【正文】 末。 （二）各類文件、材料歸檔一式一份，比較重要的和調(diào)用頻繁的文件應(yīng)適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。 （十一）審計(jì)和督察檔案由督察部保管上一年度的檔案，隔年的檔案由督察部按年度分類登記、編制目錄和移交清冊，按規(guī)定時(shí)間及時(shí)移交至集團(tuán)檔案室（檔案內(nèi)容按審計(jì)和督察相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）。 （八）各部門的發(fā)文按照《公文管理辦法》，將簽發(fā)文稿原件、印本及附件、公文會(huì)簽單，公文簽收單等在發(fā)文后及時(shí)歸檔；各部門接收外單位文件應(yīng)建立來文登記記錄，原件交檔案室存檔，復(fù)印件傳呈處理。 （五）外出參觀學(xué)習(xí)、考查和參加各種會(huì)議的員工回公司后三天內(nèi)將有關(guān)會(huì)議文件、聲像資料等移交檔案室。 （二）人事檔案由人事部門自行歸檔管理。 第四條 各項(xiàng)目公司檔案統(tǒng)一由各項(xiàng)目公司總經(jīng)辦存檔管理，每年第一季度完成上年度檔案歸檔工作，并向集團(tuán) 行政管理中心 報(bào)送檔案目錄（含電子版）；集團(tuán)職能部門檔案按歸檔時(shí)間要求定期向集團(tuán)檔案室移交。中博、齊齊發(fā)《印章管理規(guī)定》、博展《印章管理制度》同時(shí)廢止。 第七章 罰 則 第二十四條 印章保管部門負(fù)責(zé)人要定期或不定期檢查印章保管責(zé)任人在用印過程中履行職責(zé)情況，對違規(guī)用印情況一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即從嚴(yán)處理，處以 50— 200 元罰款，并視情節(jié)輕重給予降薪、降級直至開除的處分。 各公司《用印審批單》須于每月 5日匯總上報(bào)集團(tuán) 行政管理中心 辦公室備案。 8 第五章 印章的封存、遺失 第十七條 印章的封存 集團(tuán)各中心或公司因名稱變更或機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，其所刻制的印章相應(yīng)停止使用，交由集團(tuán)檔案室封存。 第十三條 合同專用章僅限于公司依據(jù)《合同管理辦法》規(guī)定對外簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同，及依據(jù)《勞動(dòng)合同法》規(guī)定內(nèi)部用工簽訂的《勞動(dòng)合同》及相關(guān)協(xié)議中使用。如確需使用，須經(jīng)董事長批準(zhǔn)，但僅限于文件簽收，不得對合同、債務(wù)、擔(dān)保承諾，不得用于勞動(dòng)招聘、招標(biāo)、簽證、招商等。事后印章保管人應(yīng)督促用印人補(bǔ)辦簽批手續(xù)。涉及重大招投標(biāo)、經(jīng)濟(jì)合同、工程款支付，向政府部門印發(fā)文件的，須報(bào)（副）總裁、董事長審批后用印。 （六）印章保管人發(fā)生變動(dòng)時(shí)， 行政管理中心 應(yīng)及時(shí)報(bào)請集團(tuán)指定新的責(zé)任人。登記用印的起止日期，實(shí)行管印人員登記備案制，以明確責(zé)任，落實(shí)到人。 （三）單獨(dú)設(shè)置保險(xiǎn)柜保存印章，一組鑰匙，由集團(tuán)指定兩人共同負(fù)責(zé)。 第二章 印章的刻制與保管 第四條 印章刻制 （一）集團(tuán)及項(xiàng)目公司公章、法人章，業(yè)務(wù)專用章，由集團(tuán) 行政管理中心 填報(bào)《簽呈》，經(jīng)中心負(fù)責(zé)人、（副）總裁及董事長審批后，由 行政管理中心 根據(jù)董事長意見指定專人持法定代表人簽章《營業(yè)執(zhí)照》復(fù)印件到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)備案，填制《刻公章申請表》（由當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)提供），待公安機(jī)關(guān)審核后到指定單位刻制。 第三條 印章分類 （一）公章：是代表集團(tuán)、各項(xiàng)目公司，用于重大事項(xiàng)內(nèi)外發(fā)文使用的刻有公司名稱的印章。 三、緊急等級的確定 公文的緊急等級由起草人擬定，由簽發(fā)人簽發(fā)文件時(shí)確定。 三、密級的確定 公文的密級由起草人擬定，由簽發(fā)人簽發(fā)文件時(shí)確定。 建檔： 文件發(fā)布后，必須進(jìn)行分類建檔，并及時(shí)交檔案管理員存檔。 核稿： 由 行政管理中心 負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)人分別對文字和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核。 發(fā)布： 文件蓋章后，由文員按照文件內(nèi)容 印 發(fā)到各相關(guān)部門并簽收 ；使用 郵箱系統(tǒng)發(fā)布的，須 設(shè)置“回執(zhí)”要求 ；實(shí)行 OA 系統(tǒng)發(fā)文的，按系統(tǒng)的具體要求辦理。