【正文】 再次感謝您對(duì) XX酒店的鼎力支持，并希望不久的將來能為您及貴公司提供更加舒適周到的服務(wù)。 我們將很高興與您一起對(duì)宴會(huì)設(shè)施，餐飲及服務(wù)進(jìn)行討論，您的建議對(duì)我們工作的不斷改善至關(guān)重要。 ? 預(yù)訂截止日 /團(tuán)隊(duì)取消 /定金：（僅對(duì)公司，會(huì)議團(tuán)隊(duì)有效） ? 旺季： 7月 1日 — 10月 15日，必須提前抵店期 28天 ? 平季： 3月 1日 — 6月 30日，必須提前抵店期 14天 ? 淡季： 10月 16日 — 次年 2月 28日，必須提前抵店期 7天 ? 預(yù)訂截止日 /團(tuán)隊(duì)取消 /定金：（僅對(duì)旅行社團(tuán)隊(duì)有效） ? 旺季： 7月 1日 — 10月 15日，必須提前抵店期 35天 ? 平季： 3月 1日 — 6月 30日，必須提前抵店期 14天 ? 淡季： 10月 16日 — 次年 2月 28日，必須提前抵店期 7天 xxx Event Manager 致 ： 由 ： 公司 ： 傳真 ： 電話 ： 日期 ： 傳真 ： 主題 ： 頁數(shù) ： 尊敬的 xxx先生： 很榮幸有這次機(jī)會(huì)對(duì)您說一聲“謝謝”，感謝您于 年 月 日選擇云南 XX酒店舉行“ 會(huì)”，并對(duì)此次會(huì)議的圓滿成功表示衷心的祝賀。 ? 如果房價(jià)高于 600元的凈價(jià)，保證入住房晚量無法實(shí)現(xiàn)，酒店有權(quán)上漲房價(jià) 80元。 政策 本酒店的政策是向客戶提供可行的制約條款同時(shí)保證酒店的利益，便于酒店操作。 ?升級(jí)至套房，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，若總經(jīng)理不在，銷售總監(jiān)必須批準(zhǔn)。 政策 本酒店的政策是任何套房預(yù)訂必須跟預(yù)訂部核對(duì)，以確保在對(duì)客人進(jìn)行任何承諾前一定有房。 ? 夜班經(jīng)理應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備詳細(xì)的客人入住報(bào)告給總經(jīng)理，市場銷售總監(jiān)和銷售總監(jiān)。 ? 如果客人沒有預(yù)付款預(yù)訂客房同時(shí)未提供飛機(jī)航班的準(zhǔn)確信息，酒店有權(quán)僅保留客房到當(dāng)晚 6點(diǎn)，之后客人入住，酒店會(huì)盡力提供匹配房間，但發(fā)生的一切費(fèi)用客人自理。 ? 程序 ? 如果預(yù)付費(fèi)預(yù)訂，但客人入住時(shí)卻無房，酒店將免費(fèi)安排客人在其他同星級(jí)酒店或同屬酒店住宿一房晚，免費(fèi)提供往返交通和 3分鐘長途電話。 目標(biāo) 建立本程序的目標(biāo)是在因?yàn)槌~預(yù)訂使房間不能安排給客人時(shí)，必須與客人維持良好的關(guān)系。 ? 升級(jí)客人至行政樓層，必須銷售總監(jiān)書面同意。 ? 程序 ? 由于房型有限，預(yù)訂部經(jīng)理有責(zé)任將盡可能多的大房間保留。 目標(biāo) 建立本程序的目標(biāo)是給重要客戶提供升級(jí)房間服務(wù)，以建立長期的商業(yè)往來關(guān)系。銷售總監(jiān)應(yīng)當(dāng)審批價(jià)格變更。 ? 折扣價(jià)是出了門市價(jià)，公司價(jià)，公司特價(jià)或者批發(fā)商特價(jià)之外的價(jià)格。 ? 通過銷售報(bào)告，預(yù)訂部經(jīng)理應(yīng)與其他部門經(jīng)理就客戶折扣可得率或折扣限制進(jìn)行商討。 ? 程序 ? 產(chǎn)量管理 SSR報(bào)表是我們考慮分析可提供的折扣時(shí)的首要參考信息來源。 目標(biāo) 建立本程序的目標(biāo)是為了給散客市場提供可能的最好價(jià)格。 ? 