【正文】 文檔性記錄 1．投訴報告 2．解決投訴的程序 3．對事件報告的記錄 29 第 二部分 內(nèi)部控制體系執(zhí)行的文件及標準 組織結(jié)構(gòu)圖 員工崗位職責描述表及編制說明 附件 21：員工崗位職責描述表編制說明 附件 22：員工崗位職責描述 權(quán)限指引 附件 31：權(quán)限指引編制說明 附件 32：權(quán)限指引 控制環(huán)境涉及的制度索引 。 公司執(zhí)行股份公司內(nèi)部審計規(guī)范 —— 舞弊審計，對舞弊審計的對象、依據(jù)、程序、方式、方法和要求等進行規(guī)范。 4．其它方面 公司按照股份公司制定的道德準則進行宣傳，并對遵守情況進行監(jiān)督。 3．進行舞弊風(fēng)險分析 公司審計監(jiān)察處根據(jù)每年信訪案件發(fā)生情況，定期分析舞弊風(fēng)險，有針對性地提出解決問題的措施，提出下一步信訪案件和反舞弊 工作的重點。 2．公司建立反舞弊情況通報制度 公司定期召開反舞弊情況 通報會，由審計監(jiān)察處通報反舞弊工作情況，分析當前反舞弊形勢，評估舞弊風(fēng)險的可能性和重要性，以及舞弊可能發(fā)生的領(lǐng)域，評價現(xiàn)有的反舞弊程序及控制措施，協(xié)調(diào)反舞弊審計與調(diào)查工作，研究防范舞弊行為發(fā)生的制度及措施，遇有重要情況或重大問題時，向上級公司和公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。 （ 2）受理舞弊舉 報工作程序 公司設(shè)立信訪舉報機制，由審計監(jiān)察處負責受理在會計、財務(wù)控制或?qū)徲嫷确矫娴倪`規(guī)和舞弊行為的舉報，并進行相應(yīng)的調(diào)查。 3．審計師在進行內(nèi)部控制審計時，應(yīng)該向管理層獲取書面聲明： 有關(guān)重大舞弊的報告（或者舞弊本身雖然不重大，但是涉及高級管理人員或者其他在財務(wù)報告內(nèi)部控制中承擔重要職責的員工）。公司在選拔任用或招聘中層干部以及關(guān)鍵崗位的人員時，將通過核查人事檔案、單位鑒定等方式對其政治素質(zhì)、任職資格、任職能力等多方面進行考察，仔細核查頻繁更換工作和職業(yè)背景相差很大的候選人，形成專門考察材料。 措施 26 審查檔案材料是公司核查候選人背景的主要舉措。 文檔性記錄 1. 人力資源政策 2. 《干部考察材料》 核查候選人的背景 內(nèi)控關(guān)注要點 核查候選人的背景，特別要考慮公司不 能接受的行為或活動，具體包括： 1．對頻繁更換工作和職業(yè)背景相差很大的候選人要仔細核查。 文檔性記錄 對員工違規(guī)的處罰材料等 道德 標準的遵從 內(nèi)控關(guān)注要點 人力資源政策與相應(yīng)的道德標準一致，對職業(yè)道德規(guī)范的遵從是員工評價的一項標準。 措施 1．公司執(zhí)行《中國石油天然氣股份有限公司管理人員違紀違規(guī)處理規(guī)定》等規(guī) 25 章制度，并對重要控制制度和強制性規(guī)范進行宣貫。 2．有對違背政策的適當糾正行為。 4．公司組織員工定期進行工作總結(jié)，評價員工工作表現(xiàn)，分析員工當前的成績、經(jīng)驗與不足，對下階段工作進行安排，使員工意識到所負的責任和公司對他們的期望。 2．公司對新員工進行崗前教育培訓(xùn)，包括應(yīng)知應(yīng)會的知識和技能、安全常識、公司規(guī)章制度要求等，幫助其了解崗位職責，并使其達到崗位要求的基本技能素質(zhì)。 文檔性記錄 1．員工的《勞動合同》文本 2．業(yè)績考核文檔資料 24 3．培訓(xùn)計劃及記錄 員工責任和目標 內(nèi)控關(guān)注要點 員工（包括新員工）應(yīng)意識到他們的工作職責和公司對他們的期望。