【正文】 將來在國外發(fā)展，要在當(dāng)?shù)卣袠?biāo)的話，一定要了解當(dāng)?shù)氐囊蟆? 2．保函工具 保函是招投標(biāo)運作里面一個非常有效的杠桿，國際招標(biāo)中常用。 招標(biāo)過程中為了控制風(fēng)險，往往會 在很多環(huán)節(jié)里面采用保函工具。 招投標(biāo)的特征及基本流程 （一）招投標(biāo)的特點 1．獨特性 對于一個企業(yè)，采購工作是重復(fù)性的，但是每次買東西的環(huán)境都是單獨的，例如價格變了、供應(yīng)商多了、競爭對手多了等。 2．時間性 招投標(biāo)是有時間限制的。 3．涉及多個部門 招投標(biāo)的工作往往涉及多個部門的運作，如果多部門協(xié)調(diào)不好，工作就難以進(jìn)行。 4．專業(yè)性比較強 企業(yè)的采購有時會要求很強的專業(yè)知識。這就是前面沒有做好風(fēng)險防范的工作，使風(fēng)險延伸到后面出現(xiàn)。 8．不確定性 上述這些特點，要求必須有一個比較完整的管理方法來管理。 具體來講，采購規(guī)劃是指根據(jù)企業(yè)總體的戰(zhàn)略目標(biāo)制訂的總體采購規(guī)劃，然后涉及發(fā)包規(guī)劃、詢價、供應(yīng)商選擇，最后 是合同管理、合同收尾。合同管理是與招投標(biāo)密切聯(lián)系的環(huán)節(jié)，前面環(huán)節(jié)做不好，合同管理就會有很多問題。所以，不要脫離合同管理去考慮招投標(biāo)，整個的招投標(biāo)管理應(yīng)該包括合同管理，至少是包括合同管理的一部分。 1．發(fā) 包規(guī)劃依據(jù)及文件收集 要做好發(fā)包規(guī)劃，首先要收集相關(guān)的資料。即使考慮成本，也要從多個方面進(jìn)行評估，包括材料成本、采購成本、儲存、損耗、管理成本等。當(dāng)然還要考慮別的環(huán)節(jié)，例如有沒有涉及知識產(chǎn)權(quán)問題。 其實，這種形式的外包，應(yīng)該簽訂 保密協(xié)議，也就是客戶信息不能夠隨便泄露，否則就是犯法的。所以，這幾年有很多銀行又將這項業(yè)務(wù)收回來，自己直接管理了。 ? 財務(wù)部：外購或自制分析評估報告或表格 財務(wù)部門的一些要求，需要在發(fā)包規(guī)劃里體現(xiàn)出來。 ? 采購 部：需求計劃（項目管理計劃） 需求的計劃包括采購部門什么時候要，要多少，到什么地方要，使用部門是哪一個等。例如，當(dāng)時的價格環(huán)境，有幾個供應(yīng)商，以及中間過程的很多細(xì)節(jié)，并把這些資料作為下次制訂發(fā)包規(guī)劃的重要依據(jù)。 下次執(zhí)行可能得不到與上次同樣的結(jié)果，但不等于做得不好，因為環(huán)境不一樣了。所以，如果沒把上一次的過程記錄下來，就很難評估這次努力的程度。 ④ 環(huán)境的因素 以上這些方面就是制訂一個好的需求計劃的依據(jù)，也都是在發(fā)包規(guī)劃里要做的工作。表格的設(shè)計，采購部門要慢慢調(diào)整，使之符合要求，并通過優(yōu)化形成標(biāo)準(zhǔn)化。 ? 評標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)核對表 時代光華管理課程 企業(yè)招投標(biāo)與采購管理實務(wù) 第 6 頁 共 51 頁 發(fā)包規(guī)劃階段應(yīng)該把評標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)核對表建立起來，確定評估標(biāo)準(zhǔn)和要核對的內(nèi)容。一個比較好的企業(yè)，招標(biāo)文件的設(shè)計不會因為每次負(fù)責(zé)人的不同，而改變招標(biāo)文件的格式。 ? 合同的范本 有些投標(biāo)需要簽協(xié)議，這些協(xié)議都應(yīng)該在發(fā)包規(guī)劃的時候就制定出來。 3．發(fā)包規(guī)劃的結(jié)果 ? 招標(biāo)方式和招標(biāo)的管理方案 這是應(yīng)該通過發(fā)包規(guī)劃得出來的第一個結(jié)果。