【正文】 指導(dǎo)原則。 （二）采購(gòu)手冊(cè)的缺點(diǎn) 需要一定的制作成本； 可能會(huì)助長(zhǎng)官樣文章和官僚作風(fēng)，抑制員工主觀能動(dòng)性； 必須不斷更新來(lái)體現(xiàn)政策和步驟的變化。 通過(guò)展示高層管理對(duì)采購(gòu)的重視，可借此提升采購(gòu)這一職能的地位。 手冊(cè)協(xié)調(diào)了政策與步驟的關(guān)系，并確保采購(gòu)原則和操作的一致性和連貫性。 手冊(cè)有益于對(duì)員工的培訓(xùn)和指導(dǎo)。 采購(gòu)手冊(cè)的編寫和發(fā)放，為采購(gòu)與其他部門的溝通提供了機(jī)會(huì)，使他們能夠建設(shè)性地看待現(xiàn)存的政策和步驟，并在需要的地方對(duì)其進(jìn)行修改。 在編寫采購(gòu)手冊(cè)時(shí)，區(qū)分以上術(shù)語(yǔ)的不同，是十分必要的。 （三）采購(gòu)指令 給負(fù)責(zé)執(zhí)行政策和步驟的人或部門具體的知識(shí)或指導(dǎo)，如訂單需多少副本以及分發(fā)給什么部門?？傮w性政策是從大體上明確采購(gòu)職能的目標(biāo)和責(zé)任；而結(jié)論性政策，是以擴(kuò)充的形式明確總體性政策如何在某些具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)和具體情況下應(yīng)用，如供應(yīng)商的選擇。采購(gòu)手冊(cè)本質(zhì)上是信息交流的媒介，用來(lái)闡明采購(gòu)政策、采購(gòu)步驟、采購(gòu)指令和采購(gòu)規(guī)定等內(nèi)容。 一份良好的采購(gòu)手冊(cè)會(huì)使運(yùn)營(yíng)更為有效，而且往往比策略手冊(cè)更加廣泛和詳細(xì)。對(duì)于經(jīng)驗(yàn)豐富的人員，該手冊(cè)僅對(duì)不同問(wèn)題提供了說(shuō)明，或者僅僅是加深了一些相關(guān)知識(shí)。 32 采購(gòu)手冊(cè)的制定 一、采購(gòu)手冊(cè)的編訂目的和意義 （一）采購(gòu)手冊(cè)的編定目的 為了使公司有關(guān)采購(gòu)事務(wù)均能遵循制度辦理，便于最適當(dāng)時(shí)間、在可能范圍內(nèi)以最低價(jià)格，向最適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，購(gòu)買品質(zhì)最佳、數(shù)量最恰當(dāng)?shù)脑?、輔料、商品或服務(wù)，公司會(huì)制訂采購(gòu)手冊(cè)用以指導(dǎo)采購(gòu)行為。這一流程重建的結(jié)果是驚人的，公司的發(fā)貨及時(shí)率提高 150%，交貨期縮短 50%，潛在顧客丟失率降低 75%，并且由于折扣，使所購(gòu)產(chǎn)品的成本大為降低?？偛繐?jù)此掌握全公司的需求狀況，并派出采購(gòu)部與供應(yīng)商談判，簽訂合同。但是對(duì)總公司來(lái)說(shuō)，這樣可能損失采購(gòu)時(shí)的數(shù)量折扣優(yōu)惠。 當(dāng)手工的作業(yè)方式改變?yōu)樾畔⒒淖鳂I(yè)方式時(shí)，流程就需要做相當(dāng)程度的調(diào)整或重新設(shè)計(jì)。譬如在遇到“緊急采購(gòu)”及“外部授權(quán)”時(shí)，應(yīng)有權(quán)宜的辦法或流程來(lái)特別處理。凡涉及數(shù)量比較大、價(jià)值比較高或者易發(fā)生舞弊的作業(yè)，應(yīng)有比較嚴(yán)密的處理監(jiān)督；反之，則可略微予以放寬，以求提高工作效率。如，避免同一主管對(duì)同一采購(gòu)案件多次簽核；避免同一采購(gòu)案件在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免同一采購(gòu)案件會(huì)簽部門過(guò)多，影響時(shí)效。 。 。 務(wù)。