【正文】 物業(yè)品質(zhì)監(jiān)控系統(tǒng)之文檔信息管理一級(jí)指標(biāo)二級(jí)指標(biāo)三級(jí)指標(biāo)檢查標(biāo)準(zhǔn)檢查方法文檔信息管理管理制度制度清單制定包括部門內(nèi)部收集、傳遞、發(fā)布等工作流程的信息管理制度；抽查明確各相關(guān)崗位對(duì)本部門信息管理工作應(yīng)負(fù)的責(zé)任；抽查部門信息管理員發(fā)生變動(dòng)，必須及時(shí)通報(bào)總經(jīng)理辦公室，并完善各項(xiàng)交接手續(xù)，對(duì)新信息員進(jìn)行必要的培訓(xùn)；抽查流程管理收集于每月/季/年初收集現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量記錄外來(lái)文件填寫《文件處理表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批閱；抽查建立做好清晰的標(biāo)識(shí)；無(wú)污損或破損；內(nèi)容完整；傳真件應(yīng)復(fù)印后保存復(fù)印件抽查更改按文件原審批程序重新報(bào)批抽查歸檔按月/季/年度定期歸檔，并須于首日后進(jìn)行；按不同業(yè)務(wù)類別進(jìn)行排序、編目；文件盒（袋）的封面標(biāo)識(shí)文檔名稱、產(chǎn)生時(shí)間段、保存期限、存檔人、存檔日期等；外來(lái)文件由經(jīng)辦部門存檔；在《文件資料存儲(chǔ)清單》登記抽查儲(chǔ)存歸檔資料應(yīng)盡量在統(tǒng)一地點(diǎn)保存；做好防潮、放火、防蟲(chóng)蛀、防鼠害工作；抽查報(bào)廢填寫《質(zhì)量記錄報(bào)廢申請(qǐng)表》經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)；重要須粉碎處理；抽查查閱在《借閱登記表》上登記；經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)；及時(shí)收回；政府部門、司法機(jī)關(guān)因公需查閱的，在核對(duì)核對(duì)對(duì)方單位介紹信或工作證無(wú)誤后提供查閱，并登記查閱時(shí)間、單位、姓名、有效證件等內(nèi)容，與被查資料一并保存；抽查保密保密文件控制；電子文檔加密碼；重要、機(jī)密的電子文檔在設(shè)置密碼后報(bào)部門經(jīng)理備案；抽查移交資料管理員調(diào)（離）職或更換崗位前，應(yīng)做好文檔資料交接工作，完善交接手續(xù)；抽查發(fā)布所有文件需經(jīng)審批后方可發(fā)布；通過(guò)電子顯示屏向顧客公布的信息須保存審批記錄；重要文件送達(dá)承建商、業(yè)主/業(yè)主委員會(huì)、相關(guān)業(yè)務(wù)單位時(shí)，須請(qǐng)對(duì)方簽收，填寫并保存《文件發(fā)放簽收表》抽查現(xiàn)場(chǎng)管理資料柜編號(hào)管理；柜內(nèi)資料內(nèi)容同《文件資料存儲(chǔ)清單》相符；文件柜符合文檔儲(chǔ)存環(huán)境要求；柜門鎖和鑰匙齊備；鑰匙編號(hào)同鎖號(hào)相配；抽查網(wǎng)絡(luò)信息網(wǎng)絡(luò)信息須經(jīng)部門經(jīng)理審批后方可發(fā)布；審批記錄須存檔；抽查電子文檔統(tǒng)一管理；按公司制定的電子文檔示范目錄建立文件夾；管理軟件內(nèi)容每月備份；每年初對(duì)上年重要電子文檔以光盤保存，并在《文件資料存儲(chǔ)清單》登記。正式考評(píng)現(xiàn)場(chǎng)各崗位全部到位，全程配合好考評(píng)工作。提前聯(lián)系好的業(yè)主訪談代表。查申報(bào)材料。抽查接待記錄。