【正文】 二、范圍 本管理文件適用于非自采范圍的生產(chǎn)性物資和非生產(chǎn)性物資計(jì)劃外需求和零星請購。 ? 質(zhì)檢員 ： 參予入庫交接環(huán)節(jié)和原輔料不定期抽檢，外包裝初檢和質(zhì)檢抽樣，填寫請驗(yàn)單，協(xié)助質(zhì)量技術(shù)部質(zhì)檢員進(jìn)行檢驗(yàn)工作。 ? 庫存控制員 ： ? 負(fù)責(zé)庫存物資動態(tài)信息的跟蹤、匯總，監(jiān)控庫房控制指標(biāo)的達(dá)成情況； ? 與統(tǒng)計(jì)員進(jìn)行數(shù)據(jù)交流，定期分析庫存規(guī)模、結(jié)構(gòu)和周 轉(zhuǎn)情況，向倉庫主管和財(cái)務(wù)管理部提交庫存分析相關(guān)報(bào)表和報(bào)告； ? 定期按庫存參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)提出補(bǔ)貨需求。 ? 質(zhì)量技術(shù)部 ： 負(fù)責(zé)材料物資到貨、退庫等環(huán)節(jié)的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作。 ? 采購組 ： ? 分解采購計(jì)劃，按相關(guān)規(guī)程、指標(biāo)要求及授權(quán)范圍操作執(zhí)行具體采購業(yè)務(wù)，包括業(yè)務(wù)洽談、詢比價(jià)、下單、催單、查單、退貨補(bǔ)貨執(zhí)行、差異記錄等，形成自我監(jiān)督和接受外部監(jiān)督； ? 具體協(xié)調(diào)與供應(yīng)商的合作關(guān)系，落實(shí)供應(yīng)部與供應(yīng)商的交易合作策略，收集供應(yīng)商和材料市場的基礎(chǔ)信息，向檔 案資訊組匯總，直接參與供應(yīng)商交易考核； ? 采購組內(nèi)部崗位包括采購主管、采購經(jīng)理。 ? 采購業(yè)務(wù)分級權(quán)限監(jiān)控 采購業(yè)務(wù)程序中的各重要環(huán)節(jié)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和金額大小等，分別接受不同級別的授權(quán)控制，減少業(yè)務(wù)運(yùn)作的任意性和盲目性，強(qiáng)化權(quán)限決策和權(quán)限責(zé)任。 8 第六章 附則 一、 本 制度 適用于公司 及各部門 。董事會行使下列職權(quán)： 負(fù)責(zé)召集股東大會，并向大會報(bào)告工作； 執(zhí)行股東大會的決議； 決定公司的經(jīng)營計(jì)劃和投資方案； 制定公司的年度財(cái)務(wù)預(yù)算方案、決算方案； 制定公司的利潤分配方案和彌補(bǔ)虧損方案； 制定公司增加或減少注冊資本、發(fā)行債券或其他證券方案； 擬定公司重大收購、回購本公司股票或合并、分立和解散方案； 在股東大會授權(quán)范圍內(nèi)，決定公司的風(fēng)險(xiǎn)投資、資產(chǎn)抵押及其他擔(dān)保事項(xiàng)； 決定公司內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置； 聘任或 者解聘總經(jīng)理、董事會秘書；根據(jù)總經(jīng)理的提名，聘任或者解聘公司副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等高級管理人員，并決定其他報(bào)酬事項(xiàng)和獎(jiǎng)懲事項(xiàng)； 1制定公司的基本管理制度； 1制定公司章程的修改方案； 1管理公司信息披露事項(xiàng)； 7 1向股東大會提請聘請或更換為公司審計(jì)的會計(jì)師事務(wù)所； 1聽取公司總經(jīng)理的工作匯報(bào)并檢查總經(jīng)理的工作； 1法律、法規(guī)或公司章程規(guī)定，以及股東大會授予的其他職權(quán)。 