如在國(guó)外采購(gòu)時(shí)，從詢價(jià)、報(bào)價(jià)、申請(qǐng)輸入許可證、開(kāi)信用單、裝船、報(bào)關(guān)、提貨等均有管制要領(lǐng)或辦理時(shí)限。 三、 采購(gòu)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)的注意事項(xiàng) 企業(yè)規(guī)模越大，采購(gòu)金額越高，管理者對(duì)程序的設(shè)計(jì)就越為重視。 。指明主要物料項(xiàng)目所邀請(qǐng)的投標(biāo)商、投標(biāo)額、不投標(biāo)的次數(shù)、成功的中標(biāo)者等信息。指明所有主要供應(yīng)商與工會(huì)所簽合約的狀況 (合約期日 )。列出了與交易金額巨大的主要供應(yīng)商進(jìn)行中的所有采購(gòu)事項(xiàng)。記錄所有的主要商品或主要項(xiàng)目的采購(gòu)情況 (日期、供應(yīng)商、數(shù)量、價(jià)格和采購(gòu)訂單編號(hào) )。所有的采購(gòu)訂單副本都被順序編號(hào)后保管在里面。目錄中所有的訂單都應(yīng)被編號(hào)并說(shuō)明結(jié)案與否。例如，一張可以作為和外界所簽合同的證據(jù)的采購(gòu)訂單一般要保管 7年，應(yīng)該比作為備忘錄的采購(gòu)申請(qǐng)單的保存期限要長(zhǎng)。凡經(jīng)結(jié)案批示后的采購(gòu)案件，均應(yīng)列入檔案、登記編號(hào)分類，予以保管，以備查閱或事后發(fā)生問(wèn)題時(shí)考查。 （八）監(jiān)督反饋階段 —— 記錄與檔案維護(hù) 無(wú)論對(duì)驗(yàn)收合格的貨物進(jìn)行的付款，還是對(duì)驗(yàn)收不合格的貨物進(jìn)行的退貨，均需辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項(xiàng)書面資料有無(wú)缺失、績(jī)效好壞等，簽報(bào)高級(jí)管理層或權(quán)責(zé)部門核閱批示。 （七）組織實(shí)施階段 —— 審核付款 供應(yīng)商交貨驗(yàn)收合格后，隨即開(kāi)具發(fā)票、支付貨款。這樣才能將貨物送往應(yīng)該到達(dá)的下一個(gè)目的地以進(jìn)行儲(chǔ)存、檢驗(yàn)或使用。由于收貨部門和采購(gòu)部門關(guān)系十分密切，所以許多公司中收貨部門直接或間接地向采購(gòu)部門負(fù)責(zé)。而且，如果公司對(duì)其物料需求已經(jīng)做了充分的計(jì)劃工作，如不是特殊情況，就不必要求供應(yīng)商提前發(fā)運(yùn)貨物。如果供應(yīng)商不能履行發(fā)運(yùn)的承諾，采購(gòu)部門就會(huì)威脅取消訂單或是以后可能進(jìn)行罰款。跟蹤需要經(jīng)常詢問(wèn)供應(yīng)商的進(jìn)度，有時(shí)甚至有必要到供應(yīng)商那里去走訪。 跟蹤是對(duì)訂單所做的例行跟蹤，以便確保供應(yīng)商能夠履行其貨物發(fā)運(yùn)的承諾。定單只有在供應(yīng)商接受以后才能構(gòu)成一項(xiàng)合同。定單和合約，均屬于具有 法律效力 的書面文件，對(duì)買賣雙方的要求、權(quán)利和義務(wù)，必須予以說(shuō)明。 （五）組織實(shí)施階段 —— 簽訂合同、訂單跟催 價(jià)格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。談判需要雙方坐下來(lái)通過(guò)商討就一項(xiàng)采購(gòu) /銷售合同的主要條款達(dá)成共識(shí)。下列情況適合選擇談判： ； ； ； ； 。競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)使用于下列特定情況： ，值得進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)； ，有能力準(zhǔn)確估計(jì)生產(chǎn)所需的成本； ，即有足夠多的合格競(jìng)爭(zhēng)者； ，而愿意合作的供應(yīng)商則進(jìn)行報(bào)價(jià)； 。