【正文】 報(bào)告的內(nèi)容和格式根據(jù)報(bào)告的具體情況而定。其主要內(nèi)容是： ● 本月合同控制點(diǎn)執(zhí)行情況：分為總承包合同、監(jiān)理合同、直接委托的勘察、設(shè)計(jì)和施工合同五部分分別表述； ● 本月合同履行過程中存在的問題及建議的解決辦法； ● 本月合同簽訂與合同變更情況； ● 合同糾紛、合同索賠處理情況； ● 本月收到及發(fā)出的合同備忘錄及其內(nèi)容摘要； ● 下月的主要控制點(diǎn)。合同控制報(bào)告分為周報(bào)、月報(bào)和其它報(bào)告 : ① 周報(bào)：每周五編制，采用表格形式，主要內(nèi)容是：本周合同控制點(diǎn)執(zhí) 行情況、存在的問題及下周合同控制要點(diǎn)。合同控制報(bào)告要從合同控制的角度，綜合反映整個(gè)項(xiàng)目的合同執(zhí)行情況、合同履行過程中存在的問題及合同變更、合同索賠、合同糾紛的處理情況。合同管理部 門 定期將動(dòng)態(tài)信息記入合同臺(tái)賬。 (2)合同控制臺(tái)賬 合同簽訂后，合同管理部 門 根據(jù)已簽訂的合同和己確定的合同控制點(diǎn)，建立合同控制臺(tái)賬，并據(jù)此作為合同控制的工作基礎(chǔ)。如協(xié)商未能 達(dá)成一致意見，不愿通過調(diào)解或調(diào)解不成的可向仲裁機(jī)關(guān)申請(qǐng)仲裁。 (3)合同糾紛的處理 籌建處 ? 計(jì)劃管理 部 門 ? 費(fèi)用控制 部 門 不同意 同意、提出處理意見、簽字 業(yè)主經(jīng) 批準(zhǔn)后 發(fā)放實(shí)施 提供工期、費(fèi)用等相關(guān)信息 總承包商提出索賠要求 監(jiān)理單位審查 籌建處合同管理 部 門審核 實(shí)施，修訂或補(bǔ)充合同 引起合同爭(zhēng)議 不同意 同意 提出處理意見 簽字 簽字 圖： 非總承包商原因引起的合同變更、索賠處理程序 晉城煤業(yè)集團(tuán)合成油示范工程項(xiàng)目管理手冊(cè) 第四分冊(cè) 34 如在合同履行過程中發(fā)生合同糾紛，合同管理部 門 應(yīng)協(xié)助 籌建處處長 按合同規(guī)定的處理程序進(jìn)行處理。通過協(xié)商雙方達(dá)到互諒互讓的解決方案，是處理爭(zhēng)議的最理想方式。然后送業(yè)主合同管理部門 審 核后 ， 報(bào) 業(yè)主 和集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)； d. 業(yè)主合同管理部 門 向總承包商發(fā)出批準(zhǔn)后 的 索賠意見單。 不批準(zhǔn) 談判失敗 提出變 更申請(qǐng) 合同管理 部 門 審查 合同變更評(píng)審 商務(wù)評(píng)審 技術(shù)評(píng)審 能力評(píng)審 其它 處長 審批 合同變更談判 簽定協(xié)議 批準(zhǔn) 執(zhí) 行 報(bào) 告 放棄變更 調(diào)解 仲裁 法律評(píng)審 圖：合同變更流程圖 晉城煤業(yè)集團(tuán)合成油示范工程項(xiàng)目管理手冊(cè) 第四分冊(cè) 32 ① 對(duì)于本方的原因使總承包商提出索賠，合同管理部 門 應(yīng)協(xié)調(diào)業(yè)主在合同規(guī)定期限內(nèi)對(duì)索賠事件進(jìn)行處理并予以答復(fù)。 (2)索賠管理 工程變更會(huì)引起相應(yīng)的工期、費(fèi)用變化，從而發(fā)生索賠事件。 