【正文】 ，我去通報一下，請坐，對不起，請登記，我即去聯(lián)系，打擾您一下，好的，行，（切勿說“不”）。本規(guī)范從批準之日起執(zhí)行，望全體員工自覺遵守。二、會議管理制度企業(yè)會議管理制度第一條 總則為使公司的會議管理規(guī)范化和有序化，提高會議質(zhì)量和行政決策效率，特制訂本制度。本制度適用于湛江華品有限公司會議管理。各部門內(nèi)召開的會議由各部門自行安排，部門在安排時應(yīng)避免與公司會議重疊。參加會議的人員應(yīng)提前五分鐘到達會議室，因故不能參加會議者應(yīng)事先向主持人請假。第三條 例會安排為了避免會議過多或重復(fù)，公司正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容、組織召開。會議內(nèi)容：（1）研究貫徹落實董事會有關(guān)方針、政策及有關(guān)規(guī)定。（3）討論生產(chǎn)、技術(shù)、管理、人事行政后勤等工作內(nèi)容。（5）必須由部門經(jīng)理（主管）會議討論、決定的其它事項。（2）部門經(jīng)理（主管）會議決定的事項，如已明確承辦部門，由承辦部門負責(zé)貫徹落實。 （二）生產(chǎn)工作會議時間：每周一次地點：公司一樓生產(chǎn)辦公室主持：分管領(lǐng)導(dǎo)（或廠長）召集：生產(chǎn)部與會者：各車間主管、班組長、質(zhì)檢組、倉儲部、油漆組（根據(jù)需要，可臨時調(diào)整與會人）。（2）匯報、總結(jié)、近期產(chǎn)品質(zhì)量情況，討論分析質(zhì)量事故(問題)、研究決定質(zhì)量改進措施。要求：會后形成的會議記錄或會議紀要報分管副總經(jīng)理、行政人事部備案。會議理念：團結(jié)協(xié)作，加強溝通、主動配合會有內(nèi)容：解決相關(guān)部門在生產(chǎn)流程中遇到的問題，研究制定解決方案，確定任務(wù)完成日期。（四）員工大會時間：每年春節(jié)前（后）根據(jù)需要而定，下午18：30—21：30地點：公司辦公樓大門前（或另選址）主持：總經(jīng)理（或董事長）召集：行政人事部與會者：公司全體員工會議內(nèi)容：總結(jié)全年工作情況、部署下年度工作任務(wù)，表彰獎勵先進集體、個人；職工隊伍精神文明建設(shè)的計劃與措施。（五）安全工作會(含安全生產(chǎn)、治安、消防工作)時間：3月30日、6月30日、9月30日、12月30日，16：00—18：00地點：公司二樓會議室主持：安全生產(chǎn)負責(zé)人召集：行政人事部、生產(chǎn)部與會者：廠長、廠辦主任、車間主管，倉儲部主管、行政人事部經(jīng)理及保安隊長內(nèi)容：匯報總結(jié)上月安全生產(chǎn)、治安、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究確定安全防范措施。（六）部門例會時間：每周一08：30—09：00地點：各部門辦公室主持：部門經(jīng)理與會者：本部門員工例會內(nèi)容：檢查、總結(jié)、布置工作；對上周工作進行講評,布置本周工作任務(wù)和注意事項。（八）公司年終總結(jié)大會時間：每年春節(jié)前（具體時間另行通知）地點：公司二樓會議室（或另選址）主持：董事長或總經(jīng)理 召集：行政人事部與會者：公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門經(jīng)理及車間主管等管理人員。要求：元月底，各部門經(jīng)理、車間主管、分別上交《201 年終工作總結(jié)》、《201 年工作計劃》、《201 年 部門人力需求計劃》、《201 年度 部人力資源預(yù)算》、《 部門201 年度資金預(yù)算》、《 部門年終考核表》至行政人事部（另發(fā)放標準范本填寫），由行政人事部匯總后呈各分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理、董事會批閱。 （二）會議接待要求：有政府相關(guān)部門、新聞單位參加的重要會議會議室要求有水果、餐巾、茶水、鮮花、歡迎牌，配備服務(wù)人員。（三）行政人事部于會前視需要提供新聞通稿，會后形成會議紀要。