【正文】 三、相關程序及制度 ? 資金管理 P3 ? 預算管理 P5 ? 大宗采購管理 （ P2Z1J44） ? 定點采購管理 （ P2Z1J45） ? 內(nèi)部審計制度 P6 四、業(yè)務流程 自采權(quán)限設定和自 采額度撥付 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 項目負責人 項目部門負責人 總經(jīng)理 自采權(quán)限的首次分派按如下程序進行： 項目負責人或項目部門負責人提出自采權(quán)申請，附供應部經(jīng)理和財務管理部部長意見； 總經(jīng)理審批，確定可以實施自采業(yè)務的特定項目或項目部門 2 上年末 財務管理部 項目組負責人 項目部門負責人 對于自采權(quán)限分派的合理性，各部門應進行年度聯(lián)合審定， 具體程序是： 33 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 供應部經(jīng)理 總經(jīng)理 每年財務管理部提供該項目或項目部門的財務分析報告， 項目組負責人、項目部門負責人、財務管理部、供應部 經(jīng)理參照該報告，共同進行年度自采權(quán)限審定，決定是否繼續(xù)分派自采權(quán)或調(diào)整特定自采權(quán)限的范圍， 審定或調(diào)整結(jié)果報總經(jīng)理審批后生效 3 上年末 各職能部門部長 供應部 財務管理部 結(jié)算中心 總經(jīng)理 各職能部門的零星備用金自采內(nèi)容按如下程序確定： 供應部、財務管理部、結(jié)算中心每年參考各部門意見和實際情況，共同審定和調(diào)整各部門零星備用金自采標準，結(jié)果報總經(jīng)理審批后生效， 該審定過程包括備用金限額、各部門小額自采或特殊自采具體范圍 4 年初 結(jié)算中心 每年具備自采權(quán)限的項目，其采購用款由結(jié)算中心根據(jù)項目預算撥付固定 項目額度 5 年初 結(jié)算中心 其他各職能部門的自采備用金限額由結(jié)算中心按每年審定的結(jié)果撥付 42 自采業(yè)務控制 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 項目自采負責人 項目采購負責人 項目財務人員 財務管理部 項目采購在項目組或項目部門內(nèi)安排專人，即項目采購負責人操作， 項目部門或項目組內(nèi)的二級財務人員嚴格物料采購進貨成本核算和實施成本控制管 34 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 理，定期向財務管理部提交項目成本分析報告 2 項目二級財務人員 部門主管 部門部長 項目負責人 項目自采和各職能部門備用金自采一般要遵循詢比價程序： 在項目組或項目部門內(nèi)，由二級財務人員監(jiān)督并審簽采購人員提交的《詢比價申報單》，再經(jīng)項目負責人和分管副總審批； 其他部門備用金自采由部門部長和分管副總審簽部門內(nèi)采購人員提交的《詢比價申報單》； 特殊情況授權(quán)直接采購不需詢比價的，必須由項目負責人和部門部長批準，報分管副總審批后授權(quán)采購 3 項目負責任人 總經(jīng)理 預算內(nèi)項目物料自采的合同和訂單按金額大小分別經(jīng)項目負責人或總經(jīng)理審批， 具體審批權(quán)限如下： 合同價值 5 萬元以下經(jīng)項目負責人審批 合同價值 5 萬元 10 萬員以上經(jīng)分管副總 合同價值 10 萬元以上總經(jīng)理審 批 4 分管副總 總經(jīng)理 預算范圍外的超預算自采合同必須按權(quán)限級別經(jīng)過項目負責人或總經(jīng)理審批，由結(jié)算中心在定額備用金外撥付資金， 審批權(quán)限如下： 合同價值 1 萬元以下經(jīng)分管副總審批 合同價值 1 萬元以上經(jīng)總經(jīng)理審批 5 項目自采負責人 項目自采中符合大宗采購標準的，項目自采 35 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 項目負責人 負責人發(fā)起大宗采購申請，項目負責人審批同意，按相關管理程序執(zhí)行，與供應部共同操作， 符合定點采購標準的，按相關管理程序執(zhí)行，嚴格控制進貨渠道 6 內(nèi)審員 對項目自采定期由審計部內(nèi)審員組織專項采購作業(yè)稽核，檢核業(yè)務操作程 序和形成的相關文檔，形成《自采控制稽核評價報告》 詳見 《內(nèi)部審計制度》 P6 五、單據(jù)及報告 《詢比價申報單》 《自采控制稽核評價報告》 36 大宗采購管理 （ P2Z1J44） 一、目的 本管理文件明確了某些易于標準化的材料、大。 