在招標(biāo)規(guī)劃結(jié)束時，對具體的招標(biāo)工作要形成一個招標(biāo)文件，基本包括以下內(nèi)容： ① 招標(biāo)邀請； ② 投標(biāo)文件格式的要求； ③ SOW 就是工作說明要求； ④ 合同條款； ⑤ 評標(biāo)方法。首先通過信息發(fā)布的程序，把招標(biāo)文件發(fā)出去，如果投標(biāo)者有興趣，在購買標(biāo)書以后，就會來投標(biāo)，這 個過程叫做詢價，也就是采購管理里的詢價階段。 2．采用的方法 可以通過一些公告，或者一些招投標(biāo)會議，把招標(biāo)信息發(fā)布出去。 （三）供應(yīng)商的選擇（評標(biāo)） 詢價后就可以進(jìn)行供應(yīng)商的確定，也就是進(jìn)入了評標(biāo)的階段。 2．評標(biāo)過程采用的方法 有了評標(biāo)的依據(jù)之后，就可以通過一些答辯會、澄清會等來做篩選，由專家或者評標(biāo)小組找出合適的結(jié)果，經(jīng)過合同談判，正式簽訂合同。 3．評標(biāo)過程的結(jié)果 供應(yīng)商選擇過程的結(jié)果，就是簽訂訂購合同。 第三講 招標(biāo)過程的關(guān)鍵點控制（上） 招投標(biāo)過程并不復(fù)雜，關(guān)鍵是要把握好細(xì)節(jié)。其中，每一個環(huán)節(jié)都會有一些關(guān)鍵點： ? 發(fā)包規(guī)劃的關(guān)鍵點：如何制定招標(biāo)文件； ? 詢價部分的關(guān)鍵點：過程管理； ? 供應(yīng)商選擇的關(guān)鍵點：評標(biāo)方法。作為投 標(biāo)者應(yīng)該知道的時間、資格等要素； ? 第三部分：工作要求說明 (SOW)； ? 第四部分：合同主要條款； ? 第五部分：評標(biāo)方法； ? 第六部分：其他注意事項。 （二）招標(biāo)文件范本 一般的招標(biāo)文件可以涉及一些范本。 表 31 聯(lián)合國貨物采購標(biāo)準(zhǔn)范本 總 目 錄 內(nèi) 容 文件性質(zhì) 第一章 招標(biāo)邀請書 介紹本次招標(biāo)的主要情況 招標(biāo)人編制 第二章 投標(biāo)人須知 招投標(biāo)的相 關(guān)規(guī)則 相對固定 時代光華管理課程 企業(yè)招投標(biāo)與采購管理實務(wù) 第 8 頁 共 51 頁 第三章 投標(biāo)資料表 投標(biāo)人須明確的主要內(nèi)容 招標(biāo)人編制 第四章 通用合同條款 合同標(biāo)準(zhǔn)條款 相對固定 第五章 專用合同條款和資料表 對通用合同條款的修改補充 招標(biāo)人編制 第六章 貨物需求一覽表 購買貨物的分項和供貨時間 招標(biāo)人編制 第七章 技術(shù)規(guī)格 貨物的技術(shù)要求和描述 招標(biāo)人編制 第八章 投標(biāo)文件格式范例 投標(biāo)保證金格式 履約保證金格式 招標(biāo)的項目每次都是不一樣的，所以這個是可以調(diào)整的； 第二章是投標(biāo)人須知。在“文件性質(zhì)”這一欄里面的內(nèi)容，就是這個意思。同樣格式的投標(biāo)書，進(jìn)行比較的 時候會很容易，假如沒有這個限制，每一個投標(biāo)方都用自己的方式編寫投標(biāo)文件，靈活度很高的話，到評標(biāo)的時候可能就會遇到一些困難。 做一個招標(biāo)文件，要站在投標(biāo)者的角度去考慮，要使投標(biāo)者比較準(zhǔn)確、完整地理解招標(biāo)內(nèi)容。如果投標(biāo)文件設(shè)計得不好，就會導(dǎo)致很多問題。在 編寫招標(biāo)文件的時候，是由不同的人編的，不同的人分屬不同的部門，有些是工程部的，有些是技術(shù)部的，結(jié)果把技術(shù)參數(shù)分別插在不同的地方。 投標(biāo)者制作標(biāo)書的時間很緊張，看了主要部分，就認(rèn)為理解了技術(shù)要求，于是準(zhǔn)備了投標(biāo)文件投標(biāo)了。招標(biāo)方覺得價格過于便宜，要求澄清一下。