【正文】 數(shù)字化社區(qū)概念的實(shí)現(xiàn)，將使人們生活 、居住的社區(qū)變得智能化，變得更充實(shí)、更豐富多彩。 輸出以下報(bào)表： 合格分包商列表、分包 合同一覽表、分包工作考評一覽表、分包費(fèi)用支付情況一覽表。此模塊面對管理處的總臺(tái)人員和相關(guān)職能部門。 二級功能模塊包括： 車輛檔案 ： 主要管理管理處的所有車輛資料包括車牌照、車型號、交費(fèi)情況、顏色、對應(yīng)車位號、對應(yīng)車位位置、出廠時(shí)間及該車輛對應(yīng)房間（或客戶）資料包括房間代碼、客戶名稱等，并可對它們進(jìn)行新增、修改、刪除、查詢； 車輛事件管理： 主要是對車輛的維修、保養(yǎng)類型、時(shí)間、處理結(jié)果等事件的管理； 車 位管理： 車位管理合同管理、車位出租合同管理，登記車位記錄等功能。 租賃管理 ： 包括合同管理、調(diào)租、退租等 。 二級功能模塊包括： 設(shè)備檔案 ： 包括對管理的各類公共設(shè)備進(jìn)行分類，對其位置、數(shù)量、價(jià)格、維修保養(yǎng)等方面進(jìn)行全面管理，以及設(shè)備的基本信息和技術(shù)資料； 故障記錄 ：包括故障發(fā)生時(shí)間、情況、原因、事件描述、嚴(yán)重級別、維修人、負(fù)責(zé)人等； 設(shè)備保養(yǎng)維修： 對主要設(shè)施設(shè)備的維修和日常保養(yǎng)進(jìn)行登記，便于隨時(shí)了解各類設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀況和維修保養(yǎng)情況。 保安巡查管理 ： 對人員、路線內(nèi)容、事件等進(jìn)行管理； 員工管理： 記錄保安員的各種情況； 安全管理 模塊具有以下特點(diǎn) ： 可方便查看保安、消防責(zé)任區(qū)和保安、消防器材分布的信息； 保安、消防設(shè)備的管理雖作為工程設(shè)備的一項(xiàng)，也可在本模塊中體現(xiàn)出來。 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 28 輸入數(shù)據(jù) ： 輸入各費(fèi)用的原始數(shù)據(jù)； 外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入 ：可接收自動(dòng)抄表系統(tǒng)轉(zhuǎn)來的數(shù)據(jù)； 費(fèi)用計(jì)算 ： 根據(jù)費(fèi)用的原始讀數(shù)或計(jì)算公司計(jì)算出費(fèi)用金額；包括收費(fèi)參數(shù)傳遞、收費(fèi)金額計(jì)算、收費(fèi)數(shù)據(jù)校準(zhǔn)、滯納金校準(zhǔn)； 預(yù)交管理 ：對客戶預(yù)交款進(jìn)行管理，包括；預(yù)交方案管理、預(yù)交收款、預(yù)交自動(dòng)沖抵、預(yù)交使用查詢、預(yù)交憑證管理； 收費(fèi)登記： 登記交費(fèi)金額、交費(fèi)時(shí)間、交款人等，并進(jìn)行全部收款、部分收款、費(fèi)用調(diào)整、本月備注、預(yù)交查詢等； 銀行劃款 ： 通過銀行帳號直接收取費(fèi)用，包括劃款方案設(shè)定、劃款協(xié)議錄入、銀行劃款操作； 收費(fèi)報(bào)表打印 ：打印各種費(fèi)用報(bào)表； 收費(fèi)情況總覽 ：查詢整個(gè)模塊中的收費(fèi)情況； 收費(fèi)月結(jié) ： 對本月收費(fèi)情況進(jìn)行月結(jié)，系統(tǒng) 可以轉(zhuǎn)到下個(gè)月的收費(fèi)周期； 數(shù)據(jù)導(dǎo)出 ： 數(shù)據(jù)可轉(zhuǎn)入其他財(cái)務(wù)管理軟件中； 憑證管理 ：對收費(fèi)憑證管理、查看、打印等； 數(shù)據(jù)挖掘 ：收費(fèi)情況的高級查詢； 收費(fèi)管理模塊具有以下特點(diǎn)： 支持部分收款及一個(gè)客戶幾個(gè)帳號劃款； 支持分項(xiàng)目預(yù)收； 滯納金、拖欠款的處理靈活方便； 可以對一房多戶、一戶多表、多房一戶進(jìn)行處理； 方便地進(jìn)行兩級總表分?jǐn)?，三級總表分?jǐn)偅? 