【正文】 議紀(jì)要 專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要酒店案件 簡(jiǎn)報(bào) 消防檔案25年檔案銷(xiāo)毀清冊(cè) 現(xiàn)金和銀行存款日記帳15年財(cái)務(wù)原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、日記帳、明細(xì)帳、總帳、輔助帳簿、會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 上級(jí)主管單位有關(guān)業(yè)務(wù)的文件10年預(yù)算、決算書(shū)類(lèi) 會(huì)計(jì)憑證 總結(jié)、計(jì)劃資料 廣告宣傳資料 固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表 外來(lái)非酒店業(yè)務(wù)貫徹執(zhí)行的文件材料5年期滿(mǎn)或解除之員工合同、經(jīng)濟(jì)合同、工程合同、購(gòu)銷(xiāo)合同等合同協(xié)議 離職員工檔案 質(zhì)量管理體系文件 離職工會(huì)會(huì)員檔案 月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表 部門(mén)會(huì)議紀(jì)要2年結(jié)案后無(wú)保存價(jià)值的各部門(mén)收/發(fā)文 各類(lèi)記錄表格 電子文件載體 載體形態(tài)存儲(chǔ)電子文件的載體有光盤(pán)、磁盤(pán)和磁帶。 載體的購(gòu)置電子文件的載體統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室購(gòu)置及分配。 載體的管理所有電子文件載體由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一進(jìn)行登記編號(hào)，由使用部門(mén)指定專(zhuān)人進(jìn)行維護(hù)管理。若因損壞不能再使用的，應(yīng)申請(qǐng)報(bào)廢，同時(shí)將報(bào)廢載體送總經(jīng)理辦公室回收。各部門(mén)管理電子文件載體的人員調(diào)離本崗位或離開(kāi)酒店時(shí)，載體是交接的內(nèi)容之一。檔案文件借閱程序1．借閱檔案（包括書(shū)籍、文件、資料），必須填寫(xiě)“檔案文件借閱登記表”后方可借閱，秘密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)酒店相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。2．檔案文件不得借出，只供在辦公室閱讀。3．如需復(fù)印或?qū)n案文件借出，須由部門(mén)向總經(jīng)理遞交書(shū)面申請(qǐng)，待審批同意后，方可復(fù)印或借出。4．檔案文件借出時(shí)，必須在“檔案文件借閱登記表”上注明歸還時(shí)間，借閱期限不得超過(guò)兩周，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5．案卷復(fù)印借出前，必須在復(fù)印件上注明“此件只供用”。6．借閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任。7．借閱的檔案歸還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。8．外單位借閱檔案，應(yīng)持介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱。但不能帶離檔案室。9．外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意；對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章。文件編制制度1 目的和范圍規(guī)范酒店的辦公文件，使酒店各部門(mén)行文規(guī)范，提高整體辦公效率特制定本制度；它規(guī)定了酒店辦公文件的編寫(xiě)方法、編寫(xiě)要求、格式、編號(hào)等。2 職責(zé) 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)酒店下行文、上行文、酒店會(huì)議紀(jì)要以及對(duì)外行文的編發(fā)； 各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)平行文、上行文和下行文的編發(fā)。3 內(nèi)容 公文種類(lèi) 酒店公文包括上行文、平行文、下行文、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄以及對(duì)外行文。 酒店公文格式 公文文字表述應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、通順、標(biāo)點(diǎn)正確； 行文專(zhuān)題專(zhuān)用，內(nèi)容明確。上行文開(kāi)門(mén)見(jiàn)山提出本部門(mén)對(duì)所請(qǐng)示問(wèn)題的處理意見(jiàn)，請(qǐng)酒店領(lǐng)導(dǎo)酌定；平行文和下行文清楚表述本部門(mén)所要做或請(qǐng)相關(guān)部門(mén)協(xié)助辦理的事情。行文內(nèi)容由本部門(mén)文員或行文者擬定，核稿由本部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)。填寫(xiě)《文件處理單》呈領(lǐng)導(dǎo)批示。 內(nèi)部行文格式：***大酒店有限公司文件編號(hào)： 總經(jīng)理（簽署） 標(biāo) 題 （正 文）主題詞：抄 報(bào)：抄 送：發(fā) 送： （共印 份）：備 忘 錄呈/致/發(fā)： 編號(hào)：由：題：時(shí)：正 文 （部門(mén)經(jīng)理署名、日期 ） 行文系上行文時(shí)，第一行為“呈”；平行文時(shí)為“致”；下行文時(shí)為“發(fā)”；行文編號(hào)亦分上行文、平行文和下行文，不得重復(fù)；行文題目簡(jiǎn)明扼要，高度概括，末尾劃線(xiàn)處行文部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署姓名及日期。 