【正文】 發(fā)布的，一定要在事前做好規(guī)定。結合招投標的特點設計一些管理方法，保密制度就是對信息傳遞的要求，即不能夠傳遞給誰，應該直接交給誰，哪些是不能泄露的，都要定清楚。是不是可以利用傳真，發(fā)過來怎么給它密封，等等，這些程序都要制定規(guī)則，沒有規(guī)則就容易就出現(xiàn)混亂，所以要有管理流程、詳細的操作 方式以及整體的管理辦法。做好分解工作，責任明確到個人。 （二）組織機構、工作分解和角色責任 前期準備要有一個組織機構，因為具體的招投標有很多環(huán)節(jié)，包括 準備文件、審查投標者、分析市場價格、與各部門協(xié)調(diào)等，要完成如此多的工作，責任和決策一定要明確清楚。進行規(guī)范的招投標運作，流程時代光華管理課程 企業(yè)招投標與采購管理實務 第 16 頁 共 51 頁 的管理是很重要的，假如流程管理做得不規(guī)范，不但得不到想要的東西，甚至還會招致法律的訴訟，招致企業(yè)其他方面的損失，所以在流程管理中，有幾個重要步驟必須遵守。這些都能幫助企業(yè)建立更完整的合同條款 。把風險一項項列出來，包括風險事件的后果、預計發(fā)生的時間、風險出現(xiàn)的情況以及風險產(chǎn)生的頻率等，推斷出風險的先兆，通知到相關的管理人員啟動預防措施，使管理更有效。這是對問題澄清和信息發(fā)布的要求。 表 42 項目招投標風險對策表（格式樣本） 風險來源 相 應 對 策 風 險 金 來 源 不可預見 合同條款 預 付 款 投資 風險 招標文件 首次付款 支付貨幣 分 包 商 報 價 定價保付 賠償限額 稅收條件 收入保證 其 他 業(yè)主取消項目 ● ● 業(yè)主未按計劃支付 ● ● ● 業(yè)主暫停工程 ● ● 不可抗力事件 ● ● 承包商暫停施 工 ● ● 時代光華管理課程 企業(yè)招投標與采購管理實務 第 14 頁 共 51 頁 業(yè)主未按時接收工程 ● ● 業(yè)主引起的開工延誤 ● 供應商引起的開工延誤 ● 時代光華管理課程 企業(yè)招投標與采購管理實務 第 15 頁 共 51 頁 續(xù)表 風險來源 相 應 對 策 風 險 金 來 源 不可預見 合同條款 預 付 款 投資 風險 招標文件 首次付款 支付貨幣 分 包 商 報 價 定價保付 賠償限額 稅收條件 收入保證 其 他 運輸問題引起的開工延誤 ● ● 承包商引起的開工延誤 ● ● 供應商引起的延期 ● ● ● 物價上漲預測錯誤 ● 匯率變化預測錯誤 ● ● …… ● ● ● …… ● …… ● ● 招標公告與信息發(fā)布 ? 在指定的刊物、網(wǎng)站、或發(fā)布會發(fā)布，保證所有投標人得到相同的信息； ? 投標人要求澄清的問題，應以書面形式提出，招標方應以書面回應并同時通知其他所有投標者（但不包括問題來源）； ? 實行公開招標，必須在一些公開渠道把信息發(fā)布出去。或者查找以前的辦法，對新問題的解決有一個啟發(fā)。把符合這些要求的數(shù)據(jù)整理出來，建立起風險登記冊，將來就可以用到招投標管理中。 數(shù)據(jù)質 量評估是評估的一項內(nèi)容。 能在合同條款里解決的，或者有應對機制的，要盡可能列出來，總之，把招投標與合同管理結合起來，整個企業(yè)的采購招投標操作就會更有效一些。 如果把表格設計得完善一些，而且每 一次采購都建立文檔，記錄過程中 有用的一些資料，然后把這些資料整理出來，就叫做風險登記冊。 例如，在美國招投標管理機制里，中標后價格的波動由乙方（投標方）自行負責。 （二）風險登記冊 識別風險以后，要把風險文檔化，把過程記錄下來，建立風險登記冊?？