【正文】 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 52 a) 社區(qū)物業(yè)管理服務信息功能 住戶可以在社區(qū)服務網(wǎng)站上獲取物業(yè)發(fā)展商以及管理機構(gòu)所發(fā)布的所有信息，并實現(xiàn)網(wǎng)上交互式社區(qū)物業(yè)管理，其中包括： ? 住戶可以在網(wǎng)上全面了解社區(qū)發(fā)展商、物業(yè)管理機構(gòu)的背景資料； ? 網(wǎng)上獲取住戶入伙、裝修申請等流程，并在網(wǎng)上進行交互式操作； ? 查詢與自身相關的每月應交的水電、管理費等費用清單并進行網(wǎng)上支付； ? 查詢智能化系統(tǒng)的運作情況，比如自己的一卡通消費余額、歷史消費明細、停車費繳納記錄、家中報警記錄，甚至可以遠程控制家中電器的開關；（本。 2) 數(shù)字化社區(qū)的功能描述 在數(shù)字化的社區(qū)，社區(qū)的住戶可以在任何地點用電腦、手機等通過 Inter 訪問登錄到一個特定的虛擬社區(qū)，用戶在上面可以獲得有關自己居住的現(xiàn)實社區(qū)所有的管理信息以及服務，可以進行網(wǎng)上商品訂購，還可以得到教育、娛樂、保健等全方位的生活資訊及其服務。虛擬社區(qū) 現(xiàn)實社區(qū) 數(shù) 字 化 社 區(qū) 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 51 虛擬社區(qū)是現(xiàn)實社區(qū)的映射和擴展，它使住戶與社區(qū)的管理者之間，住戶與住戶之間的關系變得更加的密切。這種數(shù)字化的網(wǎng)絡系統(tǒng)，使社區(qū)的管理者與住戶之間可以實時地進行各種形式的信息交互，由于現(xiàn)代網(wǎng)絡瀏覽器的先進性以及多態(tài)的表現(xiàn)性，加上各種網(wǎng)絡多媒體技術的應用，從而營造出了一個豐富多彩的虛擬社區(qū)。 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 49 會所管理 對一些大型社區(qū)或高檔商住物業(yè)經(jīng)營的會所進行管理，主要對會所經(jīng)營的活動、會所的資料和會 員進行系統(tǒng)管理 二級功能模塊包括： 會所經(jīng)營： 對設施進行登記包括對設施的名稱、計算方式、單價、設施類型、使用時間、維修情況等；對會所進行預定管理、登記會所的消費記錄； 會員管理 ：包括登記會員的各種資料（會員卡號、持卡類型、級別、積分、入會日期、附卡數(shù)量、會員卡截止日期等）、記錄會員事件（事件發(fā)生日期、時間操作人等）、以及客戶資料（客戶名稱、出生年月、籍貫、聯(lián)系方式、個性描述等） 會所管理輸出以下報表： 會所會員一覽表、會所設施預訂表、會所營業(yè)日報表、會所營業(yè)周報表。 領導查詢 公司領導的主要工作內(nèi)容是： 1) 把握行業(yè)的發(fā)展趨勢； 2) 制定公司的發(fā)展戰(zhàn)略； 3) 確定各項業(yè)務的目標，調(diào)配資源落實任務； 4) 審核業(yè)務的進展情況，采取獎勵和懲罰措施督促業(yè)務的完成。 二級模塊包括： 分包商篩選： 對 分包商的背景、基本資料、業(yè)績、篩選過程進行管理，從而篩選出合格的分包商名單； 分包合同管理： 對物業(yè)公司與分包商簽訂的每個合同進行管理，包括合同信息、合同執(zhí)行情況等； 分包工作考評： 根據(jù) 分包商提供的每次服務或供貨的記錄，考評分包商的工作績效，作為是否支付款項、是否繼續(xù)合作的依據(jù)； 分包費用支付： 對 物業(yè)公司向各分包商付款工作進行管理，包括支付計劃，實際分包商登記 分包合同管理 分包工作考評記錄 分包費用支付管理 分包管理模塊 設備管理 倉庫 管理 清潔綠化 資產(chǎn)管理 社區(qū)文化 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 48 支付情況等。 