【正文】 8 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 4 采購主管 采購經(jīng)理 采購主管監(jiān)督和協(xié)助采購經(jīng)理計劃執(zhí)行，收集反饋信息 5 采購主管 采購經(jīng)理 每周采購組召集采購計劃執(zhí)行進度總結(jié)會，督促計劃完成，處理影響完成進度的異常情況 五、單據(jù)及報告 《生產(chǎn)部物料需求表》 《生產(chǎn)部物料需求調(diào)整表》 《月末庫存補貨需求表》 《存貨狀態(tài)明細表》 《五金配件需求表》 《月度材料物資供應計劃》 《月度材料物資供應調(diào)整計劃》 《季度非生產(chǎn)性物料供應計劃》 《供應部月度資金用款計劃》 《超預算報告》 《采購周作業(yè)清單》 《周到貨計劃》 29 物資請購規(guī)范 （ P2Z1J42） 一、目的 本管理文件明確了生產(chǎn)經(jīng)營各部門在物資需求計劃外的零星物料需求請購流程，以規(guī)范物資請購的發(fā)起、審批和傳遞程序。 ? 發(fā)料員 ： 物資正常出庫、毀損出庫、盤虧出庫、退貨出庫等發(fā)料環(huán)節(jié)交接，物料出庫數(shù)量清點和制單，日常在庫物資倉儲作業(yè)。 ? 招標管理員 ： ? 負責按照設備部及使用部門共同制訂的設備購置質(zhì)量、型號、技術(shù)規(guī)格標準和進貨渠道限制標準，制作標書，組織具體招標活動，并與設備部和使用部門共同確認招標結(jié)果，向采購組傳遞采購指令； ? 歸集所有招標工作檔案并在資訊組存檔。 ? 法務部 ： 對采購合同進行法律條款審定，并負責最后合同簽章。 ? 計劃成本組 ： ? 與財務管理部在采購計劃和進貨成本控 制方面形成主要工作接口，負責物資采購流程與進度的全面計劃和控制，監(jiān)督本部門預算指標的執(zhí)行并匯總分析和報告預算完成情況； ? 制定和調(diào)整采購業(yè)務的操作標準以及特殊采購行為的管理模式，設定倉庫管理的標準參數(shù)，實施材料市場行情調(diào)研和主要供應商調(diào)研，制定進貨成本控制目標和控制方法，組織對采購業(yè)務執(zhí)行過程、執(zhí)行結(jié)果和供應商交易、供應商合作的考評，提交供應商汰換和新供應商引進的建議； ? 對采購作業(yè)、進貨渠道選擇、進貨價格確定和其他采購費用進行規(guī)范性指導、監(jiān)督，并負責采集、匯總、加工和提供采購業(yè)務相關的基礎數(shù)據(jù)資料，包括供應商 資料、材料市場行情、采購業(yè)務歷史數(shù)據(jù)等，向供應部經(jīng)理提出改進采購 14 業(yè)務的建議； ? 按有關責任部門設定的技術(shù)型號標準組織招標采購； ? 計劃成本組內(nèi)部崗位包括計劃成本主管、材料物資計劃員、非生產(chǎn)性物資計劃員、招標管理員、成本管理員、庫存控制員。 ? 采購作業(yè)計劃性控制 在經(jīng)營預算目標指導下，根據(jù)銷售計劃和各營運部門物資需求，形成中短期供應業(yè)務計劃，直接規(guī)范采購作業(yè)指令和進度安排，保證充分及時、靈活調(diào)整的供應能力，并提供詳盡的資金使用依據(jù)。 八、 對已獲授權(quán)的部門和人員應建立有效的評價和反饋機制，對已不適用的授權(quán)應及時修改或取消授權(quán)。 三、公司設立董事會，對股東大會負責。 四、會計部定期組織各業(yè)務部門進行資產(chǎn)盤點，保證帳面資產(chǎn)與實物資產(chǎn)核對相符。 八、業(yè)務 人員素質(zhì)控制要求 公司 建立和實施科學的聘用、培訓、輪崗、考核、獎懲、晉升、淘汰等人事管理制度，制定 業(yè)務 人員工作規(guī)范，保證 業(yè)務 人員勝任相應的工作。 公司實行全面預算管理，由董事會下設預算管理委員會進行管理，其常設機構(gòu)預算管理辦公室負責預算管理的日常事務。 