收款中如有不明確的收費(fèi)項(xiàng)目可以設(shè)成“保存掛起狀態(tài)”，不參與手工收款或銀行劃款以及月結(jié)； 收費(fèi)管理輸出以下報(bào)表： 住戶標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)通知單、水表讀數(shù)清單、電表讀數(shù)清單、費(fèi)用清 單、費(fèi)用減免表、欠收客戶清單、已交客戶清單、走表讀數(shù)復(fù)核清單、日收款統(tǒng)計(jì)表、月收款詳細(xì)統(tǒng)計(jì)表、繳款通知單、收費(fèi)匯總表、收款憑證、住戶預(yù)收款帳目表、預(yù)交收款憑證、預(yù)交收款抵扣、住戶清單、銀行劃款統(tǒng)計(jì)表、滯納金收取統(tǒng)計(jì)表、費(fèi)用分布圖、費(fèi)用實(shí)收圖等。 系統(tǒng)提供了“知識(shí)管理”模塊，能有效地幫助物業(yè)公司建立起知識(shí)管理體系，管理知識(shí)的產(chǎn)生、發(fā)布、更新、共享。 房產(chǎn)資源管理具有以下特點(diǎn) ： 可按一定規(guī)律批量生成房間； 物業(yè)公司人員可以看所有的管理處房產(chǎn)資源信息，管理處只能看到自己所管的房產(chǎn)信息； 一個(gè)管理處管理兩個(gè)以上小區(qū)時(shí)，一個(gè)帳號和密碼可以查看所管理的一個(gè)或多個(gè)小區(qū)資料。 14）易擴(kuò)展、易升級 系統(tǒng)采用參數(shù)化、模塊化設(shè)計(jì)，可以方便地對系統(tǒng)進(jìn)行擴(kuò)展升級。根據(jù)操作人員的不同權(quán)限自動(dòng)實(shí)現(xiàn)操作界面的個(gè)性化。 系統(tǒng)特點(diǎn) 1）整個(gè)集團(tuán)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理 在集團(tuán)廣域網(wǎng)內(nèi)，總部、區(qū)域公司、管理處三級組織的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)共享，突破層級和部門分隔導(dǎo)致的溝通障礙，實(shí)現(xiàn)扁平化管理。 4) 保證數(shù)據(jù)的安全可靠 ：物業(yè)集團(tuán)總部與各個(gè)管理處之間通過公眾網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接，傳輸數(shù)據(jù)，管理處的網(wǎng)站還要對外提供訪問。 高效、規(guī)范地處理各項(xiàng)業(yè)務(wù) 1) 各 種物業(yè)資料、檔案的電子化存儲(chǔ)方式； 2) 各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的有效記載； 3) 實(shí)現(xiàn)各種收費(fèi)數(shù)據(jù)的電算化 ,效率至少提高 10 倍 ! 4) 指引基層人員按照 ISO9000 規(guī)范模式運(yùn)作； 5) 客戶服務(wù)、維修、設(shè)備維護(hù)等事務(wù)的自動(dòng)調(diào)度和提醒； 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 17 6) 與客戶高效、互動(dòng)式的溝通。 F. 總 之，在物業(yè)公司推進(jìn)信息化，必須從管理和應(yīng)用兩方面入手。即便是部門內(nèi)部的業(yè)務(wù)處理，計(jì)算機(jī)更多地是起著輔助工具的作用，還游離于實(shí)際操作流程之外。處理人員通過網(wǎng)絡(luò)，就可以了解到整個(gè)業(yè)務(wù)的開展?fàn)顩r。 功能應(yīng)包括：集團(tuán)網(wǎng)站、 OA、知識(shí)管理、商業(yè)智能、綜合統(tǒng)計(jì)分析、計(jì)劃預(yù)算管理、市場推廣。如何制 定管理目標(biāo)、怎樣審核、采取什么樣的激勵(lì)措施，是集團(tuán)化物業(yè)管理公司必須解決的問題。 ● 人力資源建設(shè)方面，缺乏一套科學(xué)、有效的人力資源考核與激勵(lì)體系，中層管理人員不足：中層管理人員在落實(shí)公司發(fā)展戰(zhàn)略的過程中起著承上啟下的作用，特別是質(zhì)量管理、人力資源管理、物業(yè)經(jīng)營等崗位，既需要有管理理論，又要熟悉具體業(yè)務(wù)，還要有將設(shè)想轉(zhuǎn)化為具體措施的能力。 