分包管理工作包括： 1) 合格供應商的篩選 2) 分包合同管理 3) 分包工作考評 4) 向分包商支付費用 系統(tǒng)提供了“分包管理”模塊，幫助物業(yè)公司有效地管理分包商。 服務調(diào)度模塊主要有以下幾個特點 ： 客戶有任何需求（如報修、有償服務、家政服務、投訴、咨詢等），只需撥打總臺電話即可，總臺通過本系統(tǒng)分配任務，調(diào)度相關部門和資源，為客戶服務 總臺接待客戶，可 在本系統(tǒng)中迅速查詢到客戶相關信息，確?？蛻舴盏臏蚀_性 具有任務執(zhí)行情況的監(jiān)督功能 客戶服務流程每個環(huán)節(jié)的工作均自動記錄，保證可追溯 自動統(tǒng)計客戶服務工作的各項指標，包括客戶滿意率、客戶投訴處理及時率、上門維修工作完成率、服務項目工作量統(tǒng)計、服務人員工作量統(tǒng)計等 服務調(diào)度輸出以下報表： 待完成任務列表、服務費用明細表、服務費用清單、服務分類統(tǒng)計表、服務記錄明細表、服務記錄清單、服務派工單、服務鐘點派工單、工程維修單、客戶報事單、客戶報事清單、客戶報事統(tǒng)計表、客戶投訴統(tǒng)計表、內(nèi)部任務明細表、維修派工單、延誤情 況明細表、一般派工單、周維修明細表。 包含的二級模塊有： 今日任務： 包括記錄任務的詳細列表 、 可以閱讀任務詳細情況，查看客戶詳細資料，還可以在完成任務后填寫反饋表，發(fā)給接待中心并抄送給上級； 接待中心 ：包括內(nèi)部事件列表、外部事件列表、事件內(nèi)容、回訪情況，實現(xiàn)由中心統(tǒng)一接待報事，進行登記并發(fā)配任務，根據(jù)任務完成的反饋情況對事件進行回訪登記，登記數(shù)據(jù)供統(tǒng)計查詢； 信息中心 ：主要是對客戶相關資料的查詢功能，分別可以按房間、客戶、電話、車號查詢對應的房產(chǎn)資料、客戶檔案、收費情況、出入證、車位等情況； 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 44 工作 監(jiān)控 ：上級對下屬員工的任務執(zhí)行情況包括是否到期、完成狀態(tài)等進行監(jiān)控，上級還可以通過任務郵件直接下達內(nèi)部任務。 頁面功能包括： 按 房間 查詢房產(chǎn)資料、客戶檔案、收費情況、出入證、車位情況和客戶服務； 按客戶 查詢房產(chǎn)資料、客戶檔案、收費情況、出入證、車位情況和客戶服務； 按電話 查詢房產(chǎn)資料、客戶檔案、收費情況、出入證、車位情況和客戶服務； 按車位 查詢房產(chǎn)資料、客戶檔案、收費情況、出入證、車位情況和客戶服務； 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 43 根據(jù)酒店總臺制的思想，對客戶報事進行統(tǒng)一處理，包括登記報事、下達任務、執(zhí)行任務、對客戶進行回訪、登記客戶意見的流程管理，并將產(chǎn)生的費用發(fā)送給財務部門，減少客戶辦事環(huán)節(jié)，提高服務質(zhì)量，實現(xiàn)高效、準確的客戶內(nèi)部 調(diào)度。用戶分別可以按房間、按客戶、按電話、按車號對房產(chǎn)資料、客戶檔案、收費情況、出入證、車位情況、客戶服務進行查詢。 資產(chǎn)管理輸出以下報表： 社區(qū)活動一覽表。 車輛管理模塊輸出以下報表： 車輛檔案一覽表 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 41 社區(qū)文化 社區(qū)文化模塊主要是通過組織和實施各種社區(qū)活動，建立社區(qū)文化，交流社區(qū)內(nèi)部、外部感情，維持社區(qū)內(nèi)部、外部之間的關系。