【正文】 第三十 八 條 財(cái)務(wù)部門形成的會(huì)計(jì)專業(yè)核算材料裝訂后，其尺寸不能大于封面，封面不能大于檔案盒。交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并 由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。 第三十 七 條 單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按規(guī) — 57— 定辦理交接手續(xù)。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 單位某一部分業(yè)務(wù)移交其它單位經(jīng)辦的，所涉及的會(huì)計(jì)檔案按照前款規(guī)定辦理。單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交 有關(guān) 檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。 具備采用磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案 — 56— 條件的單位， 有關(guān)此 類載體檔案的保管，其管理辦法需報(bào)經(jīng) 集團(tuán)公司 檔案管理部門 批準(zhǔn)后方可使用。 第三十 二 條 會(huì)計(jì)檔案保管期滿后，經(jīng)鑒定 具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)重新組卷，確定保管期限，存放在案卷形成年度的相應(yīng)保管期限內(nèi)，重新編制案卷號(hào)，在案卷備考表中注明有關(guān)問(wèn)題。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況書面報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。 （三）銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí) ,應(yīng)由檔案部門和財(cái) 務(wù)會(huì)計(jì)部門共同派員監(jiān)銷。 第二十 八 條 各單位檔案管理部門要 認(rèn)真做好利用會(huì)計(jì)檔案反饋記錄，積累利用會(huì)計(jì)檔案實(shí)例。 第二十 六 條 各單位檔案管理部門 要做好會(huì)計(jì)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，檔案部門在每年完成歸檔整理工作后，將本年及歷年檔案數(shù)量及鑒定銷毀變動(dòng)情況，填寫會(huì)計(jì)檔案年度數(shù)量統(tǒng)計(jì)表（見(jiàn)附件8）及歷年會(huì)計(jì)檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表（見(jiàn)附件 9）。 第二十 四 條 查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不得在會(huì)計(jì)檔案上作任何記錄、符號(hào)和標(biāo)記，不準(zhǔn)涂畫、拆封、抽換或涂改。會(huì)計(jì)檔案除本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門有權(quán)查閱外，其它部門或外單位查閱須持有介紹信，并經(jīng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)人或 主管 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理登記手續(xù)方可查閱。 第二十 二 條 各單位的會(huì)計(jì)檔案主要為本單位的各項(xiàng)工作服務(wù)，檔案人員必須作到主動(dòng)、熱情，為利用者提供方便。 第四章 會(huì)計(jì)檔案的保管和使用 第 二 十 條 各單位保管的會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、排列系統(tǒng)、存放有序、查閱方便，原則上應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案單設(shè)庫(kù)房保管，并切實(shí)執(zhí)行安全保密制度，注意做好防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防溫、防蟲、防塵 等工作，嚴(yán)防損毀、散失和泄密。 （ 十 二 ） 本《規(guī) 則》規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)按照本《 規(guī) 則》附表所列期限執(zhí)行，集團(tuán)公司 各單位可根據(jù)需要適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。定期保管期限分為３年、５年、 15 年、 25 年四種。即按保管期限 — 年度 — 立卷部門 — 種類排列。具體包括： 已歸檔案的案卷質(zhì)量情況 ； 會(huì)計(jì)檔案分類排列上架情況 ； 會(huì)計(jì)檔案損壞情況 ； 會(huì)計(jì)檔案銷毀及留存情況 ； 屬于保管期限內(nèi)的檔 案而誤銷情況 ； 其它會(huì)計(jì)檔案需要說(shuō)明的問(wèn)題 。年度內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的歸檔數(shù)量，按保管期限和種類劃分各多少卷。 