【導(dǎo)讀】羄肅芃葿螆罿莃薂芇莂蚄螅膃莁螆羀聿莀薆螃肅荿蚈聿羈莈螀袁芀莇蒀肇膆莇薂袀肂蒆蚅肅羈蒅螇袈芇蒄蕆蟻膃蒃蠆袆腿蒂螁蝿肅蒂蒁羅羈蒁薃螇艿蒀蚆羃膅蕿螈螆肁薈蒈羈羇薇薀螄莆薆螂罿節(jié)薆襖袂膈薅薄肈肄膁蚆袀羀膀蝿肆羋腿蒈衿膄艿薁肄肀羋蚃袇羆芇裊蝕蒞芆薅羅芁芅蚇螈膇芄螀羄肅芃葿螆罿莃薂芇莂蚄螅膃莁螆羀聿莀薆螃肅荿蚈聿羈莈螀袁芀莇蒀肇膆莇薂袀肂蒆蚅肅羈蒅螇袈芇蒄蕆蟻膃蒃蠆袆腿蒂螁蝿肅蒂蒁羅羈蒁薃螇艿蒀蚆羃膅蕿螈螆肁薈蒈羈羇薇薀螄莆薆螂罿節(jié)薆襖袂膈薅薄肈肄膁蚆袀羀膀蝿肆羋腿蒈衿膄艿薁肄肀羋蚃袇羆芇裊蝕蒞芆薅羅芁芅蚇螈膇芄螀羄肅芃葿螆罿莃薂芇莂蚄螅膃

　　

【正文】 資報告（含每次變更資料）； （四）各地關(guān)于項目的優(yōu)惠政策、政府會議紀(jì)要、市級以上領(lǐng)導(dǎo)對公司及項目建設(shè)與管理方面的政策批示、項目可行性研究報告、項目立項批復(fù)、開工批復(fù)復(fù)印件； （五）各地有關(guān)項目的工程規(guī)劃許可證、施工許可證、土地出讓合同、土地證、房屋預(yù)售許可證復(fù)印件； （六）各地關(guān)于項目宣傳畫冊原件、新聞媒體宣傳資料原件、光盤 、 DM單、報刊等（一式十份） ； （七）各地舉辦項目奠基、開業(yè)、新聞發(fā)布會等大型活動的照片、光盤、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿及籌備策劃的相關(guān)文字資料； （八）省級以上領(lǐng)導(dǎo)視察參觀項目的照片； （九）以 上范圍內(nèi)的檔案由各項目公司檔案管理人員負(fù)責(zé)按歸檔時間要求收集，在收集到檔案后一個月內(nèi)向集團(tuán)檔案室移交。 第九條 文件材料歸檔的要求和手續(xù)： （一）各項目公司檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照《文件歸檔范圍及不歸檔范圍》移交歸檔文件，并按《檔案分類類目與保管期限表》 （見附件 MJXZ007） 正確劃分保管期限，加蓋歸檔章。 （二）各類文件、材料歸檔一式一份，比較重要的和調(diào)用頻繁的文件應(yīng)適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。 （三）歸檔文件嚴(yán)禁采用字跡耐久性差的鉛筆、圓珠筆書寫，應(yīng)用黑色或藍(lán)黑色鋼筆書寫。 （四）各部門歸檔的文件材料要用原件 ，沒有原件以復(fù)印件代替時，要注明原件去向。 （五）各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)督促本部門文件移交歸檔，并對材料的完整性進(jìn)行審核簽字，杜絕歸檔范圍內(nèi)的文件材料在部門或部門負(fù)責(zé)人手里截留。 （六）歸檔文件必須在辦理完畢后及時移交，需頻繁使用延期移交的，不得超過次年第一季度末。 （七）各部門在移交檔案時應(yīng)填寫移交清單， 由部門負(fù)責(zé)人對移交資料予以確認(rèn)簽字， 檔案室接收人員按照清單逐項驗收，在確定無誤后予以接收，交接雙方在移交單上簽字，移交單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。 第十條 員工在內(nèi)部進(jìn)行崗位調(diào)動時，人事部門應(yīng)及時通知檔案員，將其在原崗位經(jīng)手的文件交接完畢和借閱的資料歸還后，方可辦理調(diào)動手續(xù)。 第十一條 員工離職前，應(yīng)將本人保管的所有文件、材料與接收人辦理書面交接手續(xù)，并報檔案室備案，檔案管理員在離職會簽單上簽字確認(rèn)。 第三章 檔案的管理 第十二條 檔案管理員應(yīng)按照統(tǒng)一的分類編號辦法，認(rèn)真編制檢索目錄，促進(jìn)迅速、準(zhǔn)確地查閱檔案。 （一） 文件目錄的索引號編制辦法（見下頁示意圖） （二） 根據(jù)存檔文件類別，對各文件柜進(jìn)行編號，以對應(yīng)相應(yīng)的文件存放位置，便于根據(jù)相應(yīng)目錄索引號進(jìn)行檢索。