三、相關程序及制度 ? 采購作業(yè)控制（ P2Z1J48） ? 合同訂單管理（ P2Z1J410） ? 進貨價格及采購成本控制（ P2Z1J411） 四、業(yè)務流程 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 各職能部門 各部門主管 倉庫管理員 各生產(chǎn)經(jīng)營 部門提出物資采購申請，經(jīng)各部門相關人員與倉庫倉庫管理員核實后，填寫一式三聯(lián)《物料請購單》，經(jīng)本部門主管確定請購物資品種、數(shù)量、建議供應商、需求日期等詳細內(nèi)容，并簽字 2 各部門部長 填寫完整的物料請購單交部門部長審批簽字 3 分管副總 總經(jīng)理 凡預算外物資請購需要按權(quán)限級別經(jīng)分管副總或總經(jīng)理審批， 預算外審批權(quán)限具體如下： 1 萬元以下由分管副總審批 1 萬元以上由總經(jīng)理審批 4 計劃成本主管 經(jīng)審批的請購單兩聯(lián)傳遞至供應部，由計劃 30 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 采購主管 成本主管作形式審核后，傳遞給采購主管，另一聯(lián)在請購部門自行 留存 5 采購主管 采購經(jīng)理 采購主管匯總請購單，根據(jù)請購內(nèi)容安排具體采購作業(yè)，制定《零星采購作業(yè)清單》，向采購經(jīng)理下達采購指令 6 采購經(jīng)理 屬于年度協(xié)議內(nèi)范圍的物料，采購經(jīng)理直接按協(xié)議條件向供貨商下追加訂單，具體操作詳見： 《采購作業(yè)控制》（ P2Z1J48） 《合同訂單管理》 （ P2Z1J410） 7 采購經(jīng)理 成本控制員 物資請購和使用部門 屬于年度協(xié)議外范圍外的物料，采購經(jīng)理實施詢比價程序，填報《詢比價申報單》，經(jīng)成本控制員形式審核后，申報單細節(jié)內(nèi)容由使用部門確認， 其他具體操 作詳見： 《采購作業(yè)控制》（ P2Z1J48） 《合同訂單管理》 （ P2Z1J410） 《進貨價格及采購成本控制》 （ P2Z1J411） 8 采購主管 采購經(jīng)理 成本控制員 物資請購和使用部門 屬于首次采購的物料，采購經(jīng)理在采購主管指導下實施詢比價程序，填寫《詢比價申報單》，經(jīng)成本控制員形式審核后，申報單細節(jié)內(nèi)容由使用部門確認， 其他具體操作詳見： 《采購作業(yè)控制》（ P2Z1J48） 《合同訂單管理》 （ P2Z1J410） 《進貨價格及采購成本控制》 （ P2Z1J411） 31 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 9 計劃員 采購經(jīng)理 會計部 采購結(jié)束后： 請購單一聯(lián)按物料內(nèi)容的性質(zhì)（生產(chǎn)性或非生產(chǎn)性）由材料物資計劃員和非生產(chǎn)性物資計劃員進行歸集匯總； 另一聯(lián)由采購經(jīng)理保留待與會計部報帳 10 采購經(jīng)理 會計部 與會計部報帳時，采購經(jīng)理須提交《請購單》、《詢比價申報單》、合同或訂單、《供應商發(fā)票》、《倉庫入庫單》或《使用部門接收單》各一聯(lián)，并同時填寫提交《付款申請單》 五、單據(jù)及報告 《物料請購單》 《零星采購作業(yè)清單》 《詢比價申報單》 《入庫單》 《使用部門物資接收單》 《付款申請單》 32 自采業(yè)務規(guī)范 （ P2Z1J43） 一、目的 本管理文件明確了個別具有自采權(quán)限的部門自行實施采購行為的操作規(guī)程、管理方法及標準，以規(guī)范個別部門自采的業(yè)務流程。 三、相關程 序及制度 ? 預算管理制度 P5 ? 資金管理制度 P3 四、業(yè)務流程 計劃制訂與調(diào)整 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 上月末 材料物資計劃員 醫(yī)貿(mào)公司 生產(chǎn)部 設備部 庫存控制員 物資材料計劃員獲得醫(yī)貿(mào)公司、生產(chǎn)部、設備部和庫存控制員的書面月度生產(chǎn)性物資需求數(shù)據(jù)和庫存物資補貨需求資料， 分別是： 醫(yī)貿(mào)公司的《季度滾動銷售預測》、《本月訂貨計劃》、 生產(chǎn)部《月度生產(chǎn)計劃》和《生產(chǎn)部物料需求表》、 設備部《五金備件需求表》、 倉庫管理組的《月度庫存補貨需求表》和月末《存貨狀態(tài)明細表》 2 上季 末 非生產(chǎn)性物資計劃員 各職能部門 