第六條 凡本制度已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其他會議時，召集部門應(yīng)提前一天報行政人事部調(diào)整會議計劃，未經(jīng)總經(jīng)理辦公室同意，任何部門和個人不得隨便打亂正常會議計劃。第八條 各部門會期必須服從全公司統(tǒng)一安排，各部門小會不應(yīng)安排在全公司例會同期召開（與會人員不發(fā)生時間上的沖突除外），應(yīng)堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。所有會議主持人和召集人、與會人員都應(yīng)分別作好有關(guān)準備工作，包括擬好安排會議議題、安排會議議程、日程和程序、準備會議文件、發(fā)言要點、確定會議規(guī)模、提出與會人員名單、會場布置、座次排列、會議簽到、會議記錄與會議錄音、會議保密、發(fā)出會議通知、會場服務(wù)（茶具茶水）、獎品、紀念品等。第十一條 會議紀律（一）參加會議的所有干部和員工一律將手機設(shè)置為振動模式；因緊急情況須撥打、接聽手機的，應(yīng)暫時離開會場；會議期間手機鈴聲響起的，罰款10元1次。（三）與會者如無特殊原因不得中途退出會場。（四）嚴禁與會人員大聲喧嘩、“開小會”、吃零食（會議安排的除外）的行為發(fā)生。三資料管理制度檔案管理制度第一條 總則（一）本制度根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)部門的規(guī)定，結(jié)合我公司實際制定。（三）本制度適用于湛江華品木業(yè)有限公司檔案管理第二條 檔案管理的體制（一）管理部經(jīng)理是公司檔案工作的直接負責(zé)人。（三）檔案工作堅持集中統(tǒng)一管理原則。（四）檔案管理網(wǎng)絡(luò)是以檔案室歸口管理、監(jiān)督為主，以各部門兼職檔案人員為為輔的管理網(wǎng)絡(luò)。第三條 檔案管理（一）文件材料歸檔要求歸檔的文件材料必須準確地反映本公司生產(chǎn)、基本技術(shù)和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準確，各項簽字手續(xù)完備，書寫材料要益于長期保管，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水和復(fù)寫紙。凡本單位在各項業(yè)務(wù)中形成的具有保存價值的文件材料、包括聲像材料都必須移交檔案室歸檔，任何部門和個人都不得占為己有。（二）檔案保管接收檔案要認真驗收，并辦理交接登記手續(xù)。檔案室應(yīng)具有良好的環(huán)境，具有防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光直射等安全措施。檔案室內(nèi)嚴禁煙火，不準堆放易燃、易爆物品，下班前要切斷電源，關(guān)閉門窗。定期進行庫藏檔案的清理、校對，做好帳物相符。檔案管理人員工作調(diào)動，要辦理檔案數(shù)量和狀況的交接手續(xù)。日常的鑒定工作由檔案室負責(zé)，對新入庫的檔案應(yīng)正確劃分保管期限。銷毀的檔案需嚴格掌握，銷毀前要編制清冊，提出銷毀報告，經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案銷毀清冊要永久保存。檔案統(tǒng)計主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計、檔案數(shù)量統(tǒng)計、檔案提供利用及效果統(tǒng)計。公司檔案開發(fā)和提供利用，必須嚴格執(zhí)行保密制度。外單位人員查閱我公司檔案，應(yīng)持介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準方予接待。利用檔案均需辦理登記手續(xù)，愛護檔案，不得折疊、折卷，隨意更改和涂寫，如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失和泄密，應(yīng)追究責(zé)任。檔案利用后，利用人應(yīng)按要求填寫《檔案利用效果登記表》。檔案管理人員的工作安排要相對穩(wěn)定，有利積累經(jīng)驗，開展工作。（一）基本任務(wù)對本公司各部門文件材料進行歸檔各部門兼職檔案員或業(yè)務(wù)人員應(yīng)收集本部門每年所形成的文件材料，確保文件材料收集齊全、完整。