五、公司各部門應(yīng)妥善保管各類業(yè)務(wù)資料，保證內(nèi)部控制檔 案的完整。 九 、 內(nèi)部報(bào)告控制要求 公司 建立和完善內(nèi)部預(yù)算執(zhí)行報(bào)告、資金分析報(bào)告、經(jīng)營分析報(bào)告、資產(chǎn)分析報(bào) 告、投資分析報(bào)告等報(bào)告制度，全面反映經(jīng)濟(jì)活動情況，及時(shí)提供經(jīng)濟(jì)活動中的重要信息，分析經(jīng)營管理中存在的問題，提出改進(jìn)意見，增強(qiáng)內(nèi)部管理的時(shí)效性和針對性。 三 、 經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)控制要求 公司 樹立風(fēng)險(xiǎn)意識，建立有效的風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)，通過風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、風(fēng)險(xiǎn)識別、風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告等措施，對 公司 的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全 面防范和控制。 六、機(jī)構(gòu)內(nèi)部崗位設(shè) 置或職責(zé)劃分發(fā)生改變，應(yīng)符合公司內(nèi)部制度的規(guī)定和內(nèi)部控制的原則，按照確定的授權(quán)體系審核批準(zhǔn)。 時(shí)效性原則 。 建立健全全面預(yù)算制度，形成覆蓋公司所有部門、所有業(yè)務(wù)、所有人員的預(yù)算控制機(jī)制； 保證所有業(yè)務(wù)活動均按照適當(dāng)?shù)氖跈?quán)進(jìn)行，促使公司的經(jīng)營管理活動協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行； 保證 對資產(chǎn)的記錄和接觸、處理均經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán) ，確保資產(chǎn)的安全和完整并有效發(fā)揮作用， 防止毀損、浪費(fèi)、盜竊并降低 減值損失； 保證所有的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)真實(shí)、完整地反映，使會計(jì)報(bào)告的編制符合《會計(jì)法》和《企業(yè) 會計(jì)制度 》 等有關(guān)規(guī)定； 防止、發(fā)現(xiàn)和糾正錯(cuò)誤與舞弊，保證帳面資產(chǎn)與實(shí)物資產(chǎn)核對相符； 四、 制定 與修改 內(nèi)部控制 制度 應(yīng)遵循以下總體原則： 合法性原則。內(nèi)部控制制度必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。 內(nèi)部控制制度要隨著外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化和經(jīng)營管理的需要，不斷評價(jià)和及時(shí)更新。 七、機(jī)構(gòu)、崗位的設(shè)置與職責(zé)劃分 應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持不相容職務(wù)相互分離和回避的原則，保證內(nèi)部機(jī)構(gòu)、崗位及其職責(zé)權(quán)限的合理設(shè)置和分工 ， 提高崗位設(shè)置的效率，確保不同機(jī)構(gòu)和崗位之間權(quán)責(zé)明確相互制約、相互監(jiān)督。 四 、 組織結(jié)構(gòu)控制堅(jiān)持不相容職務(wù)相互分離的原則，合理設(shè)置內(nèi)部機(jī)構(gòu)，科學(xué)劃分職責(zé)權(quán)限，形成相互制衡機(jī)制。 