招標(biāo)方覺得既然能擔(dān)保，也承諾了，就讓這個投標(biāo)方中標(biāo)。乙方（投標(biāo)方）就說，自己是嚴(yán)格按他們的要求做的。乙方說要增加條件就要加價，甲方不同意，結(jié)果就打官司。法律判決是乙方的責(zé)任，因為不管誤解不誤解，條件在招標(biāo)文件里已經(jīng)寫了，沒有看見是你的責(zé)任。所以用一個好的格式，有條理地編寫好一個招標(biāo)文件，對雙方都是有利的。 （四）招標(biāo)的邀請 國際上比較標(biāo)準(zhǔn)化的招標(biāo)邀請有以下三種： ? RFP (Request for proposal) 對一些復(fù)雜項目的招標(biāo)邀請用 RFP 方式。 ? ITB (Invitation to bid) 這是指進(jìn)價。例如，一批產(chǎn)品各種各樣，有設(shè)備、有備件，設(shè)備可能多達(dá)五六種，備件有七八十種，一整批購買的時候，就用進(jìn)價。而報價可能是一件件都要比較，其中可能選擇幾件比較便宜的。 招標(biāo)文件的工作要求說明（ SOW） 工作說明（ SOW， statement of work) 是重要的環(huán)節(jié)。 ? 目的（ objectives of work）或叫項目（ project）； ? 項目范圍或產(chǎn)品說明（ scope of work）； ? 總體要求（ general requirements）； ? 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（ quality standards）； ? 交付物清單（ bill of deliverables）； ? 技術(shù)規(guī)范（ technical requirements）； ? 維護(hù)和售后服務(wù)要求（ maintenance and services）。有些項目招標(biāo)特別是綜合性的項目，對項目的范圍定義不是非常明確，或存在灰色地帶，對于投標(biāo)者來說，就需要在投標(biāo)書中加以界定和定義。 【自檢 31】 請列出招標(biāo)文件的六項內(nèi)容。 第四講 招標(biāo)過程的關(guān)鍵點控制（下） 合同條款是招標(biāo)文件里很重要的內(nèi)容。采購合同條款往往不是一兩條，會涉及很多因素，一般來說，合同文本的設(shè)計有很多層次。一旦設(shè)定了以后，就不需要每一次都進(jìn)行調(diào)整； ? 專用合同條款，是針對招投標(biāo)活動的具體內(nèi)容，需要每次進(jìn)行調(diào)整； ? 特殊合同條款； ? 專用（特殊）合同條款資料，專用條款或者特殊條款的資料要附在合同后面。 （二）各層次條款的法律地位 ? 專用合同條款根據(jù)具體項目編寫，通常是對通用條款的補充和進(jìn)一步明確； ? 如果“通用條款”不適合于“專用條款”的，可以刪去。 {案例 } … 有一個企業(yè)是做電站工程的。在專用條款中標(biāo)明了中標(biāo)方應(yīng)該負(fù)責(zé)設(shè)備進(jìn)口的關(guān)稅，其他的 稅項沒有寫。招標(biāo)方也沒有細(xì)分析，就讓這家國外企業(yè)中標(biāo)了。 投標(biāo)方（國外企業(yè)）認(rèn)為他們是根據(jù)招標(biāo)文件來做的，專用條款描述了稅務(wù)的問題。國際仲裁最后判決招標(biāo)方敗訴，認(rèn)為進(jìn)一步描述的條款的法律地位高過原則性的條款，也就是說不描述比描述對甲方更為有利。 點評：合同條款的各類層次，一定要搞清楚，如果有可能造成矛盾，去掉一些，效果更好。所有不符合法律要求的條款，都屬于無效條款。 ? 合同的關(guān)鍵名詞定義不清； ? 缺乏常識和對行業(yè)慣例和國際慣例的了解導(dǎo)致的風(fēng)險； ? 無擔(dān)保要求； ? 有利益沖突的代表被委 以授權(quán)解決爭端。風(fēng)險還沒有帶來實質(zhì)性的損失，所以人們比較容易忽視風(fēng)險的存在。所以要在前期考慮周到，通過條款、措施的制訂，使將來的風(fēng)險損失控制得比較好。競爭 很激烈，后來某企業(yè)以最低價中標(biāo)。 {案例 2} … 地鐵工程采購?fù)ㄐ烹娎|，通信電纜是用銅做的。到了去年交貨時，因為銅的價格漲得非?？?，中標(biāo)方的利潤就變成了幾千萬的虧損。招標(biāo)方也有心想幫助，但是在合同里找不到相關(guān)條款，沒有在市場價格變化 了以后，可以做一些相應(yīng)調(diào)整的條款規(guī)定。導(dǎo)致工程拖了很長時間，對雙方都是損害。 招投標(biāo)的風(fēng)險管理 招投標(biāo)除了合同風(fēng)險之外，還有很多其他的風(fēng)險。 其中，通過風(fēng)險核對表可以充分利用以往經(jīng)驗，如果每年都有招投標(biāo)工作，當(dāng)時曾經(jīng)碰過的風(fēng)險都有記錄的話，這時就會起很大的作用。還可以通過專家，或者內(nèi)部一些會議來收集風(fēng)險的來源，把風(fēng)險源找出來。把風(fēng)險一項項列時代光華管理課程 企業(yè)招投標(biāo)與采購管理實務(wù) 第 12 頁 共 51 頁 出來，包括風(fēng)險事件發(fā)生的時間、風(fēng)險出現(xiàn)的情況以及風(fēng)險產(chǎn)生的頻率等，從而推斷出風(fēng)險的先兆，通知到相關(guān)的管理人員啟動預(yù)防措施，能使管理更有效。而歐洲和中國香港地區(qū)的機制，則是如果發(fā)生類似事件，甲乙雙方可以協(xié)商補償方案。 如表 41 所示：時代光華管理課程 企業(yè)招投標(biāo)與采購管理實務(wù) 第 13 頁 共 51 頁 表 41 風(fēng)險登記冊樣本 序號 潛在風(fēng)險和問題 發(fā)生幾率 先兆 可能后果 應(yīng)對與防范 1 圍標(biāo)…… 高 … 中標(biāo)價過高 招標(biāo)評標(biāo)管理 2 地質(zhì)條件索賠 較高 … 成本、工期 合同條款 3 地下煤氣和其他管線 較高 … 工期延誤 資料準(zhǔn)備 … … … … 開工條件… 中 … 糾紛、延誤 界定責(zé)任 … 有可能設(shè)計變更 中 工期、成本 責(zé)任、條款 {表析 } … 識別 了風(fēng)險以后要進(jìn)行評估，可以采用定量或定性的辦法，根據(jù)它的幾率、后果和影響進(jìn)行排列，再針對主要的風(fēng)險設(shè)計一些應(yīng)對措施，在合同條款中體現(xiàn)出來。 風(fēng)險登記冊的要點具體包括以下內(nèi)容： ? 辨別風(fēng)險征兆，這是最理想的內(nèi)容，可以幫助辨識風(fēng)險的苗頭； ? 風(fēng)險評估矩陣和按等級排列，這是風(fēng)險評估的效果； ? 風(fēng)險分類； ? 風(fēng)險緊迫性評估，使得應(yīng)對措施做得及時； ? 數(shù)據(jù)質(zhì)量評估。數(shù)據(jù)怎么采集的，數(shù)據(jù)的質(zhì)量如何，可靠性是否高，都要檢驗。 （三）風(fēng)險對策表 企業(yè)采購招投標(biāo)可以制作風(fēng)險對策表，將采購某些東西可能碰到的風(fēng)險以及如何應(yīng)對的辦法都納入一個表格中，使采購人一看就知道在什么情況下，可以用什么方式去應(yīng)對。風(fēng)險注冊表和風(fēng)險對策表能夠幫助企業(yè)設(shè)計一個更完整的合同條款。 一般來說，投標(biāo)人要求問題澄清的話，應(yīng)該以書面方式提出，例如招標(biāo)文件有一些不清楚之處，就應(yīng)該 要求以書面的方式進(jìn)行答復(fù)，而且回答的時候，要同時發(fā)給其他所有的投標(biāo)者。 【自檢 41】 風(fēng)險文檔化有什么意義？ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 41 答案 41 返回 1．風(fēng)險文檔化，把過程記錄下來，建立風(fēng)險登記冊。 2．還可以建立風(fēng)險對策表，查閱以往信息，直接找到對應(yīng)辦法。 第五講 企業(yè)采購招投標(biāo)的規(guī)范管理（上） 詢價是招投標(biāo)的關(guān)鍵部分，這部分的關(guān)鍵點是過程管理。 前期準(zhǔn)備 （一）發(fā)包規(guī)劃的結(jié)果