每年制定并下達培訓(xùn)工作計劃，有針對性地組織業(yè)務(wù)和操作技能培訓(xùn)，確保員工技術(shù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力達到崗位要求。 2．公司根據(jù)《中國石油天然氣股份有限公司中層及以下管理人員業(yè)績考核指導(dǎo)意見》制定《中國石油華北銷售公司經(jīng)營管理業(yè)績考核辦法》和《中國石油華北銷售公司績效考核管理辦法》等制度，形成較為系統(tǒng)、規(guī)范的業(yè)績考核評價體系，對員工履行職責、完成任務(wù)的情況實施全面、客觀、公正、準確地考核，并以此作為確定員工薪酬、獎懲及任用的依據(jù)；建立內(nèi)部薪酬激勵和約束機制，調(diào)動員工的積極性和創(chuàng)造性，增強公司的市場競爭力。 措施 1．公司根據(jù)《中華人民共和國勞動法》和《中國石油天然氣股份有限公司勞動合同管理暫行辦法》等規(guī)定對員工實施管理，通過訂立勞動合同與員工確立勞動關(guān)系。 22 文 檔性記錄 《中國石油華北銷售公司權(quán)限指引》 23 第七章 人力資源政策與措施 人力資源政策和程序 內(nèi)控關(guān)注要點 雇傭、培訓(xùn)、晉升和員工薪酬的政策及程序，具體包括： 1．現(xiàn)有人力資源政策和程序可以招聘并發(fā)展有能力、可信的人員，能夠支持有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)。 4．公司規(guī)定授權(quán)人有權(quán)對受托人履行授權(quán)的行為進行監(jiān)督、檢查，發(fā)現(xiàn)受托人不適當履行授權(quán)的情形，應(yīng)及時給予批評并及時糾正。 2．公司按照權(quán)力配置的五大原則，即：權(quán)力的非獨占性原則，按需授權(quán)原則，權(quán)責對應(yīng)原則，權(quán)力不對自己原則，授權(quán)有限、邊界清楚原則，對業(yè)務(wù)權(quán)限進行梳理和規(guī)范，形成公司整體的權(quán)限指引，并及時進行維護更新。 2．授予合適級別的員工糾正問題或?qū)嵤└倪M的權(quán)力，并且此授權(quán)也明確了所需的能力水平和權(quán)力界限。 文檔性記錄 培訓(xùn)記錄 責任分配與授權(quán)的恰當性 內(nèi)控關(guān)注要點 授權(quán)和所分配的責任相吻合。 3．信息中心配合人事部門，統(tǒng)籌信息技術(shù)培訓(xùn)計劃，組織多種形式不同層次的培訓(xùn)，包括對各級信息管理部門員工的培訓(xùn)。 措施 1．公司配置充足的財務(wù)和信息系統(tǒng)的管理人員，所配置人員具備勝任工作需求 21 的基本技能，能夠滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)活動的需要。 文檔性記錄 1．《員工崗位職責描述》 2．《權(quán)限指引》 數(shù)據(jù)、會計等員工技能的充分性 內(nèi)控關(guān)注 要點 數(shù)據(jù)處理和會計職能部門的員工應(yīng)具備與公司規(guī)模、業(yè)務(wù)活動和系統(tǒng)相適應(yīng)的技能水平。 措施 1．公司實行股份公司領(lǐng)導(dǎo)下的總經(jīng)理負責制，通過組織實施員工崗位職責描述、整理業(yè)務(wù)授權(quán)權(quán)限指引等措施，對職責權(quán)限進行適當分配，從而建立起責任與職權(quán)和職責相對應(yīng)的管理體系。 2．決策的責任與其職權(quán)和 職責相對應(yīng)。 文檔性記錄 1． 增加員工請示或報告 2.《分公司經(jīng)理業(yè)績合同》 3.《人事統(tǒng)計報表》 4.《社會保險統(tǒng)計表》 20 第六章 權(quán)利和責任的分配 責任分配與授權(quán) 內(nèi)控關(guān)注要點 根據(jù)公司的目標、經(jīng)營職能和監(jiān)管要求，分配責任和授權(quán)，包括信息系統(tǒng)的責任和變化的授權(quán)。 