2）物業(yè)綜合管理 安全管理：包括治安管理、消防管理、車輛管理； 環(huán)境管理：包括保潔管理、綠化管理、防治污染。集團(tuán)化的物業(yè)管理企業(yè)分為兩種，一種是以承接社會(huì)物業(yè)為主的，管理比較獨(dú)立，采用直線職能式的組織機(jī)構(gòu)形式；另一種是以管理上級地產(chǎn)公司開發(fā)的樓盤為主，在這種情況下，物業(yè)公司的集團(tuán)總部實(shí)際上是整個(gè)地產(chǎn)集團(tuán)的物業(yè)管理部，各區(qū)域公司實(shí)際上是整個(gè)地產(chǎn)集團(tuán)地產(chǎn)區(qū)域公司的子公司，受地產(chǎn)區(qū)域公司的行政領(lǐng)導(dǎo)。 集團(tuán)化物業(yè)管理企業(yè)的運(yùn)作模式 物業(yè)管理企業(yè)的分類 按資質(zhì)等級分類 按建設(shè)部頒布的《物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)等級管理試行辦法》，物業(yè)管理企業(yè)分為一、二、三級資質(zhì)等級和臨時(shí)資質(zhì)。與此相對應(yīng)，對公司總部在管理模式、人力資源、培訓(xùn)、評審等各方面 的要求越來越高。 C. 商場：側(cè)重于設(shè)備管理、公共秩序、清潔、消防、安全、停車場等業(yè)務(wù)，基本上都有物業(yè)租賃、收費(fèi)、財(cái)務(wù)管理等業(yè)務(wù)。 9) 大部分物業(yè)公司特別是從事住宅小區(qū)管理的公司規(guī)模比較小，難以形成規(guī)模效應(yīng)，因而無法組建比較強(qiáng)的管理隊(duì)伍，全面提高管理水平。良好的物業(yè)管理已經(jīng)成為營銷樓盤銷售的重要因素。 3) 從管理模式來看，與市場經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的物業(yè)管理模式 和計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的傳統(tǒng)房屋管理模式將在一個(gè)時(shí)期內(nèi)并存。 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 5 10) 物業(yè)管理公司與物業(yè)比較緊密地聯(lián)系在一起，帶有一定的壟斷特征，行業(yè)內(nèi)的競爭程度不高，由于缺乏競爭的壓力，有些公司不規(guī)范的操作模式仍然能夠持續(xù)下去。 D. 工業(yè)廠房：側(cè)重于設(shè)備管理、消防、安全等業(yè)務(wù)。 3) 品牌經(jīng)營是物業(yè)公司競爭的主要手段，企業(yè)內(nèi)部運(yùn)作越來越規(guī)范。其中，管理面積是一個(gè)重要條件（比如一級資質(zhì)需要管理 200 萬平方米以上的住宅面積）。 集團(tuán)化物業(yè)管理企業(yè)的管理職能 企業(yè)管理職能 企業(yè)管理職能，諸如決策、經(jīng)營、人力資源、質(zhì)量管理、業(yè)務(wù)拓展等，由集團(tuán)總部、區(qū)域公司的管理層、行政、人事、財(cái)務(wù)等部門承擔(dān)。 3）綜合經(jīng)營服務(wù) 指與房屋樓宇及住宅小區(qū)的?。ㄓ茫羯?、工作、生產(chǎn)相配套的一些經(jīng)營服務(wù)，包括商業(yè)網(wǎng)點(diǎn) 、文化教育、衛(wèi)生、娛樂、體育、會(huì)所等公共設(shè)施的建立、開設(shè)和經(jīng)營，以及為方便?。ㄓ茫羯疃_展的特約便民和經(jīng)營服務(wù)。但具備這種素質(zhì)的經(jīng)理人恰恰是目前最稀缺的。 ● 從經(jīng)驗(yàn)式管理向規(guī)范化管理轉(zhuǎn)變要做大量的工作。 區(qū)域公司層面的需求 區(qū)域公司層面的最主要需求就是對下屬管理處進(jìn)行管理控制，包括人、財(cái)、物的控物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 12 制和調(diào)度。這樣，業(yè)務(wù)的各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)都記錄在計(jì)算機(jī)中，便于進(jìn)行控制業(yè)務(wù)，更重要的是完全實(shí)現(xiàn)了操作步 驟的規(guī)范化。