【正文】 明確對(duì)供應(yīng)品的要求，讓供應(yīng)商完全理解對(duì)供應(yīng)品的要求。 、圖紙和采購(gòu)訂單的書面程序； ； ； ，如產(chǎn)品的精確辨認(rèn)和等級(jí)，檢查規(guī)程，應(yīng)用的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等； 標(biāo)準(zhǔn)。在很多產(chǎn)品中，物料單是描述需求的最常用的單據(jù)。 （二）計(jì)劃階段 —— 制定采購(gòu)計(jì)劃 需求部門向采購(gòu)部門發(fā)出請(qǐng)購(gòu)單來(lái)表明需求后，采購(gòu)部門在接到請(qǐng)購(gòu)單后就確定請(qǐng)求，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)達(dá)到下列目的： ，防止供應(yīng)中斷，影響產(chǎn)銷活動(dòng)。 、積壓資金和占用儲(chǔ)存空間。 。 ，選擇有利時(shí)機(jī)購(gòu)入物品。 ，以便管理物品的購(gòu)入數(shù)量和成本。 表 32是某電子公司采購(gòu)計(jì)劃表 （三）組織實(shí)施階段 —— 選擇供應(yīng)商 供應(yīng)商是企業(yè)外部影響企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)作系統(tǒng)運(yùn)行的最直接因素，也是保證企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期和服務(wù)的關(guān)鍵因素。 供應(yīng)商的選擇是采購(gòu)職能中重要的一環(huán)，它涉及了高質(zhì)量供應(yīng)來(lái)源的確定。企業(yè)可以根據(jù)需求描述在原有供應(yīng)商中選擇成績(jī)良好的廠商，或者從社會(huì)供應(yīng)群體中劃定參與本物料項(xiàng)目供應(yīng)的供應(yīng)商。一般來(lái)說，每一個(gè)成熟的企業(yè)都有自己的供應(yīng)商群體，如果不能滿足項(xiàng)目要求，則到社會(huì)行業(yè)供應(yīng)商群體中尋找，較妥善解決的辦法是招聘有豐富行業(yè)采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)的認(rèn)證人員。 供應(yīng)源的搜索分析基本步驟為兩步： 首先采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)市場(chǎng)搜索，獲得一份候選供應(yīng)商列表； 其次，采購(gòu)部門可以通過不同的指標(biāo)來(lái)分析潛在供應(yīng)商。 決定和某個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行大量業(yè)務(wù)往來(lái)需要一系列合理的標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)方對(duì)供應(yīng)商能不能滿足自己的質(zhì)量、數(shù)量、交付、價(jià)格、服務(wù)項(xiàng)目等的觀察將支配決策結(jié)果。與這些基本采購(gòu)目標(biāo)相關(guān)的還有一些更為重要的供應(yīng)商品質(zhì)，包括歷史記錄、設(shè)備與技術(shù)力量、財(cái)務(wù)狀況、組織與管理、聲譽(yù)、系統(tǒng)、程序柔性、通信、勞資關(guān)系、位置等。 （四）組織實(shí)施階段 —— 談判、定價(jià) 確定所需支付的價(jià)格是采購(gòu)過程中的一項(xiàng)重要決策，是否具備得到“好價(jià)格”的能力有時(shí)是衡量一個(gè)優(yōu)秀采購(gòu)者的首要標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)者必須有很好的掌握各種定價(jià)的方法，了解各種方法的適用時(shí)機(jī)，并能夠利用技巧來(lái)取得滿意的支付價(jià)格。常見的兩種定價(jià)方式有競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)和談判。