五、國家法律、法規(guī)、政策對機構(gòu)設置和管理人員的資格、任免、回避已有規(guī)定的，公司在設置該機構(gòu)和任命管理人員時，應嚴格遵守相關規(guī)定。內(nèi)部控制制度建設應當處理好成本與效益的關系，以合理的控制成本達到最佳的控制效果。 三、 建立健全內(nèi)部控制制度，應當達到以下目標： 建立和完善符合現(xiàn)代企業(yè)制度要求的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，形成科學的決策、執(zhí)行和監(jiān)督機制，逐步實現(xiàn)權(quán)責明確、管理科學； 保證國家法律 、公司 內(nèi)部規(guī)章制度 及公司經(jīng)營方 針 的貫徹落實。 全面性原則。 五、本制度所規(guī)范 內(nèi)部控制主要 包括以下內(nèi)容： 2 供應生產(chǎn)銷售內(nèi)部控制制度； 資金內(nèi)部控制制度； 財務會計內(nèi)部控制制度； 全面 預算 制度； 內(nèi)部審計制度； 投資內(nèi)部控制制度； 子公司（企業(yè)）內(nèi)部控制制度。 八、董事會下設審計委員會，為公司內(nèi)部控制管理的權(quán)利機構(gòu)。不相容職務主要包括：授權(quán)批準與業(yè)務經(jīng)辦、業(yè)務經(jīng)辦與 會計 記錄、會計記錄與財產(chǎn)保管、業(yè)務經(jīng)辦與 內(nèi)部審計 、業(yè)務經(jīng)辦和財產(chǎn)保管、授權(quán)批準與監(jiān)督檢查等職務。審計部按照審計委員會批準的內(nèi)部審計計劃， 對 公司各部門進行定期或不定期 審計 ，保證 公司各項 制度的貫徹落實。內(nèi)部控制檔案按照不同業(yè)務類型分別確定保管期限及銷毀方式?？偨?jīng)理行使下列職權(quán)： 主持公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動，并向董事會報告工 作； 組織實施董事會決議、公司年度計劃和投資方案； 擬定公司的內(nèi)部管理機構(gòu)設置方案； 擬定公司的基本規(guī)章制度； 制定公司的具體規(guī)章； 提請董事會聘任或者解聘公司副總經(jīng)理、財務負責人； 聘任或者解聘除應由董事會聘任或者解聘以外的管理人員； 擬定公司職工的工資、福利、獎懲，決定公司職工的聘用和解聘； 提議召開董事會臨時會議； 公司章程或董事會授予的其他職權(quán)。 三 、 本 制度 自發(fā)布之日起執(zhí)行。 ? 庫存物資多級帳務管理 建立倉庫業(yè)務部門和財務會計部多層次帳務體系： 根據(jù)業(yè)務操作部門和財務職能部門的特點及需求，形成基層帳務體系和財務一級帳務體系各自物流、資產(chǎn)和業(yè)務等反映信息地重點和形式， 在多層次帳務體系之間建立憑證、單據(jù)、帳表等形式的全面業(yè)務接口和嚴密的勾稽關系，實現(xiàn)多層次的信息記錄、溝通和反饋機制。 ? 實施物料編碼、倉儲貨位編碼、實施物料倉儲標準參數(shù)、倉庫基礎帳務記錄沖銷、制單和單據(jù)傳遞、定期庫存分析、相關帳表匯總和報告等信息監(jiān)管，在帳務管理和庫存信息分析管理上與財務管理部形成工作接口； ? 倉庫管理組內(nèi)崗位包括倉庫主管、倉庫管理員、收料員、發(fā)料員、質(zhì)檢員、倉庫統(tǒng)計員、總統(tǒng)計員。 二、崗位職責 ? 供應部經(jīng)理 ： ? 協(xié)調(diào)和規(guī)劃部門內(nèi)具體工作，落實 供應部相關預算任務，并根據(jù)預算限額控制 16 本部門的業(yè)務運作； ? 審定采購庫存業(yè)務參數(shù)指標的設定結(jié)果； ? 制訂和調(diào)整供應商管理與合作的原則和政策； ? 審定進貨價格成本控制目標并指導具體推進措施，審定存貨流轉(zhuǎn)的改進目標并指導具體推進措施； ? 