3．公司制定頒布《關(guān)于加強分公司、控股公司領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)的意見》和《關(guān)于下 達機構(gòu)編制的通知》等制度，明確組織機構(gòu)和相關(guān)崗位的設(shè)置標準，確保管理崗位人員配備的適當性。 措施 1．公司擁有足夠數(shù)量的員工，保證各項業(yè)務(wù)工作順利進行；確保勞動力資源合理配置，公司嚴格執(zhí)行《中國石油天然氣股份有限公司企業(yè)標準 成品油銷售企業(yè)勞動定員 》標準，并制定《關(guān)于下達機構(gòu)編制的通知》等確保勞動定員定額有效實施。具體包括： 1．管理人員擁有足夠的時間來有效地履行職責。機構(gòu)編制調(diào)整，需要進行分析論證并按照規(guī)定程序經(jīng)審批后實施。 措施 1． 公司制定《華北銷售公司機關(guān)部門職責》明確公司人事處為公司機構(gòu)編制業(yè)務(wù)的歸口管理部門，所屬單位人 事部門為本單位機構(gòu)編制業(yè)務(wù)歸口管理部門 。 文檔性記錄 1．各類請示報告材料 2．職工代表大會會議材料 18 組織結(jié)構(gòu)變化的適應(yīng)性 內(nèi)控關(guān)注要點 組織結(jié)構(gòu)會在何種程度上隨環(huán)境的變化而變化。公司領(lǐng)導(dǎo)成員不定期訪問所屬單位。正常情況下不得越級請示或報告工 作。機關(guān)各部門向上級請示或報告工作，要先按照公司明確的領(lǐng)導(dǎo)分工和權(quán)限向分管領(lǐng)導(dǎo)（或總經(jīng)理）請示或報告。經(jīng)營活動的管理人員有與相關(guān)的高級管理人員進行溝通和交流的通暢渠道。 3．公司注重對經(jīng)營管理者的培養(yǎng)，通過針對性培訓(xùn)、輪崗交流、掛職鍛煉等形式提高管理者素質(zhì)。 措施 1．公司制定《華北銷售公司機關(guān)競聘實施辦法》、《華北銷售公司控股公司經(jīng)理競聘（招標）和任免管理辦法》等一系列規(guī)章制度，對中層管理人員堅持公開、平 17 等、競爭、擇優(yōu)的選拔任用機制，確保管理人員的技能素質(zhì)滿足要求，具備執(zhí)行其業(yè)務(wù)必備的知識和經(jīng)驗。 文檔性記錄 《中國石油華北銷售公司組織結(jié)構(gòu)圖》 關(guān)鍵管理人員的知識和經(jīng)驗 內(nèi)控關(guān)注要點 關(guān)鍵管理人員具備執(zhí)行相關(guān)職責的知識和經(jīng)驗。 2．公司實行公司機關(guān)、所屬單位兩級管理體制，分級授權(quán)管理，權(quán)責統(tǒng)一，逐級負責：公司的行政管理和業(yè)務(wù)管理均實行兩級管理體制，即公司機關(guān) — 所屬單位。 措施 1．公司是股份公司在華北設(shè)立的成品油銷售公司，建立了總經(jīng)理、黨委書記和公司管理層負責的管理機構(gòu)。具體包括： 1．考慮公司經(jīng)營業(yè)務(wù)的性質(zhì)，公司的組織結(jié)構(gòu)按照適當集中或分散的管理方式設(shè)置。 2．公司領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常走訪基層單位，召開調(diào)研座談會。 措施 1．公司注重管理人員之間的溝通： 公司定期召開總經(jīng)理辦公會、生產(chǎn)經(jīng)營協(xié)調(diào)例會、經(jīng)營活動分析會、公司工作會，公司各業(yè)務(wù)管理部門根據(jù)工作需要適時召開專業(yè)會。具體包括： 1．高級管理人員經(jīng)常訪問分支機構(gòu)及不同地區(qū)的下屬機構(gòu)。公司財務(wù)信息系統(tǒng)在設(shè)計