競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)是采購(gòu)商向符合要求的供應(yīng)商發(fā)出產(chǎn)品詢價(jià)單來(lái)問價(jià)。 采購(gòu)人員經(jīng)常評(píng)價(jià)基于價(jià)格的投標(biāo)書，如果最低報(bào)價(jià)者沒有得到采購(gòu)合同，買方有義務(wù)通知他并給出解釋。競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)使用于下列特定情況： ，值得進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)； ，有能力準(zhǔn)確估計(jì)生產(chǎn)所需的成本； ，即有足夠多的合格競(jìng)爭(zhēng)者； ，而愿意合作的供應(yīng)商則進(jìn)行報(bào)價(jià)； 。 當(dāng)選擇供應(yīng)商不適合使用競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)時(shí)，就應(yīng)進(jìn)行談判，談判是供求雙方一起協(xié)商對(duì)合同條款達(dá)成共識(shí)的方法。下列情況適合選擇談判： ； ； ； ； 。 談判是價(jià)格確定中最復(fù)雜也是成本最高的一種方法。談判需要雙方坐下來(lái)通過商討就一項(xiàng)采購(gòu) /銷售合同的主要條款達(dá)成共識(shí)。供應(yīng)商和采購(gòu)部門都希望進(jìn)行公平的談判，而只有供應(yīng)商作到以下幾點(diǎn)才能確保談判的公平性： ； ； ； ； 。 （五）組織實(shí)施階段 —— 簽訂合同、訂單跟催 價(jià)格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。即擬定并發(fā)出訂單，同供應(yīng)商簽訂正式的采購(gòu)定單。定單和合約，均屬于具有 法律效力 的書面文件，對(duì)買賣雙方的要求、權(quán)利和義務(wù)，必須予以說明。任何實(shí)用的采購(gòu)定單所必須具備的要素有： 序列編號(hào)、發(fā)單日期、接受訂單的供應(yīng)商的名稱和地址、所需物品的數(shù)量和描述、發(fā)貨日期、運(yùn)輸要求、價(jià)格、支付條款，以及對(duì)定單有約束的各種條件 。定單只有在供應(yīng)商接受以后才能構(gòu)成一項(xiàng)合同。 訂單簽訂以后，為求供應(yīng)商按期、保質(zhì)、按量交貨，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定，督促?gòu)S商按規(guī)定交運(yùn)。 跟蹤是對(duì)訂單所做的例行跟蹤，以便確保供應(yīng)商能夠履行其貨物發(fā)運(yùn)的承諾。如果產(chǎn)生了問題，如質(zhì)量或發(fā)運(yùn)方面的問題，采購(gòu)方就需要對(duì)此盡早了解，以便及時(shí)采取相應(yīng)的行動(dòng)。跟蹤需要經(jīng)常詢問供應(yīng)商的進(jìn)度，有時(shí)甚至有必要到供應(yīng)商那里去走訪。 催貨是對(duì)供應(yīng)商施加壓力，以便按期履行最初所做的發(fā)運(yùn)承諾、提前發(fā)運(yùn)貨物或是加快已經(jīng)延誤的訂單所涉及的貨物發(fā)運(yùn)。如果供應(yīng)商不能履行發(fā)運(yùn)的承諾，采購(gòu)部門就會(huì)威脅取消訂單或是以后可能進(jìn)行罰款。 催貨應(yīng)該只是用于采購(gòu)訂單中的一小部分，因?yàn)槿绻少?gòu)部門對(duì)供應(yīng)商能力已經(jīng)做過全面分析的話，那么被選中的供應(yīng)商就應(yīng)該是那些能遵守采購(gòu)合約的、可靠的供應(yīng)商。而且，如果公司對(duì)其物料需求已經(jīng)做了充分的計(jì)劃工作，如不是特殊情況，就不必要求供應(yīng)商提前發(fā)運(yùn)貨物。 （六）組織實(shí)施階段 —— 驗(yàn)收入庫(kù) 貨物的正確接受有重要意義，大部分有經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)采用將所有貨物的接受活動(dòng)集中于一個(gè)部門的方法。由于收貨部門和采購(gòu)部門關(guān)系十分密切，所以許多公司中收貨部門直接或間接地向采購(gòu)部門負(fù)責(zé)。 貨物接受的基本目的是為了確保以前發(fā)出的訂單所采購(gòu)的貨物已經(jīng)實(shí)際到達(dá)并檢查是否完好無(wú)損，是否符合數(shù)量。這樣才能將貨物送往應(yīng)該到達(dá)的下一個(gè)目的地以進(jìn)行儲(chǔ)存、檢驗(yàn)或使用。接受部門要將與接受手續(xù)有關(guān)文件進(jìn)行登記并送交給有關(guān)人員。 （七）組織實(shí)施階段 —— 審核付款 供應(yīng)商交貨驗(yàn)收合格后，隨即開具發(fā)票、支付貨款。采購(gòu)部門應(yīng)核查發(fā)票的內(nèi)容是否正確，財(cái)務(wù)部門接到付款申請(qǐng)單及通知后，即可向供應(yīng)商付款，并提醒供應(yīng)商注意收款。 （八）監(jiān)督反饋階段 —— 記錄與檔案維護(hù) 無(wú)論對(duì)驗(yàn)收合格的貨物進(jìn)行的付款，還是對(duì)驗(yàn)收不合格的貨物進(jìn)行的退貨，均需辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項(xiàng)書面資料有無(wú)缺失、績(jī)效好壞等，簽報(bào)高級(jí)管理層或權(quán)責(zé)部門核閱批示。 凡經(jīng)過以上所有的步驟之后，對(duì)于一次完整的采購(gòu)活動(dòng)而言，剩下的就是更新采購(gòu)部門的記錄。凡經(jīng)結(jié)案批示后的采購(gòu)案件，均應(yīng)列入檔案、登記編號(hào)分類，予以保管，以備查閱或事后發(fā)生問題時(shí)考查。 檔案應(yīng)具有一定保管期限的規(guī)定。例如，一張可以作為和外界所簽合同的證據(jù)的采購(gòu)訂單一般要保管 7年，應(yīng)該比作為備忘錄的采購(gòu)申請(qǐng)單的保存期限要長(zhǎng)。 要保存的記錄有以下幾種： 。目錄中所有的訂單都應(yīng)被編號(hào)并說明結(jié)案與否。 。所有的采購(gòu)訂單副本都被順序編號(hào)后保管在里面。 。記錄所有的主要商品或主要項(xiàng)目的采購(gòu)情況 (日期、供應(yīng)商、數(shù)量、價(jià)格和采購(gòu)訂單編號(hào) )。 。列出了與交易金額巨大的主要供應(yīng)商進(jìn)行中的所有采購(gòu)事項(xiàng)。 。指明所有主要供應(yīng)商與工會(huì)所簽合約的狀況 (合約期日 )。 。指明主要物料項(xiàng)目所邀請(qǐng)的投標(biāo)商、投標(biāo)額、不投標(biāo)的次數(shù)、成功的中標(biāo)者等信息。這一信息可以清楚反映供應(yīng)商的投標(biāo)習(xí)慣和供應(yīng)商可能存在的私下串通。 。指明采購(gòu)的工具使用壽命、使用歷史、價(jià)格、所有權(quán)和存放位置。 三、 采購(gòu)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)的注意事項(xiàng) 企業(yè)規(guī)模越大，采購(gòu)金額越高，管理者對(duì)程序的設(shè)計(jì)就越為重視。 （一）控制關(guān)鍵點(diǎn) 企業(yè)應(yīng)建立以采購(gòu)申請(qǐng)、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證和入庫(kù)單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)，使各項(xiàng)在處理的采購(gòu)作業(yè)在各階段均能被追蹤管制。如在國(guó)外采購(gòu)時(shí)，從詢價(jià)、報(bào)價(jià)、申請(qǐng)輸入許可證、開信用單、裝船、報(bào)關(guān)、提貨等均有管制要領(lǐng)或辦理時(shí)限