會(huì)計(jì)檔案案卷目錄索引，應(yīng)放在案卷目錄的前面，與案卷目錄一并裝訂。 會(huì)計(jì)檔案按年度 —— 立卷部門 —— 保管期限 —— 種類排列的可填寫附件 7Ａ。案卷目錄裝訂成冊(cè)后，一冊(cè)編一個(gè)流水號(hào)（即案卷目錄號(hào)）。 （ 七 ） 編制案卷目錄：為方便借閱，檔案部門應(yīng)編制案卷目錄（其式樣見(jiàn)附件 6）。加蓋卷盒脊背各項(xiàng)內(nèi)容用藍(lán)、黑色印油，字體、字號(hào)各單位自定。 （ 五 ） 會(huì)計(jì)檔案盒脊背各項(xiàng)內(nèi)容的填法與歸檔卷位戳相同，“單位”和“類別”欄可填寫標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱 。卷盒脊背的印刷字用黑體字紅顏色印刷。 （ 三 ） 會(huì)計(jì)檔案卷盒印刷字的尺寸：卷盒封面“會(huì)計(jì)檔案”四個(gè)字用 30 30mm 黑體字紅顏色印刷。 （ 二 ） 會(huì)計(jì)檔案一律使用盒裝，以盒為保管單位，一盒為一卷。如案卷封面已印有歸檔卷位戳記各項(xiàng)內(nèi)容，可不加蓋歸檔卷位戳記，但各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)填寫清楚。 第十 八 條 檔案部門接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門移交時(shí)原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理時(shí)，檔案部門應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。填寫移交目錄時(shí)，會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按冊(cè)寫明憑證種類、月份、自編起止號(hào)，明細(xì)賬應(yīng)填寫月份和科目，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告如幾個(gè)單位合并裝訂成冊(cè)時(shí)，應(yīng)寫明單位名稱。歸檔范圍詳見(jiàn)附件 1。 （ 五 ） 除了收集本單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告外，還應(yīng)收集所屬單位的年度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，但保管期限應(yīng)有所不同。 （ 三 ） 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 (包括財(cái)務(wù)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明 )，其它財(cái)務(wù) 報(bào)告。 第三章 會(huì)計(jì)檔案的歸檔 第十 六 條 會(huì)計(jì)檔案具體包括： （ 一 ） 會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其它會(huì)計(jì)憑證（包括職工持股憑證）。 第十 四 條 “會(huì)計(jì)處理號(hào)”的編制方法，各單位可自行確定。 第 十 二 條 財(cái)務(wù) 部門在保管會(huì)計(jì)檔案期間， 要編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，一年期滿后與會(huì)計(jì)檔案一并移交檔案部門 保 管 （保管清冊(cè)及目錄見(jiàn)附件 2A、 B）。 （七） 會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)檔案整理裝盒時(shí)，應(yīng)附“備考表” (見(jiàn)附件 11） 說(shuō)明卷內(nèi)張數(shù)、存在問(wèn)題及立卷人姓名、立卷時(shí)間等 。 （五）各類會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)編寫頁(yè)碼，其方法與賬簿相同。 （三）凡合并組卷的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)在案卷標(biāo)題中注明月、季及合并組卷的單位名稱，單位名稱可以用規(guī)范的簡(jiǎn)稱。 （二）本單位月、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告較薄的，可以分別合并組卷裝訂。會(huì)計(jì)賬簿編號(hào)使用“張?zhí)枴?。賬簿裝訂后應(yīng)依次在每頁(yè)非裝訂線一側(cè)上角編頁(yè)號(hào)，空白賬頁(yè)不編號(hào)。 （四）賬簿內(nèi)賬頁(yè)排列順序是：銀行存款、現(xiàn)金日記賬按自然形成日期；總賬、明細(xì)賬按會(huì)計(jì)科目。裝訂后賬簿要加裝封面、封底和扉頁(yè)，并填齊扉頁(yè)和封面的各項(xiàng)內(nèi)容。 第十條 會(huì)計(jì)賬簿的整理 要求是： （一）會(huì)計(jì)賬簿按銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬、總賬（或流轉(zhuǎn)額表）、明細(xì)賬、輔助賬分別整理立卷，組成保管單位。裝訂后 23 冊(cè)放在一盒內(nèi)，為一個(gè)保管單位，編一個(gè)流水號(hào)。 — 46— （八）考勤表、計(jì)工表為編制工資單的依據(jù)，若考勤表、計(jì)工表在財(cái)務(wù)部門，則應(yīng)隨工資單一起保存；若在勞資部門，則不作為會(huì)計(jì)檔案保存，但由勞資部門出示的如加班天數(shù)、加班費(fèi)計(jì)算憑單等原始憑證可與工資單裝訂在一起。 （七）工資支付單如形成數(shù)量少可與記賬憑證裝訂在一起，如形成數(shù)量較多應(yīng)與會(huì)計(jì)憑證分開組卷，按月裝訂 。 （六）工程項(xiàng)目征購(gòu)?fù)恋亍⒉疬w補(bǔ)償、轉(zhuǎn)證契約等原始憑證，由施工或購(gòu)地單位單獨(dú)組卷，歸入地畝檔案 ； 施工或購(gòu)地單位保存復(fù)印件，并注明原件存放地點(diǎn)，交接收單 位永久保存。 （四）對(duì)于數(shù)量過(guò)多的原始憑證，如 記工表、考勤表、收 費(fèi)票據(jù)、材料收支小票、產(chǎn)品銷售料單等可單獨(dú)裝訂保管，在封面上注明所屬記賬憑證日期、編號(hào)、種類、保管期限，同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號(hào)。 — 45— 裝訂后要求整齊、牢固、美觀，不掉頁(yè)、不壓字、不串行、不倒頁(yè)，便于翻閱。對(duì)超過(guò)卷皮規(guī)格的大型原始憑證和匯總表等應(yīng)折疊擺放；與卷皮規(guī)格大小 相同的中型原始憑證應(yīng)壓摞擺放；小型憑證可以仿魚鱗式由上而下，由左到右依次擺開壓頁(yè)擺放，按時(shí)間和順序號(hào)將貼滿憑證的“會(huì)計(jì)憑證粘貼單”、匯總憑證、其它原始憑證整理成冊(cè)，加上“會(huì)計(jì)憑證”封面，并填齊封面各項(xiàng)內(nèi)容。 第八條 會(huì)計(jì)檔案的立卷整理，應(yīng)遵循財(cái)務(wù)工作的規(guī)律，當(dāng)會(huì)計(jì)年度終了后，按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等分別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，組成保管單位，一本憑證、賬簿、一個(gè)年度的財(cái)務(wù)報(bào)告為一個(gè)保管單位 。 第六條 各 指揮部 、 項(xiàng)目部 、分公司、辦事處的會(huì)計(jì)檔案，原則上保管三年后移交，若三年后仍有延續(xù)清算項(xiàng)目，待項(xiàng)目清算完成后三個(gè)月內(nèi)向檔案 部門移交。未經(jīng)檔案管理部門同意，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門不得自行封包保存。 第五條 各單位當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年（出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔 — 44— 案）。 第二章 會(huì)計(jì)檔案的收集、整理 第四條 各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門指定專人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。各單位領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)督、檢查，設(shè)置必要的庫(kù)房和柜架，建立健全會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)和銷毀等管理制度，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管好用 好 。 — 39— 附件 2： 集 團(tuán) 公司 文書檔案保管期限表 順號(hào) 條 款 名 稱 保管期限 一 會(huì)議文件 （一） 本單位黨政 紀(jì) 工團(tuán)召開的代表大會(huì)、工作會(huì)議的文件材料 1 通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、選舉結(jié)果、討論通過(guò)的文件、決議、紀(jì)要、主席團(tuán)會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)等 永久 2 大會(huì)發(fā)言、提案、賀信、賀電、重要的照片、錄音（像）帶 長(zhǎng)期 3 一般簡(jiǎn)報(bào)、參考文件、小組記錄、會(huì)議服務(wù)的計(jì)劃、總結(jié) 短期 （二） 本公司董事、監(jiān)事、理事、股東持股會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定 永久 （三） 本單位黨委、行政領(lǐng) 導(dǎo)會(huì)議文件材料，如黨委會(huì)、全委會(huì)、常委會(huì) （常委 擴(kuò)大會(huì) ） ，總經(jīng)理辦公會(huì)，黨政 （黨政工） 聯(lián)席會(huì)議的決議、決定、記錄、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過(guò)的文件 永久 （四） 本單位紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議事項(xiàng) 長(zhǎng)期 （五） 本單位專業(yè)會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)講話、重要發(fā)言稿、經(jīng)驗(yàn)交流材料 長(zhǎng)期 （六） 視頻會(huì)、 