合同管理部 門 應(yīng)參與合同變更過程的起草和跟蹤管理，準(zhǔn)確及時(shí)地從計(jì)劃 管理部晉城煤業(yè)集團(tuán)合成油示范工程項(xiàng)目管理手冊(cè) 第四分冊(cè) 31 門 、費(fèi)用控制部 門 、施工管理部門、設(shè)計(jì)管理部門獲得這些信息，分析合同變更是否必要、處理程序是否符合規(guī)定，以及哪些變更會(huì)對(duì)合同條款的約定的施工進(jìn)度和工程款產(chǎn)生影響，及時(shí)與總承包商進(jìn)行協(xié)商，對(duì)合同進(jìn)行補(bǔ)充、修改，并將這些信息形成報(bào)表或報(bào)告，并建立合同變更臺(tái)帳。工程變更一般包括設(shè)計(jì)變更、進(jìn)度計(jì)劃變更、施工條件變更、技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)變更、施工次序變更、工程數(shù)量變更。 合同變更、糾紛和索賠的處理 (1) 合同變更管理 如在施工過程中發(fā)生合同變更，合同管理部 門 應(yīng)按規(guī)定的處理權(quán)限進(jìn)行處理。 ② 合同管理部 門 應(yīng)向 HSE 管理部 門 提供的信息： ● 與 HSE 有關(guān)的合同控制點(diǎn)的設(shè)置； ● 需向 HSE 管理部 門 提醒的當(dāng)月有關(guān)控制信息，或?qū)τ嘘P(guān)控制點(diǎn)的建議信息； ● 合同管理部 門 發(fā)出或收到的合同備忘錄中有關(guān) HSE 的信息； ● 己發(fā)生的合同變更中有關(guān) HSE 的信息。合同管理部 門 依據(jù)合同對(duì)項(xiàng)目的 HSE 結(jié)果進(jìn)行監(jiān)控，以保證項(xiàng)目合同的 HSE 目標(biāo)得到實(shí)現(xiàn)。 (4)項(xiàng)目 HSE 管理和控制是項(xiàng)目合同執(zhí)行的重要控制內(nèi)容。 ② 合同管理 部門 應(yīng)向施工管理部 門 提供的信息： ● 與質(zhì)量有關(guān)的合同控制點(diǎn)的設(shè) 置； ● 需向施工管理部 門 提醒的當(dāng)月有關(guān)控制信息，或?qū)τ嘘P(guān)控制點(diǎn)的建議信息； 晉城煤業(yè)集團(tuán)合成油示范工程項(xiàng)目管理手冊(cè) 第四分冊(cè) 30 ● 合同管理部 門 發(fā)出或收到的合同備忘錄中有關(guān)質(zhì)量的信息； ● 已發(fā)生的合同變更中有關(guān)質(zhì)量的信息。合同管理 部門 依據(jù)合同對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量結(jié)果進(jìn)行監(jiān)控，以保證項(xiàng)目合同的質(zhì)量目標(biāo)得到實(shí)現(xiàn)。 (3)項(xiàng)目質(zhì)量控制是項(xiàng)目合同執(zhí)行的重要控制內(nèi)容。 ③ 合同管理 部門 應(yīng)向費(fèi)用控制 部門 提供的信息： ● 與費(fèi)用控制有關(guān)的合同控制點(diǎn)的設(shè)置； ● 需向費(fèi)用控制 部門 提醒的當(dāng)月有關(guān)費(fèi)用的控制信息，或?qū)τ嘘P(guān)控制點(diǎn)的建議信息； ● 合同管理 部門 發(fā)出或收到的合同備忘錄中有關(guān)費(fèi)用的信息； ● 索賠處理中合同管理 部門 的意見及最終得到批準(zhǔn)的索賠費(fèi)用。 ① 定期向合同管理 部門 提供如下信息： ● 合同款項(xiàng)支付信息； ● 各施工分包商累計(jì)發(fā)生的變更費(fèi)用； ● 費(fèi)用控制目標(biāo)是否正常的信息 。 ④ 合同控制與計(jì)劃進(jìn)度控制的接口流程 見 圖 ： ? 總承包商 計(jì)劃進(jìn)度控制工程師 總承包商合同管理工程師 監(jiān)理單位合同管理工程師 籌建處合同管理部門 籌建處 處長 提供有關(guān)信息 監(jiān)督控制 匯報(bào) 匯報(bào) 監(jiān)督控制 指導(dǎo) 匯報(bào) 直接委托： ? 設(shè)計(jì) ? 勘察 ? 施工 ? 采購 計(jì)劃進(jìn)度控制工程師 籌建處計(jì)劃管理部門 提供有關(guān)信息 提供有關(guān)信息 監(jiān)督控制 反饋 圖：合同控制與計(jì)劃進(jìn)度控制的接口流程圖 晉城煤業(yè)集團(tuán)合成油示范工程項(xiàng)目管理手冊(cè) 第四分冊(cè) 29 （ 2）費(fèi)用控制 部門 對(duì)總承包項(xiàng)目的費(fèi)用控制目標(biāo)負(fù)責(zé)，費(fèi)用控制的日常工作由費(fèi)用控制 部門 負(fù)責(zé)。 ① 計(jì)劃 管理部門 要向合同管理 部門 提供以下有關(guān)信息： ● 項(xiàng)目一級(jí)、二級(jí)計(jì)劃； ● 項(xiàng)目年度計(jì)劃； ● 各施工分包商的控制計(jì)劃； ● 項(xiàng)目一級(jí)計(jì)劃、二級(jí)計(jì)劃、年度計(jì)劃的 變更及各施工分包商控制計(jì)劃的變更； ● 定期的計(jì)劃與進(jìn)度的重大差異； ● 計(jì)劃 管理部門 收到或發(fā)出的備忘錄中有關(guān)合同的信息； ● 總承包商提出的索賠意向通知書或備忘錄； ● 由于總承包商原因使其進(jìn)度延誤，且其工作的延誤將影響項(xiàng)目一級(jí)、二級(jí)計(jì)劃，或影響其它總承包商的工作進(jìn)度 7 天以上時(shí)，計(jì)劃 管理部門 應(yīng)通知合同管理 部門 向其發(fā)送合同備忘錄或提出索賠意向通知書； ● 由于總承包商原因使其進(jìn)度延誤，雖未影響項(xiàng)目一級(jí)、二級(jí)計(jì)劃或里程碑計(jì)劃，但其工期延誤超過 14 天以上； ● 計(jì)劃 管理部門 發(fā)出的備忘文件總承包商未予理睬 ， 或兩次以上的備 忘文件但總承包商未能采取實(shí)質(zhì)性進(jìn)展的事件； ● 其它影響總承包合同履行有關(guān)計(jì)劃與進(jìn)度的事件。計(jì)劃與進(jìn)度的日常管理工作由計(jì)劃 管理部門 負(fù)責(zé)。 計(jì)劃管理部門 對(duì)各項(xiàng)目的計(jì)劃和進(jìn)度目標(biāo)負(fù)責(zé)。業(yè)主合同管理 部門 按合同要求提醒業(yè)主其它管理部門履行各項(xiàng)職責(zé)和義務(wù)，為工程開工和施工的順利進(jìn)行創(chuàng)造條件，盡量減少總承包商提出工期索賠的機(jī)會(huì)，促使其按計(jì)劃完成施工任務(wù)。 ④ 業(yè)主合同管理 部門 對(duì)業(yè)主直接委托的勘查合同、設(shè)計(jì)合同和監(jiān)理合同進(jìn)行管理。 （ 2）對(duì) EPC 合同和施工合同的履行管理以監(jiān)理單位為主， 業(yè)主起到監(jiān)督，協(xié)調(diào) 和督促 的宏觀控制作用。評(píng)審會(huì)如果認(rèn)為雙方初步認(rèn)可的標(biāo)的和原則與原定方針不一致時(shí)，應(yīng)提出評(píng)審意見返回談判小組予以糾正。 （ 3）談判階段，將已編制完成的合同和附件與總承包商逐項(xiàng)逐條地進(jìn)行會(huì)談和確認(rèn)。 談判組組長由 籌建處 處長 或委托人 擔(dān)任，成員由業(yè)主各 相關(guān) 管理部門組成； （ 2）準(zhǔn)備工作。經(jīng)雙方討論修改后的合同文件和附件應(yīng)由雙方最后確認(rèn)，為合同草簽做好準(zhǔn)備。 （ 2）職責(zé) ① 籌建處 處長 主持合同評(píng)審會(huì)議，簽發(fā)合同評(píng)審報(bào)告； ② 合同管理 部門 負(fù)責(zé)合同評(píng)審活動(dòng)及合同評(píng)審的具體組織工作，如編 制 合同評(píng)審計(jì)劃、評(píng)審題目、做好評(píng)審會(huì)紀(jì)錄，評(píng)審會(huì)議之后負(fù)責(zé)編制評(píng)審會(huì)議紀(jì)要，并按照會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容對(duì)合同條款進(jìn)行修 訂； （ 3）合同評(píng)審程序 ① 合同管理 部門 準(zhǔn)備好起草的合同文本（ EPC 合同文本、監(jiān)理合同文本、勘查合同文本、設(shè)計(jì)合同文本 、 施工合同文本）； ② 合同 評(píng)審預(yù)備會(huì)，通過合同管理 部門 制定的評(píng)審計(jì)劃和評(píng)審內(nèi)容，并 以會(huì)議紀(jì)要 的形式發(fā)放至各部門，提前一周由合同 管理部門 發(fā)出合同評(píng)審會(huì)議通知； 晉城煤業(yè)集團(tuán)合成油示范工程項(xiàng)目管理手冊(cè) 第四分冊(cè) 24 ③ 召開合同評(píng)審會(huì)議，發(fā)放合同評(píng)審意見表，逐條逐項(xiàng)地討論合同條款及其附件內(nèi)容，由各部門提出相關(guān)條款的修改，并填寫在評(píng)審意見表內(nèi)； ④ 評(píng)審會(huì)議結(jié)束后，合同管理 部門 將編 制 的評(píng)審會(huì)議紀(jì)要和評(píng)審報(bào)告提交 處長 ； ⑤ 根據(jù) 處長 審批的評(píng)審報(bào)告對(duì)合同條款和 附件內(nèi)容進(jìn)行修改； ⑥ 形成合同文本，為合同談判和簽訂做好準(zhǔn)備。 合同文本的起草 業(yè)主合同管理 部門會(huì) 同合同方共同 起草的合同文本包括： ●EPC 合同文本； ● 監(jiān)理合同文本； ● 勘察合同文本； ● 設(shè)計(jì)合同文本； ● 施工合同文本。 (3) 分包工程的變更管理 總承包商在接到監(jiān)理單位和 業(yè)主 依據(jù)主合同發(fā)布的涉及分包工程變更指令后，以晉城煤業(yè)集團(tuán)合成油示范工程項(xiàng)目管理手冊(cè) 第四分冊(cè) 23 書面確認(rèn)形式通知施工分包商。總承包商經(jīng)過審核后，將其列入主合同的支付報(bào)表內(nèi)一并 提交監(jiān)理單位和 業(yè)主 。 ② 總承包商接到 業(yè)主 和監(jiān)理單位的指示后，應(yīng)將其要求列入自己的管理工作內(nèi)容，并及時(shí)以書面確認(rèn)的形式轉(zhuǎn)發(fā)給施工分包商令其遵照?qǐng)?zhí)行，也可以根據(jù)工程實(shí)際情況自主的發(fā)布有關(guān)協(xié)調(diào)、管理指令。