平季：（ 1,3,6,9,12月） ? 在預(yù)訂的第一位客人抵店前 2周必須確認(rèn)預(yù)訂，否則酒店有權(quán)取消預(yù)訂將場地租賃給其他客人。 政策 本酒店的政策是有效地銷售酒店會(huì)議場地。如果不能再規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)，或需要更多的時(shí)間，必須先通知客人并告知何時(shí)才能給他答復(fù)。 ?程序 ?所有當(dāng)?shù)氐纳虡I(yè)客戶介紹 /索引需求都必須在24小時(shí)內(nèi)回復(fù)，如果在規(guī)定時(shí)間內(nèi)不能解決的話，必須先通知一下在等回應(yīng)的客人。 目標(biāo) 建立本程序的目標(biāo)是當(dāng)客人詢問時(shí)，在可接受的時(shí)間內(nèi)給予及時(shí)的回復(fù)。 ? 所有回復(fù)都必須立即跟進(jìn)，要向客人表明我們對(duì)其的興趣和熱情程度，不論當(dāng)時(shí)預(yù)訂是否被確認(rèn)。 ? 程序 ? 若接收到某些缺少地址，傳真或電話的需求文件，應(yīng)立即呈交銷售總監(jiān)，以便其指定某個(gè)銷售人員專門負(fù)責(zé)處理和回復(fù)。 目標(biāo) 建立本程序的目標(biāo)是為了建立酒店的行內(nèi)專業(yè)形象，并使商機(jī)在任何時(shí)候最大化。所有的活動(dòng)都要有概述。 ? 明確克服這些阻礙的戰(zhàn)略。 ? 根據(jù)他們銷售計(jì)劃列出下一周制定好的安排：如銷售拜訪，實(shí)地探查，宴請(qǐng)等。 政策 本酒店的政策是每個(gè)銷售人員應(yīng)有明確的目標(biāo)為接下來的一周制定銷售計(jì)劃。 ?每個(gè)銷售拜訪記錄將附在設(shè)計(jì)好的公司文檔后以供將來參考使用。 ?程序 ?每個(gè)銷售人員必須完成每日拜訪記錄。 目標(biāo) 建立本程序的目標(biāo)是為了銷售人員記錄所有的銷售過程，以供銷售總監(jiān)檢查和保留記錄。 ?負(fù)責(zé)旅游，旅行社和公司的銷售人員會(huì)在每個(gè)月 20日給團(tuán)隊(duì)銷售協(xié)調(diào)員出一份 3個(gè)月計(jì)劃。 政策 本酒店的政策是為將來計(jì)劃提供一個(gè)精確的 3個(gè)月團(tuán)隊(duì)預(yù)測。 ? 實(shí)際占有房數(shù)和預(yù)定房數(shù)之間的主要差別，將由預(yù)訂部經(jīng)理和銷售總監(jiān)復(fù)查以確保預(yù)測的準(zhǔn)確性。 ? 更改的數(shù)據(jù)（由團(tuán)隊(duì)銷售協(xié)調(diào)提供）將及時(shí)更新并用在預(yù)訂部每周一做的酒店預(yù)測中。團(tuán)隊(duì)預(yù)測報(bào)告將在銷售人員中傳閱，在有必要的地方對(duì)已存在的團(tuán)隊(duì)人數(shù)做調(diào)整。 ? 如果有超越上述指南的，必須得到 DOS的事先批準(zhǔn)。他們會(huì)以在淡季時(shí)支持酒店作為回報(bào)。當(dāng)然如果我們發(fā)現(xiàn)在某個(gè)特別的月份有展覽和本地慶典會(huì)給酒店生意帶來積極影響，以上設(shè)置可以變動(dòng)。這個(gè)預(yù)測包括對(duì)每個(gè)團(tuán)隊(duì)可能會(huì)出現(xiàn)的房間數(shù)減少，短期的房數(shù)增加等。預(yù)測報(bào)告應(yīng)每周一抄送預(yù)訂部經(jīng)理處理以便全程跟進(jìn)。 ? 程序 ? 團(tuán)隊(duì)銷售協(xié)調(diào)員每周根據(jù)預(yù)訂制作一月團(tuán)隊(duì)預(yù)測報(bào)告。 ? 時(shí)段房間數(shù) ? 1月 1日 — 2月 28日 20間 /日 ? 3月 1日 — 6月 30日 15間 /日 ? 7月 1日 — 9月 15日 10間 /日 ? 