【正文】 理簽批意見，再分送給有關(guān)部門辦理或送領(lǐng)導批示后辦理。（一）承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導閱后批示，安排傳閱或辦理。特別注明公司領(lǐng)導親啟的公文，應(yīng)交由該領(lǐng)導親啟，但應(yīng)做好登記工作。（二）各部門來文一律交由管理部處理。（一）上級發(fā)來的文件、簡報、資料和平級發(fā)來的文件，均由管理部文員統(tǒng)一簽收、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進行分類處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。第八條 公文印發(fā)范圍華品公司公文的分發(fā)范圍由擬辦單位提議，管理部審核，公文簽發(fā)人或?qū)徟舜_定；各部門公文的印發(fā)范圍自行確定。印章蓋在年月日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標明“此頁無正文”字樣。（二）打印正式文件要美觀大方，符合公司規(guī)定的公文格式。第七條 其他。如財務(wù)部用華品財字〔20年〕號，管理部用華品管字〔20年〕號，生產(chǎn)部用華品生字〔20年〕號，具體由管理部負責進行規(guī)范。（一）以華品公司名義發(fā)文，經(jīng)公司領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交管理部統(tǒng)一編號?！豆ぷ髀?lián)絡(luò)單》由各職能部門、業(yè)務(wù)部門負責人或分廠負責人簽署生效。經(jīng)管理部初核、修改后的文稿，由發(fā)文部門送相應(yīng)分管副總經(jīng)理領(lǐng)導審核（對內(nèi)容、質(zhì)量負責）。（五）文字敘述是否符合文法和邏輯，標點符號是否正確。（三）提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。公司各部門對外、對內(nèi)發(fā)文，先由公司發(fā)文部門擬就文稿后，擬稿人應(yīng)填寫《華品公司公文審批表》，交管理部初核，審核的重點：（一）是否需要行文。一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。第三條 公文概念：本制度所規(guī)定的公文是指華品公司各部門以及和其它政府、商業(yè)組織之間為處理組織內(nèi)外事務(wù)而形成的各種來往和記錄文本。公文管理制度第一章 總則第一條 目的：本制度主要對湛江華品木業(yè)有限公司（以下簡稱華品公司）本部、職能部門、業(yè)務(wù)部門進行規(guī)定。（三）因工作需要，需在有關(guān)證照復(fù)印件上加蓋公章，按印章使用審批權(quán)限辦理。第三條 公司各類證照的使用和管理（一）營業(yè)執(zhí)照正副本、地稅、國稅、一般納稅人登記證正副本、企業(yè)法人代碼證正副本、銀行開戶許可證和其他各類特許證照等，由總經(jīng)理指定專人保管。蓋章要端正、清晰其位置在文件末尾年月日的中間；上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，蓋在公文末尾的生效期中間，不壓正文。（三）用印要求攜帶印鑒外出者必須到印鑒保管人處先行登記，注明事由、經(jīng)辦人、日期、批準人等。（二）印章使用審批權(quán)限涉及公司的合同、協(xié)議、上報材料及手續(xù)辦理等工作使用公司印章，須經(jīng)分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準。各部門印鑒，由部門負責人指定專人保管并施印。第二條 印鑒的使用和管理（一）有效印鑒種類、保管、施印部門公章、合同專用章、法人印章等，由總經(jīng)理指定專人保管并施印。第九條 本制度解釋權(quán)歸管理部。每年按在冊人員進行一次核對，如發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（一）職責劃分公司在職員工、離職或辭退人員的人事資料由管理部負責管理；員工個人檔案由湛江市人才交流中心托管的，由管理部負責商洽，其費用由個人自理。聲像檔案保管期限均為永久保管期。