電話會(huì)、小型座談會(huì)議記錄、文件材料 短期 （七） 參加上級(jí)機(jī)關(guān)會(huì)議帶回的文件材料 長(zhǎng)期 1 重要的、需要貫徹執(zhí)行的 長(zhǎng)期 2 一般的 短期 二 上級(jí)機(jī)關(guān)和本單位頒發(fā)的決議、決定、規(guī)定、指示、 命令、通知、批復(fù)、請(qǐng)示、批復(fù)等文件材料 （一） 上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的 1 直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的、屬本單位主管業(yè)務(wù)的、非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對(duì)本單位主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的重要的文件材料 永久 2 直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬本單位主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的一般文件材料 長(zhǎng)期 3 代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的重要文件最后草稿 長(zhǎng)期 4 其他需要執(zhí)行的文件材料 短期 （二） 本單位制發(fā)的 1 方針、政策法規(guī)性的、反映主要職能活動(dòng)的、重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的 永久 — 40— 2 一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的、在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)要查考利用的 長(zhǎng)期 3 事務(wù)性 有參考價(jià)值的 短期 （三） 本單位的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、下屬單位的請(qǐng)示與本單位的批復(fù) 1 方針政策性的、重要問(wèn)題的 永久 2 一般事務(wù)性問(wèn)題 長(zhǎng)期 （四） 同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的 1 方針政策性的、重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的 長(zhǎng)期 2 一般性的、非本單位主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的 短期 三 計(jì)劃、規(guī)劃文件 （一） 上級(jí)機(jī)關(guān)編制下達(dá)的長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃、年度計(jì)劃、控制數(shù)字 長(zhǎng)期 （二） 本單位編制的 1 年度以上的 永久 2 季度以下的 長(zhǎng)期 （三） 下級(jí)單位報(bào)送的 1 年度以上的 長(zhǎng)期 2 季度以下的 短期 四 總結(jié)、報(bào)告、調(diào)查研究等文件材料 （一） 本單位的 1 年度以上的黨、政工作總結(jié)，調(diào)研工作中形成的典型、系統(tǒng)的重要文件材料 永久 2 主要職能活動(dòng)年度以上的總結(jié)、專題總結(jié)，各種普查工作、質(zhì)量體系認(rèn)證中形成的綜合成果、專題成果、方案、總結(jié)、報(bào)告、質(zhì)量手冊(cè) 長(zhǎng)期 3 一般性的報(bào)告、調(diào)研材料、程序文件、質(zhì)量記錄 短期 （二） 下級(jí)單位報(bào)送的工作總結(jié)、一般性的報(bào)告和調(diào)研材料 1 年度以上的 長(zhǎng)期 2 季度以下的 短期 五 統(tǒng)計(jì)報(bào)表 （一） 本單位編 制和匯總的 1 年度以上的以及一次性重要調(diào)查統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)材料 永久 — 41— 2 半年以下的 長(zhǎng)期 3 本單位季度以下的 短期 （二） 下級(jí)單位報(bào)送的 1 年度以上的 長(zhǎng)期 2 季度以下的 短期 六 組織機(jī)構(gòu)、人員編制文件材料 （一） 本單位組織機(jī)構(gòu)成立、撤 銷 、合并、更改名稱、組織簡(jiǎn)則、工作條例、人員編制、啟用印信文件材料 永久 （二） 下屬單位報(bào)批的組織機(jī)構(gòu)成立、合并、更改名稱和人員編制文件材料 1 批準(zhǔn)的 長(zhǎng)期 2 未批準(zhǔn)的 短期 七 本單位員工的錄用、任免、晉級(jí)、調(diào)轉(zhuǎn) 、獎(jiǎng)懲等文件材料 （一） 錄用、任免、定職、定級(jí)、調(diào)資、職稱評(píng)聘、調(diào)轉(zhuǎn)、撫恤、死亡等文件材料 1 上級(jí)機(jī)關(guān)管理、批準(zhǔn)的 永久 2 本單位管理、批準(zhǔn)的 長(zhǎng)期 （二） 員工（干部、工人）名冊(cè) 永久 （三） 組織關(guān)系介紹性存根 短期 （四） 重大發(fā)明創(chuàng)造、有重大功績(jī)的獎(jiǎng)勵(lì)文件材料 1 省、部級(jí)及以上的 永久 2 地、市級(jí)及以