梢院藢σ幌逻@次的環(huán)境、產(chǎn)品和服務，與以往有什么類似的地方，當時采用了什么方法，這樣就可 以在相當程度上避免風險。 （一）識別風險的方法和工具 識別風險的方法和工具主 要有以下幾種： ? 審查項目文檔：招標文件、設計文件、進度、成本、質量要求、制約和限制條件； ? 風險核對表：根據(jù)歷史資料由團隊參與編制； ? 信息收集：頭腦風暴法、德爾菲專家法、訪談法、 SWOT 分析； ? 圖解法：流程圖、因果分析圖、影響圖； ? 假設分析：確定不明確、不一致、不完整的假設的影響。 點評：對風險的控制和管理，首先要有風險意識，例如，地鐵項目這類的合同，要在合同中約定市場情況發(fā)生巨大變化時采用哪種補救措施，怎么控制招投標的合同風險，也就是要在前期制定招標文件的階段就進行策劃，這類策劃將能有效地化解風險。而地鐵項目這些預算，在簽了合同以后，都是經(jīng)過政府批準了的，找到補償辦法非常麻煩。 結果企業(yè)做不下去了，它就和地鐵工程的招標方商量，是不是可以給予一些補償。銅的價格在前幾年比較便宜，所以投標方中標的時候，中標金額是一億多人民幣，有三四千萬的利潤。中標單位的價格遠遠低于成本價，結果因為產(chǎn)品數(shù)量大，企業(yè)最后承受不了，做不下去了，直接影響了這個采購商的經(jīng)營活動。 {案例 1} … 有個電信設備采購商，因為采購量很大，就采用招標的形式。 圖 41 風險曲線示意圖 {圖解 } … 這個曲線圖所描述的，細線（左上至右下）是說風險概率是隨著采購或者項目實施過程逐漸下降的，但是風險帶來的危害見粗線（右下至左上）是逐漸上升的。 時代光華管理課程 企業(yè)招投標與采購管理實務 第 11 頁 共 51 頁 招投標階段是采購或項目的風險概率最高的階段，因為在這個階段什么事情、什么風險都可能出現(xiàn)。所以，這類條款對甲方是有風險的。 （三）合同的風險 ? “霸王條款”或不平等條款、變更、依附性條款、指定分包商、不明確或遺漏； {案例 } 很多甲方（招標方）為了保護自己，制定一些“霸王條款”，從合同的字面上雖然是有保護作用的，但是不符合合同公平原則。甲方進一步描述后就列了進口關稅這一項，就說明所指的就是這一項稅目，投標方只交這一項稅目就算盡到責任。招標方說通用條款寫的很清楚，中標方應該交稅。到了交稅的時候，發(fā)生了爭執(zhí)，申請仲裁。投標方在做投標書的時候，就把進口關稅給加了上去，但是其他的稅項，如營業(yè)稅沒有加上去。中標的合同中通用條款說中標方應該負責相關的稅項，但沒有標清稅項的細目。此外，對通用條款不夠具體細致的內(nèi)容，專用條款可以補充和完善； ? 當合同條款內(nèi)容相互發(fā)生矛盾，專用條款的法律地位高于通用條款，因此，對專用條款要格外重視。 以這就是比 較復雜的合同文本的設計層次。 合同主要條款及其層次要求 （一）合同各類條款 ? 通用合同條款，是指這些條款基本上是通用的。商業(yè)交往很重要的依據(jù)就是合同。 ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 31 答案 31 時代光華管理課程 企業(yè)招投標與采購管理實務 第 10 頁 共 51 頁 返回 1．招標邀請； 2．投標須知； 3．工作要求說明； 4．合同主要條款； 5．評標方法； 6．其他 注意事項。 評標標準及其描述 ? 評標標準通常是招標文件的組成部分，比較規(guī)范的招標文件應該把評標的原則描述出來； ? 標準可以是客觀的（如資質）或者是主觀的（如具有類似項目的經(jīng) 驗），這是可以事先設定的，關鍵是看對企業(yè)是不是有好處； ? 