審核和提交存貨資產(chǎn)損溢的定期處理報告； ? 審核超預算采購支出和費用支出。 ? 采購主管 ： ? 分解采購計劃，下達采購指令，指導和監(jiān)督采購經(jīng)理完成采購業(yè)務，完成計劃 18 成本組的采購計劃； ? 對采購經(jīng)理的供應商詢比 價進行基本控制審核，組織收集供應商和原材料市場的一般數(shù)據(jù)資料。 ? 倉庫統(tǒng)計員 ： 物資進出票據(jù)匯總，各倉庫的臺賬（三級賬）和每日進銷存報表核算統(tǒng)計工作，當月進銷存報表，與供應部總統(tǒng)計員核對報表。 二、范圍 本管理文件適用于特定項目（免煎中藥原材料、電子調(diào)配柜原材料）自采管理、特定項目部門（中藥發(fā)展部、醫(yī)藥智能技術(shù)辦）自采管理，以及其他各職能部門零星備用金自采。 二 、范圍 本管理文件適用于非自采范圍的生產(chǎn)性物料（中西藥原輔料、包裝材料、五金配件、低值易耗品）和非生產(chǎn)性物料（辦公勞保用品）的定期供應計劃編制及審核。 ? 收料員 ： 物資正常入庫、退料入庫、盤盈入庫等收料環(huán)節(jié)交接，物料入庫數(shù)量清點和制單，日常在庫物資倉儲作業(yè)。 ? 成本控制員 ： 17 ? 負責集團內(nèi)關聯(lián)企業(yè)供應商的年度、半年度利潤成本分析，定期進行外部重點供應商季度詢價，控制 采購經(jīng)理的詢比價程序，收集主要物料的市場行情資料； ? 根據(jù)基本進貨成本信息和財務管理部傳遞的成本變動數(shù)據(jù)，提交重點物料進價成本管理改進目標的建議。 ? 各職能部門 （生產(chǎn)部、設備部及其他）： 提出物資和勞務等項目請購需求，傳遞需求計劃或請購需求，參與特定采購程序。 13 第二節(jié) 組織機構(gòu)及崗位職責 一、 部門及部門職責 供應循環(huán)管理組織機構(gòu) ? 供應部 ： ? 直接參與制定公司在既定會計期間內(nèi)整體供應政策和預算安排，規(guī)劃供應部內(nèi)部具體業(yè)務的管理模式； ? 實施歸口物資的采購、倉儲、配送運輸，相關的物資購存進度及結(jié)構(gòu)規(guī)劃、物料實物管理、基礎帳務管理、物料流轉(zhuǎn)帳表和報告、物流信息管理、物流成本控制； ? 供應部內(nèi)部設一個業(yè)務統(tǒng)籌管理控制機構(gòu)，即計劃成本組；兩個業(yè)務運作機構(gòu)，即采購組和倉庫管理組；一個信息輔助機構(gòu)，即檔案資訊組。 三、主要控制節(jié)點 ? 各營運部門的需求和請購 ? 進貨渠道建設 ? 采購計劃制定 ? 采購定價 ? 合同形成 ? 自行采購 ? 倉庫實物流轉(zhuǎn) 11 ? 倉庫信息報告 四、控制政策與方法 ? 歸口各部門采購權(quán)，實施統(tǒng)一采購政策 管理層定期設定和調(diào)整個別特定自采權(quán)限和特定采購模式，其他物資、服務等采購權(quán)限歸口供應部門，實現(xiàn)集中操作、統(tǒng)一調(diào)度； 供應部統(tǒng)一采購管理模式、管理政策、貨源管理和業(yè)務控制標準及流程，統(tǒng)籌規(guī)劃批量 物資需求，盡量形成批量采購，提高供應鏈整體的協(xié)同能力和反應能力。 七、 各項經(jīng)濟業(yè)務和管理程序必須 遵循交易授權(quán)原則， 經(jīng)辦人員的每一項工作必須是 在 其業(yè)務授權(quán)范圍內(nèi) 、按照一定的操作規(guī)程 進行的。 