定期檢查聲像檔案的保管情況，錄像帶每半年重繞一次，發(fā)現(xiàn)污損及時修復(fù)。（二）歸檔要求沖洗后的照片需及時整理、登記、編目、立卷、并編制檢索工具，便于利用。重大人身、設(shè)備事故、消防事故、設(shè)備缺陷形成的材料。公司黨政工團召開重要會議和組織各類活動所形成的材料。第七條 聲像檔案管理（一）歸檔范圍各級領(lǐng)導來廠指導工作或從事其他重大活動攝錄所形成的材料。（二）技術(shù)檔案利用凡外單位來我公司進行技術(shù)檔案咨詢者，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導簽字認可。（5）節(jié)能管理——長期。（3）安全技術(shù)管理規(guī)定、通知、會議紀要、調(diào)查——短期。生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件：（1）生產(chǎn)技術(shù)管理的規(guī)定、辦法——長期。生產(chǎn)建設(shè)、出口貿(mào)易形成的文件：（1）合同、合同附件、談判協(xié)議、議定書、各設(shè)計階段的有關(guān)文件、審查議定書、國外設(shè)備材料驗收及設(shè)計聯(lián)絡(luò)、開箱檢驗記錄、商檢及索賠——永久。移交人員要編制移交清冊，逐項移交，接替人員要逐項核對點收。外單位人員調(diào)閱會計檔案，必須持有效證件、單位介紹信等合法后續(xù)，并經(jīng)公司領(lǐng)導批準。本部門人員調(diào)用會計檔案，由專人負責登記，歸還時核對銷號。會計人員辦理交接手續(xù)，必須有監(jiān)交人負責監(jiān)勻會計檔案保管清冊。對于到期未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，保管到結(jié)清債權(quán)、債甸時為止。（4）其他類：會計檔案移交清冊保管15年；會計檔案銷毀清冊保管25年；會計檔案保管清冊保管25年；涉及外事及對私改造的會計檔案永久保存。（2）帳簿類：現(xiàn)金日記帳保管25年；銀行存款帳保管25年；總帳保管25年；明細分類帳保管15年。包括：會計憑證和原始憑證（按年度編卷號）、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、工資表、現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳、總帳、明細分類帳報表類、年度會計報表、月報表及財務(wù)快報等。（二）會計檔案的內(nèi)容和管理會計檔案是指會計憑證，會計帳簿，會計報告和重要的經(jīng)濟合同等會計資料。檔案室必須按期點收，不得推諉拒絕。（2）財務(wù)部門與檔案室交接檔案時，必須認真核對，做到帳物相符，雙方簽名蓋章，各留清單一份。（5）在年終了后，活頁記帳必須另行裝訂，裝訂前由記帳人員認真檢查有無缺頁，然后編號，加封面和封底，用臘線裝訂成冊。（3）根據(jù)記帳憑證編輯順序整理，用臘線裝訂成冊，加蓋貼封簽，在封面上應(yīng)寫明憑證的起迄號、裝訂日期、并由財務(wù)負責人蓋章。財務(wù)檔案整理、裝訂：（1）每年形成的財務(wù)資料應(yīng)及時匯集、整理、財務(wù)部門應(yīng)分門類立卷裝訂成冊。（3）簡報和一般文件——短期。1黨、團總支、工會形成的文件：（1）黨、團代會、職代會等會議通知、名單、議程、報告、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、決議、紀要、選舉結(jié)果、重要的聲像材料——長期。1公司財產(chǎn)、物資檔案等交接憑證——永久。1干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)動工作、職務(wù)聘任、勞動保護、勞保統(tǒng)籌、職工教育、技術(shù)考核及撫恤、死亡等文件材料——長期。（2）一般的——長期。（2）本單位評選取表彰先進工作者的通知決定及事跡材料——長期。（2）公司內(nèi)部機構(gòu)負責人的任免——長期。有關(guān)機構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、工作條例、人員編制、啟用印信文件材料——永久。工作總結(jié)、報告：（1）年度的、重要專題的——永久。（2）半年、季度的、月度的——短期。（2）一般事務(wù)性的——短期。