各部門(mén)負(fù)責(zé)人作為核稿人，不僅要對(duì)行文內(nèi)容審核，而且要審查行文格式是否規(guī)范，對(duì)行文負(fù)全面責(zé)任。 各部門(mén)收發(fā)文件，需嚴(yán)格辦理收發(fā)文手續(xù)，寫(xiě)明收發(fā)文時(shí)間、文件編號(hào)、文件內(nèi)容、簽收人姓名、簽收日期。對(duì)于手續(xù)不全的呈文，總經(jīng)理辦公室不負(fù)責(zé)遞送。 呈文程序： 在《文件收發(fā)記錄表》上登記各部門(mén)呈文 總經(jīng)理辦公室 總經(jīng)理助理 總經(jīng)理在《文件收發(fā)記錄表》上登記 不按上述公文傳遞程序越級(jí)呈文，總經(jīng)理室予以退回。 會(huì)議紀(jì)要的編制 會(huì)議紀(jì)要的版頭（如下所示）會(huì) 議 紀(jì) 要時(shí)間：年月日 星期 點(diǎn) 編號(hào)：地點(diǎn)：議題：主持：出席：缺席：記錄： 會(huì)議紀(jì)要正文 正文一般由三部分組成： 會(huì)議概況。主要包括會(huì)議時(shí)間、召開(kāi)地點(diǎn)、主持人、參加人、領(lǐng)導(dǎo)參加情況、會(huì)議議題等。 會(huì)議精神。會(huì)議的主要情況，需要解決的問(wèn)題以及解決辦法，對(duì)會(huì)議的原則精神、討論結(jié)果和今后任務(wù)等進(jìn)行具體敘述和說(shuō)明，要準(zhǔn)確、概括性強(qiáng)和很強(qiáng)的政策性、指導(dǎo)性。 會(huì)議決定事項(xiàng)和結(jié)論語(yǔ)。辦公會(huì)、日常工作例會(huì)常常作出決定，需將這些決定事項(xiàng)加以歸納，扼要寫(xiě)出。工作會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議在結(jié)論語(yǔ)部分應(yīng)對(duì)會(huì)議作出評(píng)價(jià)，指出方向，明確任務(wù)，提出希望和要求。最后，另起一行寫(xiě)明會(huì)議結(jié)束時(shí)間。 會(huì)議紀(jì)要末尾 紀(jì)要末尾部分包括主持人簽發(fā)、抄報(bào)部門(mén)、抄送部門(mén)、下發(fā)部門(mén)、印發(fā)部門(mén)和日期。抄報(bào)、抄送及下發(fā)視需要而定。 合同協(xié)議的編制 合同協(xié)議格式合同協(xié)議的格式以合同簽訂前酒店領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)為準(zhǔn)。詳見(jiàn)《合同管理制度》 合同協(xié)議的份數(shù) 合同協(xié)議通常以合約方一方兩份為準(zhǔn)，合約方為兩方時(shí)，合同即為一式四份；合約方為三方時(shí)，合同即為一式陸份。 合同協(xié)議的審批合同協(xié)議在正式簽訂前須呈酒店領(lǐng)導(dǎo)審批，送審時(shí)附上《合同傳閱審批單》。 合同章的使用合同審批同意后，須法定代表或委托人簽字、簽署時(shí)期、蓋章后才正式生效。合同章要蓋在合同末尾合約方名稱(chēng)、法定代表簽字和日期上，行跨太大時(shí)，日期可無(wú)須壓到；兩頁(yè)以上的合同須蓋騎縫章。 合同保管部門(mén)生效后的合同分別由合同簽訂部門(mén)、總經(jīng)理室和財(cái)務(wù)部保管，財(cái)務(wù)部須持合同原件。 對(duì)外行文的編制 對(duì)外行文格式（如下所示）***大酒店有限公司文件編號(hào) 標(biāo) 題 ——副標(biāo)題（正 文）主題詞：抄 報(bào)：抄 送：發(fā) 送： （共印 份） 字體、間距要求字體為仿宋體，版頭報(bào)名為初號(hào)加粗，置中；期號(hào)為加粗四號(hào)，置中；編寫(xiě)單位及印發(fā)日期為小四號(hào)字；正文標(biāo)題為加粗小二，副標(biāo)題為加粗四號(hào)；正文及報(bào)尾為小四號(hào)，行間距17磅，每行35個(gè)字。 文件編號(hào) 文件編號(hào)分文字文件編號(hào)和表格文件編號(hào)。 對(duì)外行文由總經(jīng)室代表酒店對(duì)外行文編號(hào)定為“蘇揚(yáng)司年號(hào)[序號(hào)]號(hào)”，如蘇揚(yáng)司2007[005]號(hào)，意為2007年第5號(hào)文件。（此編號(hào)規(guī)范適用于內(nèi)部行文）。a) 由總經(jīng)理簽署的內(nèi)部文件編號(hào)格式為“蘇揚(yáng)司辦字年號(hào)[序號(hào)]號(hào)”，如蘇揚(yáng)司辦字2007[006]，意為2007年第6號(hào)內(nèi)部文件。b) 部門(mén)英文縮寫(xiě)?？偨?jīng)理室：EO；人力資源部：HR（暫缺）；財(cái)務(wù)部：FD；房務(wù)部：HD；餐飲部：Famp。B；銷(xiāo)售公關(guān)部：Samp。MD；工程部：ED；安全部：SD；采供部：PD 工會(huì)：LU（暫缺）c) 年份。年份為四位數(shù)。d) 文件類(lèi)別縮寫(xiě)。上行文：上行；下行文：下行；平行文：平行；外來(lái)函件：外來(lái)；合同協(xié)議：合同：會(huì)議紀(jì)要：紀(jì)要：其他：其他。文件類(lèi)別縮寫(xiě)用方括號(hào)標(biāo)明，即“[]”。e) 流水序號(hào)：001999。例：工程部2004年第八個(gè)呈文編號(hào)為：ED2004[上行]008。 表格的編號(hào)表格的編號(hào)詳見(jiàn)《酒店記錄表格清單》。 酒店對(duì)外行文酒店對(duì)外公文須呈總經(jīng)理審批同意后方能蓋章使用。 其他所有文件統(tǒng)一使用A4紙，字體統(tǒng)一為仿宋體，題頭為加粗小二號(hào)，置中。題頭與下一行之間、版頭橫線(xiàn)與正文之間空一行（上行