十 、公司內(nèi)部審計(jì)工作由董事會下設(shè)審計(jì)委員會負(fù)責(zé) ， 審計(jì)部負(fù)責(zé)內(nèi)部審計(jì)日常工作，并對審計(jì)委員會負(fù)責(zé)。內(nèi)部控制檔案為公司提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 四、公司設(shè)總經(jīng)理一名，由董事會聘任或解聘，對董事會負(fù)責(zé)。 二、 本 制度 由 董事會 負(fù)責(zé)解釋。 ? 進(jìn)貨成本有效性控制 采用供應(yīng)市場分析、供應(yīng)商管理、實(shí)施特殊采購程序規(guī)范、定價(jià)權(quán)的授權(quán)控制等多種 方法，實(shí)現(xiàn)綜合供應(yīng)成本的不斷改進(jìn)，促進(jìn)優(yōu)化成本管理之財(cái)務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。 ? 倉庫管理組 ： ? 庫區(qū)、倉位和運(yùn)輸配送的具體安排調(diào)度； ? 倉庫物料的收料、發(fā)料、退料、轉(zhuǎn)調(diào)、存儲、清查、盤核、外驗(yàn)、銷毀等實(shí)物管理，在庫物資倉儲保管。 ? 審計(jì)部 ： 對采購作業(yè)和自采過程進(jìn)行定期稽核，提交稽核報(bào)告。 ? 檔案管理員 ： ? 負(fù)責(zé)合同、訂單，采購數(shù)據(jù)、價(jià)格數(shù)據(jù)供應(yīng)商文件的歸檔、維護(hù)、更新，進(jìn)行重要信息匯總統(tǒng)計(jì)，每月出據(jù)分類匯總報(bào)表； ? 按權(quán)限管理資料調(diào)用，對供應(yīng)部內(nèi)部主管以上級別管理人員調(diào)用資料提供全部權(quán)限，主管以下級別管理人員調(diào)用須經(jīng)各主管授權(quán)，供應(yīng)部外部人員調(diào)用資料經(jīng)供應(yīng)部經(jīng)理確定權(quán)限。 19 ? 總統(tǒng)計(jì)員 ： ? 物資進(jìn)出票據(jù)匯總，建立并具體負(fù)責(zé)庫 房二級明細(xì)帳核算統(tǒng)計(jì)工作； ? 與倉庫統(tǒng)計(jì)員核對月進(jìn)銷存報(bào)表，向會計(jì)部報(bào)月報(bào)表和匯總出入庫單據(jù)。 三、相關(guān)程序及制度 ? 采購作業(yè)控制（ P2Z1J48） ? 合同訂單管理（ P2Z1J410） ? 進(jìn)貨價(jià)格及采購成本控制（ P2Z1J411） 四、業(yè)務(wù)流程 步驟 完成時(shí)間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 各職能部門 各部門主管 倉庫管理員 各生產(chǎn)經(jīng)營 部門提出物資采購申請，經(jīng)各部門相關(guān)人員與倉庫倉庫管理員核實(shí)后，填寫一式三聯(lián)《物料請購單》，經(jīng)本部門主管確定請購物資品種、數(shù)量、建議供應(yīng)商、需求日期等詳細(xì)內(nèi)容，并簽字 2 各部門部長 填寫完整的物料請購單交部門部長審批簽字 3 分管副總 總經(jīng)理 凡預(yù)算外物資請購需要按權(quán)限級別經(jīng)分管副總或總經(jīng)理審批， 預(yù)算外審批權(quán)限具體如下： 1 萬元以下由分管副總審批 1 萬元以上由總經(jīng)理審批 4 計(jì)劃成本主管 經(jīng)審批的請購單兩聯(lián)傳遞至供應(yīng)部，由計(jì)劃 30 步驟 完成時(shí)間 涉及部門及崗位 步驟說明 采購主管 成本主管作形式審核后，傳遞給采購主管，另一聯(lián)在請購部門自行 留存 5 采購主管 采購經(jīng)理 采購主管匯總請購單，根據(jù)請購內(nèi)容安排具體采購作業(yè)，制定《零星采購作業(yè)清單》，向采購經(jīng)理下達(dá)采購指令 