查制度；詢問(wèn)接待人員對(duì)路線及介紹詞的熟悉程度。查記錄并抽查措施落實(shí)情況。查現(xiàn)場(chǎng)。查現(xiàn)場(chǎng)。查現(xiàn)場(chǎng)。查現(xiàn)場(chǎng)滅火器材、食品管理制度。查體檢合格證及相關(guān)記錄。查相關(guān)記錄。查現(xiàn)場(chǎng)、電腦中軟件安裝、電子文檔。查看審批記錄；抽查印鑒證照的完整性和有效性。針對(duì)部門資產(chǎn)的變動(dòng)情況查看《資產(chǎn)情況審核單》；查季度資產(chǎn)盤點(diǎn)表，抽查部分資產(chǎn)實(shí)物與盤點(diǎn)表的符合性；查新到崗部門經(jīng)理的簽字確認(rèn)記錄。查看記錄及現(xiàn)場(chǎng)。查看現(xiàn)場(chǎng)。抽查入庫(kù)、出庫(kù)物資是否登記入賬，賬本上物資剩余數(shù)量與實(shí)物是否相符；查《倉(cāng)庫(kù)物資盤點(diǎn)表》、常用物資最低庫(kù)存量清單。倉(cāng)庫(kù)管理管理要求編制部門《倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)定》并掛墻；根據(jù)物資種類、用途、性質(zhì)分區(qū)擺放；擺放區(qū)域及每種物資均有標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)統(tǒng)一、清晰醒目，物資標(biāo)識(shí)至少包括品名和規(guī)格型號(hào)；庫(kù)存物資均須建立手工臺(tái)賬，物資入庫(kù)、出庫(kù)須登記入賬，且賬目和實(shí)物相符；每月對(duì)倉(cāng)庫(kù)物資進(jìn)行盤點(diǎn)并記錄；維修配件、消耗性工具等常用物資應(yīng)確定最低庫(kù)存量并制訂清單。標(biāo)識(shí)使用與管理各類設(shè)施、設(shè)備、場(chǎng)所應(yīng)張貼/安裝相應(yīng)標(biāo)識(shí)；重要和操作有危險(xiǎn)的設(shè)備、部件要有警告標(biāo)識(shí)，設(shè)備房?jī)?nèi)的開(kāi)關(guān)、閥門、單體設(shè)備等要有明顯的狀態(tài)，標(biāo)志流體要有流向標(biāo)識(shí)；服務(wù)過(guò)程中根據(jù)服務(wù)的內(nèi)容、性質(zhì)在顯眼位置設(shè)立提示標(biāo)識(shí)；各類標(biāo)識(shí)清潔、完好。CI標(biāo)識(shí)管理標(biāo)識(shí)制作制作前填寫《CI產(chǎn)品制作申請(qǐng)表》，按權(quán)限報(bào)批；制作安裝合理，效果良好。品質(zhì)改善活動(dòng)TCS、QCC、“為您100%”等品質(zhì)改善活動(dòng)按計(jì)劃開(kāi)展，相關(guān)措施有效落實(shí)。品質(zhì)監(jiān)控應(yīng)成立品質(zhì)監(jiān)督小組或指定品質(zhì)監(jiān)督員，制定運(yùn)作制度；品質(zhì)監(jiān)督小組或指定品質(zhì)監(jiān)督員每月至少組織一次集中品質(zhì)檢查；每年至少組織兩次部門專業(yè)技能培訓(xùn)；其他管理人員按體系文件規(guī)定開(kāi)展業(yè)務(wù)巡查；跟蹤驗(yàn)證整改情況。品質(zhì)管理糾正/預(yù)防措施管理服務(wù)中發(fā)生的不合格均應(yīng)采取糾正措施，其中顧客滿意度調(diào)查結(jié)果急待改進(jìn)的因素須填寫《糾正/預(yù)防措施報(bào)告》；對(duì)各類潛在不合格均應(yīng)采取預(yù)防措施，其中顧客反映比較集中的建議或服務(wù)需求、各類設(shè)備設(shè)施存在的隱患、可能引起群訴或媒體負(fù)面報(bào)道給公司造成負(fù)面影響的問(wèn)題，須填寫《糾正/預(yù)防措施報(bào)告》；糾正/預(yù)防措施有效落實(shí)并驗(yàn)證效果。