【正文】 客房招待：所有客房招待由總經理審批。賬單由經辦人與辦公室主任共同簽字確認后必須于次日前報總經理審批。 員工就餐規(guī)定：。3）會后各部門應結合實際，組織本部門管理人員開會討論，研究改進措施，對本部門員工進行培訓學習，扎扎實實加以解決。服務質量分析會1．時間：每月兩次，時間臨時通知。4）各部門提出人員需求及需要總經理辦公室人事協(xié)助解決的問題。2）會議內容整理后，以紀要形式由總經辦下發(fā)部門執(zhí)行。6．要求：1）有關人員應及時到會，不得無故缺席，如有特殊情況，無法參加應向總經理或請假，在得到允許后，方可指定相關人員代替參加。2）會后總經理辦公室秘書應及時寫出“一周工作指令”，經總經理審批后，打印成文，下發(fā)各部門執(zhí)行。5．會議程序及內容：1）值班經理匯報周日夜間值班情況。、分析、處理各業(yè)務部門呈報總經理辦公室須討論的議題。8．周例會的報告內容分別由各部門認真準備，并于周六晚18：00前上報總經理辦公室。4．會后十小時內，將記錄加以整理，形成會議紀要。2．確定會議日期、出席者和主持人。 ，不得隨意涂抹、撕頁及污損。，特別是酒店重要部位夜間的巡查工作，發(fā)現問題及時解決，并做好記錄。辦公室負責人或秘書收到文件后，辦公室主任提出處理意見，送交領導或其他部門。3．當上級領導直接向本人下達重要任務、指示、要求時，應及時、準確地向本級領導傳達，并認真貫徹執(zhí)行。3．發(fā)文者、致達者必須是部門經理，標明姓名、職務，不得越級行文。登記的項目包括收文日期、收文編號、來文機關、來文字號、份數、文件標題或摘要、承辦部門等。 傳真管理：，由總經理批準；，由部門經理批準；。 管理文件的控制由總經理辦公室負責。2. 職責 總經理辦公室負責所有經營管理體系文件的歸口管理； 各部門負責本部門與經營管理體系有關的文件的編制、執(zhí)行和管理； 管理者代表負責審核質量手冊； 總經理負責批準質量手冊和程序文件。文件類別縮寫用方括號標明，即“[]”。a) 由總經理簽署的內部文件編號格式為“蘇揚司辦字年號[序號]號”，如蘇揚司辦字2007[006]，意為2007年第6號內部文件。 合同協(xié)議的審批合同協(xié)議在正式簽訂前須呈酒店領導審批，送審時附上《合同傳閱審批單》。 會議決定事項和結論語。 各部門負責人作為核稿人，不僅要對行文內容審核，而且要審查行文格式是否規(guī)范，對行文負全面責任。文件編制制度1 目的和范圍規(guī)范酒店的辦公文件，使酒店各部門行文規(guī)范，提高整體辦公效率特制定本制度；它規(guī)定了酒店辦公文件的編寫方法、編寫要求、格式、編號等。4．檔案文件借出時，必須在“檔案文件借閱登記表”上注明歸還時間，借閱期限不得超過兩周，到期必須歸還，如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。 檔案管理 總經理辦公室對酒店檔案實行統(tǒng)籌管理，監(jiān)督指導各部門文件、檔案的存放、使用； 酒店各部室和全體員工均有保存檔案的義務，各部室須指定人員保管本部室的檔案，檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識； 人事檔案的管理詳見人事部《人事檔案管理制度》； 財務檔案的管理詳見財務部《財務檔案管理制度》； 檔案的保存期限文件保存期限除政府有關法令或本酒店其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定實行：保管年限文 件 類 別永久公司章程 股東名冊 規(guī)章制度類 董事會及股東會議紀錄 財務年度會計報表（決算） 政府機關及董事會核準文件 不動產所有權及其他債權憑證 工程設計圖 資產評估報告 酒店會議紀要 專題會議紀要酒店案件 簡報 消防檔案25年檔案銷毀清冊 現金和銀行存款日記帳15年財務原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、日記帳、明細帳、總帳、輔助帳簿、會計移交清冊 上級主管單位有關業(yè)務的文件10年預算、決算書類 會計憑證 總結、計劃資料 廣告宣傳資料 固定資產盤點表 外來非酒店業(yè)務貫徹執(zhí)行的文件材料5年期滿或解除之員工合同、經濟合同、工程合同、購銷合同等合同協(xié)議 離職員工檔案 質量管理體系文件 離職工會會員檔案 月、季度會計報表 部門會議紀要2年結案后無保存價值的各部門收/發(fā)文 各類記錄表格 電子文件載體 載體形態(tài)存儲電子文件的載體有光盤、磁盤和磁帶。