（二）文書檔案歸檔范圍和保管期限、表序號、歸檔范圍、保管期限：黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、政府部門領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本單位工作時形成的題詞、講話照片等重要文件材料——永久。（2）公司召開的工作會議和重要的專業(yè)會議文件：通知、代表名單、日程、報告、講話、會議記錄、決議、決定、紀要、總結(jié)、討論通過的文件、模范人物名冊、獎勵名單及重要的聲像材料——永久。（4）小組會議記錄——短期。（6）典型材料、代表發(fā)言、簡報——短期。（2）一般的——長期。上級單位召開的重要會議文件材料。（2）一般的——短期。（2）一般的——長期。本公司的請示、報告與上級機關(guān)的批復(fù)：（1）重要的——永久。計劃、規(guī)劃、統(tǒng)計報表：（1）公司及上級單位下達的年度的——長期。（3）下級單位報送的：年度和年度以上的——長期；年度以下的——短期。（2）半年的、季度的、一般專題的——短期。干部任免的文件材料：（1）公司董事會對公司領(lǐng)導(dǎo)人任免——永久。1公司勞動模范、先進工作（生產(chǎn)者）等文件材料：省、市級以上表彰、獎勵的文件材料——永久。1監(jiān)察工作形成的請求報告、案件處理結(jié)論、通報等：（1）影響大的、問題嚴重的——永久。1公司處理的文件材料有省、市、區(qū)以上領(lǐng)導(dǎo)人重要指示和處理結(jié)果的——永久；有上級機關(guān)或本單位領(lǐng)導(dǎo)人重要指示和處理結(jié)果的——長期；其他——短期。1公司的組織沿革、大事記——永久。1公司編輯的反映主要職能活動的出版物定稿和樣本——永久。（2）年工作計劃、總結(jié)、會議文件、團費會費管理——長期。第五條 財務(wù)會計檔案管理（一）財務(wù)檔案歸檔范圍及保管期限財務(wù)管理方面的文件：（1）本公司關(guān)于財務(wù)工作和各項規(guī)定、制度；（2）年度基建、生產(chǎn)財務(wù)計劃、年度財務(wù)決算，年度外匯收支計劃；（3）申請外匯的請示、批復(fù)、專項資金的核定、提取分配、使用；（4）電價的管理；（5）財稅管理；上述文件重要的——長期；一般的——短期。（2）原始憑證大于記帳憑證，應(yīng)將原始憑證逐張折齊于記帳憑證，防止原始憑證破碎損壞。（4）裝訂成冊、總帳、銀行和現(xiàn)金日記帳都應(yīng)有編號，在年度終了后，必須檢查，有無缺頁或漏頁、錯號和重復(fù)號。財務(wù)檔案移交：（1）當(dāng)年財務(wù)檔案在年底終了后暫時由財務(wù)部門保管一年，至第二年第一月，由財務(wù)部門按歸檔要求，立卷成冊，編制清冊后移交檔案室。（3）財務(wù)部門必須按時將應(yīng)歸檔的全部檔案移交檔案室，不得自行封包保存。（4）檔案室接收保管的會計檔案，應(yīng)保持原卷冊的封裝，如特殊原因必須拆封或抽出附頁時，需經(jīng)財務(wù)部負責(zé)人同意后，會同原經(jīng)辦人共同拆封，以分清責(zé)任。會計檔案年度終了按規(guī)定分類及編號，登記造冊。（1）憑證類：原始憑證和記帳憑證保管15年；銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管3年；工資表永久保管。（3）報表類：年度會計報表永久保存；月、季度報表保管5年。（三）會計檔案的銷毀會計檔案保管期滿后需要銷毀時，由檔案室提出銷毀意見，會同財務(wù)部共同鑒定，嚴格審查，編制“會計檔案銷毀清冊”，報分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準。（四）會計檔案交接會計人員調(diào)動工作，必須辦理交接手續(xù)。會計檔案由財務(wù)部指定由專人負責(zé)保管。本單位人員調(diào)閱會計檔案，要經(jīng)財務(wù)部負責(zé)人批準。（五）會計檔案保管期限會計主管人員辦理交接手續(xù)，由分管副總經(jīng)理監(jiān)交。第六條 生產(chǎn)技術(shù)檔案管理（一）技術(shù)檔案歸檔范圍及保管期限關(guān)于出國考察、友好往來、參加會議等工作中形成的文件：（1）重大活動的主要文件——永久；（2）審核手續(xù)、考察報告——長期。