這樣，操作的規(guī)范化程度因人而異，管理人員也難以隨時(shí)了解、控制、指導(dǎo)業(yè)務(wù)的進(jìn)展?fàn)顩r。一方面使用信息技術(shù)強(qiáng)化業(yè)務(wù)操作的規(guī)范化，另一方面加強(qiáng)管理和業(yè)務(wù)規(guī)劃能力，使用信息技術(shù)促進(jìn)管理思路的實(shí)現(xiàn)。 7) 主動(dòng)的客戶關(guān)懷； 對人、財(cái)、物進(jìn)行控制和調(diào)度 1) 各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的快速查詢、匯總、統(tǒng)計(jì) 員工績效考核的支撐平臺(tái)； 3) 收支預(yù)算制定的工具； 4) 預(yù)算執(zhí)行情況的及時(shí)監(jiān)控； 5) 現(xiàn)金流預(yù)測； 6) 各類物資采購、庫存、使用情況的監(jiān)控。從網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、硬件、軟件、加密技術(shù)、認(rèn)證方式等多個(gè)層面提供了安全防范措施方面的考慮，一方 面防止外部物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 19 的攻擊，另一方面也防范內(nèi)部的不安全操作行為。 2）多種數(shù)據(jù)部署方式 既能夠整個(gè)集團(tuán)共享一套數(shù)據(jù)庫，全部數(shù)據(jù)集中管理、各地?cái)?shù)據(jù)實(shí)時(shí)聯(lián)網(wǎng)，也能夠各管理處的軟件獨(dú)立運(yùn)行，數(shù)據(jù)定期同步到總部。 8）住戶溝通多媒體： 多種方式向住戶提供信息服務(wù)，包括網(wǎng)站、手機(jī)短信、呼叫中心等； 9）支持手持 PDA 應(yīng)用 管理員手持 PDA 在小區(qū)或大廈內(nèi)巡查，及時(shí)完成抄表、設(shè)備巡查、安全檢查等數(shù)據(jù)和圖形記錄，傳遞到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，高效、準(zhǔn)確。只要經(jīng)過簡單的鼠標(biāo)拖拽，就可方便地在軟件界面上增加新的功能模塊；當(dāng)某一模塊有升級版本時(shí)，單獨(dú)替換該模塊即可，不影響其他功能的正常使用。 房產(chǎn)資源管理輸出以下報(bào)表： 管理項(xiàng)目基本信息、空房統(tǒng)計(jì)表、物業(yè)資源概論、小區(qū)物業(yè)信息總表、驗(yàn)收情況一覽表。特別是針對物業(yè)管理行業(yè)的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)了 ISO9000 文件管理，加快這套質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系的應(yīng)用。 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 29 分?jǐn)傆?jì)算 走表分?jǐn)傇O(shè)置 錄入費(fèi)用數(shù)據(jù) 設(shè)置收費(fèi)項(xiàng)目 計(jì)算費(fèi)用 銀行劃帳 收取費(fèi)用 客戶退房退款 收費(fèi)總覽 收費(fèi)統(tǒng)計(jì) 房產(chǎn)資料 綜合查詢 出成出盤文件 讀取回盤文件 統(tǒng)計(jì)劃款結(jié) 果 收費(fèi)管理 模塊 客戶資料 設(shè)置收費(fèi)項(xiàng)目 設(shè)置費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn) 打印收費(fèi)通知單 發(fā)布收費(fèi)通知（通過數(shù)字化社區(qū)、電子郵件、手機(jī)短信等方式） 公布費(fèi)用 收費(fèi)月結(jié) 現(xiàn)金收款 預(yù)交沖抵 設(shè)置銀行劃款方案 登記客戶劃款協(xié)議 設(shè)置劃帳費(fèi)用范圍 銀行設(shè)置 領(lǐng)導(dǎo)查詢 總表讀數(shù)錄入 預(yù)交方案 預(yù)交收款 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 30 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 31 綜合服務(wù) 對小區(qū)內(nèi)和面向住戶的服務(wù)相關(guān)的各種情況包括客戶投訴、二 次裝修等進(jìn)行管理，并可以按照房間號和客戶名稱查詢相關(guān)投訴、裝修信息等綜合信息，此模塊面向物業(yè)管理公司 的客戶服務(wù)部門 。 