團(tuán)隊(duì)建設(shè)制定年度員工活動(dòng)計(jì)劃，并按計(jì)劃開(kāi)展有助于加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)的員工活動(dòng)；職員工熟悉集團(tuán)十二條、公司五條溝通渠道；關(guān)心員工，盡力解決員工在工作、生活中的實(shí)際困難，對(duì)員工通過(guò)各種途徑反映的意見(jiàn)、建議及時(shí)回復(fù)處理。績(jī)效考核職員工按要求定期考核；由部門簽發(fā)的20分以上加/扣分或200元以上的即時(shí)獎(jiǎng)懲須報(bào)人力資源部經(jīng)理審批；即時(shí)獎(jiǎng)懲書面資料存入個(gè)人檔案。培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)年度、月度培訓(xùn)計(jì)劃完整，銜接性好，并有效落實(shí)；至少半年評(píng)估一次培訓(xùn)效果；培養(yǎng)開(kāi)發(fā)人才，開(kāi)展崗位競(jìng)爭(zhēng)考核，為員工提供公平發(fā)展機(jī)會(huì)。招聘與調(diào)配員工資料完整、真實(shí)；延期轉(zhuǎn)正及轉(zhuǎn)正后員工主動(dòng)離職須面談；調(diào)職、離職手續(xù)完善；須持證人員持證上崗率100%。合同及社保按時(shí)與職員工簽訂勞動(dòng)合同、購(gòu)買社會(huì)保險(xiǎn)。人力資源架構(gòu)與職責(zé)部門架構(gòu)清晰，人員編制和配備精簡(jiǎn)高效，部門內(nèi)職責(zé)明確分工合理；各業(yè)務(wù)口職責(zé)接口清晰、工作流程順暢；架構(gòu)、人員編制、職責(zé)變更時(shí)手續(xù)完善。信息傳遞定期、限時(shí)報(bào)送的業(yè)務(wù)信息按公司要求報(bào)送；對(duì)本部門網(wǎng)頁(yè)及社區(qū)網(wǎng)內(nèi)容及時(shí)更新和維護(hù)。信息管理信息管理制度結(jié)合本部門具體情況，制定包括內(nèi)部信息收集、傳遞、發(fā)布的信息管理規(guī)定，并有效落實(shí)。月度計(jì)劃計(jì)劃完整，年度計(jì)劃工作應(yīng)在月度計(jì)劃中體現(xiàn)；按計(jì)劃完成各項(xiàng)工作；計(jì)劃完成情況有跟進(jìn)，未按計(jì)劃完成的工作應(yīng)當(dāng)說(shuō)明，如繼續(xù)實(shí)施應(yīng)在下月或以后月份中體現(xiàn)。計(jì)劃管理年度計(jì)劃年度計(jì)劃的各項(xiàng)工作均按計(jì)劃時(shí)間完成，完成狀態(tài)有跟進(jìn)記錄。落實(shí)情況管理制度均得到全面落實(shí)，并能達(dá)到預(yù)期效果。商戶自入住起三個(gè)月內(nèi)，應(yīng)建立商戶檔案（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、負(fù)責(zé)人、從業(yè)人員身份證復(fù)印件、照片等），建立完善的商戶管理檔案檢查商戶管理檔案特約商戶建立特約商戶檔案，資料齊全（營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、產(chǎn)品合格證、促銷人員身份證明等），按權(quán)限審批，有專人對(duì)特約商戶管理和監(jiān)督檢查特約商戶檔案和現(xiàn)場(chǎng)抽查入住管理計(jì)劃/方案入住前有工作計(jì)劃，工作人員安排、培訓(xùn)及現(xiàn)場(chǎng)布置的方案查記錄顧客檔案建立完善的顧客檔案（入伙通知書、顧客及家庭成員身份證復(fù)印件、業(yè)主資料卡、業(yè)主公約、委托銀行代收款協(xié)議書等）抽查部分顧客檔案物業(yè)品質(zhì)監(jiān)控系統(tǒng)之內(nèi)部管理一級(jí)指標(biāo)二級(jí)指標(biāo)三級(jí)指標(biāo)檢查標(biāo)準(zhǔn)檢查方法內(nèi)部管理制度建設(shè)制度的完善性各項(xiàng)管理制度健全，符合《管理處管理制度清單》的要求。