歸檔要注意整潔，歸檔前要先把資料進行分類，并把材料按類別分組裝入一個文件夾，以便要歸檔時，所有材料都能隨手而得，避免盲目的查找； 立卷按永久、二十五年、十五年、十年、五年、二年分別組卷，卷內文件要把文件和附件、請示和批復放在一起，卷內頁號一律在右角； 立卷歸檔的資料每卷不超過150頁，超過者可立分卷。本制度適用于酒店各類文件檔案的管理。5. 對合同中涉及的保密事項，必須嚴密機密，起草人及有閱文資格的人員不準隨便向他人泄露。、地點、物品名、負責人等要素要具體、準確。如對方違約，應及時向上級（含工商、公安部門）報告，積極處理，并承擔相應的責任；，若有異議，應在10天內與客戶書面聯(lián)系并解決；，應有對方相關人員在送貨單上完整簽名；，并向總經理報告。 檔案的歸檔 收集各部門辦理完畢的文件（含會議文件），資料按條款類目，分別存放，第二年經檢查齊全后，整理立卷歸檔； 以下所列材料均需歸檔；a） 酒店及各部門召開的專題會、研討會單獨立卷歸檔，內容包括會議籌備、時間、地點、會議文件資料、參加人員、領導人講話、簡報、總結等；b） 各部門的專題報告、集體和個人的調研資料；c） 各種基建施工圖紙及相關資料在工程結束驗收后應專門立卷歸檔；d） 以酒店名義的發(fā)文，包括與有關部門的聯(lián)合發(fā)文；e） 主管部門、單位，各地方旅游部門發(fā)給酒店的文件；f） 關于原稿，如有幾個修改稿，以領導最后審批簽字稿歸檔；g） 重要的照片和底片、錄音帶、題字、題詞等；h) 酒店員工相關資料，人員培訓相關資料；i) 財務工作涉及的各種表格、憑證等。 借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應立即報告領導。檔案文件借閱程序1．借閱檔案（包括書籍、文件、資料），必須填寫“檔案文件借閱登記表”后方可借閱，秘密級以上的檔案文件須經酒店相關領導批準方能借閱。8．外單位借閱檔案，應持介紹信，并經總經理批準后方能借閱。行文內容由本部門文員或行文者擬定，核稿由本部門經理負責。主要包括會議時間、召開地點、主持人、參加人、領導參加情況、會議議題等。抄報、抄送及下發(fā)視需要而定。 文件編號 文件編號分文字文件編號和表格文件編號。年份為四位數。 其他所有文件統(tǒng)一使用A4紙，字體統(tǒng)一為仿宋體，題頭為加粗小二號，置中。 文件的更改識別與經營管理體系有關的文件更改后，應該在原文件前填寫說明，并在更改處作出更改標記，以識別修訂狀態(tài)。 文件的借閱與保管 與經營管理體系有關的文件不準私自外借，若借閱需填寫《文件借閱申請單》，經總經理辦公室批準后方可借閱；若需要復制應填寫《文件復制申請單》報總經理辦公室，經管理者代表批準后方可復印；總經理辦公室負責全酒店文件的管理，各部門負責本部文件的管理。3．來文拆封時應保持原封附件在文件或信件后一并處理。10．公文處理完畢后，由檔案室歸存。1．一般情況下，應由下級領導向上級領導請示、匯報工作。三、同級部門和工作人員工作程序同級部門和同級工作人員應本著互相尊重、友好協(xié)商、主動支持、積極配合的原則開展工作。起草完畢后，送總經理辦公室審批。復查未落實的問題，責任部門必須說明原因；，7:00以后在大堂崗位繼續(xù)工作，直至8：00交班；：凌晨01:30以后視情況可以在房間休息或繼續(xù)工作；次日中午在部門工作完成或安排妥善的情況下可房間休息，延遲兩小時上班。二、會議記錄標準1．根據會議通知要求，攜帶必備的文具，提前十分鐘到會。5．意見不一致時，應心平氣和地解釋，討論，以達到共識，不應爭吵，抬杠，互相推諉。2．主持人：總經理3．參加對象：總經理助理，其他人員根據會議需要經總經理同意后由總辦通知，指派專人作會議記錄。6）總經理助理對上周有關工作進行匯報。2）銷售部經理匯報市場調查情況及對外促銷工作所存在的部分難題，通報現有或