9月 16日 — 11月 15日 15間 /日 ? 11月 16日 — 12月 31日 20間 /日 目標(biāo) 建立本程序的目標(biāo)是為了對(duì)團(tuán)體預(yù)訂進(jìn)行良好的控制。 政策 本酒店的政策是監(jiān)督團(tuán)體房間最高分配量，確保淡旺季都能取得最大收益。 ?程序 ?所有的旅行社或訂房中心，不論其是否已有IATAN號(hào)碼，只要有資格獲得本酒店返還的10%傭金，在 PMS系統(tǒng)中都應(yīng)設(shè)置為旅行社。 目標(biāo) 建立本程序的目標(biāo)是為了讓旅行社在本酒店的訂房過程簡單且順暢易行。 ? 若因顧客不滿而調(diào)整房價(jià)，傭金制度依然適用。 ? 程序 ? 所有的旅行社或訂房中心，凡是以最佳基準(zhǔn)價(jià)，如門市價(jià)，公司價(jià)，公開團(tuán)隊(duì)價(jià)等訂房的，都適用本項(xiàng)傭金政策。 目標(biāo) 建立本程序的目標(biāo)是為了鼓勵(lì)合作旅行社用基準(zhǔn)價(jià)訂房。 ? 如果客人不能再登記入住時(shí)出示其相關(guān)證件，酒店有權(quán)決定該優(yōu)惠價(jià)格是否適用于該客人。 ? 折扣價(jià)一次最多適用于 4個(gè)房晚。 ? 所有旅行社都必須在登記入住時(shí)出示身份證或名片。 政策 給旅行社和航空公司的重要人員提供入住特惠價(jià)格，讓他們?cè)谛蓍e之余親身體驗(yàn)酒店的設(shè)施和服務(wù)，從而能有信心地向共同客戶推薦本酒店。 ? 每位長住客將會(huì)收到來自于總經(jīng)理及市場銷售總監(jiān)發(fā)出的專人歡迎卡片。 ? 長住客還可享受除宴會(huì)外的餐飲 。 ? 所有長住客都可以享受洗衣服務(wù)及干洗服務(wù) 8折優(yōu)惠價(jià)格。 ? 程序 ? 長住客定義為連續(xù)住滿 14個(gè)或更多房晚的顧客，該類客戶可享受特惠價(jià)格。 政策 連續(xù)居住達(dá)到 14個(gè)或更多營業(yè)日的個(gè)人或公司被稱作長住客。任何入住套房的顧客都可享用行政酒廊。 ? 行政樓層必須由獨(dú)特的服務(wù)環(huán)境及售賣價(jià)格。 ? 如果一個(gè)團(tuán)隊(duì)的協(xié)議價(jià)格比公布的團(tuán)隊(duì)價(jià)格低，而銷售人員又想將這個(gè)團(tuán)升級(jí)至行政樓層，則必須通過市場銷售總監(jiān)和總經(jīng)理的認(rèn)可。 ? 程序 ? 當(dāng)客人要求預(yù)訂行政樓層客房時(shí)，不論其使用的是門市價(jià)還是特別公司客戶協(xié)議價(jià)，都應(yīng)盡力使客房能售賣出最好的價(jià)格。 目標(biāo) 建立本程序的目標(biāo)是對(duì)不同的細(xì)分市場標(biāo)準(zhǔn)化行政樓層的房價(jià)結(jié)構(gòu)。 ? 客戶經(jīng)理應(yīng)當(dāng)簽署并發(fā)出標(biāo)準(zhǔn)格式的協(xié)議。 ? 若之前并不知曉該公司，客戶經(jīng)理在做電話銷售前應(yīng)搜集該公司的相關(guān)資料信息，包括商業(yè)性質(zhì)，公司規(guī)模，以及來自其他競爭對(duì)手給他們的價(jià)格及優(yōu)惠，公司潛在生意量和其客戶來源。 ? 感興趣的公司或個(gè)人將會(huì)以郵遞的形式接收到酒店的信函，其中包括酒店擔(dān)保，公司客戶信息表及得到酒店面呈的酒店資料，其中包括酒店宣傳冊(cè)。 政策 本酒店的政策是僅與合乎要求的公司簽訂合同，以避免不必要的書面工作。 ? 已簽署的合同回復(fù)后，將該項(xiàng)不確定預(yù)訂的記錄更改為已確定預(yù)訂，宴會(huì)部門將與客戶密切合作直至客人離店。 ? 合同必須馬上復(fù)印抄送給宴會(huì)部門經(jīng)理，以便對(duì)方臨時(shí)安排會(huì)議室。 政策 本酒店的政策是必須與顧客及酒店內(nèi)部