依據(jù)主合同對(duì) 分包工作內(nèi)容和施工分包商的資質(zhì)進(jìn)行審查，行使確認(rèn)權(quán)和否定權(quán)；對(duì)施工分包商使用的材料、施工工藝、工程質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督管理。 如果總承包商不執(zhí)行上述規(guī)定，業(yè)主對(duì)其所進(jìn)行的分包活動(dòng)不予承認(rèn)， 該部分的工程分包價(jià)款也不視為 EPC 合同價(jià)款組成部分 。 ? 重要工程施工分包及關(guān)鍵設(shè)備（在基礎(chǔ)設(shè)計(jì)完成后，由業(yè)主、監(jiān)理單位、總承包商共同確定）招標(biāo)過程應(yīng)接受業(yè)主的監(jiān)督，總承包商在招標(biāo)中通過評(píng)標(biāo)，可以擬定中標(biāo)單位，但必須報(bào)業(yè)主批準(zhǔn)后才能公布結(jié)果 生效。 ? 總承包商在進(jìn)行工程分包招標(biāo)時(shí)（含大宗材料和設(shè)備制造訂貨招標(biāo)） ,應(yīng)填 寫《分包招標(biāo)報(bào)審表》，招標(biāo)工作安排需提前 7 日?qǐng)?bào)業(yè)主。由監(jiān)理單位進(jìn)行資格 預(yù) 審，并由業(yè)主進(jìn)行資質(zhì) 的 最終確認(rèn)，審查意 見 7 個(gè)工作日內(nèi)由業(yè)主以書面通知總承包商。 ? 采購分包招標(biāo)過程由總承包商負(fù)責(zé)組織，監(jiān)理單位受業(yè)主委托參加資格預(yù)審、詢價(jià)書審查、技術(shù)談判，提出意見，最終短名單和中標(biāo)通知 書 由業(yè)主批準(zhǔn)。 (2) 對(duì)總承包商招標(biāo)程序的 監(jiān)督管理 。 (1) 對(duì)總承包商招標(biāo)條件的審查。 監(jiān)督 總承包商 選擇具備相應(yīng)資質(zhì)的施工分包商是保證施工按質(zhì)、按量、按時(shí)完成的前提。分包合同既是主合同的一部分，又是總承包商與施工分包商簽訂合同的標(biāo)的物 ,但施工分包商 完成任務(wù)的過程中僅對(duì)總承包商承擔(dān)責(zé)任。 對(duì)總承包商 工程 分包 活動(dòng) 的 管理 晉煤集團(tuán)合成油示范工程具有涉及面廣、工程量大 的特點(diǎn)，因此 建設(shè)過程中施工分包商較多，為了更好 地 控制工程質(zhì)量、規(guī)范 EPC 分包活動(dòng)， 業(yè)主在監(jiān)理單位的協(xié)助下要對(duì)總承包商的工程分包管理活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督。 本規(guī)定分為兩部分： 第一部分 適用于業(yè)主監(jiān)督總承包商對(duì)施工分包商的招投標(biāo)工作； 第二部分 適用于業(yè)主 合同管理 部門 對(duì) EPC 合同、監(jiān)理合同和業(yè)主直接委托的勘查、設(shè)計(jì)、施工合同的管理控制。 為規(guī)范合同管理工作特制定本程序。 總承包商的項(xiàng)目經(jīng)理或執(zhí)行經(jīng)理 應(yīng)在 “ 工程款支付報(bào)審表 ” 上簽字，并加蓋單位公章（可退稅設(shè) 備材料的賣方單位除外）。 配合 業(yè)主 做好工程款的控制工作。 監(jiān)理單位的職責(zé) 審 查 單項(xiàng)工程工程款 支付 報(bào) 審所需的已完工程統(tǒng)計(jì)報(bào)表和質(zhì)量驗(yàn)收等 相關(guān)文件資料 。 （ 2）督促 總承包