假如招標對象可以準確地描述，并且容易從較多的來源取得，評估標準可以只限于價格，其中要避免投標方誤解的情況發(fā)生； ? 一般情況下應考慮：對需求的理解、總價格、技術和生產(chǎn)能力、管理方案、技術方案、財務實力、業(yè)務規(guī)模和類型、業(yè)績、知識產(chǎn)權、專有權利。 這里的內(nèi)容是比較復雜的，往往要涉及多個部門去完成。一般應該包括：目的、范圍、要求、標準，還包括一些服務的清單、技術規(guī)格以及對備件、售后服務的要求，等等，這些都應該在 SOW 里描述得很清楚。 在招標邀請中，當以價格為主要決定因素時，采用 RFQ 或 ITB，而采購項目比較復雜且主要因素并非單純?nèi)Q于價格時，采用 RFP，因為它不僅僅是看價格?？赡苓@個件高了，那個件低了，但是比較的是整個價格的綜合水平。進價往往是對價格比較高、且往往不是單一的產(chǎn)品而言。 ? RFQ (Request for quotation) 簡單的報價可用 ITB。 （三）投標文件的基本要求 投 標文件的基本要求如下： ? 便于投標方準確、完整地應對，以及招標方進行評標； 時代光華管理課程 企業(yè)招投標與采購管理實務 第 9 頁 共 51 頁 ? 其復雜程度以及詳細程度應與采購項目的價格和風險水平相適應； ? 嚴格程度既要保證一致和具有可比性的應答，又要具有足夠的靈活性，以滿足招標方的要求； ? 特殊情況可以要求提供備選方案。 點評：這個案例中甲方也沒有占到多少便宜，因為這個耽誤的過程可能造成很多損失。乙方的理由：我誤解了你的意思，不完全是我的責任。甲方說，后面還有一些挺重要的要求乙方?jīng)]有做到。 中標以后，就開始做生產(chǎn)設計，然后提供給甲方（ 招標方）審查，結果審查不合格，有些要求沒有實現(xiàn)。投標方也是粗心大意，說沒問題，都看過了，可以擔保這個價格能完成。但是實際上還漏掉了一些技術指標，結果價格與其他公司的相差很遠。導致一個招標文件就有六七十頁。 {案例 } 某個企業(yè)要采購一個空調(diào)機，涉及很多技術規(guī)格。因為投標者要根據(jù)招標文件提供東西，所以一定要站在他的角度，看他是不是能夠很清晰地理解，是不是可以比較方便地應對，以及將來評標的時候的可比性是不是會比較好。格式限制的主要目的就是為了評標的時候更方便一些。 第八章是投標文件格式規(guī)范，是對投標文件的格式做一些限制，要求投標文件按這個格式，以增強文件可比性。企業(yè)不需要每一次招標都要變更招標文件，有些章節(jié)是相對固定的，有些是專人重新編寫，這樣可以保持招標文件的一貫性，同時適合于每一次招標。 預付款銀行保函格式 …… 投標文件和未來簽訂合同中 所使用的部分格式文件 相對固定 第九章 提 供貨物、工程和服務的 合格性 相對固定 {表析 } 聯(lián)合國貨物采購標準范本分成九章： 第一章是招標邀請書，也就是邀請什么人參加。合同格式 投標函格式和投標報價表 例如一個招標文件里分成幾個章節(jié)，可以由企業(yè)自己設計。 其中，第三、第四和第五部分花費的精力要多一些，它們是其中的重點環(huán)節(jié)。 招標文件的基本要求 （一）招標文件的基本格式 ? 第一部分：招標邀請； ? 第二部分：投標須知。整個招投標運作流程里面包括四個部分，即發(fā)包規(guī)劃、詢價、供應商選擇，合同管理。 【自檢 21】 招投標包括哪三項工作內(nèi)容？ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答