抽查部分裝修資料裝修現(xiàn)場(chǎng)巡查人員按時(shí)檢查并記錄巡查情況，裝修管理員至少每?jī)商煅膊橐淮危瑱z查《裝修許可證》有效期，檢查有無(wú)違章裝修現(xiàn)象，現(xiàn)場(chǎng)有無(wú)配備滅火器等。顧客建議/需求記錄及傳遞專人收集，對(duì)顧客的建議或需求須安排相關(guān)崗位處理，有專人跟進(jìn)處理結(jié)果檢查工作信息本處理及回訪對(duì)建設(shè)性的建議或合理的需求應(yīng)制定處理措施，并安排專人回訪客戶查相關(guān)記錄顧客關(guān)系社區(qū)文化計(jì)劃及實(shí)施有年度或季度活動(dòng)計(jì)劃，并按計(jì)劃執(zhí)行，每次活動(dòng)有實(shí)施方案檢查活動(dòng)計(jì)劃和方案宣傳每次活動(dòng)有宣傳資料，通過(guò)多種渠道宣傳檢查宣傳資料總結(jié)與評(píng)估活動(dòng)結(jié)束后就活動(dòng)過(guò)程中的不足和好的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)。內(nèi)容包括投訴的內(nèi)容，產(chǎn)生投訴的原因，處理過(guò)程和結(jié)果，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和糾正措施。檢查月底投訴匯總表和季度投訴分析報(bào)告。查記錄，檢查處理措施的實(shí)施記錄網(wǎng)絡(luò)投訴一個(gè)工作日內(nèi)回應(yīng)，有專人跟進(jìn)處理結(jié)果，并做相關(guān)記錄檢查網(wǎng)絡(luò)投訴記錄回訪/關(guān)閉客戶投訴處理完畢經(jīng)過(guò)驗(yàn)證合格后，客戶服務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)回訪客戶，并對(duì)客戶意見(jiàn)進(jìn)行記錄。查記錄記錄及傳遞1. 所有投訴應(yīng)記錄在工作信息記錄本上；2. 對(duì)處理有一定難度且處理時(shí)間超過(guò)一個(gè)工作日的投訴，填寫《顧客投訴處理記錄表》；3. 投訴傳遞相關(guān)崗位處理。檢查庫(kù)存現(xiàn)金和借款單房屋本體維修基金管理按棟/單元建立專帳，使用按權(quán)限審批，并保存相關(guān)審批記錄檢查帳簿和本體基金使用記錄。抽查部分資產(chǎn)和資產(chǎn)審核單財(cái)務(wù)檔案管理各類收據(jù)、收費(fèi)通知單、匯總表等財(cái)務(wù)資料保管齊全，裝訂整潔，并有檢索目錄，便于查閱。待處理物資對(duì)各類贈(zèng)品、回收物資等有單獨(dú)建帳，待處理的調(diào)劑物資按權(quán)限審核查帳簿和記錄供方選擇選擇評(píng)估供方資料齊全（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等）、有效性，每季度定期評(píng)估，并有評(píng)估報(bào)告查資料報(bào)批指定供方按權(quán)限報(bào)批納入合格服務(wù)供方一覽表查報(bào)批記錄和供方一覽表簽約年采購(gòu)額累計(jì)20萬(wàn)以上簽訂采購(gòu)框架協(xié)議，外包項(xiàng)目有報(bào)價(jià)清單