(guān)工作進(jìn)行匯報。2）銷售部經(jīng)理匯報市場調(diào)查情況及對外促銷工作所存在的部分難題，通報現(xiàn)有或