【正文】 案卷按年代、機(jī)構(gòu)排列，按年限分開保管，要編上順序號及注明存放案卷年號與卷號； 每年對檔案材料的數(shù)量、保管等問題進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全； 對于已失去作用的檔案，檔案管理人員應(yīng)及時申請銷毀；進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理，銷毀檔案材料要經(jīng)過認(rèn)真鑒定，銷毀的檔案材料必須登記造冊，送領(lǐng)導(dǎo)審批后銷毀； 銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。 載體的管理所有電子文件載體由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一進(jìn)行登記編號，由使用部門指定專人進(jìn)行維護(hù)管理。6．借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。3 內(nèi)容 公文種類 酒店公文包括上行文、平行文、下行文、會議紀(jì)要、備忘錄以及對外行文。對于手續(xù)不全的呈文，總經(jīng)理辦公室不負(fù)責(zé)遞送。工作會議、專題會議在結(jié)論語部分應(yīng)對會議作出評價，指出方向，明確任務(wù)，提出希望和要求。合同章要蓋在合同末尾合約方名稱、法定代表簽字和日期上，行跨太大時，日期可無須壓到；兩頁以上的合同須蓋騎縫章。總經(jīng)理室：EO；人力資源部：HR（暫缺）；財(cái)務(wù)部：FD；房務(wù)部：HD；餐飲部：Famp。例：工程部2004年第八個呈文編號為：ED2004[上行]008。 文件的編制和審批經(jīng)營管理體系所要求的文件由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)管理，各類文件的編制、審批按下表規(guī)定實(shí)施，各部門文件編制后，均按下表有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批其適用性，未經(jīng)批準(zhǔn)文件不得發(fā)布。 外來文件的控制 國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、上級單位下發(fā)文件由總經(jīng)理辦公室收集，經(jīng)總經(jīng)理審批后，按發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放、登記，并定期進(jìn)行有效性判斷，如已失效須發(fā)放有效版本文件，及時撤出過期失效文件，保證與經(jīng)營管理體系有關(guān)部門獲得適用而有效版本； 賓客提供的反饋信息文件由辦公室登記管理，并將信息及時向有關(guān)部門轉(zhuǎn)達(dá)，圖片、照片資料由公關(guān)辦公室按照《檔案管理制度》登記管理； 供應(yīng)商提供的信息文件由采供部登記管理，財(cái)務(wù)部備存并及時更換。 公關(guān)印刷品管理：、廣告等設(shè)計(jì)工作由營銷部負(fù)責(zé)；樣稿經(jīng)總經(jīng)理室批準(zhǔn)后定稿；，負(fù)責(zé)數(shù)量、質(zhì)量、時限、結(jié)算事宜；，總經(jīng)理辦公室審核。7．對需要批辦的文件，總經(jīng)理要及時對文件的處理做出具體指示，批示的內(nèi)容包括：處理問題的原則，要求完成期限以及承辦部門或承辦人。4．呈送酒店高層領(lǐng)導(dǎo)的公文一律以打印稿形式，不許有涂改、污跡。5．當(dāng)對直接領(lǐng)導(dǎo)的指示、意見、做法有不同意見和想法時，一般情況下，應(yīng)保留個人意見，先貫徹上級意圖。文件貫徹、辦理完畢，應(yīng)及時返回辦公室。、服務(wù)質(zhì)量等方面投訴時，認(rèn)真處理，做好書面記錄在考慮酒店的利益得到最大保護(hù)的同時，適當(dāng)站在客人立場，滿足客人合理要求，維護(hù)酒店良好聲譽(yù)。 ，并與上一班人員就班中未完成的事項(xiàng)進(jìn)行交接班。4．總經(jīng)理辦公室準(zhǔn)備會議所需的材料及物品，會前半小時安排布置好會場。2．開會時，應(yīng)按酒店規(guī)定著裝，精力集中，精神保滿。報(bào)告力求簡明扼要，言之有物，用事實(shí)和數(shù)據(jù)說話。6．要求：。3）財(cái)務(wù)部、餐飲部、房務(wù)部匯報(bào)上周各營業(yè)點(diǎn)的營業(yè)情況及服務(wù)質(zhì)量情況，匯報(bào)本周工作安排。每日晨會1．時間：周一至周六上午8：20開始2．主持人：總經(jīng)理3．參加對象：各部門經(jīng)理或負(fù)責(zé)人及指定相關(guān)人員、值班經(jīng)理。3）會議力求精練扼要，講究效率，文員作的記錄，會后由總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審閱，以備查。財(cái)務(wù)分析會1．時間：每月一次2．主持人：總經(jīng)理3．參加人：總經(jīng)理助理、各部門經(jīng)理4．會議內(nèi)容：對上月營收、成本、利潤、資金、各項(xiàng)預(yù)算計(jì)劃執(zhí)行情況及財(cái)務(wù)管理狀況作財(cái)務(wù)分析，提出經(jīng)營和財(cái)務(wù)工作中存在的問題，分析原因、制定對策、研究出臺財(cái)務(wù)調(diào)整和管理辦法。6）由總經(jīng)理對總經(jīng)理辦公室人事工作提出要求，作出工作指令。5．會議程序及內(nèi)容：1）主持人宣布開會。該會由總經(jīng)理或通過晨會或及時召集有關(guān)部門進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，及時予以解決。 更衣室管理規(guī)定：，外來人員不得在員工浴室洗澡；、亂扔垃圾、隨地大小便者，每次罰1050元；、錢包等貴重物品不帶入浴室，違者責(zé)任自負(fù)；，每次罰50元。二、各營業(yè)點(diǎn)接待標(biāo)準(zhǔn)堂吧招待：因工作需要，在大堂吧商談業(yè)務(wù)而發(fā)生的茶水消費(fèi)（茶），各部門經(jīng)理均可簽單，內(nèi)部招待用茶水不再開具賬單。餐飲內(nèi)部公關(guān)招待費(fèi)用結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)均按消費(fèi)帳單金額的50%計(jì)入部門營業(yè)收入。 餐飲招待： 一般協(xié)作單位：用餐標(biāo)準(zhǔn)：2030元/人（菜肴）或自助餐，不安排香煙、酒水，一般公關(guān)招待標(biāo)準(zhǔn)控制在300元以內(nèi)，地點(diǎn)安排零點(diǎn)廳。按照“銷售需要，注意節(jié)約”的原則，現(xiàn)對酒店內(nèi)部公關(guān)招待管理暫做如下規(guī)定：一、操作流程：各部門因工作需要招待客人用餐、用房，需提前報(bào)總經(jīng)理辦公室，講明招待對象、時間、人數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、陪同人員等。 辦公用品管理：由辦公室對各部門使用的辦公文具、印刷費(fèi)、文印費(fèi)核定定額，填寫采購單、申領(lǐng)單，由采供部采購，各部門按定額到總辦領(lǐng)用。6．要求：1）總經(jīng)理辦公室對上月各部門的服務(wù)質(zhì)量檢查，大堂副理對上月客人投訴等情況寫出書面分析材料，并分發(fā)給各有關(guān)部門。4．主要任務(wù): 根據(jù)市場詢價情況,擬定本期食品原材料進(jìn)貨價格。5．會議程序及內(nèi)容1）主持人宣布開會2）由總經(jīng)理辦公室人事主管對上月人員動態(tài)情況進(jìn)行總結(jié)，包括入離職人數(shù)、調(diào)崗及職務(wù)變動情況、培訓(xùn)情況、員工獎懲情況、勞動合同簽訂情況、參加社會保險情況等。