（2）談判過程中外商提交的材料、出國考察收集的有關(guān)材料，技術(shù)問題來往信函：重要的——永久；一般的——短期。（2）檢修、調(diào)度運行管理全廠性試驗——長期。（4）環(huán)境保護的通知、規(guī)定、會議紀要、調(diào)查——短期。（6）燃料管理——長期。根據(jù)技術(shù)檔案的類別，需分別經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可提供利用。國內(nèi)外賓客來廠參觀訪問，洽商所形成的材料。重大技術(shù)改造項目形成的材料。重要設(shè)備的安裝、檢修形成的材料。歸檔的磁帶裝在密封盒里，遠離磁場。照相檔案的底片應(yīng)單獨整理和存放，照片和說明一同整理和存放。第八條 人事檔案管理人事檔案管理是指公司員工人事履歷管理工作，包括檔案的收集、歸檔、查閱、銷毀等方面的管理內(nèi)容。建立人事檔案帳冊，所有檔案必須登記入帳，妥善保管。（二）檔案收集的內(nèi)容履歷材料；自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料；鑒定（含自我鑒定）考核材料；學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料；加入黨、團的材料；獎勵（包括科技和業(yè)務(wù)獎勵）材料；違反黨紀、政紀、國法處分的材料；工資、職務(wù)變動、各種代表會的審批表、呈報表等材料；其他可供組織參考、有保存價值的材料；歸檔材料鑒別：歸檔材料必須經(jīng)過認真審查，符合規(guī)定歸檔要求的材料，應(yīng)完整無缺。印章使用管理制度第一條 為加強公司印鑒、證照管理，規(guī)范公司行為，特制定本辦法。財務(wù)專用章、稅務(wù)代碼章等，由總經(jīng)理指定財務(wù)部門專人保管并施印。任何人不得私自將印章帶出公司駐地，如因工作需要必須帶章外出，須經(jīng)他管副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準。各部門專用章由本部門負責(zé)人批準。蓋印是證實文件效力的一種標志。嚴禁錯蓋、漏蓋；嚴禁在空白信箋上蓋章。（二）原則上，任何人不得私自將各類證照原件帶出公司駐地，如因工作需要必須攜帶外出，須經(jīng)分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準。第四條 本辦法解釋權(quán)歸管理部，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)核準后公布實施，修改時亦同。第二條 職責(zé)：華品公司所有公文事務(wù)由管理部歸口進行管理。第二章 發(fā)文管理發(fā)文處理。第四條 擬稿、審稿。（二）是否符合國家的方針、政策、法律、法令。（四）處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。初核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進行修改，屬于重要的原則性的問題，應(yīng)退回發(fā)文部門修改，改動過大的，要重新抄正。第五條 公文簽發(fā)華品公司總經(jīng)理、各分管副總經(jīng)理（在權(quán)限范圍內(nèi)）可以簽發(fā)以華品公司名義發(fā)出的公文；各部門負責(zé)人在報管理部初核、分管副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準后，可以簽發(fā)以公司名義發(fā)出的公文；其他工作人員不得以單位名義發(fā)出公文，但因工作需要可以以本人名義直接發(fā)出對內(nèi)公函。第六條 編號、打印正式文件、校對、用印、文件分發(fā)。以華品公司名義發(fā)文，紅頭文件一律用華品發(fā)字〔20年〕號，白頭文件一律用華品普字〔20年〕號；華品公司股東會議發(fā)文，用華品股字〔20年〕號；華品公司董事會發(fā)文，用華品〔20年〕號；職能部門和業(yè)務(wù)部門發(fā)文，用華品字〔20年〕號。（二）以公司名義對內(nèi)對外發(fā)文的繕印、編號、校對、用印、文件下發(fā)工作由管理部統(tǒng)一負責(zé)操作；以部門名義對內(nèi)對外發(fā)文的繕印、校對