安全管理 輸出以下報(bào)表： 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 33 保安器材一覽表、保安事件一覽表、保安巡查記 錄一覽表、火警記錄一覽表、消防器材一覽表、消防演習(xí)一覽表?？捎眯院?。 來訪客戶 (潛在租戶 )管理： 記錄來訪客戶的基本需求，并可根據(jù)需 求幫助客戶查找適合的房間； 設(shè)置房間狀態(tài) ： 可設(shè)置特定房間是已租、待租或不租，不租的房間在界面上不會(huì)出現(xiàn)； 到期提醒設(shè)定 ： 可設(shè)置在合同到期日多少天前自動(dòng)提醒，在界面上相應(yīng)的租戶以不同顏色顯示。 車輛管理模塊輸出以下報(bào)表： 車輛檔案一覽表 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 41 社區(qū)文化 社區(qū)文化模塊主要是通過組織和實(shí)施各種社區(qū)活動(dòng)，建立社區(qū)文化，交流社區(qū)內(nèi)部、外部感情，維持社區(qū)內(nèi)部、外部之間的關(guān)系。 包含的二級模塊有： 今日任務(wù)： 包括記錄任務(wù)的詳細(xì)列表 、 可以閱讀任務(wù)詳細(xì)情況，查看客戶詳細(xì)資料，還可以在完成任務(wù)后填寫反饋表，發(fā)給接待中心并抄送給上級； 接待中心 ：包括內(nèi)部事件列表、外部事件列表、事件內(nèi)容、回訪情況，實(shí)現(xiàn)由中心統(tǒng)一接待報(bào)事，進(jìn)行登記并發(fā)配任務(wù)，根據(jù)任務(wù)完成的反饋情況對事件進(jìn)行回訪登記，登記數(shù)據(jù)供統(tǒng)計(jì)查詢； 信息中心 ：主要是對客戶相關(guān)資料的查詢功能，分別可以按房間、客戶、電話、車號查詢對應(yīng)的房產(chǎn)資料、客戶檔案、收費(fèi)情況、出入證、車位等情況； 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 44 工作 監(jiān)控 ：上級對下屬員工的任務(wù)執(zhí)行情況包括是否到期、完成狀態(tài)等進(jìn)行監(jiān)控，上級還可以通過任務(wù)郵件直接下達(dá)內(nèi)部任務(wù)。 領(lǐng)導(dǎo)查詢 公司領(lǐng)導(dǎo)的主要工作內(nèi)容是： 1) 把握行業(yè)的發(fā)展趨勢； 2) 制定公司的發(fā)展戰(zhàn)略； 3) 確定各項(xiàng)業(yè)務(wù)的目標(biāo)，調(diào)配資源落實(shí)任務(wù)； 4) 審核業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，采取獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰措施督促業(yè)務(wù)的完成。 2) 數(shù)字化社區(qū)的功能描述 在數(shù)字化的社區(qū)，社區(qū)的住戶可以在任何地點(diǎn)用電腦、手機(jī)等通過 Inter 訪問登錄到一個(gè)特定的虛擬社區(qū)，用戶在上面可以獲得有關(guān)自己居住的現(xiàn)實(shí)社區(qū)所有的管理信息以及服務(wù)，可以進(jìn)行網(wǎng)上商品訂購，還可以得到教育、娛樂、保健等全方位的生活資訊及其服務(wù)。虛擬社區(qū) 現(xiàn)實(shí)社區(qū) 數(shù) 字 化 社 區(qū) 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 51 虛擬社區(qū)是現(xiàn)實(shí)社區(qū)的映射和擴(kuò)展，它使住戶與社區(qū)的管理者之間，住戶與住戶之間的關(guān)系變得更加的密切。