索引號編號說明： （三） 1．文件類別編號：按文件的所屬部門拼音縮寫編號，如人事資料 RS，工程資料 GC，財務(wù)資料 CW，銷售資料 XS等，放入固定的文件柜中； 11 XX— XX— XX— XX— XX 文件盒編號 文件期限 文件性質(zhì) 文件柜編號 文件類別編號 文件目錄索引號編制示意圖 2． 文件柜編號：按各類別文件柜順序編號，如 1號柜為 01， 2號柜為 02； 3．文件性質(zhì)：包括各種文書（簽呈、制度執(zhí)行細(xì)則等） WS、合同 HT、統(tǒng)計表格 TJ等； 4． 文 件期限：包括永久 Y、長期 C、短期 D； 5． 文件盒內(nèi)文件按照部門需求編號： 1， 2， 3… . （二） 文件的存檔規(guī)范 1．制作文件柜標(biāo)簽貼：由策劃部統(tǒng)一設(shè)計標(biāo)貼的規(guī)范模式，標(biāo)簽貼文件柜編號、注明文件類別編號、文件盒編號范圍，文件柜標(biāo)簽貼統(tǒng)一貼于文件柜右上角離柜邊 2CM地方； 2．整理案卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。使之厚度適宜，控制在 1cm至 2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。 3．文件盒中應(yīng)注明文件資料 的編號范圍，該范圍填寫在文件盒側(cè)邊欄及封面正中間，單個文件盒內(nèi)專屬文件不超過 20份； 4．文件盒中文件目錄，另外填寫《檔案目錄表》并建立電子檢索目錄，《檔案目錄表》存放于文件盒中第一頁，并實時更新，電子檢索目錄應(yīng)即時更新。 （三）文件存檔流程 1．文件在存檔過程中，先由經(jīng)辦人根據(jù)文件類別填寫《文件歸檔記錄表》，以便確認(rèn)文件歸檔情況； 2．檔案管理員接收檔案后，根據(jù)紙質(zhì)表單填寫電子表《文件歸檔記錄表》，之后將確定存檔期限，對全部文檔按照“年度 機(jī)構(gòu) 期限”進(jìn)行分類，編制頁碼等對該文件進(jìn)行編號，按文件類別填寫電 子表《檔案目錄匯總表》，注明文件編號、存放地點、原（復(fù)）件、歸檔日期、歸檔人等； 3．文件歸入相應(yīng)的檔案時，在該文件盒（袋）中填寫《檔案目錄表》，便于隨時翻閱； 第十三條 檔案案卷裝訂前，要去掉易銹蝕的裝訂品，用線繩或不銹的材料裝訂。文書檔案整理歸檔時，可在每件文件左上角或左側(cè)裝訂，便于復(fù)印和掃描。 第十四條 出入檔案室的檔案，應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)清點和登記，重要及絕密檔案應(yīng)放入保險柜，在專門地點保存。 第十五條 檔案員應(yīng)認(rèn)真做好檔案的安全工作，經(jīng)常檢查檔案管理狀況，對破損的圖紙和變質(zhì)的文字要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。 第十六條 檔案員應(yīng)定期對檔案清理核對，做到賬實相符。 第十七條 對重份及無保留價值的資料，應(yīng)編寫清冊，由部門簽署意見，經(jīng)集團(tuán) 行政管理中心總經(jīng)理（總經(jīng)辦 負(fù)責(zé)人 ）簽字核實后，報總經(jīng)理批準(zhǔn)，集中統(tǒng)一銷毀，銷毀時應(yīng)派專人監(jiān)銷（兩人以上），銷毀后應(yīng)在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，并由監(jiān)銷人簽名。 第十八條 嚴(yán)禁各部門將不屬于歸檔范圍內(nèi)的圖紙、表格等資料移交至檔案室。 第十九條 行政管理中心 （總經(jīng)辦） 對各部門檔案立卷歸檔情況進(jìn)行經(jīng)常性的檢查，督促各部 12 門做好檔案的收集與歸檔工作。集團(tuán) 行政管理中心 定期對各項目公司的檔案工作進(jìn)行抽查（每年不少于兩次），發(fā)現(xiàn)問題及時敦促落實整改，并指導(dǎo)、培訓(xùn)各項目公司的檔案管理工作。 第二十條 本單位人員非因工作需要不得隨便