、檢查標(biāo)準(zhǔn)等查記錄監(jiān)控有專人監(jiān)控，按合同條款執(zhí)行查記錄和現(xiàn)場(chǎng)抽查驗(yàn)收（總結(jié)）對(duì)服務(wù)供方定期總結(jié)、提出改善措施，落實(shí)跟進(jìn)并有相應(yīng)記錄查記錄財(cái)務(wù)工作現(xiàn)金收付（按崗位）出納入伙戶數(shù)與管理費(fèi)收費(fèi)戶數(shù)相符，收據(jù)填寫規(guī)范，收付款手續(xù)完善檢查管理費(fèi)收費(fèi)匯總表和收據(jù)。報(bào)廢報(bào)廢物資在隔離區(qū)，物資報(bào)廢按權(quán)限報(bào)批，記錄完善。抽取部分物資與帳簿核對(duì)，查《進(jìn)倉(cāng)單》出庫(kù)《物資領(lǐng)（借）用單》與帳簿相符，手續(xù)齊全查帳簿和《物資領(lǐng)（借）用單》盤點(diǎn)按時(shí)盤點(diǎn)，出納或行政管理員有效監(jiān)督，《倉(cāng)庫(kù)物資盤點(diǎn)表》與實(shí)際相符查《倉(cāng)庫(kù)物資盤點(diǎn)表》和實(shí)物回訪回訪樣本（物資、種類、數(shù)量等）按規(guī)定選取，按時(shí)回訪填寫《物資供方回訪表》，異常情況有處理結(jié)果。查記錄和評(píng)估資料采購(gòu)根據(jù)《物資申請(qǐng)單》或《物資/服務(wù)項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告》在指定供方采購(gòu)查記錄驗(yàn)收入庫(kù)驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)完善，填寫《進(jìn)倉(cāng)單》，如是資產(chǎn)需填《資產(chǎn)情況審核單》，有專人保管產(chǎn)品說(shuō)明書、保修卡等。查記錄和收付款帳單登記合同登記表部門所有合同登記在《合同登記表》，按規(guī)定查閱合同。 在判定不符合時(shí)，除應(yīng)注明不符合質(zhì)量體系文件的哪一條條款的哪一項(xiàng)要求外，還應(yīng)注明不符合ISO90012000標(biāo)準(zhǔn)的哪一條條款的哪一項(xiàng)要求。 對(duì)所有發(fā)現(xiàn)的事實(shí)，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)陪同人員確認(rèn)并簽字。如對(duì)方態(tài)度粗暴也不要與之爭(zhēng)吵。凡是要請(qǐng)對(duì)方出示文件或找一般工作人員談話都應(yīng)征得對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)同意。 創(chuàng)造一個(gè)良好的審核氣氛為使審核順利進(jìn)行，審核員應(yīng)注意創(chuàng)造一個(gè)良好的氣氛，使審核成為仿佛是在進(jìn)行工作研究而不要使對(duì)方經(jīng)常意識(shí)到自己處于受審的地位。因此審核員應(yīng)養(yǎng)成聯(lián)想和追溯的習(xí)慣。但注意避免在對(duì)方出示一大堆文件后，就終止提問(wèn)，埋頭細(xì)讀的做法。審核時(shí)常以封閉式問(wèn)題開(kāi)始，繼之以許多開(kāi)啟式問(wèn)題，最后以一兩個(gè)封閉式問(wèn)題結(jié)束。設(shè)想式問(wèn)題 如“電源中斷了怎么辦？”。如“你認(rèn)為這方面最有效的方法是什么？”。的有效性，你們是如何做的？”擴(kuò)展式問(wèn)題 這是在會(huì)話基礎(chǔ)上逐漸進(jìn)入較高層次的交流時(shí)的問(wèn)題。開(kāi)啟式的問(wèn)題中，還可分為下列幾類：主題式問(wèn)題 這是主題非常明確，開(kāi)門見(jiàn)山式的問(wèn)題。