4）總經(jīng)理在會議討論基礎(chǔ)上作出決策。3）參加會議的各部門經(jīng)理總結(jié)前一天本部門的經(jīng)營狀況及工作情況，匯報(bào)昨天晨會所下達(dá)的工作的完成情況，如尚未完成，說明其原因，提出需其它部門協(xié)調(diào)解決的有關(guān)工作。6）總經(jīng)理對上周工作進(jìn)行簡要總結(jié)，同時對本周工作提出重點(diǎn)，決定有關(guān)措施及指令。一周例會（辦公會議）1．時間：每周一上午8：20開始2．主持人：總經(jīng)理3．參加對象：各部門主管級以上人員、總經(jīng)理秘書參加并作記錄。4．主要任務(wù)：傳達(dá)上級指示，通報(bào)工作情況，根據(jù)市場變化情況，制訂酒店的經(jīng)營決策和方案，研究酒店重大問題和重點(diǎn)工作。6．需要保密的會議內(nèi)容，不得私自下傳，更不得錯傳、誤傳有關(guān)人事、工資、勞動紀(jì)律、干部調(diào)配等方面的會議內(nèi)容或與會人員在會議上的發(fā)言內(nèi)容。2．按要求記錄會議內(nèi)容，記錄格式準(zhǔn)確。，應(yīng)事先報(bào)告，便于另行按排人員； 其它： 夜值經(jīng)理原則上在自助餐廳用餐，以檢查中餐服務(wù)質(zhì)量，但不允許點(diǎn)用其他酒水、飲料、食品；、調(diào)休。 值班檢查內(nèi)容：、工作紀(jì)律等情況；、衛(wèi)生狀況和其他各區(qū)衛(wèi)生工作情況(室內(nèi)外)；、設(shè)施運(yùn)行情況(治安、消防) 與節(jié)能工作；；，防止傳染病交叉感染及其它應(yīng)急事件；。 酒店總值管理規(guī)定為不斷加強(qiáng)和完善酒店?duì)I運(yùn)管理，提高服務(wù)質(zhì)量，特制訂本規(guī)定： 對象：大堂副理及夜間值班經(jīng)理 方式： 大堂實(shí)行24小時運(yùn)轉(zhuǎn)管理制度，每天有一位管理人員參與夜間值班； 每天8：00、15：00、23：00為交接班時間，交接班地點(diǎn)在一樓大堂。兩個部門或同一部門兩人以上完成共同任務(wù)時，上級或本部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)事先做好分配和協(xié)調(diào)工作，并指定負(fù)責(zé)人，亦可指定主辦人和協(xié)辦人。當(dāng)本級領(lǐng)導(dǎo)不在，或本級領(lǐng)導(dǎo)指示部署向上級領(lǐng)導(dǎo)請示匯報(bào)工作時，應(yīng)按照本級領(lǐng)導(dǎo)的意圖和意見向上級領(lǐng)導(dǎo)請示匯報(bào)并及時準(zhǔn)確地將上一級領(lǐng)導(dǎo)的指示、意見向本級領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)。二、內(nèi)部行文程序1．酒店總經(jīng)理室下達(dá)指令，各部門請示報(bào)告及部門之間的信息傳遞均屬內(nèi)部行文范疇。4．來文封緘標(biāo)明公文者，由被授權(quán)的專人拆封。文件及文印管理制度 文件管理：、登記、傳遞、催辦，即收即遞，即辦即歸，注意保密；，應(yīng)及時遞交匯總至辦公室；（包括文件、紀(jì)要、通知）發(fā)文的上報(bào)文，均由總經(jīng)理簽署，非紅頭文件不得作為行政性管理措施；，由辦公室將原稿和一份印刷件歸檔。 文件發(fā)放控制 經(jīng)營管理體系文件由總經(jīng)理辦公室發(fā)放，并填寫《發(fā)文登記表》； 各部門編制的與經(jīng)營管理體系有關(guān)文件由部門經(jīng)理審核后交總經(jīng)理辦公室，審批其為適用、有效版本后，總經(jīng)理辦公室填寫《發(fā)文登記表》并發(fā)放； 各部門收到文件后，在發(fā)文登記表上簽字。題頭與下一行之間、版頭橫線與正文之間空一行（上行文除外），正文為四號