文件起草完畢后，應(yīng)填寫《集團(tuán)發(fā)文會(huì)簽單》（ 見附件： MJXZ002） 核稿： 行政管理中心 總經(jīng)理應(yīng)對發(fā)文的文字部分進(jìn)行審核，并根據(jù)發(fā)文內(nèi)容提出會(huì)簽意見；涉及 財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的應(yīng)交集團(tuán)財(cái)務(wù)中心總經(jīng)理審核。 催辦：文員按要求及時(shí)催辦，收到文件辦理結(jié)果后，應(yīng)及時(shí)向行文單位予以反饋。 擬辦：集團(tuán)下發(fā)至各部門、各公司的文件，各部門或公司負(fù)責(zé)人必須對來文進(jìn)行認(rèn)真審閱，并做出初步處理意見。反饋時(shí)必須詢問對方是否安全接收，并做好反饋記錄。如果需要報(bào)（副）總裁批辦的，應(yīng)及時(shí)交總裁辦秘書予以呈報(bào)。 ６、文件資料下發(fā)至非集團(tuán)所在地各公司或相關(guān)人員的，發(fā)文部門在發(fā)文當(dāng)日應(yīng)以傳真或電子郵件 形式送達(dá)，并接收人及時(shí)將文件資料送至相關(guān)部門。 集團(tuán)對外發(fā)文的文字均由集團(tuán) 行政管理中心 總經(jīng)理負(fù)責(zé)審核，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)由財(cái)務(wù)中心總經(jīng)理（其他各公司由財(cái)務(wù)部經(jīng)理）負(fù)責(zé)審核，必要時(shí)由集團(tuán)法務(wù)人員審核，從適用文體、上報(bào)程序、公文格式、措辭用語、引用數(shù)字及資料內(nèi)容上嚴(yán)格把關(guān)，做到準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，檢查文件是否有未裝訂、缺頁或手續(xù)不全等差錯(cuò)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí) 向 發(fā)文單問查詢，予以彌補(bǔ)。需要簽署具體意見的要明確具體。 十三、制度內(nèi)容的層次結(jié)構(gòu)必須按 “章 ”“條 ”“一 ”及 3 的層次進(jìn)行敘述， “章 ”“條 ”編號一律采用中文數(shù)字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字 ，印發(fā)日期右空一字。 八、主題詞：主題詞用 4 號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用 4 號宋體字；詞目之間空一字。 七、落款： 成文日期用漢字年、月、日標(biāo)全， “零 ”寫為“○”。數(shù)字、年份不能回行。 三、標(biāo)題：公文標(biāo)題用 2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排列；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，間距適當(dāng)。 二、字號：發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成，用 4 號仿宋字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號 “〔〕 ”括入，序號不編虛位（即 1 不編為 001），不加 “第 ”字， 以集團(tuán)為例， 如 “x集字〔 2021〕 1 號 ”。 第二章 公文種類 第三條 公文主要包括發(fā)文和收文兩大類。 第二條 本辦法適用于集團(tuán)公司和各項(xiàng)目公司的公文管理。 第三章 公文格式 第四條 公文格式除遵循不同文種的書寫格式要求外，還應(yīng)遵循以下規(guī)定： 一、紙張：公文一律采用 A4 打印紙，公文中圖文的顏色為黑色。 （二）集團(tuán)各中心內(nèi)部行文，使用“集團(tuán)名稱”加“中心名稱”加“文件”兩字的小紅字頭文件。 五、正文：正文在主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空兩字，回行頂格。附件如有序號使用阿位伯?dāng)?shù)字；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。當(dāng)聯(lián)合行文需要 加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開；主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩印章互不相交或相切。 十、印發(fā)：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下面（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下），占一行位置，用 4 號宋體。 十二、公文中的數(shù)字，除成文日期和