各職能部門按季度以書面計劃表的形式向非生產(chǎn)性物資計劃員傳遞非生產(chǎn)性物資需 26 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 求數(shù)據(jù) 3 當月中以前 材料物資計劃員 醫(yī)貿(mào)公司 生產(chǎn)部 設備部 材料物資計劃員獲得醫(yī)貿(mào)公司、生產(chǎn)部當月生產(chǎn)性物資需求調(diào)整數(shù)據(jù)， 分別是： 醫(yī)貿(mào)公司的《追加訂貨需求》、 生產(chǎn)部的《生產(chǎn)調(diào)整計劃》、《生產(chǎn)部物料需求調(diào)整表》、 4 上月末／當月中 材料物資計劃員 材料物資計劃員制定和調(diào)整生產(chǎn)性物資月度供應計劃 5 上季末 非生產(chǎn)性物資計劃員 非生產(chǎn)性物資計劃員制定非生產(chǎn)性物資季度供應計劃 6 上月 末／上季末 計劃成本主管 計劃成本主管核定或修訂物資供應計劃，保證物資供應計劃合理性，充分滿足各生產(chǎn)經(jīng)營部門的需求，并符合采購作業(yè)參數(shù)標準 7 上月末 采購經(jīng)理 采購主管 供應部經(jīng)理 采購經(jīng)理按未結(jié)款情況提交當月預計付款需求 8 采購主管 供應部經(jīng)理 采購經(jīng)理的付款需求，經(jīng)采購主管和供應部經(jīng)理審批后，傳遞至計劃成本主管 9 上月末 計劃成本主管 計劃成本主管根據(jù)采購經(jīng)理付款需求和當月供應計劃統(tǒng)一形成供應部《月度資金用款計劃》 計劃審批和報備 27 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 上月末 計劃成本主管 計劃成本主管分別對材料物資供應計劃和非生產(chǎn)性物資供應計劃中超預算部分形成說明報告 2 供應部經(jīng)理 總經(jīng)理 財務管理部 計劃成本主管將該說明報告交供應部經(jīng)理和總經(jīng)理審批，并將審批后的報告轉(zhuǎn)至財務管理部備案 3 月末 計劃成本主管 供應部經(jīng)理 分管副總 計劃成本主管將《材料物料月度供應計劃》和《月度調(diào)整計劃》、《非生產(chǎn)性物資季度供應計劃》、《月度資金用款計劃》報供應部經(jīng)理和分管副總審批 4 月末 計劃成本主管 財務管理部 計劃成本主管將《材料物資月度供應計劃》、《月度調(diào)整計劃》和 《非生產(chǎn)性物料季度供應計劃》、《月度資金用款計劃》各一份報財務管理部備案，另一份在計劃成本組留存 計劃分解和執(zhí)行 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 上月末／本月中 生產(chǎn)部 采購主管 采購主管獲得生產(chǎn)部《月度生產(chǎn)排程表》和《排程調(diào)整表》 2 上月末／本月中 采購主管 采購經(jīng)理 采購主管根據(jù)月供應計劃和生產(chǎn)排成分解月供應計劃至《周采購作業(yè)清單》，向采購經(jīng)理下達采購指令 3 當月初／本月初 采購主管 倉庫主管 倉庫管理員 采購主管制訂《周到貨計劃》，一聯(lián)傳遞給倉庫主管和各倉庫管理員，作為 收料依據(jù)，另一聯(lián)在采購組留存 28 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 4 采購主管 采購經(jīng)理 采購主管監(jiān)督和協(xié)助采購經(jīng)理計劃執(zhí)行，收集反饋信息 5 采購主管 采購經(jīng)理 每周采購組召集采購計劃執(zhí)行進度總結(jié)會，督促計劃完成，處理影響完成進度的異常情況 五、單據(jù)及報告 《生產(chǎn)部物料需求表》 《生產(chǎn)部物料需求調(diào)整表》 《月末庫存補貨需求表》 《存貨狀態(tài)明細表》 《五金配件需求表》 《月度材料物資供應計劃》 《月度材料物資供應調(diào)整計劃》 《季度非生產(chǎn)性物料供應計劃》 《供應部月度資金用款計劃》 《超預算報告》 《采購周作業(yè)清單》 《周到貨計劃》 29 物資請購規(guī)范 （ P2Z1J42） 一、目的 本管理文件明確了生產(chǎn)經(jīng)營各部門在物資需求計劃外的零星物料需求請購流程，以規(guī)范物資請購的發(fā)起、審批和傳遞程序。 項目 發(fā)起部門 協(xié)商／會簽部門 審核部門 審批部門 物料供應 計劃 計劃員 計劃成本主管 供應部經(jīng)理、分管副總 計劃超預算說明 計劃成本主管 供應部經(jīng)理 總經(jīng)理 物資請購 各部門 倉庫管理員 部門主管 部門部長 1 萬元以下預算外請購 各部門 倉庫管理員 部門主管 部門部