（3）其他需要執(zhí)行的文件材料——短期。上級單位頒發(fā)的文件材料：（1）針對公司業(yè)務(wù)并執(zhí)行的重要文件——永久。（1）重要的有查考意義的——長期。（3）事物性有參考價值的——短期。公司制發(fā)的（包括與其他單位聯(lián)合制發(fā)的）各種文件材料、決定、決議、指示、規(guī)定、辦法、通報、通知等：（1）方針、政策法規(guī)性的、重要的——永久。（5）公司召開的一般專業(yè)性會議文件：紀要、通知、總結(jié)、講話、報告、重要的聲像材料——長期。（3）典型材料、代表發(fā)言、學術(shù)報告、簡報——長期。公司召開的會議：公司辦公會議的記錄、紀要、討論通過的文件——永久。文書檔案案卷格式執(zhí)行GB/T9705—88標準。第四條 文書檔案管理文書檔案是記述和反映本公司在執(zhí)行黨和國家路線、方針政策、法律、法規(guī)和各項活動的真實原始記錄，是公司的基本情況和歷史面貌的記錄，是查考、研究和總結(jié)的主要依據(jù)。（六）檔案管理人員檔案工作人員要忠于職守，具備專業(yè)知識和檔案管理知識，熟悉和了解公司的各項管理活動。正本檔案均不出錯，一律在檔案室查閱，情況特殊者需經(jīng)領(lǐng)導批準。未經(jīng)允許不準拍照、復(fù)制、轉(zhuǎn)抄，不準將檔案帶出公司外。根據(jù)檔案的機密程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的利用審批手續(xù)。（五）檔案信息開發(fā)利用檔案信息開發(fā)利用是公司檔案管理的一項重要內(nèi)容，要積極開展檔案的二次整理和編研，利用檔案信息資源，有效地為公司的各項工作服務(wù)。（四）檔案統(tǒng)計檔案管理要建立健全統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準確可知。銷毀的檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，將作廢檔案送至指定地點監(jiān)銷。庫存檔案的定期鑒定由總經(jīng)辦、管理部負責進行，鑒定小組由公司主管檔案工作的領(lǐng)導、檔案人員和業(yè)務(wù)技術(shù)人員組成，對超過保管期限的檔案提出存毀意見，由檔案部門寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由小組負責人簽名，并注明鑒定日期。（三）檔案鑒定與銷毀根據(jù)國家檔案局有關(guān)部門規(guī)定，編制檔案保管期限，檔案保管期限分永久、長期（16～50年）、短期（15年以下）三種。凡離、退職人員都必須向檔案室交還所借檔案，并由檔案室負責人在離職單上簽字。檔案室內(nèi)案卷排列要科學，更于利用和保管。定期檢查檔案室的安全措施，庫房的溫、濕度分別控制在14℃～24℃和45℃～60℃。存放檔案必須有專用檔案室、專用柜。工作人員因工外出學習、考察及參加各種會議的文件材料，應(yīng)按文件歸檔范圍的要求交檔案室歸檔。文件材料的歸檔范圍和保管期分別以國家相關(guān)法規(guī)，即工礦企業(yè)、有限公司的檔案保管期限為標準。在生產(chǎn)活動中形成的文件材料，由總經(jīng)辦、各部門文員（兼職檔案員）負責收集、整理立卷，交檔案室統(tǒng)一管理。檔案管理應(yīng)按照公司長遠規(guī)劃、發(fā)展的要求來開展工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓，使檔案實行規(guī)范、標準化管理。根據(jù)本公司管理體制規(guī)定，文書、科技、聲像檔案由檔案室負責管理。（二）管理部設(shè)置檔案室，配備檔案管理專職人員，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和組織公司的建檔立卷工作，督促指導相關(guān)部門兼職檔案員對檔案資料的收集和管理歸檔工作，代表本公司對外聯(lián)系有關(guān)檔案業(yè)務(wù)。（二）檔案管理工作的基本任務(wù)是做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作。第十二條 本制度的執(zhí)行情況由行政人事部負責督導、檢查。違者罰款50元；遇緊急事件時，應(yīng)向會議主持人請假。