此模塊面向車 車位及車輛 管理人員。 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 39 對管理處的 IC 卡進行集中管理，包括發(fā)卡的日期、卡類型（保姆卡、業(yè)主卡等） 、卡介質(zhì)（磁卡、條碼卡、紙卡）、有效期限、持卡人姓名、收據(jù)號碼、是否退卡、退卡時間、是否帶有門禁系統(tǒng)、停車場系統(tǒng)、有無補卡、有無子卡等進行登記和管理，并可按房間、按客戶、按卡號對 IC 卡對應的資料進行查詢。 進行房源匹配時，能自動查找客戶所需的房間。 來訪客戶 (潛在租戶 )管理： 記錄來訪客戶的基本需求，并可根據(jù)需 求幫助客戶查找適合的房間； 設置房間狀態(tài) ： 可設置特定房間是已租、待租或不租，不租的房間在界面上不會出現(xiàn)； 到期提醒設定 ： 可設置在合同到期日多少天前自動提醒，在界面上相應的租戶以不同顏色顯示。 二級功能模塊包括： 租戶資料管理 ： 記錄租戶的基本資料，包括加家庭租戶和加公司租戶 。 倉庫 管理 模塊輸出以下報表： 物品清單、庫存、物品入庫明細表、入庫匯總表、出庫明細表、出庫匯總表、未過帳票據(jù)一覽表、盤點空白表、盤點結(jié)果表。 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 35 登記設備檔案 設備巡查記錄 設備保養(yǎng)記錄 設備維修記錄 領導查詢 設備管理模塊 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 36 倉庫 管理 完成物業(yè)管理公司物品進出庫管理、庫存物品統(tǒng)計查詢等工作，此模塊面向倉庫管理人員?？捎眯院?。此模塊面向物業(yè)管理處里面的設備部門或管理公司的設備部門 。 環(huán)境管理 輸出以下報表： 綠化管理一覽表、清潔分工一覽表。 二級功能模塊包括 ： 清潔衛(wèi)生 ： 劃分保潔區(qū)域，記錄保潔工作執(zhí)行情況，記錄責任人和負責人 。 安全管理 輸出以下報表： 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 33 保安器材一覽表、保安事件一覽表、保安巡查記 錄一覽表、火警記錄一覽表、消防器材一覽表、消防演習一覽表。 消防責任區(qū)及器材管理 ： 對消防責任區(qū)、消防器材、保安器材進行管理 。 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 32 安全管理 安全 管理完成對保安、消防設備安裝情況、使用情況、公共區(qū)域監(jiān)控狀況等信息的錄入、查詢、統(tǒng)計、分析，此模塊是面向管理處的保安消防工作 管理人員，如保安班長、消防班長等。主要包括服務費用（清潔、綠化、工程維修等）、中介費用和代辦費用。 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 29 分攤計算 走表分攤設置 錄入費用數(shù)據(jù) 設置收費項目 計算費用 銀行劃帳 收取費用 客戶退房退款 收費總覽 收費統(tǒng)計 房產(chǎn)資料 綜合查詢 出成出盤文件 讀取回盤文件 統(tǒng)計劃款結(jié) 果 收費管理 模塊 客戶資料 設置收費項目 設置費用標準 打印收費通知單 發(fā)布收費通知（通過數(shù)字化社區(qū)、電子郵件、手機短信等方式） 公布費用 收費月結(jié) 現(xiàn)金收款 預交沖抵 設置銀行劃款方案 登記客戶劃款協(xié)議 設置劃帳費用范圍 銀行設置 領導查詢 總表讀數(shù)錄入 預交方案 預交收款 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 30 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 31 綜合服務 對小區(qū)內(nèi)和面向住戶的服務相關的各種情況包括客戶投訴、二 次裝修等進行管理，并可以按照房間號和客戶名稱查詢相關投訴、裝修信息等綜合信息，此模塊面向物業(yè)管理公司 的客戶服務部門 。 