6 采購經(jīng)理 屬于年度協(xié)議內(nèi)范圍的物料，采購經(jīng)理直接按協(xié)議條件向供貨商下追加訂單，具體操作詳見： 《采購作業(yè)控制》（ P2Z1J48） 《合同訂單管理》 （ P2Z1J410） 7 采購經(jīng)理 成本控制員 物資請購和使用部門 屬于年度協(xié)議外范圍外的物料，采購經(jīng)理實(shí)施詢比價(jià)程序，填報(bào)《詢比價(jià)申報(bào)單》，經(jīng)成本控制員形式審核后，申報(bào)單細(xì)節(jié)內(nèi)容由使用部門確認(rèn)， 其他具體操 作詳見： 《采購作業(yè)控制》（ P2Z1J48） 《合同訂單管理》 （ P2Z1J410） 《進(jìn)貨價(jià)格及采購成本控制》 （ P2Z1J411） 8 采購主管 采購經(jīng)理 成本控制員 物資請購和使用部門 屬于首次采購的物料，采購經(jīng)理在采購主管指導(dǎo)下實(shí)施詢比價(jià)程序，填寫《詢比價(jià)申報(bào)單》，經(jīng)成本控制員形式審核后，申報(bào)單細(xì)節(jié)內(nèi)容由使用部門確認(rèn)， 其他具體操作詳見： 《采購作業(yè)控制》（ P2Z1J48） 《合同訂單管理》 （ P2Z1J410） 《進(jìn)貨價(jià)格及采購成本控制》 （ P2Z1J411） 31 步驟 完成時(shí)間 涉及部門及崗位 步驟說明 9 計(jì)劃員 采購經(jīng)理 會計(jì)部 采購結(jié)束后： 請購單一聯(lián)按物料內(nèi)容的性質(zhì)（生產(chǎn)性或非生產(chǎn)性）由材料物資計(jì)劃員和非生產(chǎn)性物資計(jì)劃員進(jìn)行歸集匯總； 另一聯(lián)由采購經(jīng)理保留待與會計(jì)部報(bào)帳 10 采購經(jīng)理 會計(jì)部 與會計(jì)部報(bào)帳時(shí)，采購經(jīng)理須提交《請購單》、《詢比價(jià)申報(bào)單》、合同或訂單、《供應(yīng)商發(fā)票》、《倉庫入庫單》或《使用部門接收單》各一聯(lián)，并同時(shí)填寫提交《付款申請單》 五、單據(jù)及報(bào)告 《物料請購單》 《零星采購作業(yè)清單》 《詢比價(jià)申報(bào)單》 《入庫單》 《使用部門物資接收單》 《付款申請單》 32 自采業(yè)務(wù)規(guī)范 （ P2Z1J43） 一、目的 本管理文件明確了個(gè)別具有自采權(quán)限的部門自行實(shí)施采購行為的操作規(guī)程、管理方法及標(biāo)準(zhǔn)，以規(guī)范個(gè)別部門自采的業(yè)務(wù)流程。 三、相關(guān)程 序及制度 ? 預(yù)算管理制度 P5 ? 資金管理制度 P3 四、業(yè)務(wù)流程 計(jì)劃制訂與調(diào)整 步驟 完成時(shí)間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 上月末 材料物資計(jì)劃員 醫(yī)貿(mào)公司 生產(chǎn)部 設(shè)備部 庫存控制員 物資材料計(jì)劃員獲得醫(yī)貿(mào)公司、生產(chǎn)部、設(shè)備部和庫存控制員的書面月度生產(chǎn)性物資需求數(shù)據(jù)和庫存物資補(bǔ)貨需求資料， 分別是： 醫(yī)貿(mào)公司的《季度滾動銷售預(yù)測》、《本月訂貨計(jì)劃》、 生產(chǎn)部《月度生產(chǎn)計(jì)劃》和《生產(chǎn)部物料需求表》、 設(shè)備部《五金備件需求表》、 倉庫管理組的《月度庫存補(bǔ)貨需求表》和月末《存貨狀態(tài)明細(xì)表》 2 上季 末 非生產(chǎn)性物資計(jì)劃員 各職能部門 各職能部門按季度以書面計(jì)劃表的形式向非生產(chǎn)性物資計(jì)劃員傳遞非生產(chǎn)性物資需 26 步驟 完成時(shí)間 涉及部門及崗位 步驟說明 求數(shù)據(jù) 3 當(dāng)月中以前 材料物資計(jì)劃員 