（二）如與會人員未按本制度規(guī)定的會議召開時間參會且未事前向會議主持人請假的，違者罰款50元（主持人將違紀人員名單報行政人事部處理）。第十條 公司二樓會議室的鑰匙由行政人事部保管并對會議室各類設(shè)施進行添置與維護。第九條 會議的準備。第七條 對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時間相適的臨時會議，可安排合并召開。第五條 其他會議的安排：凡涉及多個部門（車間）負責人參加的各種會議，均須于會議召開前一個工作日經(jīng)部門或分管領(lǐng)導批準后，由會議召集部門匯總并由其統(tǒng)一安排。橫幅視情況而定，提供攝影、攝像。第四條 外部會議 （一）外部會議指公司與關(guān)聯(lián)單位、政府相關(guān)部門、新聞單位召開的項目或技術(shù)專題會議，統(tǒng)一由行政人事部安排，對需協(xié)調(diào)事宜，由其他部門配合按時完成。會議內(nèi)容：總結(jié)評價公司各部門、車間上年各部門工作任務(wù)完成情況，安排布置明年工作。（七）班組例會時間：每天07：30—08：00（各班組可自行掌握時間）地點：各班組工作場地附近主持：班長或車間主管與會者：本班組全體員工例會內(nèi)容：檢查、總結(jié)布置工作；對昨天工作進行講評,布置今天工作任務(wù)和注意事項。要求：會后由行政人事部形成會議紀要。要求：行政人事部會后形成會議紀錄。要求：會后形成的會議記錄要上報分管領(lǐng)導及發(fā)放到各與會部門；各相關(guān)部門要認真履行職責，按時完成工作計劃。（三）生產(chǎn)協(xié)調(diào)會時間：每周二下午15:0017:00地點：公司二樓會議室主持：行政總監(jiān)召集：行政人事部與會者：生產(chǎn)部、技術(shù)部、質(zhì)量管理部、銷售部（含國際業(yè)務(wù)和國內(nèi)業(yè)務(wù)）、采購部、行政部等部門的經(jīng)理及主管。（3）調(diào)度、平衡生產(chǎn)進度、研究解決各車間班組不能自行解決的重大問題；肯定成績，暴露矛盾，提出改進措施。會議內(nèi)容：（1）研究、部署生產(chǎn)任務(wù)；分析各車間、班組計劃執(zhí)行情況和經(jīng)營活動成果，評價各方面的工作情況。行政人事部應(yīng)按其職責范圍，負責催辦和了解落實情況，及時向公司領(lǐng)導匯報。要求：（1）每月28日上午，各部門經(jīng)理及主管上交本月工作總結(jié)與下月工作計劃至行政人事部（另發(fā)放標準范本填寫），由行政人事部呈總經(jīng)理批閱、行政人事部備案。（4）協(xié)調(diào)各部門關(guān)系、解決部門之間在工作中遇到的問題。（2）總結(jié)評價公司各部門本月工作總結(jié)及下月工作計劃。例會會議分為：公司部門主管會議、生產(chǎn)會議、員工大會、安全工作會、部門例會、班組例會、年終總結(jié)大會和外部會議；具體安排如下：（一）公司部門經(jīng)理會議時間：每月28日下午16：00—18：00（節(jié)日順延）地點：公司二樓會議室主持：總經(jīng)理召集：行政人事部與會者：各副總經(jīng)理、各總監(jiān)、廠長、部門經(jīng)理及主管。公司辦公樓二樓會議室由管理部負責管理，各部門需用會議室時，需提前一天與管理部聯(lián)系。例會在正常情況下不再變動，特殊情況另行通知。第二條 管理內(nèi)容與要求每周會議安排由管理部統(tǒng)一管理，如會議時間和出席人員有重疊，由管理部負責協(xié)調(diào)。會議應(yīng)本著精減、高效原則進行；會議內(nèi)容應(yīng)簡明扼要、切中主題，注重效果；切忌空洞無物，漫無邊際，泛泛而談?？偨?jīng)理辦公室將實施監(jiān)督與檢查。第六條 行為規(guī)范：堅守工作崗位，如非需要不要串崗；上班時間不看報紙、玩游戲或做其他與工作無關(guān)的事情；辦公桌上應(yīng)保持整潔并注意辦公室的安靜；上班時間，不準在辦公室化妝；接待來訪和業(yè)務(wù)洽談的客人請在接待室或會議室進行；使用接待室和會議室要事先安排好，以免安排沖突；不要因私事打公司長途電話，凡因私事打電話，發(fā)現(xiàn)將被罰款；不得隨意使用其他部門的電腦；私客未經(jīng)總經(jīng)理批準，不準使用公司電腦；未經(jīng)總經(jīng)理批準和部門經(jīng)理