二級模塊包括： 初始設置 ： 收費參數(shù)設置、項目標準定義、收費標準選用等 。 收費管理 對物業(yè)公司向住戶收取各種費用的活動進行管理的功能模塊，所有收費項目、客戶價格類型、損耗分攤、各類報表均可采用客戶自定義方式，可隨時增減修改，滿足物業(yè)管理公司靈活多變的收費管理。 知識分類： 讓物業(yè)公司根據(jù)實際情況任意增設知識類型，以利于知識的管理，可多級分類；系統(tǒng)默認的知識類別包括： ISO9000 文檔、管理制度、會 議紀要、工作計劃及總結(jié)、合同文件、部門文檔。特別是針對物業(yè)管理行業(yè)的特點，設計了 ISO9000 文件管理，加快這套質(zhì)量標準體系的應用。 結(jié)算、退費 計算費用 綜合服務 登記入伙入租資料 車位管理 服務調(diào)度 會所管理 領導查詢 房產(chǎn)資料 登記客戶資料 業(yè)主退房 租戶退房 客戶管理模塊 登記收費對象 客戶更名 客戶事件 計算費用 結(jié)算、退費 收費管理 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 26 知識管理 集團化物業(yè)管理企業(yè)有大量的業(yè)務標準 和操作流程，在日常工作中也不斷產(chǎn)生各種規(guī)章、制度、培訓手冊、經(jīng)驗說明、合同、備忘錄等文檔，把這些公司知識進行有效的分類、歸納、總結(jié)并推廣共享，將大大提高整個公司的管理水平和競爭力。 客戶事件 ： 記錄客戶入伙、入租的情況； 客戶管理具有以下特點 ： 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 25 房間資料采用樹導航結(jié)構(gòu)，可以方便地找到客戶的信息； 物業(yè)公司人員可以看所有的管理處房產(chǎn)資源信息，管理處只能看自己所管的房產(chǎn)信息； 一 個管理處管理兩個以上小區(qū)時，一個帳號和密碼可以查看所管理的一個或多個小區(qū)資料； 在“按客戶”查找客戶中，可以直接對客戶進行更名?？稍敿氂涗涀舻男彰⑸矸葑C號、銀行托收帳號等信息，有關人口的描述信息，均采用公安部標準代碼，并且還可記錄和反映“同住人”的相關信息，同時可確定具體的收費對象。 房產(chǎn)資源管理輸出以下報表： 管理項目基本信息、空房統(tǒng)計表、物業(yè)資源概論、小區(qū)物業(yè)信息總表、驗收情況一覽表。 二級功能模塊包括 ： 生成房產(chǎn) ： 登記公司 管理的管理區(qū)、大樓和房間的資料，可以自動生成房間資料；生成后可以手工調(diào)整單個或多個房間的編號； 房產(chǎn)驗收 ： 物業(yè)公司從開發(fā)商手中接管驗收，記錄驗收過程的詳細情況； 范圍選擇 ： 可只對一定范圍的小區(qū)、大樓和房間進行顯示及編輯； 列項管理 ： 可對房產(chǎn)管理所需要的彈出式列項進行編輯，如房間朝向可分東、南、西、北等。 功能模塊簡介 房產(chǎn)管理 針對物業(yè)公司所屬的一切房產(chǎn)，對房產(chǎn)信息進行集中管理的模塊，此模塊面向物業(yè)管理處的所有工作人員。 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 22 4 物業(yè)管理系統(tǒng)的功能 系統(tǒng)整體功能模塊框架圖 物業(yè)管理系統(tǒng) 包括了三方面功能 ：企業(yè)管理 功能 、業(yè)務處理 功能 、信息門戶。只要經(jīng)過簡單的鼠標