醫(yī)貿(mào)公司 生產(chǎn)部 設(shè)備部 材料物資計(jì)劃員獲得醫(yī)貿(mào)公司、生產(chǎn)部當(dāng)月生產(chǎn)性物資需求調(diào)整數(shù)據(jù)， 分別是： 醫(yī)貿(mào)公司的《追加訂貨需求》、 生產(chǎn)部的《生產(chǎn)調(diào)整計(jì)劃》、《生產(chǎn)部物料需求調(diào)整表》、 4 上月末／當(dāng)月中 材料物資計(jì)劃員 材料物資計(jì)劃員制定和調(diào)整生產(chǎn)性物資月度供應(yīng)計(jì)劃 5 上季末 非生產(chǎn)性物資計(jì)劃員 非生產(chǎn)性物資計(jì)劃員制定非生產(chǎn)性物資季度供應(yīng)計(jì)劃 6 上月 末／上季末 計(jì)劃成本主管 計(jì)劃成本主管核定或修訂物資供應(yīng)計(jì)劃，保證物資供應(yīng)計(jì)劃合理性，充分滿足各生產(chǎn)經(jīng)營部門的需求，并符合采購作業(yè)參數(shù)標(biāo)準(zhǔn) 7 上月末 采購經(jīng)理 采購主管 供應(yīng)部經(jīng)理 采購經(jīng)理按未結(jié)款情況提交當(dāng)月預(yù)計(jì)付款需求 8 采購主管 供應(yīng)部經(jīng)理 采購經(jīng)理的付款需求，經(jīng)采購主管和供應(yīng)部經(jīng)理審批后，傳遞至計(jì)劃成本主管 9 上月末 計(jì)劃成本主管 計(jì)劃成本主管根據(jù)采購經(jīng)理付款需求和當(dāng)月供應(yīng)計(jì)劃統(tǒng)一形成供應(yīng)部《月度資金用款計(jì)劃》 計(jì)劃審批和報(bào)備 27 步驟 完成時(shí)間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 上月末 計(jì)劃成本主管 計(jì)劃成本主管分別對材料物資供應(yīng)計(jì)劃和非生產(chǎn)性物資供應(yīng)計(jì)劃中超預(yù)算部分形成說明報(bào)告 2 供應(yīng)部經(jīng)理 總經(jīng)理 財(cái)務(wù)管理部 計(jì)劃成本主管將該說明報(bào)告交供應(yīng)部經(jīng)理和總經(jīng)理審批，并將審批后的報(bào)告轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)管理部備案 3 月末 計(jì)劃成本主管 供應(yīng)部經(jīng)理 分管副總 計(jì)劃成本主管將《材料物料月度供應(yīng)計(jì)劃》和《月度調(diào)整計(jì)劃》、《非生產(chǎn)性物資季度供應(yīng)計(jì)劃》、《月度資金用款計(jì)劃》報(bào)供應(yīng)部經(jīng)理和分管副總審批 4 月末 計(jì)劃成本主管 財(cái)務(wù)管理部 計(jì)劃成本主管將《材料物資月度供應(yīng)計(jì)劃》、《月度調(diào)整計(jì)劃》和 《非生產(chǎn)性物料季度供應(yīng)計(jì)劃》、《月度資金用款計(jì)劃》各一份報(bào)財(cái)務(wù)管理部備案，另一份在計(jì)劃成本組留存 計(jì)劃分解和執(zhí)行 步驟 完成時(shí)間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 上月末／本月中 生產(chǎn)部 采購主管 采購主管獲得生產(chǎn)部《月度生產(chǎn)排程表》和《排程調(diào)整表》 2 上月末／本月中 采購主管 采購經(jīng)理 采購主管根據(jù)月供應(yīng)計(jì)劃和生產(chǎn)排成分解月供應(yīng)計(jì)劃至《周采購作業(yè)清單》，向采購經(jīng)理下達(dá)采購指令 3 當(dāng)月初／本月初 采購主管 倉庫主管 倉庫管理員 采購主管制訂《周到貨計(jì)劃》，一聯(lián)傳遞給倉庫主管和各倉庫管理員，作為 收料依據(jù)，另一聯(lián)在采購組留存 2