開(kāi)啟式的問(wèn)題可以引出較多的信息，有助于調(diào)查的深入，但花費(fèi)時(shí)間較多。后者則需要對(duì)方做較詳細(xì)的說(shuō)明或解釋。 封閉式問(wèn)題和開(kāi)啟式問(wèn)題相結(jié)合問(wèn)題一般可以分為封閉式和開(kāi)啟式兩種。 選擇正確的對(duì)象提問(wèn)問(wèn)題應(yīng)向負(fù)責(zé)進(jìn)行該項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)的部門或個(gè)人提出，而不要向無(wú)關(guān)的部門或人員提出，否則就會(huì)文不對(duì)題，浪費(fèi)時(shí)間。因此只有少講才能多收集信息。B. 為檢驗(yàn)客戶服務(wù)人員對(duì)顧客的服務(wù)需求能否及時(shí)滿足并填寫相關(guān)記錄，以打電話方式設(shè)置一個(gè)服務(wù)需求，試驗(yàn)?zāi)芊癜搭櫩鸵筇峁┎⒆鲇涗?。E. 要求消殺員現(xiàn)場(chǎng)消殺，檢查消殺人員對(duì)消殺流程、藥物配置、器械使用、注意事項(xiàng)的熟練程度。C. 要求保潔人員現(xiàn)場(chǎng)操作打蠟、清洗地毯、不銹鋼和玻璃清潔、洗地、大理石等石材處理，檢查保潔員的操作熟練程度和操作方法的正確性。③環(huán)境管理A. 在保潔檢查中，在清潔現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置垃圾，觀察清潔人員是否按清潔頻度、周期及時(shí)清除。H. 安全巡邏管理。G. 車輛放行管理。F. 出入口管理。D. 現(xiàn)場(chǎng)模擬各類應(yīng)急預(yù)案，測(cè)試操作人員應(yīng)急處理技能及反應(yīng)速度。②安全檢查A. 在安全檢查中，在指定的巡邏線路上設(shè)置安全隱患，觀察安全員是否能按時(shí)到現(xiàn)場(chǎng)巡查？巡查時(shí)能否及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患？B. 在安全檢查中，現(xiàn)場(chǎng)指定一名安全員進(jìn)行體能測(cè)試，是否能滿足公司的要求。I、 測(cè)試各類設(shè)備運(yùn)行電壓、電流是否在額定范圍。G、 測(cè)試機(jī)電設(shè)備設(shè)施、防雷系統(tǒng)接地電阻是否達(dá)到規(guī)范要求。E、 測(cè)試設(shè)備設(shè)施、各類管線、接頭連接處、電纜外表溫度是否符合要求。D、 測(cè)試各類泵是否運(yùn)行正常。C、 在設(shè)備檢查中，試驗(yàn)各種安防設(shè)備設(shè)施功能是否正常。 日常檢查中常見(jiàn)的試驗(yàn)法①設(shè)備設(shè)施A、 在設(shè)備檢查中，請(qǐng)?jiān)O(shè)備責(zé)任人按公司要求啟動(dòng)發(fā)電機(jī)，觀察該設(shè)備責(zé)任人是否按公司的要求進(jìn)行操作，測(cè)試發(fā)電機(jī)各運(yùn)行參數(shù)是否正常。B、 試驗(yàn)的結(jié)果與文件規(guī)定是否有可比性。E、 確定本次試驗(yàn)的結(jié)果是否滿足測(cè)試的要求。C、 明確設(shè)置問(wèn)題的正確處理方法以及可能出現(xiàn)的環(huán)境變化，如技術(shù)員正確的操作流程，安全員應(yīng)該發(fā)現(xiàn)不合格需要的時(shí)間。B、 設(shè)置抽樣的問(wèn)題點(diǎn)，如在現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置不合格，檢測(cè)相關(guān)人員能否按時(shí)發(fā)現(xiàn)，并排除