競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)是采購(gòu)商向符合要求的供應(yīng)商發(fā)出產(chǎn)品詢價(jià)單來(lái)問(wèn)價(jià)。采購(gòu)者必須有很好的掌握各種定價(jià)的方法，了解各種方法的適用時(shí)機(jī)，并能夠利用技巧來(lái)取得滿意的支付價(jià)格。與這些基本采購(gòu)目標(biāo)相關(guān)的還有一些更為重要的供應(yīng)商品質(zhì)，包括歷史記錄、設(shè)備與技術(shù)力量、財(cái)務(wù)狀況、組織與管理、聲譽(yù)、系統(tǒng)、程序柔性、通信、勞資關(guān)系、位置等。 決定和某個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行大量業(yè)務(wù)往來(lái)需要一系列合理的標(biāo)準(zhǔn)。一般來(lái)說(shuō)，每一個(gè)成熟的企業(yè)都有自己的供應(yīng)商群體，如果不能滿足項(xiàng)目要求，則到社會(huì)行業(yè)供應(yīng)商群體中尋找，較妥善解決的辦法是招聘有豐富行業(yè)采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)的認(rèn)證人員。 供應(yīng)商的選擇是采購(gòu)職能中重要的一環(huán)，它涉及了高質(zhì)量供應(yīng)來(lái)源的確定。 ，以便管理物品的購(gòu)入數(shù)量和成本。 。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)達(dá)到下列目的： ，防止供應(yīng)中斷，影響產(chǎn)銷活動(dòng)。在很多產(chǎn)品中，物料單是描述需求的最常用的單據(jù)。 采購(gòu)的成功始于采購(gòu)要求的確定，保證明確對(duì)供應(yīng)品的要求，讓供應(yīng)商完全理解對(duì)供應(yīng)品的要求。如果采購(gòu)部門的人員對(duì)申請(qǐng)采購(gòu)的產(chǎn)品或服務(wù)不熟悉，這種檢查就不可能產(chǎn)生實(shí)效。由于未來(lái)的市場(chǎng)情況起著很重要的作用，因此采購(gòu)部門和提出具體需求的部門在確定需求的早期階段進(jìn)行 交流 就具有重要的意義；否則，輕則由于需求描述不夠準(zhǔn)確而浪費(fèi)時(shí)間，重則會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的財(cái)務(wù)后果并導(dǎo)致供應(yīng)的中斷及公司內(nèi)部關(guān)系的惡化。確保詞匯的統(tǒng)一性的一個(gè)最有效的方法是在采購(gòu)部門保留一份文件，列出經(jīng)常購(gòu)買的物品的名稱。 用來(lái)描述所需物品或服務(wù)的字眼應(yīng)該統(tǒng)一。 必須要對(duì)需要采購(gòu)的商品或服務(wù)有一個(gè) 準(zhǔn)確的描述 。采購(gòu)部門和供應(yīng)商早期參與合作會(huì)帶來(lái)更多信息，從而可以避免或削減成本，加速產(chǎn)品推向市場(chǎng)的進(jìn)度并能帶來(lái)更大的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。采購(gòu)部經(jīng)理不僅應(yīng)要求需求部門在填寫請(qǐng)購(gòu)單時(shí)盡可能采用標(biāo)準(zhǔn)化的格式及盡可能少發(fā)特殊訂單，而且應(yīng)督促盡早地預(yù)測(cè)需求以免出現(xiàn)太多的緊急訂單。當(dāng)然，這類需求也可以由其他部門的富余物料來(lái)加以滿足。負(fù)責(zé)具體業(yè)務(wù)活動(dòng)的人應(yīng)該清楚地知道本部門獨(dú)特的需求，需要什么、需要多少、何時(shí)需要。采購(gòu)作業(yè)流程通常包括一些重要信息