二、股東大會是公司的權(quán)利機構(gòu)，依法行使下列職權(quán)： 決定公司經(jīng)營方針和投資計 劃； 選舉和更換董事，決定有關董事的報酬事項； 選舉和更換由股東代表出任的監(jiān)事，決定有關監(jiān)事的報酬事項； 審議批準董事會的報告； 審議批準監(jiān)事會的報告； 審議批準公司的年度財務預算方案、決算方案； 審議批準公司的利潤分配方案和彌補虧損方案； 對公司增加或者減少注冊資本作出決議； 對公司發(fā)行債券作出決議； 對公司合并、分立、解散和清算事項作出決議； 1修改公司章程； 1對公司聘用、解聘會計師事務所作出決議； 1審議代表公司發(fā)行在外有表決權(quán)股份總數(shù)的百分之五以上的股東的提案； 1審議法律 、法規(guī)和公司章程規(guī)定應當由股東大會決定的其他事項。 三、各業(yè)務部門應及時向會計部傳遞會計核算所需單據(jù)和報告，保證會計信息的及時性、準確性。 七、 財產(chǎn)保全控制要求 公司 嚴格限制未經(jīng)授權(quán)的人員對實物資產(chǎn)的直接接觸，采取定期盤點、財產(chǎn)記錄、賬實核對、財產(chǎn)保險等措施，確保各種財產(chǎn)安全完整。 二 、 預算控制是企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分。 四、各機構(gòu)管理人員應具備以下基本條件： 堅持原則，廉潔奉公； 具有較高的專業(yè)技術(shù)水平和必須的專業(yè)技術(shù)資格； 具有該職務所需的業(yè)務能力業(yè)務經(jīng)驗； 熟悉國家相關法律、法規(guī)、政策，掌握本行業(yè)業(yè)務管理的有關知識； 有較強的組織能力； 身體狀況能夠適應本職工作的要求。 經(jīng)濟性原則。 二 、 內(nèi)部控制是指 公司董事會、經(jīng)理層及所有員工共同實施的， 為了保證各項經(jīng)濟活動的 效率和效果，確保財務報告的可靠性 ，保護資產(chǎn)的安全、完整，防范 、 規(guī)避經(jīng)營風險，防止欺詐和舞弊，確保有關法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行等而制定和實施的一系列具有控制職能的業(yè)務操作程序、管理方法與控制措施的總稱。內(nèi)部控制制度應涵蓋 公司 內(nèi)部的經(jīng)濟業(yè)務、相關部門和相關崗位，并對業(yè)務處理過程中的關鍵控制點落實到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個環(huán)節(jié)。 3 第二章 機構(gòu)及崗位職責 一、公司根據(jù)經(jīng)營管理的需要設置組織機構(gòu)，在各機構(gòu)配備相應的業(yè)務人員。 九、公司設置審計部，隸屬于審計委員會，負責包括內(nèi)部控制審計在內(nèi)的公司內(nèi)部審計日常工作。 五 、 授權(quán)批準控制要求 公司及各部門 明確規(guī)定授權(quán)批準的范圍、層次、程序、責任等相關內(nèi)容， 公司 內(nèi)部的各級管理 人員 必須按照授權(quán)范圍行使相應職權(quán)，經(jīng)辦人員在授權(quán)范圍內(nèi)辦理經(jīng)濟業(yè)務。 十一、 信息技術(shù)控制要求運用信息技術(shù)手段建立內(nèi)部控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部控制的有效實施；同時要加強對信息系統(tǒng)開發(fā)與維護、數(shù)據(jù)輸入與輸出、 文件儲存與保管、網(wǎng)絡安全等方面的控制。 六、業(yè)務人員工作調(diào)動或者因故離職，必須將本人所經(jīng)管的工作連同負責保管的內(nèi)部控制檔案全部移交接替人員，沒有辦清交接手續(xù)的不得調(diào)動或離職。 五、在董事會授權(quán)下，總經(jīng)理 對 公司 內(nèi)部控制制度的建立、實施、監(jiān)督、完善負責。 9 第二篇 供應生產(chǎn)銷售內(nèi)部控制制度 10 第一章 供應內(nèi)部控制制度 第一節(jié) 內(nèi)控概述 一、定義與范圍 本章所述供應循環(huán)涵蓋了從物資及